1、深圳一致藥業銷售業務需求分析目 錄1銷售業務處理31.1銷售業務處理31.1.1業務說明31.1.2流程圖31.1.3流程圖說明51.1.4單據說明61.1.5報表說明71.1.6崗位職責71.1.7崗位操作規范71.1.8特殊問題71.1.9配置說明81.2銷售退貨業務處理81.2.1銷售退貨業務處理81.2.2業務說明81.2.3流程圖81.2.4流程圖說明101.2.5單據說明101.2.6報表說明101.2.7崗位職責101.2.8崗位操作規范101.2.9特殊問題101.2.10配置說明101.3銷售業務專題分析111.3.1銷售價格體系111.3.2儲備藥品管理122回款管理122

2、.1回款管理122.1.1業務說明122.1.2流程圖122.1.3流程圖說明152.1.4單據說明152.1.5報表說明152.1.6崗位職責152.1.7崗位操作規范152.1.8特殊問題152.1.9配置說明163客戶關系管理173.1新增客戶業務流程173.1.1業務說明：173.1.2流程圖：173.1.3流程圖說明173.1.4單據說明183.1.5報表說明183.1.6崗位職責183.1.7崗位操作規范183.1.8可以簡化的業務流程183.1.9可能遇到的特殊問題183.1.10配置說明183.2信譽額度管理193.2.1業務說明：193.2.2流程圖：(略)203.2.3流程

3、圖說明203.2.4單據說明203.2.5報表說明203.2.6崗位職責203.2.7崗位操作規范203.2.8可以簡化的業務流程203.2.9可能遇到的特殊問題203.2.10配置說明204調價業務流程204.1.1業務說明：204.1.2流程圖：214.1.3流程圖說明214.1.4單據說明214.1.5報表說明224.1.6崗位職責224.1.7崗位操作規范224.1.8可以簡化的業務流程224.1.9可能遇到的特殊問題224.1.10配置說明225其他需求225.1儲備藥品管理225.1.1業務說明225.1.2系統處理235.2銷售業務235.3調價業務23深圳一致藥業銷售業務需求分

4、析1 銷售業務處理1.1 銷售業務處理1.1.1 業務說明銷售業務是流通企業的核心業務之一。企業的銷售業務員關注客戶商品銷售情況及庫存情況，在適當的時候向客戶建議購進商品；或者客戶在有需求的時候同業務員聯系，確定要采購的品種、數量及價格。業務員在確定銷售清單后報與配送中心銷售業務的操作人員（開票員）開銷售單，復核所開銷售單無誤后，確定銷售單。信息傳遞到財務人員，財務人員確認銷售，并形成對客戶應收帳款或做現收。在財務人員確認銷售后，庫房才能對此筆銷售進行配貨和發貨。這種業務開單財務記應收帳、商品帳倉庫發貨的過程，我們稱之為普通銷售的先結后配流程。在實際業務中企業可能與一些客戶需要簽定銷售合同。如

5、在系統中錄入銷售合同并確認已簽，在銷售開票過程中，開票員可以由銷售合同生成銷售單。銷售業務產生的應收帳款變化。根據業務實際情況，可能有現結或掛帳方式。 對于現結（即現款現貨），財務人員應在收到貨款時確認這筆銷售。而對于掛帳方式，財務人員確認銷售后，立即借記應收帳款。 1.1.2 流程圖1.1.3 流程圖說明銷售業務一般是由銷售開票開始，也可以由簽定銷售合同開始。如果由銷售合同開始，在銷售開票時可以由合同生成或勾對合同。銷售合同管理：如果和客戶簽定了銷售合同，在系統中錄入銷售合同。 合同中主要確定客戶、銷售的品種、數量、單價。 合同有未簽、已簽、執行、中止、完成等狀態。其中執行狀態的合同 可以供

6、銷售開票時選擇勾對。合同的數量被全部執行完后可以自 動完成，可人為中止合同。 銷售合同管理做為銷售業務中一個非必須環節，可以不使用。銷售開票： 銷售開票的主要工作是確定客戶、貨品、數量及價格，形成一個交易。 除了這些必要的信息外，系統可根據預先定義好的客戶屬性，在銷售 單上自動填上這些對后續流程有用的信息，如發票類型、運輸地點、 客戶對應的業務員、業務部門等。 在這個環節中，可以根據實際業務的特殊性加入一些銷售的檢查控制， 比如客戶的信譽額度控制、銷售價格控制。 價格體系。價格體系是企業銷售業務中的一項重要內容，所以應由企業制定出明確可行的價格體系再由系統實現。具體的控制方法及目前系統的解決能

