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文檔簡介

1、*編制部門:總 經(jīng) 辦編制日期:2013年11月精選資料.目錄一、交房前期工作的日程安排二、交房工作組織架構(gòu)與崗位職責(zé)三、交房操作流程四、業(yè)主收房程序五、工程維修流程圖六、交房相關(guān)資料七、交房計劃與安排八、交房次序九、培訓(xùn)事項安排十、交房的相關(guān)表格文件、八前言為了減少在交房期間,減少業(yè)主的各個部門之間的奔波,簡化手續(xù),* 房產(chǎn)將為業(yè)主提供“一站式”,即簽署協(xié)議,繳納各項費用,領(lǐng)取鑰匙,驗收房屋等,全部安排在* 售樓處。同時, 在交房時我們實行 “零缺陷”、 “零障礙”交房, 即在交房前我們經(jīng)過 “初驗” 、 “整改” 、 “復(fù)驗” 、 “業(yè)主看房”-“交房”的過程,在物業(yè)接管之后組建初驗小組,

2、從物業(yè)管理和使用者的角度進行初驗,對發(fā)現(xiàn)的問題及時通知施工單位進行整改,同時組織相應(yīng)在的業(yè)主代表進行驗房,聽取業(yè)主代表的意見和建議,盡最大限度減少業(yè)主在收房發(fā)現(xiàn)的不足之處,努力提升錦康品牌在業(yè)主面前的第一印象。本綜合方案是交房全過程的規(guī)劃和實操安排,旨在更好地對* 交房前的準備工作進行組織和協(xié)調(diào),對公司各部門需要完成的工作進行具體落實,務(wù)求做到崗位職責(zé)明確、責(zé)任到人。針對交房工作專門成“* 臨時交房小組”,項目部、物業(yè)公司、集團公司財務(wù)部、營銷部、發(fā)展部、總經(jīng)辦等各部門聯(lián)動,并進行人員集中調(diào)配和統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。一、交房前期工作的日程安排2013 年12月20日 物業(yè)公司、營銷部、項目部、發(fā)展部、

3、財務(wù)部、總經(jīng)辦等相關(guān)部門協(xié)商討論交房方案,確定相關(guān)細節(jié)(時間、各組人員及負責(zé)人)。12月21日 確定交房具體執(zhí)行方案2014 年03月15日至31日 培訓(xùn)交房方案04月01日至30日 集團公司組織初驗和復(fù)驗(填寫住宅工程質(zhì)量分戶驗收表)04月15日營銷客服部針對具備條件的業(yè)主電話通知辦理收房05月30日集中交付結(jié)束二、*交房小組組織架構(gòu)和崗位職責(zé)(一) 組織架構(gòu)1、組織架構(gòu)編制說明:*交房聯(lián)合指揮部采取垂直方式進行系統(tǒng)管理,各工作小組設(shè)負責(zé)人進行集中式管理。2、部門設(shè)置和人員編制說明:總體調(diào)協(xié)分為職能部門、支持部門兩部分(1)職能部門:總指揮、執(zhí)行監(jiān)督、前臺接待組、驗房引導(dǎo)組、收款組、工程維修

4、組、物 品發(fā)放組、客戶服務(wù)中心(2)支持部門:秩序維護(物業(yè)保安)后勤保障組(總經(jīng)辦、人事部等)后備機動等組。具體人員分工總指揮:1人副總指揮:1人 執(zhí)行監(jiān)督:1人1接待組:2人2 .驗房引導(dǎo)組:每組2( 4) 人, 五組 共10( 20) 人, 人員由銷售部(含代理公司)物業(yè) (客服、維修)工程項目部、監(jiān)理公司等人員組成。組長:3 .收款組:2 組共 4 人,由地產(chǎn)財務(wù)和物業(yè)收費員組成;4 .工程維修組:由工程項目部、監(jiān)理公司、參建單位代表組成5 .物品發(fā)放組:2 人負責(zé)人:組員:6 .投訴處理組:2 人負責(zé)人:其他配合人員:秩序維護組:(物業(yè)安排)負責(zé)人:曾文強成員后勤保障組:(公司后勤部

