1、廣東XXXX科技股份有限公司GUANGDONG XXXX CRYSTAL TECHNOLOGY CO.,LTD.程 序 文 件信息溝通控制程序文件編號:AP01版 次:B/0頁 數:共6頁編 制:審 核:批 準:2016-12-30發(fā)布 2017-01-01實施廣東XXXX科技股份有限公司 發(fā)布版次頁次修改內容相關單號修訂者修訂日期A/0全部初發(fā)N/AN/A07.09.30A/1全部修改相關內容N/AN/AA/2全部1.對應升級到ISO/TS 16949:20092.修改各部門名稱及職責3.修改引用文件和表單編號N/AN/AA/3全部修改公司名稱DCN-2012 1230001N/A12.12

2、.30A/4全部修改內部溝通的有效性DCN-2013 1101010N/AB/0全部對應升級到ISO9001:2015DCN-2016 1230010N/A16.12.301.目的:使不同部門和不同層次的人員通過適當的方法對產品質量、服務、交付和環(huán)境管理等信息進行及時溝通、交流、理解、協(xié)調,以促進質量和環(huán)境管理活動開展的效率和對過程輸出的實現,進而提高過程的有效性,保證產品質量和環(huán)境管理接口信息傳遞的正確性。2.范圍:適用于公司內外部重要信息管理。3.術語和定義:無4.職責和權限:4.1歸口管理部門:企業(yè)管理中心:1) 負責公司內外部信息的收集、識別和反饋給相關部門處理。2) 負責對內外部信息

3、的處理情況進行總結和歸檔管理。3) 負責環(huán)境不符合和緊急情況的信息溝通。4) 負責環(huán)境法規(guī)要求和相關方的環(huán)境溝通。4.2相關責任部門:4.2.1生產制造中心:負責生產方面的信息收集與分析。4.2.2品質管理中心:負責質量方面的信息收集與分析。4.3.3營銷采購中心:1) 采購供應處負責物資供應方面信息的收集與分析。2) 市場營銷處負責產品銷售方面信息的收集與分析。4.3.4管理者代表:1) 負責環(huán)境監(jiān)測機構結果和認證信息的溝通。5.工作內容:5.1工作流程:無。5.2工作說明:信息分類:為了有效地對與質量體系有關的信息進行管理與傳遞,公司與質量管理體系有關的信息分為內部信息與外部信息。1) 外

4、部信息:A.產品檢查機構、質量技術監(jiān)督局、認證機構等檢查或監(jiān)測的結果及反饋的信息；B.市場動態(tài)；C.顧客、供應商等反饋的信息,如顧客滿意度、顧客抱怨/投訴和退貨等；D.政策法規(guī)、標準類信息,如法律、法規(guī)、條例、產品標準等；E.地方監(jiān)測站、環(huán)保局等監(jiān)測或檢查的結果及反饋的信息。F.相關方反饋的信息及其投訴抱怨等(相關方指客戶、工程合同方、供貨商、廢棄物收購方、運輸公司等)。G.其它外部信息,如各部門直接從外部獲取的有關環(huán)境、品質技術、品質管理等方面的信息。2) 內部信息:A.質量、環(huán)境方針和量目標的實施情況,質量和環(huán)境體系運行情況等、生產過程情況、產品檢驗和試驗情況；B.產品情況,如新產品的開發(fā)

5、與投入、產品的改進與換代；C.環(huán)境監(jiān)測記錄、內部審核與管理評審報告。D.環(huán)境不符合信息(包含潛在的),如出現火災、臺風、洪澇災害等情況下的環(huán)境信息與記錄。E.其它內部信息,如員工的建議、新的工作方法的采用等。公司內部質量和環(huán)境體系信息交流和溝通:1) 建議與處理:A.公司內部員工在質量和生產管理方面所提出的任何有關產品質量、服務和交付等建議,由建議人填寫意見表,并交生產制造中心由其進行整理、分類和歸檔,并針對建議人所提的意見或建議結合公司實際的生產、管理狀況進行處理；必要時,為保證所提的建議或意見得到及時采納,對產品質量所提出的意見、建議可由品質管理中心直接對其進行處理。需要時,由品質管理中心

6、負責召集有關部門召開產品質量管理會議進行討論,并將討論的經過、狀況和結果記錄于“會議記錄表”。B.如果建議有助于改善質量體系的有效性,應納入公司的持續(xù)改進項目并按持續(xù)改進控制程序進行改進和效果驗證、確認或納入管理評審會議中進行討論并追蹤其執(zhí)行效果。2) 與質量體系有關的產品質量、服務和交付等信息的宣傳:A.公司管理層應選擇適當的方式,宣傳公司的質量方針、質量目標、質量承諾、質量策劃、質量計劃及與產品有關的適用法律法規(guī)等信息；并通過相關教育培訓、公告、廣告、報刊雜志、黑板報、海報、內部刊物、聲像、電子媒體、內/外部網絡、會議(包括例行性會議)、展覽會、說明會、簡報等方式進行宣傳,讓公司員工了解和