7、力見后面特殊問題。 信譽額度控制。 對于掛帳交易的客戶，系統可以計算在開票當時的欠款額，可以與給這客戶預先設定的信譽額度進行比較并提示或控制開票。具體控制方法見后面特殊問題。 批號?，F在要求在銷售清單上明確打印批號及批號數量，并且應服從GSP的批號先進先出原則。系統在銷售開票時可以讓操作員看到以批號效期由前到后的同貨品的所有批號（包括失效期）及數量。由業務員確定選擇銷售哪個批號。在選擇批號時應注意，在遵從批號先進先出原則的同時，應盡量發一個批號。 出庫倉庫。由于企業在合并后的一段時間內會存在多個倉庫的情況，銷售開票時應只從一個倉庫（即保管帳）銷售，這樣便于倉庫為客戶一次發貨不會從多個地點出貨。

8、系統可以做相應的檢查及提示。 儲備藥品檢查。國家要求企業常備一定數量的儲備藥品，當銷售此類藥品時如出現儲備藥品數量低于標準數量時，可以做相應的記錄，以便使采購部門迅速進行采購。儲備藥品的管理也做專題分析。 銷售開票后要確定銷售單，作用是業務員確定這筆銷售，復核銷售品種、數量、價格是否正確。對于先結后配流程，在確定銷售單時系統內部自動生成臨時的銷售結算單。銷售結算單是傳遞給財務人員處理的。在保存銷售單時可以打印出銷售單（可稱為銷售復核單），作用一是對所開品種進行復核檢查。二是傳遞到財務人員，財務人員依銷售單找到相應的銷售結算單確認銷售。目前的情況是，銷售開票人員直接打印銷售清單，如果是需要給客戶

9、開普通發票，直接用銷售清單做為發票附件，財務結算收款員依據銷售清單的一聯開票。如果是開增值稅發票，要依據銷售清單打印增值稅發票及發票清單。所以銷售清單起到了銷售復核單的作用，可以不打印銷售復核單。 銷售結算管理： 財務人員依據收到的銷售清單查到相對應的銷售結算單。打印銷售清單或發票，確定銷售結算單。確定銷售結算單的目的在于從財務角度確認銷售業務，即記應收帳或收現款，記銷售商品帳；簽發庫房的配貨指令，即只有財務認可銷售（記應收、商品帳）倉庫才能開始配貨發貨。財務確定銷售結算單后，銷售業務完成。后面為倉庫配貨發貨流程和回款 流程。目前一致采用給客戶開發票清單和匯總發票的方式。發票清單的內容見單據說

10、明。在實際業務中，在一段比較短的時間內對同一客戶會有多筆銷售業務，每筆業務都開發票清單。為了節省發票，可以將多筆業務合起來開一張匯總發票，匯總發票的金額為這幾筆銷售的總金額。這種做法帶來一個問題：目前財務是以銷售發票做為記帳憑據的，如果將多天的銷售合在一起開發票，意味著有幾天的銷售不能在當天反映在財務的應收帳及銷售收入、銷售稅金上。所以這個需求是否可行，需要財務人員確認。1.1.4 單據說明 銷售清單數據項：銷售單號、銷售細單號 客戶名稱、編號 開票時間 商品名稱、規格、產地、單位、貨品GMP標志 銷售數量 批價、實價 單品金額 批號及效期、貨位 每頁合計金額 第幾頁/共幾頁現在為五聯：倉庫聯

11、：倉庫發貨、留存 隨貨同行聯：隨貨 顧客聯：交顧客 財務聯：公司財務記帳 制單聯：制單留存 普通發票匯總發票：客戶名稱、編號 開發票時間 合計金額 備注及摘要 增值稅發票及增值稅發票清單增值稅發票：由稅控機打印增值稅發票清單：（現在打印三聯） 增稅發票清單上是否打印批號？1.1.5 報表說明日銷售額報表（按品種分、按客戶、按業務員分）月銷售額報表（按品種分、按客戶、按業務員分）月利潤額報表（按品種分、按客戶、按業務員分）等1.1.6 崗位職責1.1.7 崗位操作規范1.1.8 特殊問題1 信譽額度控制由于實行分公司銷售方式，企業為需要控制信譽額度的制定統一額度（營業部制定），并在各分公司間分配

