1、管理與實踐經緯辦公室業務office operations 5辦公室業務文/黔西南州農業科學研究所魏欣欣檔案管理在新時期面臨的挑戰及其對策分析【摘要】檔案管理在單位管理中具有重要意義,隨著新時期人們檔案利用意識的逐漸提高,對檔案管理越來越重視。就目前來說檔案管理中還面臨這一系列的挑戰,下面本文就對檔案管理在新時期面臨的挑戰及其對策進行分析。【關鍵詞】檔案管理;新時期;挑戰;對策檔案管理其實并不像普通人認識的就是對現有的檔案進行歸類,存放在專門的檔案柜中,它是單位各項工作能夠順利進行的基本前提支撐,只有高質量、有效的對檔案進行綜合的管理,并進一步的對其利用,才能使得單位在進行各項工作有著更高的效

2、率和質量,才能夠為整個單位的現代化不斷發展,提供有益的資料支持。然而總管檔案管理現狀,粗放型、簡單性的管理模式已經嚴重阻礙了單位的長期發展,本文通過對檔案管理過程中所面臨的挑戰及其存在的問題,有針對性的提出相應的改革措施。一、新時期檔案管理面臨的挑戰隨著現代科學技術的不斷發展和進步,人類社會已經逐步的邁入到信息化時代。信息技術成為人們工作和學習中的重要組成部分。傳統的檔案管理也逐漸的向信息化方面轉變,電子技術作為一種新的管理方法有效的提高了檔案管理的質量和效率。和傳統的檔案管理方式相比,電子檔案能夠將所有的資料轉化為電子數據,通過信息技術存儲在電子計算機中,而且不會占用比較大的空間,這為檔案管

3、理提供了足夠的便利。通過對傳統的檔案資料建立電子檔案,可以實現電子檔案的一體化管理工作。所有的檔案資料在轉化為電子數據之后就可以直接存儲到檔案數據庫中。工作人員再按照一定的要求對這些電子資料進行整理和分類,完成資料的歸檔,從而使檔案管理工作實現一體化。能夠不斷的提高檔案管理的利用效率。通過信息技術建立相應的電子檔案管理系統,可以對所有的檔案資料進行管理。所有的資料都包含在檔案管理系統中,這些信息可以按照一定的使用權限向不同的部門進行開發,能夠達到資源和信息的共同分享。想要使用檔案的部門或者個人,可以不必要親自到檔案局去查詢檔案資料,只需要借助計算機網絡就能夠進行查閱。這種使用方式可以不受時間和

4、空間的限制,有力的提高了檔案的利用效率。檔案管理涉及到多個工作部門,在干部檔案管理中通過使用現代信息技術,完成對信息的采集、使用和維護等方面的工作,使檔案管理工作能夠科學、規范、有序的進行具有重要的意義。隨著信息技術的不斷發展和普及,信息技術在檔案管理部門的使用已經成為了不可逆的潮流。在信息化時代,檔案管理部門必須要加大投入,緊緊跟隨時代發展的要求,建立相應的現代信息檔案管理隊伍,提高檔案管理水平和效率。二、檔案管理中存在的問題(一管理程序并不完善具體來說,分為以下三種表現形式。首先就是對檔案整理工作的隨意化。隨著我國經濟水平的不斷發展,單位的規模也有著明顯的擴大,單位人員增加的同時,負責檔案

5、管理工作的人員也相應地會有所增加,然而由于不重視培訓,檔案管理人員的素質并沒有隨之上升,個別業務能力不過關、不熟練的工作人員進行檔案整理時,擺放文件不規范、缺失的情況屢見不鮮,這造成檔案不齊全的同時,也為相關人員查找檔案帶來了不必要的麻煩。第二,檔案收集工作并沒有嚴格執行。在檔案管理過程中,很多單位只是將檔案管理作為一項形式化的工作來做,搜集檔案只是例行的公事,并沒有對其投以應有的關注度。第三,檔案利用不合理,在單位內部人員借閱檔案的時候,檔案管理人員往往十分隨意就將檔案外借,簡單登記之后,并不催什么時候還檔案,以至于需要的人很難在短期之內就找到需要的資源,檔案管理工作無序化。(二規劃性不強,

6、檔案管理工作落后很多單位管理層會認為,檔案管理部門在單位中屬于一個“錦上添花”的部門,自身并沒有太大的用途,因此在檔案管理工作中,并不對其有太高的要求,檔案管理工作長期處于一種可有可無的狀態,正是這種心態,助長了檔案管理人員的散漫心理,辦公室檔案管理工作的全面開展,只會在上級領導檢查的時候才會出現曇花一現的井井有條,特殊時期一過,所有的工作邊又恢復到無序化狀態,并沒有一個很完整的管理規劃。除此之外,絕大多數單位,在檔案管理中,所使用的都是過時的軟件與設備,這已經不符合當今信息化時代的發展要求,檔案管理工作難2012720141office operations辦公室業務管理與實踐經緯6辦公室業

7、務以現代化,進一步打擊了檔案管理人員的工作積極性,又反過來導致檔案管理工作的低效率推行。三、新時期檔案管理中存在問題的解決對策(一從思想上意識到檔案管理工作的重要性一個單位的檔案,不僅僅包含著一般的人事檔案信息,還忠誠的記錄著單位發展壯大過程中的點滴光輝歷程,查閱這些檔案可以讓職工更加全面的了解單位發展中的光輝歲月,從而在內心油然而生一種驕傲感和自豪感,加大單位的凝聚力與向心力。舉例說明,一個單位在發展過程中不可避免的會遇到危機、選擇,會對生產的產品進行研發,這些渡過困難時期的單位決策以及新產品開發過程中凝結的人員智慧,對于單位來說都是一種無形的財富。對于保證單位能夠面臨風云變幻市場時,能夠有

