1、辦公室管理制度南京理工大學(xué)無錫研究院二零一一年 第一章 總則 辦公室是公司的綜合性、服務(wù)性、行政事務(wù)性部門，辦公室工作好壞體現(xiàn)全公司的工作面貌和業(yè)務(wù)水平。為完善公司的行政管理制度，提高行政管理水平和工作效率，維護(hù)公司良好形象，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。 第二章 辦公禮儀規(guī)范第一條 儀表上，公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方；具體要求如下： 1、頭發(fā)：職員頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔；男性職員頭發(fā)不宜過長。 2、指甲：職員指甲不能太長，應(yīng)經(jīng)常注意修剪；女性職員涂指甲油應(yīng)盡量用淡色。 3、胡須：男性職員胡須不宜留長，應(yīng)注意經(jīng)常修剪。 4、女性職員化妝應(yīng)盡量給人以清新健康的印象，不能濃

2、妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水。第二條 態(tài)度上，在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合，應(yīng)注釋對(duì)方，微笑應(yīng)答； 第三條 用語上，工作期間使用普通話交流、用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩； 第四條 現(xiàn)場(chǎng)接待上，遇有客人進(jìn)入公司辦公區(qū)時(shí)，應(yīng)禮貌問訊具體事宜，轉(zhuǎn)告相關(guān)部門負(fù)責(zé)接待； 第五條 電話接聽上，接聽電話應(yīng)及時(shí)，如受話人在忙碌不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話私聊。 第六條 因個(gè)人原因影響公司形象者，將給予警告和罰款。 第三章 辦公秩序第一條 工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。 第二條 職員應(yīng)在每

3、天的工作時(shí)間開始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。 第三條 各部門下班前做好部門安全檢查（將水電等開關(guān)關(guān)閉、窗戶關(guān)閉等）和衛(wèi)生檢查，辦公室臨近的公共區(qū)域的安全和衛(wèi)生有臨近部門負(fù)責(zé)。 第四條 發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時(shí)，員工應(yīng)立即向辦公室報(bào)修，以便及時(shí)解決問題。 第五條 辦公區(qū)域禁止吸煙，吸煙應(yīng)到規(guī)定的區(qū)域或者衛(wèi)生間、戶外等。第六條 辦公室人員外出，請(qǐng)根據(jù)人力資源部門相關(guān)管理規(guī)定填寫相關(guān)的外出登記單。 第七條 不準(zhǔn)用公司電話打私人電話，不準(zhǔn)占用本部電話談?wù)撆c工作無關(guān)的事。 第八條 愛護(hù)辦公室的各項(xiàng)設(shè)施，隨時(shí)保持辦公室干凈、

4、整潔、營造一個(gè)良好的工作環(huán)境。 第四章 辦公室物資管理第一條 為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。 第二條 物資分類 1.公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、實(shí)物資產(chǎn)。 2.低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水、訂書機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾等。 3.管制品：電話、計(jì)算器等。 4.實(shí)物資產(chǎn)：如：空調(diào)、電腦機(jī)、打印機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)等。 第三條 辦公用品采購 詳見辦公用品采購制度 第五章 辦公用品領(lǐng)用和借用規(guī)定第一條 辦公物品的領(lǐng)用，分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管的物品，“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用的物品。對(duì)“部

5、門領(lǐng)用”的物品，各部門應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)，其他人不得隨意領(lǐng)取。原則上一月統(tǒng)一領(lǐng)用一次。第二條 新入職員工一次性領(lǐng)用所需的辦公用品。員工領(lǐng)用辦公物品超過500元標(biāo)準(zhǔn)的，需填寫領(lǐng)用申請(qǐng)單，由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后方可領(lǐng)取。 第三條 辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。第四條 所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)。第五條 辦公用品建立個(gè)人臺(tái)帳，對(duì)低值易耗品建立部門及個(gè)人認(rèn)領(lǐng)臺(tái)帳。第六條 凡借用公司辦公物品，需填寫物資借用單，并由部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可，。第七條 借用物資超時(shí)未還的，辦公室有責(zé)任督促歸還 第八條 借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償 第九條 人員離職時(shí)，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手

