1、有關檔案資料和保密工作管理方案一、總則1 、 為確保 * 有限公司 （ 以下簡稱公司 ）檔案中涉及的國家及工作秘密安全，根據 * 有限公司檔案工作管理規定與國家和上級有關規定，制定本細則。2 、 本細則適用于公司總部及下屬分、子公司檔案保密工作的管理。3 、檔案保密工作是指檔案在形成、移交、保管、借閱、鑒定、銷毀等環節過程中為維護國家秘密和工作秘密， 確保黨和國家利益不受損害的一項檔案管理工作。二、機構與職責4 、 技術質量部是公司檔案工作行政管理部門， 負責對檔案的形成、移交、保管、借閱、鑒定、銷毀等環節進行監督、檢查和業務指導。5 、檔案部門是公司檔案保密工作的歸口管理部門，其職責為：（

2、1）負責檔案在形成過程中的監督、檢查和業務指導；（ 2）做好檔案在移交、保管、借閱、鑒定、銷毀等環節中的保密工作。三、檔案保密管理6 、檔案形成過程中的保密工作（ 1） 檔案形成過程中預立卷部門對歸檔文件要及時確定密級和保管期限；（ 2）預立卷部門應對歸檔文件要進行登記并做好保管工作。7 、檔案移交過程中的保密工作歸檔文件的移交：預立卷部門應指派專人向檔案部門移交歸檔文件并辦理移交手續。8 、檔案保管過程中的保密工作庫房內絕密檔案應與非絕密檔案分開保管，要設保險專柜單獨放置絕密檔案，保險柜鑰匙由兩人分別保管，確保絕密檔案的安全。9 、檔案借閱過程中的保密工作（ 1）不得隨意簡化借閱手續和擅自擴

3、大借閱范圍。根據 * 有限公司汽車電子公司檔案借閱管理辦法 中規定的借閱權限， 辦理 相關手續；（ 2）確需查閱、借閱、復制檔案時，需填寫檔案借閱利用效果登記表，并辦理相關手續；文書檔案的原件：利用人需經部門領導審核、主管領導批準 后提供；其他門類檔案、資料的復制：利用人根據本職工作范圍， 經部門領導審核批準后提供；超越本專業、本職工作范圍的檔案、資料的復制：利用人需經部門領導審核，所涉及專業或只能歸口管理部門領導批準后提供；凡涉及知識產權的檔案資料，需經本部門領導審核，檔案形成法人代表人書面同意，檔案主管部門領導批準后提供；凡機密級檔案資料的提供需經檔案主管領導書面同意；（ 3）凡涉密檔案資

4、料未經批準嚴禁復制；凡絕密級檔案、資料，不提供復制；復制的涉密檔案、資料不得改變原件的密級和保密期限，應加蓋“檔案復制件，視同原件有效”章，視同原件登記管理，借閱者需按時歸還復制件。（ 4）借閱人員一律在閱覽室查閱檔案，不得進入檔案庫房；（ 5）因工作需要進入庫房的人員，應做好出入登記；10 、檔案的鑒定過程中的保密工作（ 1）根據上級有關規定，做好檔案的密級變更或解密工作；（ 2） 檔案部門應將檔案鑒定后密級變更的結果形成書面意見進行歸檔。11 、檔案的銷毀過程中的保密工作（ 1）經鑒定小組鑒定后的檔案，應有兩人以上（含兩人）實施銷毀工作，并由檔案部門組織實施，保密工作部門負責監銷；（ 2）

5、對需銷毀的檔案，應履行清點、登記手續、并由兩人（含兩人）核對簽字；（ 3）檔案的銷毀應到保密主管機關指定的地點進行。四、附則1 、本細則由公司檔案管理部門負責解釋。2 、本細則自公布之日起實施。一、檔案管理責任人職責第一條公司檔案管理員職責：建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、 歸檔時間及保管期限， 對公司檔案進行收集、 分類、 核對、密封和查閱審查及登記，指導、監督部門檔案管理工作，負責公司檔案室日常工作。第二條部門負責人檔案管理職責：指導、監督及考評部門檔案管理員做好本部門檔案管理工作。第三條部門檔案管理員職責：建立、健全部門檔案立卷歸檔，對本部門檔案進行收集、分類、核對、密封和查閱審查

6、及登記，根據工作需要將無須部門繼續保管的檔案及時移交公司檔案室。第四條特殊崗位檔案管理職責。1 、項目負責人檔案管理職責：編制、收集、保管項目開發階段的工作計劃、可行性報告、技術條件、設計方案、設計圖紙、試驗數據、軟件程序框圖、源程序、通信協議、元器件（型號、價格及供應商）等資料，項目完成后及時移交部門檔案管理員立卷歸檔。2 、 工程師檔案管理職責： 在項目負責人的指導下， 編制、 收集、保管項目開發階段的個人負責人的上款所列資料， 并據項目進展及時移交項目負責人。3 、 市場營銷人員檔案管理職責：購銷合同、 協議、 招投標資料、產品及配件供應記錄、 競爭對手等資料， 并適時移交部門檔案管理員

