1、本文主要講述如何巧妙應(yīng)用Word2010軟件的主控文檔功能，輕松完成多人協(xié)同文檔編輯工作。企業(yè)的年終總結(jié)報告通常要涉及多個專業(yè)而且篇幅也比較長，因此往往需要由幾個人共同編寫才能完成。協(xié)同工作是一個相當(dāng)復(fù)雜的過程，我們需要有一個可以輕松搞定重復(fù)拆分、合并主文檔的技巧。Word 2010在大綱視圖下的主控文檔功能正好可以解決這個難題。下面我們一個實例來講解協(xié)同編輯具體的操作步驟，這個總結(jié)報告包含開頭總述、財務(wù)情況、公司業(yè)績、人員管理、安全制度、總結(jié)拆6個文檔。1.快速拆分先用Word 2010打開總結(jié)報告提綱，選中總結(jié)報告的總標題“2010年度企業(yè)總結(jié)報告”，在“開始”選項卡的“樣式”列表中單擊選

2、擇“標題”，把它設(shè)置為標題樣 式。同樣分別把財務(wù)情況、公司業(yè)績、人員管理、安全制度、總結(jié)5部分的首行標題都設(shè)置為“標題1”樣式。當(dāng)然如果你的總結(jié)報告本來就已經(jīng)設(shè)置了相應(yīng)標題樣 式這一步就可以省了。現(xiàn)在單擊Word窗口下狀態(tài)欄右側(cè)的“大綱視圖”圖標切換到“大綱視圖”。在“大綱”選項卡的“主控文檔”區(qū)域中單擊“顯示文檔”展開“主控文 檔”區(qū)域。 按Ctrl+A鍵選中全文，單擊“主控文檔”區(qū)域的“創(chuàng)建”圖標，即可把文檔拆分成6個子文檔，系統(tǒng)會將拆分開的6個子文檔內(nèi)容分別用框線圍起來(圖 1)。最后把文檔命名為“2010總結(jié)報告.DOCX”保存到一個單獨的文件夾(D:2010總結(jié)報告)后退出，保存時W

3、ord會同時在該文件夾中創(chuàng)建2010年度企業(yè)總結(jié)報告.DOCX、財務(wù)情況.DOCX、公司業(yè)績.DOCX等6個子文檔分別保存拆分的6部分內(nèi)容。自動拆分以設(shè)置了標題、標題1樣式的標題文字做為拆分點，并默認以首行標題作為子文檔名稱。若想自定義子文檔名，可在第一次保存主文檔前，雙擊 框線左上角的圖標打開子文檔，在打開的Word窗口中單擊“保存”即可自由命名保存子文檔。在保存主文檔后子文檔就不能再改名、移動了，否則主文檔會因找 不到子文檔而無法顯示。2.匯總修訂把“D:2010總結(jié)報告”文件夾下的6個子文檔按分工發(fā)給6個人進行編輯，記住交代他們不能改文件名。等大家編輯好各自的文檔發(fā)回后，我們再把這些文檔

4、復(fù)制粘貼到“D:2010總結(jié)報告”文件夾下覆蓋同名文件，即可完成匯總。現(xiàn)在打開主文檔“2010總結(jié)報告.DOCX”，你會看到文檔中只有幾行子文檔的地址鏈接(圖2)。我們得先切換到大綱視圖，在“大綱”選項卡 中單擊“展開子文檔”才能顯示各新子文檔內(nèi)容。現(xiàn)在的主文檔已經(jīng)是編輯匯總好的總結(jié)報告了，你可以直接在文檔中進行修改、批注，修改的內(nèi)容、修訂記錄和批 注都會同時保存到對應(yīng)子文檔中。主文檔修改完成后先保存一下，再把“D:2010總結(jié)報告”文件夾下的子文檔重新發(fā)回給對應(yīng)的人，大家就可以按修訂、批注內(nèi)容進行修改完善了。重復(fù)此步驟直到總結(jié)報告最終完成。3.轉(zhuǎn)成普通文檔總結(jié)報告完成后得交給老板審閱，考慮到

5、主文檔打開時不會自動顯示內(nèi)容且必須附上所有子文檔等問題，顯然不宜直接上交主文檔。因此我們還需要把編輯好的主文檔轉(zhuǎn)成一個普通文檔再上交老板審閱。打開主文檔“2010總結(jié)報告.DOCX”，在大綱視圖下單擊“大綱”選項卡中的“展開子文檔”以完整顯示所有子文檔內(nèi)容。再按Ctrl+A鍵 全選所有顯示的子文檔內(nèi)容，單擊“大綱”選項卡中的“顯示文檔”展開“主控文檔”區(qū)，單擊“取消鏈接”即可。最后單擊“Office”按鈕選擇“另存為 /Word文檔”，命名另存即可得到合并后的一般文檔。在此最好不要直接保存，畢竟原來的主文檔以后再編輯可能還用得到。事實上，在Word中單擊“插入”選項卡的“對象”選擇“文件中的文字”也可以快速合并多人分寫的文檔，操作還要簡單得多。我們之所以要