1、S A P 信 息 系 統 運 行 制 度1、總則第一條 為了加強信息系統的管理，確保信息數據的安全性和準確性，促進信息系統工 作持續健康的發展， 滿足領導決策信息和信息披露的需要， 根據公司相關管理制度， 結合管 理信息系統工作的特點，特制定本辦法。第二條 管理信息系統是指在公司管理工作中，運用通信技術、網絡技術、計算機技術 和現代信息技術而建設和運行的能對有關數據進行收集、 傳送、加工、處理、 存儲和管理的 各種系統的總和。第三條 管理信息系統工作的基本任務是：（一）研究制定管理信息系統發展規劃，并組織實施；（二）根據公司新的需求組織相關部門、人員對管理信息系統進行改進和完善；（三）制定管

2、理信息系統的管理辦法和規章制度；（四）組織制定管理信息系統操作規范，并組織實施；（五）組織應用信息系統人員的培訓工作；第四條 各部門應根據公司的各項規定、 標準和規范來開展本單位的管理信息系統工作。本規范既是保證系統正常運行的規范，也是考核各部門工作情況的重要依據。2、崗位及崗位責任隨著公司管理信息系統應用層次的不斷深化， 計算機應用在核算和管理方面無論在范圍 上還是在層次上都有了很大的發展， 為了使我公司信息化工作沿著健康嚴謹的軌道繼續鞏固 提高，確保此項工作的合法性、科學性、準確性、安全性，特制定如下管理信息系統的崗位 及崗位責任，各部門要根據實際情況進行設置并進行相應的考核。2.1.2.

3、1 各部門數據維護崗位要求數據維護員是系統中基礎數據的主要操作人員， 主要負責物料主文件， 部門，往來單位， 人員， 倉庫，物料與采購員的關系等數據的維護； 負責本單位系統操作人員的培訓及業務聯 系。經過培訓，此崗要求具備計算機操作的基本知識，熟練使用 OFFICE 辦公軟件。2.1.2.2 崗位職責a) 對即將進入系統的物料主文件， 必須嚴格按照軟件要求， 進行核實后， 在核對好物料主 文件的基本信息、物流屬性、生產屬性后錄入系統，并做好記錄；b) 核實需要進入系統的人員、部門、往來單位、倉庫等基礎信息并及時錄入系統，保證系 統的正常運行；c) 對保密性和安全性要求較高的貨源清單、 物料與采

4、購員關系等數據按照規定格式進行錄 入、維護；d) 各數據管理員必須對自己所維護的數據負責， 在系統中查詢、 修改自己負責維護的基礎 數據，對維護的數據做好文字記錄；2.1.2.3 崗位權限a) 數據管理員擁有自己的獨立帳號和密碼，只允許進入系統中相關維護數據的模塊和功 能；數據管理員必須對自己的帳號和密碼進行安全設置，做到各負其責；b) 數據管理員在系統只能看到本人負責的相關業務部門， 相關模塊，相關數據維護的界面， 只能看到本人擁有操作權限的模塊和功能；c) 數據管理員在系統中擁有管理和負責收集基礎數據的權限， 并對所維護的數據進行查詢 和修改；d) 數據管理員在系統中所維護的數據可以在系統

5、中打印， 也可以導出為電子格式， 但需要 填寫操作記錄；e) 遵循系統其它管理文檔針對權限分配的制度。f) 有查詢系統本單位的數據權限，并根據公司的有關制度，檢查數據的準確性；g) 有對本單位操作人員違反公司信息管理規章制度和系統規章管理制度的行為， 進行監督 的權利；h) 遵循公司其它關于系統管理的規章、制度。2.2 銷售崗位職責2.2.1 銷售崗位2.2.1.1 崗位要求商務是系統中銷售管理模塊的主要操作人員,主要負責銷售合同審核、銷售發貨單開具工作，業務單據錄入時必須做到數據準確、及時。此崗位要求具備計算機操作的基本知識， 熟練掌握系統的操作方法。2.2.1.2 崗位職責a）及時辦理物料