5、)負責(zé)人:后備機動小組:4 人營銷人員(二)各部門崗位職責(zé)1 .前臺接待組崗位職責(zé):1)接待前來辦理入住手續(xù)的業(yè)主。2)確認業(yè)主的身份,收取業(yè)主需要提供的資料。需要檢查業(yè)主的身份證或戶口簿;商品房買賣合同;已支付房價的收據(jù)或發(fā)票(若已遺失或其他原因無法提供原件,應(yīng)事先與公司客服部聯(lián)系并登記,若無登記則不能辦理入住手續(xù))及按揭銀行最近一期月還款憑證(如: 銀行還款記錄,此項只適用于按揭貸款業(yè)主); 如果是企業(yè)需要檢查企業(yè)營業(yè)執(zhí)照(正、副本均可),法人身份證件和公章,以上材料均需原件,同時還要收取上述材料的復(fù)印件1式份和入住通知書,并留取復(fù)印件1 式 2 份。資格確認合格后,在* 業(yè)主入住手續(xù)書上

6、簽字。3)向業(yè)主發(fā)放資料,資料包括:* 業(yè)主入住手續(xù)書等。4) 向客戶講解整個入住手續(xù)辦理流程,講解是必須按照公司統(tǒng)一培訓(xùn)的內(nèi)容進行講解。5)引導(dǎo)業(yè)主去驗房小組,并與驗房小組相關(guān)人員接洽。6)發(fā)接房流程書。7)提前組織將需要發(fā)給業(yè)主的資料完整裝袋以備用。工作要求:1)熟悉整個交房流程,按照公司要求,能熟練正確地向業(yè)主講解整個入住程序。2)熟練掌握本崗位的每一個工作細節(jié),對于如何確認業(yè)主身份,接收哪些業(yè)主需要提交的資料,向業(yè)主發(fā)放哪些資料等等,必須能夠熟練準確的操作。3)接待業(yè)主要熱情大方,對于業(yè)主提出的各種問題需認真耐心地解答,如果有自己無法解答或不能確認的問題,需及時向接待組的領(lǐng)導(dǎo)反映,不許

7、在無任何根據(jù)的情況下根據(jù)自己的理解向業(yè)主作出解釋。4)統(tǒng)一穿著工作服,保持儀表和姿態(tài)的端莊,使用禮貌用語,自覺地維護公司的形象。5)按時到崗,在工作中未經(jīng)允許不許擅自離崗。下班時需要經(jīng)過接待小組領(lǐng)導(dǎo)確認工作完成后方可離開??尚薷木庉? / 21精選資料.6)工作中不允許聊天、睡覺、吃零食,打私人電話不允許超過1 分鐘。7)對于無法按要求提供確認資料的業(yè)主,要堅持原則,不允許其繼續(xù)辦理后面的入住手續(xù),禁止個人通融。2 .驗房引導(dǎo)組崗位職責(zé)工作目的:物業(yè)、營銷、客服、項目部協(xié)助業(yè)主共同收房,最終順利地將房屋交付到業(yè)主手中。工作內(nèi)容:營銷、物業(yè)方面人員:1) 做好與業(yè)主的溝通工作2) 指導(dǎo)業(yè)主辦理相

8、關(guān)手續(xù)3) 業(yè)主對交房流程中提出的問題給予解答和記錄4) 驗房成功后,與業(yè)主簽訂物業(yè)管理前期協(xié)議和業(yè)主臨時公約;5) 與業(yè)主聯(lián)系后續(xù)工作工程方面人員:1) 解答業(yè)主關(guān)于工程方面的問題2) 攜帶業(yè)主(住戶)入住驗房表,做好驗房單的記錄(明確質(zhì)量問題的具體部位)3) 驗房單與客戶服務(wù)中心的交接4) 交房過程中房屋鑰匙的領(lǐng)取、保管、歸還5) 房間內(nèi)成品保護6) 驗房引導(dǎo)組中的工程人員實行負責(zé)從引導(dǎo)驗房、記錄維修單、協(xié)調(diào)組織組人員組織維修,到最終交付房屋的全過程中所遇工程問題的解決。工作要求:1) 保持良好精神面貌及心態(tài),使用禮貌用語,熟悉交房流程;2) 對待業(yè)主態(tài)度要誠懇、熱情, 最大限度地提高工作

