1、 遼寧興源環保有限公司 合同檔案管理辦法2013-7-16發布 2013-7-16實施遼寧興源環保有限公司 發布9 合同檔案管理辦法前 言為規范公司合同管理，明確在合同制定、審批、履行和存檔等各環節中相關部門的職責以及工作流程，特制訂系列管理規范文件，本文件是為規范合同檔案管理的指導性和標準性文件。 本流程由總辦負責制定、解釋。本流程主要起草人：本流程主要審核人：本流程批準人：本流程首次發布日期：2013年7月16日本流程發送部門：公司各部門更改歷史版本更改日期更改說明（關鍵點、原因）編制審核批準1.02013年7月16日新建目 錄 1 目的32 適用范圍 33 職責34 合同的保管方法35

2、支持文件66 相關記錄6 1. 目的 作為公司合同管理規范的支持性文件，意在對公司的合同檔案管理做一般性規定。2. 適用范圍本規范除特別指明外，適用于公司中任何一方為簽約主體簽訂的涉及公司經營的所有合同。3. 職責3.1 總辦負責本規范的制訂、修改、指導、實施和監督。3.2 公司各部門保管人員和其他相關責任人員負責具體實施。4、 合同的保管方法：4.1 合同保管應遵循下列原則4.1.1 及時歸檔原則；4.1.2 完整保存原件原則；4.1.3 便于查找原則。4.2 合同保管的范圍：4.2.1 合同（包括附件）；4.2.2 合同審批表；4.2.3 合同訂立與履行過程中的所有書面材料。 上述材料（以

3、下統稱“合同” ）應妥善完整保存。4.3 合同保管部門4.3.1 公司業務部門在職權范圍內，對以本公司名義簽訂的合同原件進行保管。4.3.2 總辦負責對以本公司名義簽訂的合同的編號和原件的備份工作，因履行合同進行的款項結算而發生的單據由財務部負責保管。4.3.3 總辦以本公司名義對外簽訂合同時應當一式兩份及以上，總辦、財務部應各保留一份合同原件存檔，公司各相關部門各保留復印件一份，其他由合同其他當事人和政府部門持有（具體份數根據合同當事人和需要報批部門數目確定）。4.3.4 各職能部門以本公司名義對外簽訂合同時應當一式兩份及（含一式三份）以上，總辦、財務部應各保留一份合同原件存檔，相關部門各保

4、留復印件一份，其他由合同其他當事人和政府部門持有（具體份數根據合同當事人和需要報批部門數目確定）。4.4 合同的歸檔4.4.1 經辦人員對合同履行過程中的各種材料，除款項結算與收、付款等原因而必須提交合同其他當事人或者公司其他部門的材料外，所有材料應在合同履行過程中作為合同附件由職能部門合同經辦人交付總辦檔案管理員及時歸檔；各相關部門及人員可留復印件留檔，并在發生糾紛需要法律人員協助解決時，按要求將有關材料提交法律顧問或代理律師。4.4.2 與履行合同有關的材料必須提交給其他當事人且公司沒有備份的，經辦人員應保留影印件并按本條第一款的規定處理。4.4.3 總辦檔案管理員對成本管理中心報送的合同

5、進行分類、編號、登記，在進行形式審查后加蓋本公司公章或者合同專用章，保證存檔的合同內容完整，具體審查以下內容：A.合同各方當事人須簽字蓋章；B.合同規定的附件應齊全；C.屬于合同保管范圍的其他材料。4.4.4 各職能部門合同管理員負責對歸檔合同按照合同歸檔登記表的要求作好登記和歸檔工作。4.5 各職能部門應對合同進行合理分類和編號，有關規定參照公司合同分類編號規則執行。4.6 合同的使用登記4.6.1 合同在歸檔之后，凡調閱、復印的，應在檔案管理員處辦理登記手續；絕密級合同的調閱，須經總辦負責人與調閱者所在的經理簽字批準。涉及土地使用權出讓或者轉讓合同、房屋買賣合同以及其他與不動產有關的重大合

6、同等需經公司總經理簽字批準方可借閱。4.6.2 歸還被調閱的合同時，檔案管理員應當場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失，并予登記，由調閱者簽字確認；如合同有被損壞、涂改或缺失的情況，檔案管理員應及時登記并向總辦負責人作出書面匯報。4.7 合同的保管形式4.7.1 合同檔案保存形式為文本原件。4.7.2 為研究和借鑒需要，實現資源共享，對絕密級以外的合同應在保存文本原件的同時，由總辦檔案員負責以電子文檔形式存放，各職員根據所授權限訪問。4.8 合同的保管期限4.8.1 合同文本原件保管期限一般最短為合同實際履行終止后三年，但下列情形除外：A.土地使用權出讓或者轉讓合同、項目主體工程的設計、施工合同；

7、B.其他與不動產有關的重大合同，保管期限最短為土地使用權期滿后兩年；C.其他合同標的金額在10萬元以上的合同，保管期限最短為履行期滿后五年；4.8.2 與訴訟或仲裁案件有關的合同，應在訴訟或仲裁處理完畢（包括執行）后隨案卷一起保存。4.9 合同的保密4.9.1 各公司應根據合同的重要性，將不同性質和內容的合同劃分適當的密級。4.9.2 合同密級一般分為絕密、機密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領導和為正常經營管理而必須知悉合同內容的人員知悉；機密級合同僅限公司中層領導以上人員和為正常經營管理而必須知悉合同內容的人員知悉；其他合同為保密級，除為正常開展業務所需外，不得對外傳播。4.9.3 凡含

8、有公司商業秘密的合同應劃為機密級或絕密級；工程、采購等方面的標書及合同劃為絕密級。4.9.4 另有規定之前，合同的保密期限參照合同的保管期限執行。4.9.5 合同經辦人員、檔案管理員對合同的保密負責；所有有條件知悉合同內容的人員都應按密級要求對合同內容予以保密。4.9.6 經辦部門須在報送總辦的合同上加扉頁注明合同的密級。4.10 合同的銷毀 4.10.1 合同保管期限屆滿后，合同管理員負責辦理合同的銷毀報批手續。不同性質、內容的合同，按不同程序辦理銷毀報批手續：A.一般合同由檔案管理員列示清單，報總經理辦公室及合同經辦部門領導簽字批準銷毀；B.標的金額在10萬元以上的合同，須由法律顧問、經辦

9、部門、財務部、總經理會簽同意后始得銷毀。4.10.2 檔案管理員負責落實合同銷毀工作，法律人員、經辦部門代表和總辦代表（有款項收付內容的合同）共同監督合同的銷毀，保證未解密合同不在銷毀過程中泄密。5. 支持文件：5.1 合同管理規范5.2 合同的分類和編號規則5.3 合同標準文本制定及使用的規定6. 相關記錄6.1. 合同（協議）擬稿審批表6.2. 合同歸檔登記表合同（協議）擬稿審批表申報部門： 申報時間： 記錄編號：合同名稱甲方乙方丙方合同形式公司標準合同； 自擬合同 ； 對方擬稿經辦部門合同金額總價 _ ，單價 _期限約定付款約定單位選擇招投標；直接發包；其他方式，說明：需要說明的事項無，如有：經辦人： 部門負責人：法律顧問 律師：財務管理部 經理：相關部門 經理：總經理 簽名：校對欄校對人： 日期：備注提示：上述所列審核