6、的銷售訂單業務，及時開制銷售提單。b）調整產品的銷售價格。2.2.1.3 崗位權限a）擁有自己的獨立帳號和密碼，只允許進入系統的銷售管理模塊及庫存管理模塊；銷售員 必須對自己的帳號和密碼進行安全設置，做到各負其責；b）在系統只能看到本人負責的相關業務部門和物料，只能看到本人擁有操作權限的模塊和功能；c）在系統有制作銷售訂單、銷售提單以及相應單據的查詢權限。d）在系統庫存管理模塊中具有查詢所負責的產品的庫存查詢權限。e）在系統中制作的單據和帳表，可以在系統中進行打印，也可以導出為電子文檔；f）遵循系統其它管理文檔針對權限分配的制度。2.2.1.4 業務操作a）銷售訂單：依據客戶或業務員提供的要貨

7、信息錄入訂單類型：普通訂單和緊急訂單； 業務類型：賒銷業務、退貨業務、換貨業務、調價業務、調貨業務、贈貨業務及現款提貨， 調賬業務（用于票退貨不退調貨業務的處理，請參看發票業務說明）。b）銷售提單：業務類型同訂單。1、必須參照訂單生成；2、錄入分錄時，庫存預留應選擇“預留”，同時選擇批號和貨位，選擇貨位時應從存量小的 開始選擇；3、控制點：1）信用控制：信用賬期和信用額度的控制，超額需要通過財務審核；2）發貨控制：質管部岀具成品放行單的產品，才能發貨。4、紅單（退貨、換貨、調貨及調價業務）必須參照原藍單生成。2.2.2 倉庫管理員崗位2.2.2.1 崗位要求倉庫管理員是系統中庫存管理模塊的主要

8、操作人員， 主要負責物料收發業務。 倉庫管理 在企業實際管理中業務復雜， 因此系統中倉庫管理人員需要了解企業實際業務流程， 并按照 流程在系統中體現， 及時進行系統數據的錄入， 做到數據的準確性和及時性。 此崗位要求具 備計算機操作的基本知識，熟悉系統庫存管理的業務流程，熟練掌握系統的操作方法。2.2.2.2 崗位職責a) 及時辦理物料的入庫業務，倉庫管理員在收到物料時，必須及時審查，及時在系統中辦 理物料的入庫業務。 為了保證系統的穩定運行， 各個部門倉庫管理員需了解不同的入庫業務 在系統中的操作方法， 制作單據。 不允許隨意更改單據類型和制作單據。 發現制作單據錯誤， 需及時更改；b) 倉

9、庫管理人員針對自己負責的庫房，需要對辦理物料入庫單進行系統庫存管理模塊的入 庫單記帳功能 ，原則為每天的單據在下班前必須記帳；c) 及時辦理物料的出庫業務，倉庫管理員在進行發料業務后，在系統中辦理物料的出庫業 務。為了保證系統的穩定運行， 各個部門倉庫管理員需了解不同的出庫業務在系統中的操作 方法，制作單據類型， 業務類別。 不允許隨意更改單據類型和制作單據。 發現制作單據錯誤， 需及時更改；d) 倉庫管理人員針對自己負責的庫房，需要對辦理物料出庫單進行系統庫存管理模塊的出 庫單記帳功能 ，原則為每天的單據在下班前必須記帳；e) 倉庫管理人員需對系統中自己制作的單據進行檢查，發現錯誤后，按照流

10、程進行修改；f) 倉庫管理人員按照系統提供的查詢帳表和單據的功能，為領導或相關人員提供查詢的數 據，打印或電子文檔進行呈報；g) 每月盤點后錄入盤點表，進行盈虧處理；h) 遵循公司其它針對系統管理的制度。2.2.2.3 崗位權限a) 倉庫管理員擁有自己的獨立帳號和密碼，只允許進入系統的庫存管理、采購管理和質量 管理 3 個模塊；倉庫管理人員必須對自己的帳號和密碼進行安全設置，做到各負其責；b) 倉庫管理人員在系統只能看到自己負責的倉庫和相關業務部門，只會看到自己擁有操作 的模塊和功能；c）倉庫管理員在系統擁有制作入庫單的權限，具體包括采購入庫單，生產入庫單、其他入 庫單，調撥移庫單，盤盈入庫單