9、效率,不得消極怠工、相互推諉責(zé)任;3) 應(yīng)對突發(fā)事件要靈活處理,不得與業(yè)主發(fā)生正面沖突;4) 對于公司沒有明確的問題,不得對業(yè)主作出不實承諾;5) 做好交房小組的內(nèi)部團結(jié),要求對外口徑一致;6) 對交房過程中遇到的新問題要及時歸納,向公司有關(guān)部門反映;7) 從開始正式交房之日起,交房小組成員一律停休,無特殊原因不得離崗;8) 增強房屋的成品保護意識,愛護樓內(nèi)的公共設(shè)施。3.收款組: 按各戶的收費表核算收取費用。( 1 )地產(chǎn)收費組a) 結(jié)算尾款:接房人員是否全款購買付清,貸款用戶是否已經(jīng)辦理好手續(xù),由銀行墊付尾款;b) 補交面積差款:商品房為期房的,在房屋建好后,會以預(yù)期的面積有出入。接房時按

10、照房屋的實際面積付房款。(以上所指超出3以內(nèi))c) 收取房屋維修基金。按 2010年 7月 20日下發(fā)的昆建通(2010) 307號 關(guān)于調(diào)整住宅專項維修資金交存標準的通知執(zhí)行:高層住宅(含帶電梯的多層),首期每平方米交存住宅專項維修資金數(shù)額為90 元。d) 其他應(yīng)收款項:契稅、產(chǎn)權(quán)登記費、交易手續(xù)費、印花稅(是否在交房時收取還是辦產(chǎn)權(quán)時再收?)( 2)物業(yè)收費組:a)預(yù)收第一年物業(yè)管理費用:按1.38元/月/itf收取b) 電梯使用費:按0.35元 /平方米收取c) 二次加壓費:按20 元 / 月 /戶收取d) 其他費用4.工程維修組崗位職責(zé)工程維修處人員工作職責(zé)1) 對業(yè)主驗房后提出的問題

11、按專業(yè)(單位)進行分類;并于當日發(fā)至各單位維修負責(zé)人;2) 督促各施工單位維修人員及時進行維修;3) 各單位將維修結(jié)果上報工程維修處,維修處對各單位維修項目進行復(fù)查,檢查合格后將結(jié)果提交客服部;由客服部通知業(yè)主再次驗房。4) 維修部負責(zé)人有權(quán)對不負責(zé)的維修單位負責(zé)人提出更換;5) 維修處根據(jù)維修項目的情況確定維修時間(最多不超過5 天, 若因特殊原因超過5 天需與營銷客服人員說明情況);各施工單位維修負責(zé)人工作職責(zé)1) 各單位負責(zé)人根據(jù)施工項目中存在的問題做好材料,人員準備工作;2) 做好對本單位維修人員在維修期間各種注意事項的培訓(xùn)工作;3) 組織本單位維修人員積極對交房中提出問題進行整改;4

12、) 根據(jù)維修部簽發(fā)的質(zhì)量問題檢查單安排維修人員進行維修;5) 各單位維修負責(zé)人員要在工人維修期間檢查維修人員的工作情況;6) 維修人員維修完成后報各單位維修負責(zé)人,各負責(zé)人按維修單對維修結(jié)果進行檢查;經(jīng)檢查合格后報工程維修處復(fù)檢。維修人員注意事項:1)維修人員進入室內(nèi)維修要向保安主動出示證明;(物業(yè)保安的安排)2)維修人員對維修項目要保證一次性修理合格,離開時要將返修留下的雜物清理干凈,做可修改編輯5 / 21精選資料.到完場清;3)維修人員在維修中要注意其它已完成施工項目的成品保護工作,杜絕對其它成品造成損壞或污染;4)維修人員維修完成離開時要將房門鎖好;5)維修人員及庫房設(shè)在 位置:(項目

