1、對企業建立會議管理制度的思考    會議，是一個組織機構建立內外聯系，促進信息縱橫向溝通，貫徹方針政策，明確職責，解決、協調經營管理活動中各種問題的必要手段。會議模式可映射出企業的文化內涵及精神理念，展示管理者的偏好及風格?，F實中會議形式主義泛濫的現象并不鮮見，如何建立會議管理的新體系，使之內容規范化、形式簡潔化、實施高效化，應該引起相關職能部門尤其是管理者的重視，文章試對此進行研究。一、會議分類及會議管理對象按法律地位分，有法定會議及自定會議。前者如按現代企業制度建立起來的公司要求定期召開股東會、董事會及監事會，以及關于信息發布與報告的會議等，對此，公

2、司法有詳盡的規定，企業必須無條件遵守。后者指企業根據自身需要舉行的有一定目的的會議，是日常管理的必要手段。按會議內容劃分有投資會議、人事會議、財務會議，生產、銷售、訂貨會議等。按會議目的劃分如決策會、碰頭會、討論會、協調會、通報會等。按會議規模大小及與會人員范圍劃分有部門內部會議、全員會議、聯席會議、管理機構會議、外部會議等。還有其他劃分方式不再一一列舉。以上的會議分類中，法定會議及必須參加的外部會議屬于企業的“硬成本”，部門內部會議及基層會議的成本、效益已體現在部門負責人或部門的責任考核中，而跨部門會議，不僅占用二個以上部門的資源，而且是中高層管理者的主要工作內容之一，具有較強管理示范意義，

3、因此本文將之作為會議管理對象，來探討會議管理制度的建立、實施及效益評價。二、會議管理的目標會議管理的目標是實現會議效率最大化。效率指投入產出比，即針對會議的目的去選擇有效的會議程序以追求一定效益實現下的成本最低或一定成本下的效益最優。明晰會議目的是達成效率的前提，圍繞目的進行計劃、安排及組織，這正是現代價值工程論的精髓。盡管不同的環境、文化產生不同的會議模式，有的企業通過會議來收集甚至加工信息，有的企業依賴于會議來溝通，有的企業僅利用會議來作出決策，有的企業把會議作為散漫高談的場所，有的企業則實行精心的事前準備及嚴格的現場控制，但一般來說，會議是決策正式發布前的必經程序，也是管理者用以上情下達

4、，下情上陳的常用工作形式，因此，會議的目的可概括為：決策、協調、評價與報告。三、會議管理的內容為實現會議效率目標而進行的一系列管理活動即構成會議管理的內容，包括會議體制建立、會議程序安排、會議責任核算、會議責任評價四個方面，具體分述如下：（一）會議體制即根據企業自身的管理特點及需要建立的制度化的會議安排。這樣形成了各部門之間的信息溝通周期，便于工作安排、資料準備及問題的集中解決，同時在體制建立的過程中，以效率為準則理順了各種會議之間的關系、目的，一定程度上減少了會議重復、低效的現象。會議體制可在保持一定的穩定性的基礎上進行適時調整。表1以某公司的會議體制為例。（二）會議程序會議程序化的好處在于

5、消滅徒具形式的會議，力求優質、高效地達成會議目的。事前的會議信息傳達利于有針對性的充分的資料準備，從而節約會議時間；會議決議反饋利于增強會議決議的嚴肅性及督促其得到執行，從而保證會議效果。1、主辦者簽發會議通知單，由工作人員送達各擬出席者處簽章后返回。主辦者填寫：會議名稱，舉行時間、地點，會議內容，會議預定時間長度，出席者及應準備的資料（復印份數），可否代出席等；擬出席者填寫：簽名，變更或修正意見，委托出席事項等；如返回至主辦者的通知單上有變更意見而主辦者可以接受的話，主辦者應重新發送通知單。這樣主辦者、出席者均對會議內容心中有數，既使會議開得緊湊，又利于達成良好的會議效果，較之會議時間的浪費

6、，事前會議內容的充分送達是值得的。2、召集開會。主辦者應嚴格按預定的時間和議題開會，促進守時守秩的良好習慣形成；資料的展示也是主辦者要考慮的，如在電子化會議中，準備好必要的會議設備和熟練的操作人員等。3、會議記錄及反饋（適用于關系重大的決策型會議）。忠實于會議做好會議記錄并經整理后在一定期限內分送與會者及有關人員簽字認可，作為重要的會議檔案以備日后查閱。整理期限也須以高效為原則，如有的外資企業規定為會議結束后2天內。會議記錄及反饋的目的是分清責任，提高會議嚴肅性，促進與會者提高責任心，認真發言，對提高會議質量有積極影響。4、會議決議及執行情況督查。會議結束后，主辦者除了擬定會議決議，發布成文的