12、。同一客戶在各分公司控制各自的信譽額度，如不足將不能銷售，即使在別的分公司仍有信譽額度可用。 當客戶的信譽額度不足時，系統的處理有以下三種方式： 銷售單不能保存，不能繼續銷售； 銷售單可以保存，但不能確定；財務不能確認，庫房不能發貨；有兩種方式可以使用這筆銷售業務繼續下去：a)領導審批；b)營業部為這個客戶增加附加信譽額度經這兩種之一的處理后，可以重新確定銷售單。 銷售單可以保存，提示已超信譽額度，但不做其他控制，銷售業務可以繼續進行；2 銷價體系商品的銷售價格關系企業的銷售額和市場競爭，價格不僅對外要合理，對內部各分公司也要公平，還應考慮獨家代理品種的優惠等。這個題目可做為專題討論后再由系統

13、實現。后面對系統中的價格體系做介紹。3 銷售發票系統現在提供四種打印方式：匯總發票一票一貨、匯總發票一票多貨；明細發票一票一貨、明細發票一票多貨?？筛鶕髽I實際情況選擇一種。目前采用的是先開具發票清單，再開匯總發票的形式。無論是開普通發票還是增值稅發票，在銷售開票操作員確定銷售單時打印銷售清單，傳遞給財務人員。財務人員在系統中找出相應的結算單，確定記帳。如果是開普通發票，則打印普通發票。如果是開增值稅發票，則將銷售清單財務聯傳遞到財務發票打印員。財務發票打印員按照銷售清單打印增值稅發票清單，兩聯留存，兩聯給客戶（和增值稅匯總發票的聯次傳遞方法一樣）。同時在稅控機上開據增值稅匯總發票。庫房出庫繼

14、續按照目前的出庫清單流程出庫。建議：可以將出庫清單和增值稅發票清單合并，將聯次增加到7聯，這樣的話可以減少第二次開據發票清單的流程。4 是否有稅控接口如果企業開具增值稅發票使用稅務要求的稅控機，可以不使用業務系統打印增值稅發票。如果需要，稅務機并提供接口說明及文件格式，系統可以做數據輸出到稅控機的接口程序。1.1.9 配置說明1.2 銷售退貨業務處理1.2.1 銷售退貨業務處理1.2.2 業務說明銷售退貨業務一般由倉庫收到退貨開始，收貨后進行質檢等必要工作，信息傳遞給銷售業務人員。業務人員填寫銷售退貨單（可以由庫房的收貨單生成），確定退貨價格。信息傳遞到財務人員，由財務人員確認并借記應收帳紅字

15、，記商品帳銷售收入紅字及銷售稅金紅字。倉庫人員對銷售退貨產生的入庫單做入庫記保管帳。對于退貨產生的退款，一般與其他銷售欠款一同開發票、一同做收款，而不做單獨退款?；乜盍鞒膛c正常銷售回款相同。后續的庫房處理同入庫流程。1.2.3 流程圖1.2.4 流程圖說明銷售退貨與銷售在業務環節基本相同，只是數量與金額為負數。在銷售退貨時，一般要求必須找出一張原銷售單與其對應，在勾對原銷售單時，系統默認以原銷售單的單價作為退貨價格，但也可以修改。銷售退貨不使用銷售開票時使用的價格控制，因為退貨的價格可能是原價，原價可能會低于退貨時的實價。銷售退貨不檢查信譽額度控制，因為銷售退貨是負金額。當銷售退貨是由收貨單生