7、掌握。B.在質量體系規(guī)劃、實施、執(zhí)行和內部審核及生產過程中,生產、品質等部門如發(fā)現有不符合公司規(guī)定要求的產品或過程時,至少應在兩個工作日內將其報告給負責糾正措施的管理者,使其了解不符合規(guī)定要求的產品或過程問題及狀況并使其得到有效處理和解決。C.對產品質量、服務和交付等績效的信息傳達,應盡量簡明易懂并有證據資料可查。D.管理體系、制造過程和產品審核的結果,應傳達到相關部門或個人。E.管理評審、產品質量、生產計劃協(xié)調、產品交付、產品服務、顧客滿意度調查結果、顧客抱怨/投訴和退貨檢討、年度經營等會議的結果均需以“會議記錄表”或其它文件的形式進行記錄,并適時傳達到相關部門或個人。3) 內部報表及數據傳

8、遞:A.生產部門每月應根據汽車產品生產的實際情況填寫“內部損失成本統(tǒng)計表”提交財務部門；B.財務部門根據內部損失成本統(tǒng)計,編制月度“質量成本綜合報告”并提供給品質管理中心；C.品質管理中心依據“質量成本綜合報告”,有要求時,在每月底完成質量成本分析報告,提出改進改進需求給相關部門；D.公司管理層對質量成本分析報告做出改進措施的決定,并責成有關部門負責落實,品質管理中心對改進情況的有效性進行跟蹤驗證；E.品質管理中心應在每年管理評審會議時將年度質量成本狀況提交進行評審討論；F.對于較大或重大質量問題,責任部門應于24小時之內上報公司總經理和品質管理中心。4) 環(huán)境體系內部信息的收集與傳達:A.企

9、業(yè)管理中心傳遞品質、環(huán)境方針和目標以及更新的法律法規(guī)等信息,內審員傳遞內部審核結果等信息,各部門依據相關規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息。B.不符合(包含潛在的)信息的處理詳見環(huán)境違章控制程序。C.緊急信息由發(fā)現部門傳遞給企業(yè)管理中心組織處理,可用電話方式。D.對其它內部信息,提供者可以郵件或其它方式反饋給責任部門進行處理。公司外部質量、環(huán)境體系信息交流和溝通:1) 市場營銷科應編制市場調查資料,重點調查車廠和有關競爭對手情況,應形成“市場調查表”。2) 針對顧客滿意或不滿意方面的信息管理,應按顧客滿意度控制程序執(zhí)行。3) 對于顧客抱怨或顧客投訴方面的信息,應按顧客投訴及退貨處理控制程序執(zhí)行。4

10、) 采購供應科應將公司的質量方針、質量目標傳達給所有的供應商,并取得供應商的積極配合,對供應商提供的現有產品質量、服務和交付等有關的信息(包括不符合情況),應向供應商提出改進要求,并督促其配合改進和有效性驗證。5) 如接收到的信息為需回復顧客、供應商的,則接受部門應告訴顧客、供應商處理該信息大約所需的時間,并按顧客滿意度控制程序、顧客投訴及退貨處理控制程序、產品交付控制程序、采購控制程序、外部供方控制程序等執(zhí)行。6) 相關部門接受到的信息或資料應記錄在公司意見表或顧客服務反饋記錄等相應表格中,并轉由與此信息有關的相關部門進行處理,如果不能短期內處理完畢,應視需完成的情況與原提案部門或人員、顧客

11、、供應商進行聯(lián)絡、溝通和交流,以取得雙方均可接受的一致意見。7) 各部門應利用顧客和供應商來公司實地稽核、參觀拜訪、外出走訪顧客或供應商等方式,在對外交流、溝通中宣傳公司的質量、環(huán)境方針和目標、過程績效等。8) 管理者代表負責地方環(huán)境監(jiān)測站、質量技術監(jiān)督局、認證機構等信息的收集,需要時可傳遞到公司相關部門。9) 企業(yè)管理中心收集環(huán)保法規(guī)、各類標準、運輸公司、工程合同、廢棄物收購等信息。品質類信息交管理者代表更新及整理歸類；環(huán)境類信息由企業(yè)管理中心更新及整理歸類,詳見法律法規(guī)和其它要求控制程序。5.2.5信息的處理與回復:1) 對相關方的信息交流由相關部門以書面或電子郵件的方式傳遞。2) 對重大環(huán)境因素的交流則按及重大環(huán)境因素清單規(guī)定的方式進行。3) 所有的外部信息應由相關部門在兩天內作出處理決定,在一周內對外部相關方進行反饋；涉及事故或災害的外部信息,應立即作好內部的交流傳達和相應措施準備并記錄。4) 內部信息,應在一天內傳達完畢,特殊情況下可順延,但應注明原因,各相關部門在接收到信息,后應及時作出相應措施,處于緊急情況下的臨時信息交流應立即做出傳達,而各相關部門也應立即做出相應措施。5.2.6資料保存:與信息溝通管理有關的質量和環(huán)境記錄的保存與歸檔,由相關部門依記錄控制程序執(zhí)行。6.參考文件:6.1記錄控制程序 (QP02)6.2持續(xù)改進控制程序