13、部提前安排)5.物品發(fā)放組:1、建立鑰匙、門禁卡(提前做好信息);收發(fā)記錄,并對鑰匙收發(fā)情況進行統(tǒng)一管理。2、對鑰匙進行統(tǒng)一整理、編號。3、按業(yè)主入住手續(xù)書與業(yè)主辦理鑰匙交接手續(xù)。4、房屋使用說明書;5、房屋質(zhì)量保證書;6、小禮品(交房時發(fā)放業(yè)主。)7 、 業(yè)主信息表登記;8 .客戶服務(wù)中心(投訴處理組)崗位職責(zé)1)完全了解交房流程,明確各工作小組的工作職責(zé)及其辦公地點。2)參加交房前的各項培訓(xùn)并認真學(xué)習(xí),對交房中涉及到的工程及物業(yè)相關(guān)問題做到基本掌 握,對客戶所提問題統(tǒng)一回復(fù)口徑。3)熟悉各種發(fā)放給客戶的資料內(nèi)容,能夠?qū)蛻羲峒暗呐c資料相關(guān)問題予以講解。4)掌握各種表格的填寫方法,以指導(dǎo)客

14、戶填寫或回復(fù)客戶咨詢。5)接收驗房小組的客戶驗房表,并于接收表的同時整理歸檔,將一份發(fā)給工程維修處用于 維修。6)每天到崗時查看驗房表的反饋登記,對即將到期的未處理項目進行整理,并與工程維修處聯(lián)系,提醒其處理、驗收、回復(fù)。7)與工程維修處對接,將其處理完畢的客戶驗房單內(nèi)容進行整理,電話通知業(yè)主二次看房。8)通知驗房小組客戶二次驗房時間,以使驗房小組做好二次驗房準備。9)及時與各工作組溝通, 處理驗房小組無法解決的問題。如客戶服務(wù)中心無法解決, 將問題反饋到執(zhí)行監(jiān)督,力求問題當天解決。10)接待客戶的來訪、來電,及時處理客戶所提各種問題。11)當天的所有單據(jù)必須當天匯總歸檔,手頭的工作必須當時接

15、手當時處理,不要拖延或遺留問題。12)內(nèi)部制作交房控制表,每日做交房記錄。13)處理可能造成影響正常接房的投訴。14)接房成功的儀式。秩序維護組:處理或協(xié)助處理各種突發(fā)應(yīng)急事件,保證交房工作的正常進行。后勤保障組:保證交房期間各項行政事務(wù)的落實。三、交房操作流程圖四、業(yè)住接收房屋程序1)地產(chǎn)公司向購房者發(fā)入住通知短信,同時在昆明日報刊登接房啟事(交房公告) 通知內(nèi)容包括入住通知1)業(yè)主入住須知:攜帶身體證明可修改編輯7 / 21精選資料.2) 購房合同3) 已交款憑證4) ?入住費用一覽表?2)購房者在約定時間到我方指定的收房現(xiàn)場辦理收房相關(guān)事宜到前臺接待組辦理如下事項:1、 經(jīng)審核業(yè)主入住資

16、格合格后,前臺接待組在*?業(yè)主入住手續(xù)書?相應(yīng)處簽字或蓋章2、 領(lǐng)取驗收資料3、 熟悉辦理入住手續(xù)程序到驗房引導(dǎo)組辦理如下事項:1、 在驗房引導(dǎo)員陪同下收房,查驗各能源表底數(shù),并在?業(yè)主(住戶)入住驗房表?相應(yīng)處簽字2、 收房時如有質(zhì)量問題,請在?業(yè)主(住戶)入住驗房表?上逐填寫明,開發(fā)商將在最短時間內(nèi)處理完畢3、 由業(yè)主本人或委托代理人在* ?業(yè)主入住手續(xù)書?相應(yīng)處簽字4、 業(yè)主需簽訂的相關(guān)文件(前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議、業(yè)主臨時規(guī)約)5、 無法完成業(yè)主入住驗收表時,由接房人員引導(dǎo)至協(xié)調(diào)咨詢組。到收款組辦理如下事項:1、 攜帶已繳款的各期收據(jù)原件2、 凡分期付款業(yè)主,請攜帶現(xiàn)金,將最后一期房款余額(

