1、QB四瞬31殿任公司播所MtQB/CYSCGHJ011-2011職業健康安全文件和記錄管理辦法（試行）2011-01-01 發布2011-01-01實施四川煙草工業有限責任公司成都分廠QB/CYSC G HJ011-2011職業健康安全文件和記錄管理辦法目次01前言02文件修訂狀態021 范圍.032 規范性引用文件.033 術語和定義.033.1 文件.033.2 記錄034 職責034.1 廠長.034.2 工廠安全主管領導.034.3 安全管理科034.4 企業管理辦公室1.044.5 廠部辦公室045工作程序及要求045.1 文件的分類045.2 文件和記錄的編制、評審和批準045.3

2、 文件和記錄的編號055.4 文件和記錄的發布和發放055.5 記錄的填寫和管理055.6 文件和記錄表樣的更改075.7 文件和記錄的歸檔085.8 作廢文件和記錄的回收和銷毀.08-5.9 職業健康安全外來文件的管理要求085.10 相關記錄.097附錄.09附錄A（規范性附錄）文件評審記錄10附錄B（規范性附錄）受控文件收發登記表11附錄C（規范性附錄）受控文件清單.12附錄D（規范性附錄）記錄清單.13附錄E（規范性附錄）外來受控文件收發登記表.14本辦法依據GB/T19001-2008idtISO9001:2008質量管理體系要求，參照GB/T15496-2003企業標準體系要求與G

3、B/T1.1標準化工作導則第1部分：標準的結構和編寫，結合工廠實際運作情況編制。本標準是第一次發布，本標準自發布之日起執行。本程序由四川煙草工業公司成都分廠提出。本程序由安全管理科起草。本程序由企業管理辦公室歸口。本程序起草人：衛恒本程序審核人：孔曉龍本程序批準人：甘忠德修訂次數修訂條款修訂依據修訂人生效日期8職業健康安全文件和記錄管理辦法1范圍本標準規定了職業健康安全管理文件和記錄管理要求，以規范文件和記錄管理，為安全提供文件支持。本標準適用于職業健康安全管理文件和記錄的編制、評審、批準、發放、更改、歸檔、回收、銷毀等的管理。2規范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款

4、。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。QB/CYSCGHJ007-2011職業健康安全法律法規和其他要求管理辦法3術語和定義3.1 文件：信息及其承載媒體，包括書面文本文件，也包括電子版文件，記錄是特殊的文件。3.2 記錄：闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件，包括規范的表格型記錄，也包括不需規范表格的其他記錄。4職責4.1 廠長：負責批準工廠職業健康安全和環境管理工作手冊、管理辦法、管理制度、綜合應急預案和專項應急預案等

5、文件。4.2 工廠安全主管領導：負責批準現場處置方案、技術標準及安全操作規程等文件，負責審核工廠職業健康安全和環境管理工作手冊、管理辦法、管理制度制度、綜合應急預案和專項應急預案等文件。4.3 安全管理科：負責組織編寫工廠職業健康安全和環境管理工作手冊、管理辦法、管理制度制度、應急預案、技術標準及安全操作規程等文件，負責審核技術標準及安全操作規程等文件，負責組織記錄表樣的設計，確定保存期限等，監督檢查各部門的記錄控制情況。4.4 企業管理辦公室：負責確定職業健康安全文件和記錄的編號方式及文件和記錄的歸檔，負責發放工廠職業健康安全和環境管理工作手冊、管理辦法、管理制度制度、應急預案、技術標準及安

6、全操作規程等文件及相關記錄。4.5 廠部辦公室負責職業健康安全相關外來文件的管理，不包括法規和標準的管理。5工作程序及要求5.1 文件的分類5.1.1 工廠的職業健康安全管理文件分為以下幾類：a）管理工作手冊。b）管理辦法。c）管理制度制度。d）職業健康安全應急預案。e）安全技術標準。f）安全操作規程。g）職業健康安全管理適用的法律、法規、標準和其它要求的文本。h）職業健康安全管理體系有關的外來文件。5.2 文件和記錄的編制、評審和批準5.2.1 工廠職業健康安全和環境管理工作手冊、管理辦法、管理制度、應急預案、技術標準及安全操作規程等文件由安全管理科組織編制和評審，填寫文件評審記錄，評審后的

7、管理工作手冊、管理辦法、管理制度、綜合應急預案和專項應急預案等文件，報安全主管領導審核，廠長批準。5.2.2 評審后的現場處置方案、技術標準及安全操作規程等文件由安全管理科審核，由工廠安全主管領導批準。5.2.3 安全管理科在組織編制職業健康安全文件時，應對文件所要求的表格型記錄表樣進行編制，內容包括記錄名稱、填寫部門（填寫人）、填寫的要求、填寫的內容、備注、保存期等要求等。5.2.4 記錄保存期應大于內容要求的可追溯時間，并符合法規的要求，其中事故調查記錄、重大隱患相關記錄等，應長期保存。5.2.5 表格型記錄表樣的評審和批準可以和相關文件一起進行，經審批后按規定的執行日期投入使用。5.2.

