1、內蒙古自治區數碼照片檔案管理方法第一條 為加強和標準數碼照片檔案的管理，確保數碼照片檔案的真實、完 整、平安和有效利用， 根據 ?中華人民共和國檔案法 ?、?內蒙古自治區檔案條例 ? 等有關法律法規和 ?電子文件歸檔與管理標準 ?GBT 188942002、?照片檔 案管理標準？ GB/T118212002、？歸檔文件整理規那么？ DA/T22-2000等 法律、法規和標準，制定本方法。第二條 本方法適用于自治區各級機關、團體、企業事業單位，其他社會組 織參照執行。第三條 本方法所稱數碼照片是指用數碼照相機 Digital Still Camera 拍攝獲得的，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤

2、等載體，依賴計算機等數字設 備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。紙質照片掃描形成的數字圖像的管理可參照本方法。第四條 本方法所稱數碼照片檔案是指自治區各級機關、團體、企業事業單 位在社會活動中形成的，有保存價值的數碼照片。數碼照片檔案由數碼照片和元數據兩局部組成， 保存數碼照片時， 同時保存 數碼照片的元數據，元數據一般包括該照片的文字說明和可交換圖像文件 EXIF，Exchangeable Image File 。第五條 數碼照片檔案屬于立檔單位全宗的組成局部，由本單位檔案部門集 中統一管理。 檔案部門負責建立健全數碼照片歸檔制度， 指導形成部門開展數碼 照片收集、 歸檔工作。

3、 形成部門負責對應歸檔的數碼照片進行收集， 按要求向檔 案部門移交。技術部門負責為數碼照片檔案管理提供技術支持。第六條 數碼照片檔案的收集范圍和密級確定按照 ?照片檔案管理標準 ?執 行。第七條 數碼照片檔案的保管期限根據照片的價值劃定，分為永久和定期兩 種，定期為 30 年、 10 年。第八條 形成部門按標準要求編寫文字說明，實時或定期歸檔，定期歸檔應 在第二年 6 月底前完成。具有永久保存價值的數碼照片，應當沖洗后同時歸檔。第九條 數碼照片歸檔時，應由形成部門和檔案部門共同進行真實性、完整 性、可用性等方面的鑒定和檢測。 數碼照片可以存儲到符合要求的脫機載體上進 行移交，也可以在單位內網上

4、在線移交。第十條 歸檔的數碼照片應是原始圖像文件，不得做改變原始拍攝面貌的修 改。第十一條 反映同一內容的假設干數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型 性的進行歸檔。照片應主題鮮明、影像清晰、畫面完整。第十二條 歸檔的數碼照片應為JPEG或TIFF格式。對于采用其它格式的數 碼照片，收集時應在保證分辨率不變和 EXIF信息不喪失的前提下，將其轉換成 JPEG或 TIFF 格式。第十三條 數碼照片整理參照 ?歸檔文件整理規那么 ?，在同一全宗內，按“保 管期限年度問題分類。第十四條 數碼照片的分類應前后一致， 并保持相對穩定。 不同年度的數碼 照片應分別整理。第十五條 數碼照片應在分類方案的最低一

5、級類目內按形成時間或重要程度 排列。第十六條 數碼照片文件采用“保管期限年度組號張號格式 命名。分類方案的最低一級類目內的數碼照片構成一組。保管期限：用漢字配合阿拉伯數字表示，如永久、 30 年。 年度：為四位阿拉伯數字。組號：在同一年度內的組可以用不超過 8 個字的漢字或漢語拼音字母來表 示。張號：同一組內數碼照片從“ 1開始順序編號。例：2021年XX局辦公室拍攝的一組 XX工作會議的數碼照片為2021年第 一組照片，保管期限為“永久，存儲格式為JPEG該組第一張照片的文件名可命名為：永久-2021-工作會議-1.jpg 或永久-2021-GZHY-1.jpg。第十七條 整理數碼照片時，在

6、計算機中建立層級文件夾進行分類存儲。一 般應在計算機硬盤建立“數碼照片檔案總文件夾； 在總文件夾內按不同保管期 限和不同年度建立層級文件夾，并以保管期限和年度命名層級文件夾。例：XX局的數碼照片檔案統一存放在檔案室計算機硬盤的非系統分區D盤,2021年XX局辦公室拍攝的一組2021年XX工作會議的照片為該年度的第一組數 碼照片，保管期限定為“永久，該組照片應存放在以下計算機硬盤路徑下：D ： 數碼照片檔案 永久2021 同一保管期限，同一年度的第二組數碼照片也存放在同一計算機硬盤路徑 下。文件夾結構要與數碼照片的命名形成對應關系。第十八條 數碼照片檔案的存儲應符合 ?電子文件歸檔與管理標準 ?

7、的要求。 推薦采用只讀光盤 一次寫光盤 為存儲載體。 應使用檔案級光盤。 軟磁盤不能作 為數碼照片檔案的存儲載體，移動硬盤、U盤等移動存儲設備只能做數碼照片檔案備份使用。第十九 不同年度的數碼照片檔案不應存儲在一張光盤中。 在光盤根目錄下應有盤內照片說明。盤內照片說明的文件名“盤內照片說 明.txt "，內容為本存儲載體的各種信息，包括全宗號、目錄號、光盤號、形成 時間、照片張數、套別、制作人、審核人、制作時間等。第二十條 數碼照片檔案機讀目錄的著錄格式應符合 ?數碼照片檔案機講讀目錄 著錄要求 ?。第二十一條 光盤的包裝盒上應加貼封面。 封面內容包括： 全宗號、 目錄號、 光盤號、

8、形成時間、照片張數、套別、制作人、審核人、制作時間等。光盤封面 格式見附件 1 。第二十二條 數碼照片檔案光盤應一式兩套， 一套封存保管， 一套提供使用。第二十三條 數碼照片檔案按照 ?電子文件歸檔與管理標準 ?的規定保管。建 立數碼照片檔案的定期檢查制度。 光盤每滿 4 年進行一次抽樣機讀檢驗， 抽樣率 不低于 10，發現問題應及時采取措施。第二十四條 數碼照片檔案的利用應遵守各單位檔案借閱制度。第二十五條 數碼照片檔案以光盤為載體，區分年度向檔案館移交。第二十六條 移交目錄要符合數碼照片檔案機讀目錄著錄要求。第二十七條交接雙方依照？檔案交接文據格式？ GB/T13968-92的要求辦 理交接手續。第二十八