8、更加積極向上的態度是不可或缺的。領導階層必須對此高度重視,不僅僅應當在新員工入職的時候,使他們接觸、了解到這些檔案,還可以定期的舉辦一些檔案知識競答活動,提高員工對單位檔案的認知程度,讓每一個人都能從思想上意識到檔案的重要性,從而提升檔案管理人員的責任心,提高檔案管理工作質量。(二提高檔案管理合理化最大化的提高檔案管理的合理化以及規范化,通常檔案的不同,是采用不同方式進行管理的。但是在信息化背景下,一些不法分子就會借助于現今技術手段,對信息進行盜取,這樣也就對單位安全發展產生了嚴重的影響。因此在信息化背景下,檔案系統必須要具有一個有效的管理手段,以確保其信息安全。其中所謂信息化就是加大計算機和

9、網絡在檔案工作中的利用率,比如可以利用計算機計算速度快、儲存信息準確的特點利用它起草、發送、修改、歸還文檔,還可以利用計算機的檢索功能及時查找出過期文檔、機密文檔進行分類處理。網絡方面,要建立計算機網絡數據庫,提高計算機網絡在各檔案管理中的應用程度,建設和完善局域網,從而逐步實現各項工作的網絡化。(三提升檔案管理人員的工作技能檔案管理工作的重要性在得到單位員工普遍認可之后,最需要做的一件事就是檔案管理工作如何能夠科學、高效率的推行。單位管理階層應當意識到,檔案管理工作除了要求簡單的操作之外,還需要管理人員過硬的職業能力。面對激烈的市場競爭,檔案管理人員必須不斷的提升自己的管理能力,才可以保證檔

10、案管理工作的順利進行。在提升檔案管理人員素質這一方面,單位應當鼓勵檔案管理工作者積極自學,提升業務能力之外,還應當定期對在職人員進行業務能力培訓,提高他們對我國檔案法的認知水平以及學會必要的操作技能,通過定期的業務能力考核,確保單位檔案管理者能夠在積極向上、勇于提升技能的思想認知下,平穩、順利的達到現代化的檔案管理要求。(四推進檔案管理的信息化建設當今社會是一個信息化社會,高新技術手段的出現為檔案管理工作自動化提供了十分有效的技術保證,為提高檔案管理工作的總體水平,單位應當加大對電子化檔案管理工作的推行力度,積極建立起以數碼技術為支撐的無紙化管理模式,同時需要加大對檔案管理中網絡化的推行方式,

11、尤其是對每一份檔案進行條形碼處理,這樣的處理方法為保證檔案資料管理過程中的外借以及歸還信息能夠迅速、準確的登記,避免了傳統檔案管理過程中油墨打印,會出現檔案號難以辨認的情況,提升檔案管理工作的有效性。檔案資源是信息化的前提和目的,這方面要做到兩點。一是實現檔案電子化。將單位原有的紙質文獻、檔案等經過收集、篩選后利用掃描儀、計算機等把紙質數據輸入到數字化檔案中,在這個過程中一定要注意檔案信息的準確性和對單位的實用性。對于現有紙質檔案中沒有但單位十分需要的資料,可以采取問卷調查、實地采訪、翻看資料等形式總結出來并輸入到計算機內。二是建設檔案數據庫。檔案電子化只是信息化的初級階段,檔案管理信息網絡和

12、網絡建設需要達到共享性、開發性、服務性,才能稱得上實現了信息化。但是當前大部分單位都把這兩者割裂開來,因此需要加快數據庫的建設,實現同其他管理及建設項目如文書處理、生產活動等的鏈接,真正成立一體化、全網絡的檔案管理系統。同時在對信息化建設加強的同時,還需要科學規劃,加大資金投入力度。從短期來看,投入大量的人力、物力去建設檔案管理看不到任何利益,因而部分單位更愿意把精力投入到銷售、市場等收效快的部門,取得立竿見影的效果。但是從長遠來看,檔案管理其實是對單位運作、發展、內部情況等最具有說服力的資料,將這些運用到單位管理中會有很大的實際效用。比如員工資料橫向縱向的比較可以看出員工業績、部門發展狀況、

13、可能出現的問題,比如單位的季度銷售額可以看出市場對于產品的接受度等以便單位來年可以對市場有更好的把控。因此單位領導必須從思想上重視檔案信息化工作將其納入到單位的日常建設中,并盡可能的給予資金支持。在建設中也要避免盲目規劃,需要提前做好規劃和組織建設,建立健全相關的規章制度,對于項目參與人員要責任到人,對于部門設置、與其他部門的聯系、準備投入的資金、每一階段要達到的目標等都要提前統籌好。四、結語檔案管理工作在單位現代化改革過程中,依然面臨著許多不足與缺陷,這是我們無法否認的現實,然而,只要找到了癥結所在,迅速、有效地采用有力的措施對其進行積極改進,那么檔案管理工作必將會沿著高效、健康的道路不斷向前發展,為提升整個單位的綜合實力作出應有的貢獻。參考文獻:1李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇J .山東社會科學,2011(1:248-249.2張長河.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析J .