1、1第5章 制作員工檔案管理表（員工花名冊）第二篇 員工數據管理 之 2主 要 內 容5.1 表格的特點及作用5.2 注意事項及制作步驟5.3 知識拓展5.4 練習題35.1 表格的特點及作用5.1.1 員工檔案管理表的特點員工檔案管理表是根據每個人的不同情況，準確記錄其身份、學歷 、政治面貌、資質等情況的文件材料，在人事管理中占有非常重要的位置。員工檔案管理表的特點全面性：員工檔案是員工個人資料的儲存庫，它 概括的反映出員工個人的全貌。真實性：員工檔案必須做到整體內容完整齊全， 個體材料客觀真實，才能為用人單位提 供優質服務。機密性：員工檔案涉及個人信息，屬于機密文件， 任何人不得泄露和私有保

2、存員工檔案材 料，不能向社會無條件地提供服務。45.1 表格的特點及作用5.1.2 員工檔案管理表的重要性員工檔案管理表不僅可以統一管理員工信息，及時把握員工隊伍的動態，而且為查閱和利用員工檔案提供了強有力的依據，并提高了工作效率。高基411 - 廣東技術師范學院天河學院 - 4144012668 - 獨立學院 - 2014-9-18.xls高基422 - 廣東技術師范學院天河學院 - 4144012668 - 獨立學院 - 2014-9-18.xls高基423 - 廣東技術師范學院天河學院 - 4144012668 - 獨立學院 - 2014-9-18.xls55.2 注意事項及制作步驟5.

3、2.1 注意事項1、管理表的內容一般須包括：姓名、員工編號、部門、職務、性別、出生年月日、學歷、職稱、職業資格、政治面貌、婚姻情況、身份證號碼、入職日期等。2、輸入同一項目時，相同的數據不得出現兩種顯示方式。3、要注意數據類型，如：日期型、數字型、文本型等。4、保證數據表的完整性，盡可能的避免出現空行、空列。65.2 注意事項及制作步驟5.2.2 操作步驟1、輸入不同類型的表格數據（1）輸入并設置日期格式常規格式應為YYYY-MM-DD（2014-09-28或2014-9-28）小技巧：快速輸入當天日期 “ Ctrl+;（分號） ”75.2 注意事項及制作步驟5.2.2 操作步驟1、輸入不同類

4、型的表格數據（2）利用數據有效性輸入數據下拉選擇列表：下拉菜單一般應用在限制用戶輸入格式方面的操作，不僅可以簡化數據錄入過程，還能規范數據來源，減少數據錯誤 。操作方法： 選定目標單元格（一個或多個）。 選定“數據”選項卡中數據工具組里面的“數據有效性”功能鍵。85.2 注意事項及制作步驟5.2.2 操作步驟1、輸入不同類型的表格數據（2）利用數據有效性輸入數據 “允許”項目中選擇“序列”。 在“來源”中輸入自己想要顯示的內容，按確定。9注：1、如手動輸入“來源”中的“逗號”時，必須在無輸入法的狀態下輸入。2、如“來源”為引用時，數據源位置則不得變動。105.2 注意事項及制作步驟5.2.2

5、操作步驟2、設置表格格式（1）表格樣式方法1：按自己想法及喜好修改樣式。方法2：直接套用“樣式”組中預設好的樣式。115.2 注意事項及制作步驟5.2.2 操作步驟2、設置表格格式（1）表格樣式套用格式操作提示：1、取消125.2 注意事項及制作步驟5.2.2 操作步驟2、設置表格格式（1）表格樣式套用格式操作提示：2、修改套用 格式區域135.2 注意事項及制作步驟5.2.2 操作步驟2、設置表格格式（2）凍結或拆分窗格主要作用：可以保持設置的行和列的位置不變，方便前后左右對照查閱。145.3 知識拓展5.3.1 設置數據有效性的更多功能1、設置顯示提示信息作用：可告知用戶須輸入的內容以及格式要求155.3 知識拓展5.3.1 設置數據有效性的更多功能2、設置顯示出錯警告作用：當輸入的數據不符合有效性條件時，將打開出錯警告對話框提示數據輸入錯誤。停止警告信息165.4 練習題5.4.1 制作員工外出登記表員工外出登記表主要用作登記員工在上班期間外出辦事的出入記錄。主要內容有姓名、部門、外出事由、外出時間、回崗時間等。練習提示：1、輸入并設置日期與時間格式。2、設置輸入“部門”數據的有效性范圍和出錯警告。注：注：文檔資料素材和資料部分文檔資料素材和資料部分來