16、成時，銷售退貨的批號、貨位等為收貨時填寫的批號貨位，與原銷售單的批號貨位無關。如果銷售退貨不是由收貨單生成，退貨的批號貨位在倉庫環節，與銷售相反，執行入庫流程。確定銷售退貨單時，自動生成銷售退貨的結算單，打印紅字出庫清單，確定銷退結算單，記應收帳紅字。不單獨打印銷退的紅字發票，在給客戶開其他銷售交易發票的時候，將這筆銷售退貨一同合并打印銷售發票。1.2.5 單據說明銷售退貨單1.2.6 報表說明報表與銷售報表匯總在一起。1.2.7 崗位職責1.2.8 崗位操作規范1.2.9 特殊問題1.2.10 配置說明1.3 銷售業務專題分析1.3.1 銷售價格體系在PM系統中，將銷價分為：協議價、一般價格

17、。 協議價協議是與客戶就某個貨品達成的銷售價格。這個價格是雙方的協議，所以在銷售開票時，如果銷售給這個客戶這個貨品，使用這個協議價作為銷售價格。協議價格可以定義到客戶貨品一級，也可以定義到某類客戶某類品種級，即：符合某一特征的客戶可以對某一貨品或符合某特征的一類貨品制定統一的價格。當銷售時，客戶和貨品符合協議價的規則，系統就會缺省使用協議中制定的價格。 一般價格一般價格可以理解為一些價格類型或價格待遇，即某個客戶購買時對所有的品種享受相同的價格待遇，如批發價98扣，醫藥實價等；在給貨品定義價時，我們除了定義貨品定義牌價，還要定義貨品的批發價98扣是多少、醫藥實價是多少。實際上是對不同的客戶定義

18、了不同的價格待遇，客戶買什么貨，就用什么貨的這個待遇的價格出售。對于價格類型，可以定義這個價格類型的價格在開票時是否可以修改。如果可以，開票時使用此價格類型，還可以修改單價；否則不能修改單價，如要改變銷價，只能選擇其他的價格類型價。價格類型可以依據企業的實際情況定義一些價格類型，為貨品的這些價格類型定價。根據企業對客戶的劃分，為每個客戶確定一個通常使用的價格類型，稱為缺省價格類型。在銷售開票時，一旦確定的客戶，就明確了要用哪種價格類型，選擇要銷售的貨品后就可以得到這個貨品的這種價格類型價是多少。價格類型不只可以用于在銷售中盡快確定下來價格，也可以將某些價格類型做為控制價格類型。比如可以定義一個

19、價格類型名為最低限價，意味著在銷售過程中銷售價格不能低于這個價格。銷售開票中系統可以將開票價與貨品的最抵限價進行比較，銷售低于限價則不能形成銷售。在銷售開票時，系統首先查找該客戶該貨品是否有協議價，如果有，就使用協議價，不再找客戶的缺省價格類型；如果沒有協議價，用客戶的缺省價格類型得到或計算出銷售貨品的開票價格。明確開票價格后，開票價格還可以修改，可以人工選擇其他的價格類型價。1.3.2 儲備藥品管理2 回款管理2.1 回款管理2.1.1 業務說明回款是企業資金回籠的過程，即應收帳款的回籠?；乜罟芾砩婕笆湛畹牧鞒獭諑た畹拿骷毑樵儭τ谝恢滤帢I，由于采用分公司銷售，客戶在每個分公司都有各自的

20、應收帳款。企業對客戶的應收帳款總體掌握。當銷售業務發生時，借記分公司應收款，回款發生時，貸記分公司應收款，所以每筆業務只會影響本分公司自己的應收帳款，而不會影響其他公司。2.1.2 流程圖2.1.3 流程圖說明在銷售流程中，財務人員確定銷售結算單。對于先結后配流程，銷售結算單是自動產生的。如果是現結（現款現貨），在確定銷售結算單時產生應收帳一借一貸兩條分錄，沒有欠款發生，銷售回款流程自動結束；實際業務中，財務人員應該收到了等額的貨款。如果是欠款銷售，在確定銷售結算單產生應收帳借方分錄。管理人員及業務員定期分析應收帳明細，指導回款工作。銷售業務員從客戶處收回欠款或支票后，交與財務人員，財務人員勾