11、；d）倉庫管理員在系統擁有制作出庫單的權限，具體包括銷售出庫單，生產領料單、其他出 庫單，調撥移庫單，盤虧出庫單；e）倉庫管理員在系統中擁有查詢庫存管理中帳表的權限，具體包括庫存余額的月報、日報、 出入庫單據的查詢、批次管理的查詢及收發存匯總表查詢等；f）倉庫管理員在系統中制作的單據和帳表，可以在系統中進行打印，也可以進行導出為電 子文檔；g）遵循系統其它管理文檔針對權限分配的制度。222.4業務操作a）業務類別業務類別類別編號說明錄入時間控制點1原料類采購入庫1原輔料、包裝類需要生成請驗單實際物料確認入庫后30分鐘內予以錄入采購退貨2實際物料出庫后30分鐘內予以錄入生產領料3實際物料出庫后3

12、0分鐘內予以錄入1、合格物料才能出庫；2、生產部領原輔料、 包裝物需帶班主管 審核；領備品備件需 設備管理員審核。車間退料4實際物料退庫后30分鐘內予以錄入質檢取樣領料5由質管部領取用于質檢取樣實際物料出庫后30分鐘內予以錄入的質檢取樣（車間領）26由車間領取用于質檢取樣 的，主要是印 刷箔實際物料出庫后30分鐘內予以錄入試車領用27用于測試物料是否與機器匹配實際物料出庫后30分鐘內予以錄入贈品入庫8收到的贈品，主要是備品備件類實際物料出庫后30分鐘內予以錄入贈品出庫9上述贈品的領用實際物料出庫后30分鐘內予以錄入設備設施維護32設備、公共設施更換配件的領取實際物料出庫后30分鐘內予以錄入設備

13、改造33應在備注中標明“設備名稱”實際物料出庫后30分鐘內予以錄入二期領料34實際物料出庫后30分鐘內予以錄入其它用品領用35實際物料出庫后30分鐘內予以錄入2、成品類生產入庫6待驗品入庫于每日的9點、12點、16點30分鐘內予以錄入1、須由帶班主管在系統中輸入請驗單，以便此處參照批號。銷售出庫17成品銷售出庫白班實際物料出庫 后30分鐘內予以錄 入，夜班出庫的于次 日9點前錄入1、發放成品放行單的成品系統才能出庫退貨入庫18成品退貨入庫收到相關單據30分鐘內予以錄入損耗出庫7成品返工凈損失收到返檢單后30分鐘內予以錄入失效報廢出庫10成品過有效期的報廢收到相關單據30分鐘內予以錄入生產不合格

14、報廢出庫11收到相關單據30分鐘內予以錄入退回品報廢出庫13退回品直接報廢出庫，用于異地銷毀收到報廢證明后30分鐘內予以錄入產品返檢入庫19合格品庫內的成品返檢收到返檢指令30分鐘內予以錄入產品返檢出庫20收到返檢單后30分鐘內予以錄入1、質管部需要審核才能出庫退回品返檢入庫23退貨品庫內的成品返檢收到返檢指令30分鐘內予以錄入退回品返檢出庫24收到返檢單后30分鐘內予以錄入樣品領用29收到領料單后30分鐘內予以錄入補漏液領用30收到領料單后30分鐘內予以錄入成品質管領用31收到領料單后30分鐘內予以錄入1、質管部需要審核才能出庫調撥入庫15物料由一個倉1庫調整到另*物料入庫前內予以錄入30分

15、鐘調撥出庫16丿牛調到力倉庫物料出庫前內予以錄入30分鐘223采購員崗位223.1崗位要求采購員是系統中采購管理模塊的主要操作人員， 主要負責物料采購業務，采購業務在企 業實際管理中極其重要，因此系統中采購員需要了解企業實際業務流程，并按照流程在系統中體現，及時進行系統數據的錄入，做到數據的準確性和及時性。此崗位要求具備計算機操 作的基本知識，熟悉系統采購管理模塊的業務流程，熟練掌握系統的操作方法。2.2.3.2崗位職責a）采購員收到供應商訂貨合同或訂貨協議12小時內在系統中錄入采購訂單；b）采購員需跟蹤采購訂單在系統中的執行情況，如物料的入庫或物料的在途；c）采購員收到采購發票12小時內錄入

16、系統，與入庫進行結算；d）采購員通過系統錄入付款單，并對審批通過的付款申請進行打印，報財務總監和總經理 審批；e）遵循公司其它針對系統管理的制度。2.2.3.3崗位權限針對采購部門，供應體系和配套體系的保密性，系統對采購員的權限設置，具體內容有:a）采購員擁有自己的獨立帳號和密碼，只允許進入系統的采購管理和庫存管理2個模塊；采購員必須對自己的帳號和密碼進行安全設置，做到各負其責；b）采購員在系統只能看到自己負責業務的采購訂單和采購入庫單，只能看到自己擁有操作的模塊和功能；c）采購員在系統擁有錄入和修改采購訂單的權限；d）采購員在系統中擁有查詢采購管理和庫存管理中帳表和單據的權限，具體包采購計劃