7、制度、措施等，還須重視檢查會議結果的執行、落實情況。一般在會議中應約定經與會者同意實施檢查的期限，如會議結果的實施情況不佳，可能需再次召集會議重申、協調和解決，這時又重新進入會議召集程序。有的企業專門對會議資料準備及會議記錄格式、決議報告等文書、圖表作出規定，形成相關部門的日常工作內容，以保證資料的正確性和權威性，明確責任，提高會議準備的質量。表2為某公司的會議報告書一覽表。（三）會議責任核算任何一項管理措施若缺少合適的考核與評估，流于形式就難以避免，會議管理也不例外。1、會議責任核算涉及部門。主管部門負責評議會議效益、協調會議成本的歸屬等事項，由于本文所研究的會議管理的對象是跨部門的中高層會

8、議，所以對會議效益的評價由經營管理機構負責，可在定期舉行的經營管理機構會議上做出評議，在部長會議上公布評議結果。記錄部門負責報告核算及反饋，一般是財務部門。發生部門則是責任中心，是考核對象，一般是會議主辦部門，因為其職能既定且在履行職責的范圍內有權決定會議的舉行次數、時間等，另外，有些情況如專為某個部門協商事項所發生，主辦部門可和與會部門協商進行費用分割。2、會議責任成本。在實行部門單獨核算及考核的體制下,“管理費用”的二級明細賬戶設為“部門”，三級明細賬戶再設為“會議成本”。每次會議結束后主辦部門將會議通知書復印件交財務部門進行會議成本核算，會議通知書復印件上記載有會議實際時間長度，實際出席

9、者簽名等基本要素，是會議成本核算的原始憑證。財務部門要注意按照內部核算的思路進行內部轉賬，以保持總賬平衡。會議成本確定是會議管理的難點問題。作為衡量效益的一個量化指標，會議成本不再隱藏于管理費用中而是單獨列示出來。如何選擇簡便可行而又誤差較小、利于評價的成本確定方法，需要運用相關財務知識進行反復地設計、估算、驗證后才能最終確定。這里給出一個公司的成本計算方法以供參考：會議成本=直接成本+間接成本+直接費用直接成本=會議時間×（與會管理人員人數×與會管理人員每分鐘工資額+與會一般人員人數×與會一般人員每分鐘工資額）；間接成本=會議時間×每分鐘會議費（會議費

10、即會議室、空調、電話等固定設施的折舊費用以及會議專職服務人員的工資性成本等）；為簡便起見，每分鐘會議費可使用年度預算標準值，即年度會議費預算÷年度會議時間預算，與會人員每分鐘工資額也可使用年度預算標準值；直接費用即該次會議發生的標語制作、飲料、餐費、辦公用品費用等。3、會議責任報告。財務部門定期提供會議成本數據反饋至各發生部門及主管部門，各發生部門據此制作會議分析報告，列明每次會議的目的、決議、實施進度、產生的直接間接效果、會議成本、分析說明等，向主管部門報告，作為主管部門進行評價的依據。（四）會議責任評價由于對會議收入的記錄需借助某種估計、假設，其本質上是虛擬收入，因此對之核算非常

11、困難，且由于收入核算系統設計上的風險過大，使其計量結果難以信賴；另外會議在面臨經營活動中的許多不確定因素時，可能會增加不少臨時的、非常規的任務，將之單純作為費用中心來管理亦不符合實際，所以對會議的責任評價最好能著眼于效益，由發生部門結合量化的會議成本進行自我評估（即對會議收益的定性或定量分析）并報告給主管部門，目的是在保證職能不發生缺失的基礎上提高責任效率?？傊?，建立會議管理制度時，要記住“管理基于現實，循序漸進，適時而變”的原則，進行大量的調查分析和認真測算，在此基礎上找到合適的管理方法，使之易于接受和推行。千萬不要本末倒置，因管理成本過高而阻礙創新與變革，“管理出效益”是一個艱苦的創造和落實過程，理念、決心和行動三者缺一不可。（作者單位：潛江華潤燃氣有限公司）    你可能感興趣的論文