7、。4 、財務人員檔案管理職責：收集、保存掌握的財務計劃、原始憑證、帳本、各類財務統計報表、資產信息等資料，并適時移交部門檔案管理員。第五條其他員工須妥善保存自己所掌握的應立卷歸檔的資料，并及時移交部門檔案管理員。二、部門密級檔案范圍第六條工程部：開發合同、項目計劃、技術條件、設計方案、 試驗數據、生產工藝、機械及電氣圖紙、安裝調試數據、交驗資料、 軟件程序框圖、源程序、產品性能測試記錄、產品內置元器件清單及 價格、供應商資料、工程合同及造價等。第七條市場部：市場營銷規劃、購銷合同、協議、招投標資料、 產品及配件價格清單、客戶資料、售后服務資料、客戶及市場信息、 產品應用情況、產品及配件供應記錄

8、、競爭對手等資料。第八條品質部：公司質量管理體系文件、試驗數據、性能測試 數據、生產工藝、機械及電氣圖紙。第九條人事行政部：公司章程、股東權益及分配、發展規劃、 重要會議內容、決議、決定、法律文件；員工個人檔案、勞動合同、 人力規劃、薪資管理、績效考核；第十條財務部：財務計劃、原始憑證、帳本、各類財務統計報 表、資產信息；第十一條采購部：采購器件型號及價格、外協加工成本、供貨 渠道、供應商資料等。第十二條其它需保密的資料由部門主管以上人員確定。三、密級檔案分類第十三條絕密檔案：公司章程、股東權益及分配、重要會議內 容、重大經營決策、規劃、方針和各類涉密數據；其他的重大經營管 理的文件材料等。第

9、十四條機密檔案：薪資管理、財務計劃、財務帳本、各類財務統計報表、資產信息、設計方案、核心電氣圖紙、源程序、通信協 議。第十五條秘密檔案：開發合同、項目計劃、技術條件、試驗數 據、生產工藝、機械及電氣圖紙、軟件程序框圖、性能測試數據；安 裝調試數據、交驗資料、工程合同及造價；市場營銷、購銷合同、協 議、招投標資料、產品內置元器件清單及價格、配件價格、客戶資料、 售后服務資料、客戶及市場信息、產品應用情況、產品及配件供應記 錄、競爭對手資料；公司質量管理體系文件、檢驗數據；人事資料、 勞動合同、人力規劃、績效考核、原始憑證、采購器件型號及價格、 外協加工成本、供貨渠道、供應商資料等。第十六條立卷歸

10、檔時，秘密檔案由公司檔案管理員或部門負責 人簽字確認，機密檔案由主管部門的副總經理簽字確認， 絕密檔案由 總經理簽字確認。四、保密注意事項第十七條嚴禁不按規定歸檔或不及時、按期移交檔案資料。掌 握了應立卷歸檔的員工在移交檔案時，除確因工作需要并經第十七條 的規定獲得批準后，不得留底。第十八條只有確因工作需要使用密級檔案的員工可到相關檔案 管理員處查閱。使用絕密檔案須經總經理批準，使用機密檔案須經總 經理或主管部門的副總經理批準，使用秘密檔案須經公司檔案管理員 或部門負責人批準。因法定事由向外提供絕密檔案和機密檔案須經總經理批準， 提供秘密檔案須經所屬部門主管的副總經理批準。 作用尚未立卷歸檔的

11、密級資料， 參照本條獲得批準后， 到因工作職責掌握相關資料的人員處查閱。使用密級檔案后任何人不得留底。第十九條非密級檔案對內部員工開放，無特殊原因原則上對外不開放。第二十條密級文件的制作、傳遞、復制、摘抄、保存和銷毀，由檔案管理員經批準后任何人不得留底。第二十一條收發、傳送、外出攜帶密級文件由指定人員擔任， 外出攜帶機密文件須采取必要的安全措施。 第二十二條嚴禁擅自提供、 抄錄、 公布、 外傳、 出賣、 涂改、偽造、銷毀檔案等行為。第二十三條絕密文件和機密文件應妥善保存在保險柜中，秘密檔案應放在文件柜中并加鎖。第二十四條會議成其他活動內容屬于保密的，主持部門應采取以下措施：1 、選取適當的會議

12、場所。2 、根據工作需要，指定參加會議人中員的范圍。3 、確定會議內容傳達范圍。第二十五條涉及密級資料的電腦使用人應對系統及文件進行保密設置， 密級資料不得共享， 拷入別人電腦打印的密級資料在打印后不得留存。第二十六條在用戶計算機上完成程序調試后，應備份源代碼并將源代碼從用戶計算機上刪除。第二十七條嚴格控制文件的拷貝及發放，切實做好文件發放的登記。第二十八條員工離職應妥善辦理保密事項。第二十九條公司內外，嚴禁隨意丟放密級資料，打印成復印后 應將密級資料全部帶走。第三十條特別注意在外出、私人交往、通訊、公共場所保守公司秘密，不在任何場合向無關人員透露自己所知悉或掌握的公司秘密。第三十一條在發現公

