1、會議管理規定文件號：Q-GD-001編制：辦公室審核：審批：密級：秘密 共4頁維護責任部門：辦公室日期：2019/05/08日期：日期：生效日：1目的、目標提高會議質量和效果。2適用、閱讀范圍XXXX事業部3職責3.1 辦公室：負責事業部會議管理，會議申請計劃的審核， 組織對會議進行評價與考核。3.2 后勤部：負責會前會場布置，會議設備保管與借用，會中服務，會后會場整理、清潔。3.3 各部門：負責專題會議的管理， 執行會議制度，制訂部門會議計劃，提出會議申請, 會前準備和聯絡。4管理內容會議分類周期主持人參會人員會議內容會議記錄事業部周（月）辦公例會每周 一次事業部總經理/副 總經理各部門負責

2、人一般為傳達上級文件或會議 精神，聽取部門工作匯報，研 究和布置事業部的工作。辦公室秘書事業部管理 研討會每周 一次事業部總經理/副 總經理事業部領導一般為討論決定事業部的重 大發展、改革等重要事項。辦公室秘書全體員工會 議半年度 /年度CEO或其授權人全體員工一般為階段性的總結和表彰。辦公室專題會議根據實 際情況 確定事業部分管領導/ 職能部門負責人事業部領導、業務部門 負責人、有關人員一般為研究或解決某方面的專業問題（包括事故分析會）。職能部門指定專人協調會事業部分管領導外單位負責人、部門負 責人、有關人員一般為協調處理某些具體問 題和工作。主持人指定專 人座談會每月事業部領導/部門 負責

3、人主持人或組織部門指 一般為特定范圍的話題交流。主持人指定專 人部門會議不定期部門負責人部門人員部門工作安排、培訓。部門指定人選5會議流程（事業部級會議）事業部領導辦公室會議組織部門后勤部其他部門任務名稱任務程序、重點及標準責任部門考核部門時限相關資料文策劃程序編制本部門下月主要會議計劃，交辦公室 審核，報事業部分管領導批準。各部門辦公室每月25 H前月度 會議計 劃申報 表 （見附 件一）未列入月度計劃的會議，填寫會議申請表 交辦公室審核后報事業部分管領導批準（事故分析會除外）。各部門辦公室會前一天會議（策劃）表（見附件二）大型的內部和外單位會議編制策劃書，報 事業部分管領導審批后執行。辦公

4、室事業部領導會前一天重點加強研究策劃，會議主題、目的明確。標準會議計劃受控率100%未經申請批準召開 的會議為零。通知程序根據會議申請（策劃）擬制會議通知。組織部門辦公室會前一天事業部發送會議通知。組織部門辦公室會前一天會議通知（見附 件三）會議資料匯總、印刷成冊，會前發放至參 會人員。組織部門辦公室會前一天參會部門（人）做好會前準備。參會部門組織部門會前重點會前準備充分，節省會議時間。標準通知及時率100%無遺漏；會議資料整理、發放及時率100%準備程序填寫會議室申請單交后勤部。組織部門后勤部會前4小時（特殊情況不彳氐于1小時）會議室文單會議室清潔及布置、座次卡擺放、設備調 試，重要會議根據

5、策劃書要求進行會議室 布置及附加服務。后勤部組織部門會前1小時會議策劃表重點避免會議室沖突，提供整潔的會場環境。標準會議資料全面，整理及時率100%重要會議無延誤，會場整潔后序。召開程序會議準時開始、準時結束，嚴格按議程進 行。主持人辦公室會議規定時間內所有與會人員遵守會議紀律。與會人員組織部門會議中重點主持人掌握各項議題時間，與會人員發言 簡明扼要，會場秩序良好。標準會議無超時；遲到、早退、手機響鈴現象，未經批準接聽手機和隨意離席，均罰款50元/次。記錄程序記錄到會人員情況，對未到人員進行督促； 大型會議進行簽到管理。組織部門辦公室會前使用速記方法記錄公議主要內谷，重要公 議口水白、錄像。組織部門辦公室會中重點會議內容記錄全面。標準使用正規記錄本，筆跡清晰，內容全面， 真實反映會議情況。紀要程序檔案管 理規定保密管 理規定根據記錄整理會議紀要，送主持人簽發。組織部門辦公室會后4小時對紀要編號，印發各部門。組織部門辦公室一個工作日內整理、歸檔。組織部門辦公室印發后，周內重點準確、及時傳達會議情況和議定事項。標準整理、發放、歸檔及時率 100%修改率不 超10%規定范圍傳達，無泄密。執行督辦程序督查督辦管理規定各部門根據會議紀要執行、落實工作。各部門組織部門會議規定時間督辦會議安排的各項工作，考核評價。組織部門辦公室定期重點確保