1、學校文書檔案管理信息的電子化應用摘 要：文書檔案能夠通過客觀的記錄來表達歷史及重大事件的實際歷程，能夠最真實的反映出特定階段、特定人物對學校發展的重要決策；同時，文書檔案還詳細地紀錄了學校的建設、人才培養及對社會發展的貢獻等成果。因此，在學校的檔案日常管理和建設中，引入現代的信息管理技術，提高各類文書檔案的質量和利用效率顯得至關重要。本文根據檔案學的基本理論，結合學校文書檔案管理電子化應用的實際情況，在分析電子檔案操作實踐問題的基礎上，探索有效的電子檔案管理工作思路，切實提高電子檔案管理的有效性。關鍵詞：學校；檔案管理；信息電子化；應用1 什么是學校文書檔案信息的電子化應用學校文書檔案信息的電

2、子化應用，是指在學校檔案管理中，運用以計算機技術為基礎的信息化管理手段，實現檔案信息采集、整理、儲存、調閱的電子化，實現文書檔案管理的安全、高效、快捷，提高文書檔案的使用率。2 學校文書檔案管理信息的電子化應用原則1）快捷：學校文書檔案應用計算機管理的目標是利用現代信息化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為學校提供安全、及時、準確、全面的信息，提高工作效率。2）方便：當前，檔案管理已經普遍采用了計算機管理技術，使得系統在一定的時期具有先進性，而不被淘汰。文書檔案信息的電子化應用，就是要進一步簡化程序、規范管理、方便使用，通過開發和使用完善的檔案管理軟件，使檔案系統與辦公自動化軟件能夠有效

3、對接，提高檔案利用效率。3）安全：文書檔案信息內容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規定用戶權限，涉密文件需經加密處理。涉密單位檔案的網絡可以組成一個單獨的局域網連接，從而維護涉密信息的安全。3 學校文書檔案管理信息的電子化應用的優勢1）文書檔案電子化管理應用方便、信息檢索便捷，電子化的文書檔案管理越來越得到認可和普及。實行電子化管理的文書檔案信息，克服了傳統的手工錄入、查詢效率低下的缺點，工作效率大幅度的提升，通過計算機系統處理各種檔案信息和數據，其效率是人工手段所不能比擬的，這是文書檔案管理電子化的最大優點所在，最大限度上解放了人力，使檔案信息的查閱非常便捷，

4、檔案檢索的時間也大幅度的縮短，因此，文書檔案的電子化管理，使檔案管理工作的效率得到提升，有利于促進學校內部管理，提高管理工作的效率。2）文書檔案電子化管理，實現了文書檔案信息的電子傳輸，有利于實現檔案信息的共享。在傳統形式上的文書檔案管理中，由于管理載體的緣由，文書檔案并不能夠進行有效的共享以及進行交流，因此，傳統形式上的文書檔案管理大多存在閑置的狀況，不利于發揮出文書檔案的作用和管理效果。隨著文書檔案電子化管理的應用，能夠借助于網絡技術實現檔案內容的有效共享以及溝通交流，提升文書檔案傳輸的安全性，符合當今社會越來越快的工作節奏。4 學校文書檔案管理信息電子化的問題1）學校檔案管理信息電子化的

5、機制不健全：要實現文書檔案管理的電子化運用，首先需要建立和完善學校的檔案管理信息電子化運行體系，加強各部門之間的配合；其次，檔案管理人員需要對各類文書檔案進行認真、徹底的整理，形成規范、有層次的文書檔案體系，才能及時響應業務部門對檔案的利用需求；再次，在我國目前的事業單位、特別是學校系統中，由于人員編制、專業等方面存在的問題，缺乏專業的檔案管理人員，大部分基層專職檔案管理人員還需要承擔除檔案工作以外的其他工作，從而導致學校文書檔案的管理機構、人員不健全，檔案信息的報送、收集不及時，不利于檔案組卷的完整性。2）信息化技術在文書檔案管理中的應用不足：首先，學校教職工對信息化技術在文書檔案管理中的運

6、用意識不高，文書檔案管理人員對信息化技術的了解不足，認為信息化技術對文書檔案管理的意義不高。其次，信息化技術的使用領域相對較為狹隘，學校的信息化文書檔案管理僅僅集中在使用Office辦公軟件進行相關文書檔案的再加工，或者使用QQ等在線工具進行文件的傳輸，而對辦公自動化、EPR等的專業化信息工具使用相對較少。再次，現代化的信息技術并沒有得到推廣使用，目前階段信息技術的發展日新月異，許多現代化的信息技術也逐漸開始運用于實際當中，例如大數據、云計算等信息技術，現代化的信息技術可以在很大程度上提高了文書檔案管理的效率。但是，目前階段現代化信息技術在學校的文書檔案管理中還相對較少。5 提高學校檔案電子應

7、用水平的策略1）完善檔案電子化管理機制：加強學校檔案電子化管理宣傳普及工作，提高對文書檔案電子化運用的意識。學校要著力加強對檔案管理軟硬件的建設，制定完善的學校檔案電子化建設工作流程，提高檔案管理電子化的靈活性；要著力加強各部門之間的聯系，形成各職能部門相互配合的運作機制，促進各部門之間檔案資源有效整合，按照分工合作的原則，由部門匯總電子數據，由檔案室負責分類存儲，做到由專職人員實現數據開發，全面提高檔案管理的有效性。2）推動文書檔案管理工作的現代化建設：隨著計算機和網絡技術的飛速發展，電子檔案得到廣泛普及和使用。但同時，學校也要重視已有的紙質資料文庫，要對這些資料合理的分類，保障資料的數據真

8、實可靠和數據的安全性。同時，在進行紙質資料的管理時，要將檔案資料實時錄入電子資料庫，全面提高檔案管理的自動化水平。3）積極引入信息化管理技術手段：首先，通過計算機來完成檔案信息的統計任務，不僅可以提高檔案統計的計算效率，還可以減少失誤。其次，利用軟件建立電子檔案，將聲音、圖片、視頻等多樣化的檔案信息一同收錄在案，確保檔案的真實性與完整性。再次，建立網絡檔案資料庫，將單位各個部門的檔案統一整合，輸入資料庫中，有利于檔案的歸類與搜索，減少了人為查閱檔案可能出現的丟失泄漏以及紙張檔案容易發生蟲蛀的問題，而且讓檔案的統計管理突破了時空的限制，使得查閱檔案更加便捷。最后，建立嚴密的安全監控系統，通過防火墻、訪問權限、網絡密鑰等手段對檔案資料庫、計算機等文書檔案管理信息化工具進行監管，確保檔案的保密性。要及時對電子檔案進行備份，并且定時更新檢查檔案信息，防止檔案丟失。4）提高文書檔案管理人員的素質：檔案管理工作人員的綜合素質，是提高學校文書檔案管理質量的重要保證。在學校文書檔案的電子化管理中，學校應抓好以下幾個方面：首先，為文書檔案管理人員提供必要的培訓，通過繼續教育的方式讓工作人員學習更多的信息文書檔案管理技術。其次，通過招聘、選調等方式，引進具有一定專業水平的信息化檔案