8、6 發布后的職業健康安全文件每年進行管理評審之前應進行一次評審；當內外部環境發生變化時，應及時評審；文件評審應針對文件的適宜性、充分性和有效性進行，并保存記錄。5.2.7 文件和記錄中相關稱謂按下述規定執行：a）成都分廠統一稱為“工廠”。b）分廠領導，統一稱為“廠長”、“工廠安全分管領導”、“工廠某某分管領導”。c）部門領導，統一稱為“部門負責人”、“部門分管安全負責人”。d）兩級公司分別簡稱“川渝公司”和“四川公司”；同時提及兩級上級公司時，統稱“上級公司”。e）各部門之間的文件和記錄的傳遞，稱為“報送”；報上級公司，稱為“上報”。5.3 文件和記錄的編號5.3.1 企業管理辦公室負責確定職

9、業健康安全文件的編號，其中管理工作手冊、管理辦法按分廠管理標準編號，管理制度、應急預案按工作標準編號，安全技術標準、安全操作規程按技術標準編號。5.3.2 安全管理科確定職業健康安全文件所需記錄的編號，編號方式由企業管理辦公室確定，采取引出記錄的文件相關號加順序號的方式。5.4 文件和記錄的發布和發放5.4.1 安全管理科提出文件的發放范圍和數量，經企業管理辦公室確認后發放。5.4.2 企業管理辦公室發放工廠職業健康安全和環境管理工作手冊、管理辦法、管理制度制度、應急預案、技術標準及安全操作規程等文件，職業健康安全相關文件都為受控文件，發放時填寫受控文件收發登記表，記錄發放文件的編號，并由文件

10、接收人簽字。5.4.3 所有受控文件的分發本均應在封面規定位置蓋上紅色受控文件印章，匯編成冊的受控文件，應按每一單冊進行受控標識，可統一發放管理。5.4.4 各部門文件由專人管理，并對使用的受控文件予以登記，建立本部門的受控文件清單如果轉發或者借閱，應填寫受控文件收發登記表。5.4.5 受控文件經部門領導同意后可以摘抄、上墻等形式轉發，摘抄、上墻需注明文件的出處，作為有效的依據，實施摘抄、上墻的人員負責對其實施控制，及時從現場撤消過期的文件，確保其摘錄使用的文件均為現時有效文件。5.4.6 表格型的記錄由企業管理辦公室協同安全管理科以電子版的形式在工廠OA0上發布，需要填寫的部門，直接下載相關

11、表格，填寫即可。5.5 記錄的填寫和管理5.5.1 記錄的填寫a）記錄應標明填寫人，有審核要求的記錄要有審核人簽名。b）記錄填寫人應如實填寫，填寫記錄必須使用藍色或黑色的鋼筆或簽字筆認真書寫、字跡清晰、填寫規范，相關欄目不允許空白，不得隨意涂改，確因筆誤需修改時，用雙線劃去錯誤內容，在旁邊空白處填寫正確內容，并由修改人簽字。c）記錄可采用書面形式，也可采用電子版記錄；但均應保證其利于查閱、使用和保管，涉及安全隱患整改、事故處理或安全檢查等內容必須建立書面記錄。5.5.2 記錄的管理a）安全管理科應建立工廠職業健康安全文件的記錄清單，各相關部門建立本部門的職業健康安全管理文件記錄清單，清單內容應

