1、文件控制管理辦法1、 目的：有效管理公司內部文件幾記錄表單等文件編號具有唯一性、統一性、識別性、控制性，達到信息資料可追溯性、可延伸性的有效運轉.2、 適用范圍：適用于公司所有的內部管理文件幾外部文件。3、 一級文件：M質量手冊二級文件:P程序文件，H-Haccp規范文件三級文件：W部門管理制度、作業指導書、工藝流程、技術文件、檢驗標準書、技術圖紙等四級文件：R-記錄單、表單其他文件：通知、公告、合同4、 管理職責：1） 一級文件和二級文件的制訂/修改/廢止由總經辦負責，管控權限歸總經辦,行政人事部存檔。2） 三級文件和四級文件的制訂/修改/廢止由相關部門負責,管控權限歸總經辦，其中部門管理制

2、度歸行政人事部管控。3） 通知公告類的制訂/修改/廢止由行政人事部負責,管控權限歸行政人事部。4） 合同類文件的制訂/修改/廢止由相關部門負責，管控權限歸總經辦.5、 文件編碼：1） 新文件的編碼:所有編寫單位需要根據文件編碼規定對文件進行編號；必須準確描述文件的內容；文件必須有統一、唯一的編碼.2） 一級和二級文件的文件編碼:RT/-* 版本(版本號無需在文件名中體現)年份如2018流水號（填寫01/02/03) M/P/H瑞騰公司簡稱3） 三級文件的文件編碼：RT/W*-* 版本(版本號無需在文件名中體現）年份如2018部門縮寫代號+流水號舉例：公司行政人事部2018年編寫的人事管理制度第

3、A/0版本：即 RT/WXZ01-2018部門縮寫,填寫如下:部門采購品質生產技術財務銷售行政縮寫CGPZSCJSCWXSXZ4） 四級文件的文件編碼:RT/R*-* 版本（版本號無需在文件名中體現）部門縮寫代號+流水號舉例：公司行政人事部的一張員工入職簡歷表第第A/0版本：即 RT/RXZ01部門縮寫，填寫如下：部門采購品質生產技術財務銷售行政縮寫CGPZSCJSCWXSXZ5） 文件的版本號:文件的版本號無需在問題中體現,版本變更以數字0、1、2順序排列，版本A/0表示第一版,當版本變更3次后，若再做版本變更,則原文件編號為B/0開始。6） 頁數：以數字1、2、3順序排列，統一放在頁面的右

4、下角.7） 文件格式：文件每一頁必須包括文件名稱、文件編號、生效日期、版本號、頁數，文件首頁還必須包括編制、審核、核準及公司統一標識。6、 文件編寫、修訂、廢止1） 文件編寫：視實際需要由公司指定人員或部門負責人，以各類文件的標準格式依要求編寫，經部門負責人核準后,依職責規定上交總經辦核準后，由總經辦發行及控制（三級文件中部門管理制度交由行政部發行及控制）。2） 文件修訂:文件若不適合于現狀，需修改增訂,由提議部門填寫文件修訂、廢止申請表經部門經理核準后進行修改，修改后的文件，依職責規定上交總經辦核準后，由總經辦發行及控制(三級文件中部門管理制度交由行政部發行及控制）。3） 文件廢止：由提議部

5、門填寫文件修訂、廢止申請表依職責規定上報總經辦核準后，回收各相關文件交由總經辦廢止(三級文件中部門管理制度交由行政部發行及控制）；需做保留的，經職責規定核準后，在存檔文件上加蓋“保留"章方可保留。7、 文件的發放回收和標識:1） 文件的發放要求：由相應文件管控部門人員依需要填寫文件發放記錄表,經總經辦批準后,按發放范圍發放，文件發放人和領用人簽字確認，文件發放記錄表標明文件名稱、編號、版本、發放日期、對象、數量。發放修訂版本文件時應將作廢版本回收并記錄在文件發放記錄表上。2） 文件的標識：發放文件前必須對文件狀態進行標識，標識包括:文件發放正版、副本、文件保留、外來文件發行。以藍色標

6、識控制章為有效.8、 文件的存檔管理1） 現場使用的文件必須置于作業現場，非現場使用的文件及資料由各文件管控部指定專人集中保管,不得放入私人的文件柜內。2） 文件的使用部門當使用的文件破損、缺頁、字跡模糊嚴重影響使用時,應填寫文件補發申請單,依職責規定核準到管控部門辦理更換手續,交回破損文件，重新領發新文件，保管員將破損文件銷毀.9、 與質量有關的文件1） 凡是國家發布的與產品質量有關的文件及上級主管部門行業來文，有關政策、法令、法規，收到后統一移交到總經辦.2） 總經辦對收集到的文件進行識別，識別其應實施的部門、范圍、保存期限。3） 總經辦對收集到的文件，應按文件檔案管理的要求,并分發各部門。10、