17、，采購訂單，采購入庫單，采購發票、采購付款單、采購訂單跟蹤等；e）采購員在系統中制作的單據和帳表，可以在系統中進行打印，也可導出為電子文檔；f）遵循系統其它管理文檔針對權限分配的制度。2.2.2.4 業務操作a腔制點1、付款單需要部門負責人、財務審核。b)注意1、費用發票應在錄入其對應物料發票之后；2、錄入本月發票時不能參照下月的入庫單，為避免上述情況在采購結賬后的5 日內不做發票。2.2.5品質崗位2.2.5.1 崗位要求 檢驗人員是系統中質量管理模塊的主要操作人員和負責人員，對成品請驗單進行審核， 對原輔料、 包裝物及成品岀具檢驗報告。 此崗位要求具備計算機操作的基本知識， 熟悉檢驗 業務

18、流程，熟練掌握系統的操作方法。2.2.5.2 崗位職責a) 對成品請驗單進行審核，發現的錯誤及時提醒錄入員修改；b) 將原料、包裝物及成品的檢驗結果錄入系統中，審核岀具檢驗報告；c) 對成品岀具成品放行單；d) 對成品返檢出庫及待驗狀況下的檢驗領用進行審核；e) 檢驗人員按照系統提供的查詢帳表和單據的功能，為領導或相關人員提供查詢的數據， 打印或電子文檔進行呈報；f) 遵循公司其它針對系統管理的制度。2.2.5.3 崗位權限系統對檢驗人員的權限設置，具體內容有：a) 檢驗人員擁有自己的獨立帳號和密碼， 只允許進入系統的質量管理和庫存管理 2 個模塊 ； 檢驗人員必須對自己的帳號和密碼進行安全設

19、置，做到各負其責；b) 檢驗人員在系統只能看到自己負責的質量和相關業務部門，只能看到自己擁有操作的模 塊和功能；c) 檢驗人員在系統中擁有對成品請驗單審核、其他出庫單審核的權限；d) 檢驗人員在系統中擁有岀具檢驗報告、成品放行單的權限；e) 檢驗人員在系統中擁有查詢請驗單、檢驗報告及成品放行單的權限；f) 檢驗人員在系統中擁有查詢質量管理中帳表的權限，具體包括物料供應商質量查詢、物 料檢驗結果統計、檢驗臺帳統計分析等。g) 檢驗人員在系統中制作和查詢的單據和帳表，可以在系統中進行打印，也可導出為電子 文檔。h) 遵循系統其它管理文檔針對權限分配的制度。2.2.6生產崗位2.2.6.1 崗位要求

20、生產人員是系統中生產管理模塊的主要操作人員和負責人員， 對生產訂單進行審核， 對 原輔料、包裝物及成品 BOM 進行核對。此崗位要求具備計算機操作的基本知識，熟悉檢驗 業務流程，熟練掌握系統的操作方法。2.2.6.2 崗位職責a) 對生產訂單進行審核，發現的錯誤及時提醒錄入員修改；b )將生產的成品的檢驗結果錄入系統中，審核檢驗單；c) 對系統倒沖錯誤岀具相應修改意見；2.2.6.3 崗位權限系統對檢驗人員的權限設置，具體內容有：a) 生產人員擁有自己的獨立帳號和密碼， 只允許進入系統的數據管理和庫存管理 2 個模塊 ； 必須對自己的帳號和密碼進行安全設置，做到各負其責；b) 只能看到自己擁有操作的模塊和功能；3、操作管理制度為了加強軟件的操作使用管理， 確保信息系統的正常運行及信息的全面、 準確與安全特 制定本制度。一、使用人員的操作權限：要嚴格系統管理員的授權權限， 必要時所有軟件操作員的操作權限清單要經過財務總監審核， 尤其是對于報表封存、 賬務月結、 記賬與取消記帳等重要的功能權限一定要詳細設置，應由專門人員或由會計主管親自負責。不得擅自修改一） 數據錄入員進行數據錄入操作時應嚴格按照憑證內容輸入數據。憑證數據