1、秘書基礎課件：秘書基礎第三章教學建議第三章辦公室事務管理3.1 辦公環(huán)境管理（ 4 課時）活動一：案例提問參考答案：1. 麗華貿易公司的辦公環(huán)境存在泄密、安全隱患以及不整潔等方面的問題。2. 優(yōu)化辦公環(huán)境，應該做到：重要的文件不能放于公用電腦，要有強烈的保密意識，使用完公用的電腦后，應及時將重要文件刪除或設置密碼保存。保證辦公室的財物安全，存放現(xiàn)金的抽屜要隨時上鎖，做到人離即鎖門。注意辦公設備及操作中的隱患。電源插線板應放在較隱蔽的位置或者固定在一個安全的位置，否則容易引起短路。電源線與電話線應鋪設在人員少經過的地方。過期的文件、資料經及公用的資料，應及時進行清理存放，并根據(jù)其內容和重要程度分

2、別放置，以節(jié)省空間和便于日后更快地查閱。及時清潔、維護電腦、打印機等辦公設備，減少設備損 害。打印紙應放在一個固定而稍隱蔽的地方，保持整潔。活動二：教師授課，講解書上知識活動三：學習檢查練一練活動四：做一做參照書本“圖 3-2 合理的辦公室布局”，利用課室模擬布局辦公室。習題答案 ：【練一練】1 . 填空題。利于溝通 、協(xié)調舒適 左前方直線對稱、工作程序 酒精棉2 判斷題。請判斷以下哪些是辦公室常見的安全隱患，直接在括號處打。(1) () (2)(，)(3) ( V )(4)()(5)(，)3.2 辦公室接待工作( 10課時)第 3 頁 共 14 頁活動一 ：案例提問參考答案：1. 在接待客人

3、時，譚紅應注意如下一些禮：當有客人到來的時，見到客人后應禮貌地起身相迎，并熱情地向客人問好；雙方介紹后，譚秘書禮貌地稱呼對方每一個人，并妥善引導客人前往會議室。引導客人時，自己應走在客人的左前方，相隔1 米左右，體現(xiàn)以右為尊、為上的原則。客人到會議室后，應為賓主雙方進行介紹。不論是有約接待還是無約接待，秘書都應保持適度的禮貌與熱情，既要友好誠懇地接待上司愿意見到的來賓，又要有禮有節(jié)地為上司“擋駕”。2. 為確保不打擾總經理和自己的正常工作，譚紅應合理安排時間，把既重要又緊急的事情優(yōu)先完成：第一另派人去取文件；第二對于突然闖入的無約人員，先行阻攔，然后轉交其他秘書去處理，自己立刻去準備下午的會議

4、。活動二：教師授課，講解書上知識活動三：學習檢查練一練活動四：做一做1. 設置情景，模擬麗華公司秘書用“日常接待要領”接待客人。第 9 頁 共 14 頁2. 設置情景，模擬麗華公司總經理與秘書等三人接待硯都公司總經理等三位客人。3. 設置情景模擬雙排五座轎車的座次安排。習題答案 ：【練一練】一、選擇題（ 不定項 ）1 . （A.C.D）2 .（ C ）3 .（ A ）4 .（ B.D ）二、判斷題1. （X）2. （，）3. （X）4. （X）想一想：鞠躬背后的涵義是什么呢？參考答案：作為秘書，對客戶除了必要的當面禮貌服務，還要“背后鞠躬”，這既是對客人熱情歡迎的禮貌，也是為讓是周圍客人對秘書

5、的服務留下深刻印象，為企業(yè)贏得潛在的客戶。3.3 辦公室電話接打（ 4 課時）參考答案：1. 案例中譚紅共接聽了五次電話，下面對她的錯誤分別進行分析：第一次接聽電話時的錯誤：匆忙接聽電話，沒有禮貌的問候語。譚紅一聽到電話鈴響就匆忙拿起話筒，沒有給自己留下一點做準備的時間。第一句話不是說出本單位的名稱，而是“喂，你找誰”，顯得非常不禮貌，所以令對方生氣地掛斷了電話。第二次接聽電話時的錯誤：沒問清楚對方是什么人，找王總有什么事情，并立刻把電話轉給王總。譚紅未經詢問就將電話轉給王總，既造成了尷尬的情形，又浪費了上司的時間，令上司十分不高興。如果打來電話的人與企業(yè)不相關，秘書應為領導“擋駕”第三次接聽