6、續(xù)，所有應(yīng)歸物品歸還完畢后，人力資源部方可為其辦理離職手續(xù)。 第六章 宣傳品使用規(guī)定第一條 公司宣傳品（包括統(tǒng)一印制帶有公司形象的一般業(yè)務(wù)資料、手提袋、文件夾、信封、光盤等）由管理部統(tǒng)一訂購。在使用前應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)單，在分發(fā)時(shí)應(yīng)注意節(jié)約，不得將公司宣傳品私自占為己有或挪作他用。第二條 公司名片由辦公室按照學(xué)校固定格式統(tǒng)一印制，印制前須填寫名片印制申請(qǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后方可印刷和使用。任何部門或個(gè)人不得擅自印刷或使用未經(jīng)公司批準(zhǔn)的名片。 第七章 傳真使用管理辦法第一條 使用范圍 本辦法適用于研究院內(nèi)使用傳真機(jī)的各種情況，使用范圍包括本地、國內(nèi)、國際傳真。 第二條 傳真的接收管理 1.傳真件的

7、接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi)，由前臺(tái)統(tǒng)一接收。 2.傳真件接收后，填寫收件登記簿，并及時(shí)分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務(wù)的原件在辦公室留檔。 3.公司傳真機(jī)在上班期間應(yīng)保持開機(jī)狀態(tài)，方便收發(fā)傳真。 第八章 辦公室文件收發(fā)規(guī)定第一條 屬辦公室文件由辦公室擬稿，文件形成后，有辦公室主任審核，再送院領(lǐng)導(dǎo)審核和簽發(fā)；屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)，屬黨內(nèi)的由黨支部擬稿并由黨支部書記簽發(fā)；屬業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管經(jīng)理或者總監(jiān)/副總審核和簽發(fā)。屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。第二條 已簽發(fā)的文件原稿由辦公室專人負(fù)責(zé)歸檔，對(duì)于保密，相關(guān)文件的借閱

8、請(qǐng)按照文件管理制度執(zhí)行。第三條 學(xué)校和產(chǎn)學(xué)研基地管理辦公室印發(fā)的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚。秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。第四條 市、區(qū)、開發(fā)區(qū)等外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，做好登記，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。第五條 文件閱辦部門或個(gè)人對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說明原因。 第九章 辦公室文印管理規(guī)定第一條 公司及部門文印使用在合同、出臺(tái)的相關(guān)文件、制度及通知等方面，不得隨意亂用。第二條 使用

9、文印時(shí)需登記，填寫用印申請(qǐng)單，如需攜帶文印外出辦公的，最好有另一人陪同完成工作。第三條 所有文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng) 。第四條 因使用文印不當(dāng)，造成公司經(jīng)濟(jì)利益或者名譽(yù)受損的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。 第十章 工作餐管理第一條 用餐辦法公司在工作日為每位員工提供標(biāo)準(zhǔn)為9元的工作午餐一頓，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)購買，辦公室以周為難為發(fā)放給每月員工。第二條 用餐時(shí)間根據(jù)園區(qū)用餐時(shí)間，午餐時(shí)間為11：00起，各部門根據(jù)自身工作情況選擇合適的用餐時(shí)間，但不得早于園區(qū)正常的用餐時(shí)間。理部人員負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理用餐場(chǎng)所的整潔。 第十一章 會(huì)議制度第一條 各類會(huì)議由領(lǐng)導(dǎo)先通知辦公室，再由辦公

10、室通知相關(guān)部門和人員參加。第二條 參會(huì)時(shí)，不遲到、不早退；有病、有事不能出席會(huì)議者應(yīng)先向辦公室請(qǐng)假，辦公室統(tǒng)一報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意后方有效。第三條 會(huì)后參會(huì)人員做好會(huì)議室衛(wèi)生清潔工作。 第十二章 前臺(tái)工作規(guī)定第一條 前臺(tái)上班須著工作裝、不宜穿著怪異，化濃妝，佩戴不合適的首飾。第二條 接待來賓要禮貌大方，熱情周到，對(duì)來找高層領(lǐng)導(dǎo)的客人，要問清事先有無預(yù)約，并主動(dòng)通知被找領(lǐng)導(dǎo)；客人到領(lǐng)導(dǎo)辦公室后，應(yīng)主動(dòng)遞送茶水；客人離開后，應(yīng)及時(shí)收拾茶杯。第三條 會(huì)議室開會(huì)時(shí)，應(yīng)事先做好清潔工作，并主動(dòng)給參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)倒茶水。會(huì)議結(jié)束后，立即清理會(huì)議室。第四條 有外來參觀時(shí)，將參觀的辦公室門提前打開，并做好相關(guān)的接待禮儀工作。第五條 前臺(tái)接聽電話要做到接、轉(zhuǎn)迅速、準(zhǔn)確；話語簡煉、清晰，回話禮貌、耐