13、司秘密可能泄露或已經泄露時，每位員工均須采取緊急措施并及時上報。五、責任第三十二條泄密責任和法律措施依照原制定的保密制度中 條款執行。六、工作檢查、考核及培訓第三十三條公司檔案管理員每年至少組織進行一次立卷歸檔清理工作，每月抽查部門檔案的立卷歸檔及保密工作。 部門負責人隨時 檢查本部門檔案的立卷歸檔及保密工作。第三十四條檢查結果列入對部門及部門員工的考核項。第三十五條公司檔案管理員每年應至少進行一次檔案及保密知 識的宣傳和培訓。第三十六條本制度與原保密協議同時執行，公司人事行政部負 責解釋和修改，本規定自頒發之日起施行。人事行政部20XX 年 4 月 1 日一、總則第一條：為了完整、系統地保存

14、本公司在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案， 提高歸檔文件材料的質量， 以適用公司領導決策科學化和公司各項工作的需要， 為公司積累門類齊全、 結構合理的檔案史料，特擬訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負責與歸口管理第二條： 本公司的檔案管理為 “兩級分工管理制” 即公司為 “一級管理”由綜合部部門負責；各職能部門為“二級管理”，由各部門自行負責。第三條：鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大，因此必須分工歸口管理，具體分工管理如下：1 、公司一級管理歸檔范圍：（ 1）部門（含部門）以上的各種計劃、方案、規劃。（ 2）部門（含部

15、門）以上的各種總結、報告。（ 3）部門（含部門）以上的各種重要通知、通報。（ 4）部門（含部門）以上的各種文件、紀要、大事記。（ 5）各種協議書、合同書。6）各種工程圖紙底圖。（ 7）各種設備檔案及說明書。（ 8）各類工程檢測、鑒定報告。（ 9）公司財務部、公司年初財務預算報告及年終財務報告。（ 10）公司各種審計報告、資產評估報告。（ 11）公司各種管理規章制度。（ 12）公司各種注冊、登記證件、政府批文。（ 13）公司各種法律、公證文件。（ 14）公司各部門經理人事檔案（其余員工的人事檔案由人事 主任保管）。（ 15）有董事會成員總經理參加的重大奠基、慶典、新聞發布 會等儀式和社會活動的圖

16、片資料及電視資料片。（ 16）公司發展大事記。（ 17）公司總經理親自起草或修改的重要文稿。（ 18）公司通訊。2 、部門二級檔案管理歸檔范圍：（ 1）公司、部門及職員的各種計劃、方案、規劃。（ 2）公司、部門及職員的各種總結、報告。（ 3）公司、部門及職員的各種重要通知、通報。（ 4）公司、部門及職員的各種文件、紀要、大事記。（ 5）公司的各種管理制度。（ 6）其它各種職能業務性文件資料等。三、公司檔案分類表第四條：注：編號解釋說明，（公司）（類別）（年份）（細目名稱）（月）（日）（編號）四、檔案的保管工作第五條：檔案的保管工作必須按規范進行科學管理。其程序如下：（一）歸檔程序：第六條：歸檔

17、的文件資料，必須根據其性質區別密級（秘密、機密、絕密）和保管年限（短期、長期、永久）進行分類立卷。第七條：必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。（一）凡屬公司一級管理的檔案（ 1）借閱一般檔案資料由綜合部部長批準。（ 2）借閱秘密檔案資料由總經理助理批準。（ 3）借閱機密檔案資料由副總經理批準。（ 4）借閱絕密檔案資料由總經理批準。（二）凡屬部門二級管理的檔案（ 1）借閱一般檔案資料由部門文員辦理。（ 2）借閱秘密檔案資料由部門負責人批準。（ 3）借閱機密檔案資料由總經理助理批準。（ 4）借閱絕密檔案資料由副總經理批準。（三）凡借出或歸還都必須健全登記和注銷手續。第八條：對已失去作用或已超

18、過保管期限的檔案資料經綜合部部長鑒定后，副總經理審核，總經理批準，并進行登記后予以銷毀。第九條：檔案管理部門必須做好經常性的防潮、防曬、防蟲、 防鼠、防火、防盜等維護性工作。第十條：檔案管理員應建立借（查）閱登記本，按文件名、借 （查）閱日期、歸還日期等內容填寫，并由借（查）閱人簽名。第十一條：檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內容，發現問 題應及時上報人事行政部經理，重要問題應及時上報總經理。第十二條：要妥善保管檔案，謹防丟失，不得隨意轉借，或替 當事人涂改內容。第十三條：檔案柜鑰匙不得隨身攜帶，應妥善保管。第十四條：對檔案、文件的機密內容，保管人員要做到守口如 瓶，嚴守職責，不得傳播或泄露內容。第十五條：檔案管理員要經常清理檔案柜衛生，要做到不堆放、 不雜亂，整潔有序，醒目易找。五、借閱人