6、電話時的錯誤：未征得本人同意，將林副總的手機號碼告訴對方。手機號碼是個人信息的一部分，應該受到隱私權的保護。如果對方有特別緊急的事情，可以請他留下電話，與林副總聯(lián)系后，再給對方回復。第四次接聽電話時的錯誤：沒問清楚對方有什么事，因王總不在就簡單地掛斷電話。譚紅簡單地掛斷電話可能會耽誤重要的事，這在后來的與王總的對話中證實了。電話中“我這會兒還有別的事情”，會讓對方感覺自己被怠慢，十分不禮貌。第五次接聽電話時的錯誤：對于一個打錯的了電話用“打錯了”來簡單敷衍。譚紅這樣既顯得自己沒涵養(yǎng)，也對企業(yè)形象不利。如果禮貌，并且告訴對方本企業(yè)的全名，甚至可以捎帶介紹一下本企業(yè)，為企業(yè)贏得潛在的客戶。2. 接

7、聽電話時應注意的問題。對于秘書來說，接聽電話時不僅要有禮貌，耐心地搞清楚對方的意圖，還要養(yǎng)成記錄電話內容的好習慣。要記錄來電時間、來電人、來電內容、是否需要回復及處理意見等。活動二：教師授課，講解書上知識活動三：學習檢查練一練活動四：做一做設置情景，模擬秘書接打電話。習題答案 ：【練一練】(DC B(3)D2. 判斷題 X)X(3)X3.4 值班事務( 2 課時)參考答案：1 .譚紅違返了值班工作制度中的崗位責任制度，在值班時撤離崗位，險些造成嚴重后果，理應受到處罰。2 . 值班工作制度包括崗位責任制度、領導干部帶班制度、請求和報告制度、交接班制度、保密制度。活動二：教師授課，講解書上知識活動

8、三：學習檢查練一練活動四：做一做模擬值班時來電、電訪的接待并做記錄。習題答案 ：【練一練】1. 不定項選擇題(DABCD(2)ABCD (3)AB (4)ACD2. 判斷題X X X ，X3. 5 印信管理活動一 ：案例提問參考答案：公章是一種權力的象征，代表該單位的正式署名。公章的使用各單位都有嚴格的規(guī)定，必須根據(jù)審批權限經有關領導審核批準后，公章管理人員才能用印。“領導的旨意”口說無憑，必須辦理書面的用印審批手續(xù)交公章管理人員查看，由經辦人認真填寫用印審批單，根據(jù)審批權限報有關領導審批，公章管理人員根據(jù)審批情況確認能否用印。活動二：教師授課，講解書上知識活動三：學習檢查 練一練填空題參考答

9、案： 印章、介紹信 法定性、權威性、效用性 對外聯(lián)系工作中，行使職權用印審批手續(xù) 委托他人代管 交接介紹、證明 存根、虛線正中 活動四：想一想1 你認為印信管理最主要的要堅持什么原則？參考答案：印信管理最主要的是要堅持“專人保管，確保安全，規(guī)范管理，嚴格審批手續(xù)”的原則。3.6 辦公用品管理活動一 ：案例提問參考答案：小邱的要求不合理，辦公用品發(fā)放要嚴格按照領用審批制度進行。但由于事情是臨時決定的，時間緊，應采用靈活辦法處理。可采用先口頭請示審批，事后再補書面手續(xù)的方法。由小邱填寫物品領用單，并口頭請示經理及相關領導同意，管理辦公用品的人員譚紅也口頭向有關領導確認同意后，適時按量發(fā)放，第二天小