21、出對應的那筆銷售欠款（銷售結算單、發票）生成收款單。確定銷售收款單，貸記應收帳，回款過程完成。實際業務中如出現預收款，可以啟動預收款流程。業務員收到客戶的現款或支票交與財務人員，財務人員填寫預收款單，借記預收帳。用預收款抵款有兩種方式： 該客戶以后有銷售業務發生，在確定銷售結算單時，系統顯示客戶有幾筆預收款、金額是多少，財務人員可選擇勾對預收款抵款或不使用預收款抵款。當勾對預收款抵款且預收款不足以抵銷售款時，不足部分仍掛應收。 用預收款抵以前的欠款。直接挑出以前的欠款，生成預收款抵款明細。2.1.4 單據說明 2.1.5 報表說明提供功能：查詢應收帳明細帳查詢應收帳明細查詢應收帳匯總表報表：銷

22、售回款統計表等2.1.6 崗位職責2.1.7 崗位操作規范2.1.8 特殊問題2.1.9 配置說明3 客戶關系管理3.1 新增客戶業務流程3.1.1 業務說明： 銷售業務員發現新客戶后填寫審批單交有關部門審核后錄入系統。3.1.2 流程圖：3.1.3 流程圖說明銷售部業務員發現有新客戶時填寫首營審批單，交由營銷中心審核、識別、批準后， 錄入PM系統并啟用。3.1.4 單據說明3.1.5 報表說明3.1.6 崗位職責銷售業務員：發現新客戶，收集客戶資料，填寫首營審批單交財務，營銷中心審批合格后錄入系統。 3.1.7 崗位操作規范 3.1.8 可以簡化的業務流程3.1.9 可能遇到的特殊問題1、

23、在定義一個新客戶時，有一些基本的信息項是不能少的。比如：缺省發票類型、缺 省價格類型、送貨方式，送貨地點等。這些在實際業務中，對計算機中的操作起參 考或控制作用。2、 信譽額度不只要確定這個客戶在一致內部總的信譽額度，而且要確定信譽額度在各分公司的分配。具體見下節。3.1.10 配置說明3.2 信譽額度管理3.2.1 業務說明： 我們這里談到的信譽額度管理分為兩個層面：一是確定信譽額度的層面；一是 在銷售業務中怎么控制的層面。 首先是確定客戶的信譽額度。對于首營的客戶，在確定這個客戶時就應該確定下 來這個客戶在整個一致藥業中總的信譽額度是多少。總的信譽額度在各銷售分公司是 如何分配的。這幾個值

24、要錄入系統，這樣系統才能在銷售過程中時時進行檢查控制。 在銷售業務過程中，如果銷售金額沒有超過信譽額度，則一切順利通過。當信譽 不足以滿足這次銷售時，系統可以提示超出信譽額度。具體控制有以下幾種方式： 不能保存；可以保存但不能確定；只提示不控制。3.2.2 流程圖：(略)3.2.3 流程圖說明3.2.4 單據說明3.2.5 報表說明3.2.6 崗位職責3.2.7 崗位操作規范3.2.8 可以簡化的業務流程3.2.9 可能遇到的特殊問題3.2.10 配置說明4 調價業務流程4.1.1 業務說明：進貨部門對新增貨品進行調價，填寫調價單審批后錄入系統。4.1.2 流程圖：調價業務流程如下：4.1.3

25、 流程圖說明 進貨部門根據相關原則，對新增貨品進行調價。填寫調價單后交有關部門審批，審批通過則在系統中執行調價。執行調價單后，系統內部凡涉及調價單上的品種的調價類型的價格會自動改變，以所調價格為參考價的價格也自動調整。4.1.4 單據說明調價單：由進貨部門根據調價原則對新增貨品進行調價，交相關領導審批，審批通過后錄入計算機。單據樣式：數據項說明：4.1.5 報表說明調整后價格低于進價商品價格表 要求在報表中反映調價時刻庫存數量。4.1.6 崗位職責 4.1.7 崗位操作規范4.1.8 可以簡化的業務流程4.1.9 可能遇到的特殊問題4.1.10 配置說明5 其他需求5.1 儲備藥品管理5.1.1 業務說明國家要求一些大的醫藥流通企業對一些規定的品種應有一定的存貨量，以備調用。企業按正常渠道采購藥儲備藥品，存放于庫房中，與正常經營品種無異。為不造成浪費，所以這些藥品也參與企業商品的正常流通，但前提是庫存量必須保持在庫存量之上。5.1.2 系統處理 制定儲備藥品目錄及庫存量由相關部門在系