1、學校會計檔案管理制度第一章 總則一、 為了加強會計檔案的科學管理，根據財政部、國家檔案局發布的會計檔案管理辦法，結合我院實際情況，制定本制度。二、 學校會計檔案由校檔案室和財務處共同管理。檔案室負責對會計檔案工作進行指導、監督、檢查和移交檔案室的會計檔案的存放、查閱和保管以及期滿會計檔案的銷毀等工作。財務處負責會計檔案的立卷、歸檔、保管(移交檔案館前)、查閱等項工作。三、 財務處內部指定專人負責會計檔案的日常管理，明確會計檔案管理崗位的職責，建立健全會計檔案的.立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。第二章 會計檔案的內容一、 會

2、計檔案是指財務計劃、單位預算、經濟合同，以及會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。1、原始憑證是在經濟業務發生時，由業務經辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經濟業務已經發生或其完成情況并明確有關經濟責任的一種憑證。原始憑證是填制記帳憑證或登記帳簿的原始依據，是重要的會計核算資料。原始憑證包括外來原始憑證和自制原始憑證兩種。2、記帳憑證是對經濟業務按其性質加以歸類，確定會計分錄，并據以登記會計帳簿的憑證。學校根據會計核算的一般要求和學校的實際情況設置統一、通用的記帳憑證。3、 會計賬簿是指以會計憑證為依據，全面、連續地記錄一個單位的經濟業務，對大量分散的數據或資料進行分類歸集整理，逐步加

3、工成有用的會計信息的工具。會計帳簿由具有一定格式的帳頁組成。會計帳簿包括：(一) 總分類帳(二) 收入明細帳(教育經費撥款、科研經費撥款、上級補助收入、教育事業收入、經營收入、其他收入)(三) 支出明細帳(事業支出、經營支出)(四) 往來明細帳(應收及暫付款、應付及暫存款、應付票據、應繳稅金、代管款項)(五) 現金日記帳(六) 銀行存款日記帳(七) 固定資產明細帳(八) 材料明細帳(九) 事業基金明細帳(十) 專用基金明細帳(十一) 固定基金明細帳(十二) 事業結余明細帳(十三) 其他對外投資明細帳4、 財務報告指用來反映會計實體財務狀況和事業發展成果的總結性書面文件，包括會計報表、附表以及財

4、務情況文字說明等。5、 其他類會計檔案包括銀行存款余額調節表，銀行對賬單，財務會計軟件使用說明，會計科目和項目編碼及使用說明，會計電算化處理授權登記或使用權限備案表，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。6、其他應當保存的會計核算專業資料是指與會計核算有關的重要資料，包括：(一)學生名冊;(二)學生繳費及欠費情況;(三)工資薪金發放清冊;(四)住房公積金備查簿;(五)其他會計核算資料。7、 學校財務采用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出的紙質會計檔案，應同時將光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。8、 以下與財務會計核算相關的文件材料，應當

5、執行文書檔案管理規定，：(一)學校年度財務預算;(二)學校財務預算執行情況;(三)學校對外投資的文件及相關投資證明;(四)學校年度收入分配的相關文件及資料;(五)各類審計決定、報告及意見;(六)國家及學校各項財務規章制度。第三章 日常管理1、每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求，進行分類整理、裝訂成冊。在下一年度一個月之內交到財務處檔案室自行保管，以便隨時查閱，保管時間一般一至二年，期滿后，編造清冊上繳學院檔案室保管。會計檔案要設專人負責保管，保管人員工作變動時應按規定要求辦理移交手續，并由單位負責人監交。2、建立健全會計檔案的查閱、復印登記制度，既要方便查閱會計檔案，又要保證會計檔案的安全。設

6、立會計檔案查閱登記簿，記載查閱的時間、目的、查閱的內容及查閱人。外單位查閱財務處的會計檔案時須經財務處領導批準方可查閱。調閱查賬時，檔案原件一般不予借出，如因工作需要必須借出時須經單位領導批準，但不得拆散原卷冊，并應按期歸還。需保密的原始材料，按規定不得泄密。財務處內部人員因工作需要查閱原始憑證，查后須將資料放回原處。3、會計檔案保管期限，根據國家檔案局、財政部發布的會計檔案管理辦法規定：各種原始憑證和記賬憑證保管期限為十五年，總賬十五年，明細賬及登記簿十五年，月、季報表保管五年，年終決算報表永久性保管。4、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由院檔案室提出銷毀意見，會同財務處及有關單位共同鑒定，嚴

7、格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報院領導批準后進行銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案室保管至結清債權債務時為止。5、學校財務處、檔案室應提供合適的會計檔案保管條件，做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折。第三節 移交和移動1、學校財會人員之間交接會計檔案，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。2、移交會計檔案的部門，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管的期限、已保管的期限等內容。3、財務處和檔案室之間移交會計檔案由財務處和檔案室指派人員處理;交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列的內容逐項交接。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。第四章 責任1、 學校財務處、檔案室應當建立健全校內各級會計檔案管理責任制，明確各單位負責人、專兼職會計檔案管理人員對會計檔案的管理責任。2、 會計檔案的立卷人要對會計檔案的完整性、立卷的及時性負責。3、會計檔案保管人員要妥善保管好會計