12、包括有固定表樣的記錄，也包括不需要規范性表格，但需要保存的其他書面或電子記錄、資料。b）記錄清單應標明各種記錄的名稱、保管人、填寫人和保存期等。c）各部門應按規定的保存期限對記錄進行妥善儲存、保管，以免記錄在保存期內損壞或丟失。d）需要長期保存的或者重要的安全資料等應歸檔保存，由業務主管部門分別建立歸檔清單，交廠部辦公室統一歸檔，需歸檔的資料應包括：特種設備技術、檢驗等資料，安全“三同時”資料，重大安全隱患整改的資料，事故調查處理的記錄和其他法規或上級要求歸檔的安全資料等。5.6 文件和記錄表樣的更改5.6.1 文件和記錄的更改應嚴肅慎重，要確保更改的正確性、有效性和一致性。符合下列條件時，可

13、對文件和記錄進行相應的更改。a）工廠的組織結構、技術改造、設備更新、作業活動等變化，現行文件和記錄不能滿足需要時。b）法律、法規、有關要求進行了修訂，現行文件和記錄與之相抵觸時。c）經危險源辨識、風險評價，出現新的不可容許風險時。d）經使用部門反映，文件和記錄的可操作性不強或與實際行之有效的做法不相符時。e）管理評審的輸出要求，包括內審、糾正和預防措施、事故處理、協商和溝通中提出的，經管理評審確定的文件和記錄修改的要求。5.6.2 文件和記錄表樣的更改實施a）文件和記錄的更改由安全管理科組織進行，填寫并保留文件更改記錄。b）更改后的文件，按原審批權限進行審核、批準。C）更改后的記錄表樣，按照原

14、審批手續執行。d）如果采取換頁的形式進行更改，由安全管理科配合企業管理辦公室對發放的文件和記錄進行換頁。f）當文件和記錄表樣修訂次數超過5次，或因內容改動過大而與原版本出入較大時，應對該文件進行改版。5.7 文件和記錄的歸檔廠部辦公室負責文件和記錄的歸檔，文件和記錄的歸檔一般可按年度歸檔。當集中編制或更改時，也可在任務完成后及時整理歸檔。5.8 作廢文件和記錄的回收和銷毀5.8.1 作廢文件和記錄應包括：a）被更改的原文件和記錄。b）被替代的原文件和記錄。c）超過保管期或失去使用價值的文件和記錄。d）其它作廢文件和記錄。5.8.2 作廢文件和記錄的回收企業管理辦公室負責作廢文件和記錄的回收，應

15、從使用場所及時撤出作廢文件和記錄，防止非預期使用。5.8.3 作廢文件和記錄的銷毀和保留a）對于超過保管期限或失去使用價值的文件和記錄應作銷毀處理，確須保留的，應進行作廢標識，由安全管理科組織相關部門填寫文件銷毀申請單，按原審批權限批準。b）各級文件的書面文本作廢并需保留查閱時應進行作廢標識，并注明作廢日期，采用與現行有效文件相隔離的方式保存，以防非預期使用。5.9 職業健康安全外來文件的管理要求5.9.1 廠部辦公室負責職業健康安全外來文件的管理，外來文件的接收部門應將文件傳遞到廠部辦公室，由廠部辦公室組織相關領導、相關管理部門及人員確定外來文件是否需受控。5.9.2 需跨年度經常執行和長期

16、執行的上級各類文件應納入受控范圍。5.9.3 需發放到各部門使用的受控外來文件，由廠部辦公室負責建立外來受控文件發放清單發放時應編制并記錄發放號，以便于以后文件的回收。5.9.4 外來文件如作廢，應由廠部辦公室回收，保持回收記錄；作廢文件如需保留，應對其進行標識，職業健康安全外來文件的管理的相關要求同上。5.9.5 。煙上發布，書面文本在安全管理科保存，各部門需用時借閱，具體執行職業健康安全法律法規和其他要求管理辦法。6相關記錄序號記錄名稱編R保存地點保存期限1文件評審記錄2受控文件收發登記表3受控義件清單4記錄清單5文件更改記錄6文件銷毀申請單7外來受控文件發放清單7附錄：附錄A（規范性附錄）附錄B（規范性附錄）附錄C（規范性附錄）附錄D（規范性附錄）附錄E（規范性附錄）文件評審記錄受控文件收發登記表受控文件清單記錄清單外來受控文件發放清單QB/CYSC G HJ011-2011職業健康安全文件和記錄管理辦法附錄A文件評審記錄QB/CYSCGHJ011-A記錄編號文件名稱文件版本編寫部門評價日期參評人員評價內容：1 .（條款號）評審意見：2 .（條款號）評審意見：3 .（條款號）評審意見：QB/CYSC G HJ011-2011職業健康安全文件和記錄管理辦法附錄B受控文件收發登記表QB/CYSCGHJ0