10、邱及時補交書面審批單。活動二 ：教師授課，講解書上知識活動三：學習檢查練一練判斷題參考答案：第 11 頁 共 14 頁活動四：做一做1 請?zhí)顚懸环菸锲奉I用單3.7 零用現(xiàn)金管理（ 2 課時）活動一 ：案例分析：總經理辦公室主任助理劉伶在費用報銷上正確嗎？參考答案：在費用報銷上市正確的。活動二：知識講解：零用現(xiàn)金的管理活動三：學習交流：單據(jù)填寫及粘貼方法活動四：知識講解：公務費用的報銷活動五：討論交流： 1 、認識報銷單2、以下是公務活動費用的所有憑證，分析是否符合報銷的要求活動六：學習檢查：練一練習題答案 ：3.7 練一練1B 2D 3CD 4B 5BD 6ABD 7ABCD1、X2、X 3、

11、，4、X 5、，6、X 7、，8、，3.8 辦公時間管理解決主要問題、主要項目每月、每日工作完成情況、工作備忘活動四：做一做1 請根據(jù)自己的實際情況，制作各類時間表。3.9 辦公室信息工作（ 2 課時）活動一：暢所欲言為什么說當今社會是信息社會?活動二：PPT課件播放3.9.1 信息工作的內容與要求活動一：案例提問參考答案：網絡、旅游雜志、公司資料等。活動二：教師授課，講解書上知識3.9.2 信息工作的程序活動一：討論交流1 信息收集時可以選擇哪些渠道?2 面對大量信息, 如何篩選？活動二：教師授課，講解書上知識3.9.3 信息保密工作活動一：討論交流活動二 ：教師授課，講解書上知識活動三：練

12、一練信息工作的涵義是（指對人類社會信息活動的各種相關因素進行科學的計劃組織控制和協(xié)調，以實現(xiàn)信息資源的合理開發(fā)與有效利用的過程。信息工作的要求包括（準確性）、（及時性）、（全面性）、（適用性）。信息收集的內容包括（內部信息）、（上級信息）、（平行信息）、（社會信息）、（國際信息）。信息加工的涵義是（對信息從總體上進行系統(tǒng)的歸納、整理，分析研究，綜合處理，或者從中找出重要課題進行調查研究，最后形成比較系統(tǒng)、比較豐富的信息）。信息傳遞的要求是 （迅速、準確、保密）。信息貯存的程序包括（登記3.10 辦公室車輛管理.（V）9. （，）10. （x ）11. （ V）12. （ x）（二）不定項選題1

13、. （A.B.D）1. 秘書的”秘”字如何理解?第 15 頁 共 14 頁2. ( B )3. (A.C.D )4. ( A.C.D)二、能力分析題1.安全隱患記錄及處理表序號 時間 地點 發(fā)現(xiàn)的隱患造成隱患的原因 隱患的危害和后果處理人 措施 13 月 4 日 辦公室辦公桌之間的電話線、計算機接線交叉拖曳 線路沒埋藏 容易絆倒人或造成電線短路小張 把線整理好并埋在地毯下 23 月 11 日 安全通道 本樓層“安全出口”的標識掉落 安裝不牢固沒有指示，可能造成人物、財產等損失小張 重新安好標識 33 月 15 日 辦公室 同事用手去拽復印機卡住的紙 不懂正常操作辦公設備設備損壞 小張 教會正常操作方法43 月 16 日 研發(fā)部 貨物堆在消火栓窗口前 送貨指引不清晰 發(fā)生火災時影響救援行動 小張指引送貨人安放貨物并貼出告示53 月 16 日研發(fā)部 靠窗的一排計算機屏幕耀眼 無窗簾遮陽有損眼睛健康行政主管 安裝窗簾2. ( A )3. ( C )不合適的有A、B、D項，理由如下：A 項：印章保管要確保安全，必須放在保險箱等安全可靠的地方，不得隨便亂放。用印時隨用隨取，用后及時收回鎖好。放在辦公桌的抽屜里顯然不安全。B 項：如需攜公章外出，必須經單位負責人批準方可帶出，帶出時要妥善存放確保安全。丁娜錯在：第一，沒有報