17、借款)付清3、 辦理因所購房屋面積測量誤差面產(chǎn)生的補、退款手續(xù)4、 按 ?入住繳款一覽表?確認物業(yè)管理費及代辦費用5、 簽訂實測面積補充協(xié)議6、 財務(wù)組在* 業(yè)主入住手續(xù)書相應(yīng)處簽字蓋章D到物品發(fā)放組領(lǐng)取相關(guān)資料:1、 物業(yè)公司和開發(fā)公司需發(fā)給業(yè)主的資料物品(住戶手冊住宅使用說明、住宅質(zhì)量保證書、小禮品等)2、 在業(yè)主入住手續(xù)書受房屋聲明簽字3、 鑰匙移交受托方到取鑰匙小組辦理如下事項:1、 業(yè)主在 * 業(yè)主入住手續(xù)書相應(yīng)處簽字蓋章,同時簽訂鑰匙移交書 說明:1) 業(yè)主若驗收通過,須在房屋接受聲明書上簽字認可,并簽署物業(yè)公司所需簽署的文件資料,同時按規(guī)定繳納和確認有關(guān)費用2) 業(yè)主若驗收未通過

18、,購房者應(yīng)將不足事項明確記錄在業(yè)主(住戶)入住驗房表,可暫不辦理收樓入住手續(xù),再次收房時間由雙方另行約定五、工程維修流程圖六、交房相關(guān)的資料準備1、外部使用(交給客戶)(銷售部編制)(客服部編制)(工程項目部編制)(工程項目部編制)(物業(yè)編制)(物業(yè)編制)一式二份(地產(chǎn)和業(yè)主)(客戶、工程、客服一式三份)a) 入住通知書b)實測面積補充協(xié)議書c)住宅使用說明書d)住宅質(zhì)量保證書處e)服務(wù)手冊(含業(yè)主規(guī)約)f) 前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議g)房屋接受聲明書處2、內(nèi)部使用(內(nèi)部使用)1)業(yè)主(住戶)入住驗房表2)工程維修表(工程部使用)3)工程維修單匯總表4)交房繳費一覽表5)*業(yè)主入住手續(xù)書七、交房規(guī)則本

19、次交房采取“一站式”服務(wù)模式。分別成立前臺接待組,驗房引導(dǎo)組、收款組、鑰匙 管理組、客戶服務(wù)中心、應(yīng)急處理聯(lián)合*售樓音B :前臺接待、驗房引導(dǎo)、客戶服務(wù)中心、鑰匙管理、收款、休息區(qū)等現(xiàn) 場:特定1、工程維修處2、秩序維護小組八、交房順序時間安排05月日開始交房,預(yù)估整體完成時間:05月 日房屋交付順序:營銷部運行統(tǒng)籌規(guī)劃,按棟號依次進行九、培訓(xùn)安排培訓(xùn)課程內(nèi)容安排時間內(nèi)容課時主講人參加人員05月 日交房方案培訓(xùn)可修改編輯11 / 21精選資料.十、交房涉及的相關(guān)表格文件附件1: 入住通知書入住通知書尊敬的 女士/ 先生:您好,在這美的夏季,* 如期竣工,您好所購買的房屋現(xiàn)已具備入住條件,準予入

20、住。按照貴我雙方簽署的商品房買賣合同的約定,我們現(xiàn)通知您好辦理入住的時間表為2013 年 _月 _日 時,為使您好能順暢,快捷地完成入住,我公司屆時將安排相關(guān)部門及人員在現(xiàn)場為您集中辦理。重要提示:1、 因客戶較多,敬請您嚴格按時間前來辦理,由于您的個人原因房屋未在合同約定時間辦理收房手續(xù),將視為自動收房,我們將不承擔(dān)逾期交房的違約責(zé)任。2、 入住初期可能會因各種因素給您的生活帶來不便,我們希望能得到您的諒解。3、 若您本人不能前來辦理入住手續(xù),可委托他人代辦(須出具的文件見業(yè)主入住須知 )4、 在您來辦理入住手續(xù)前,請認真閱讀入住通知書、 業(yè)主入住須知、 入住收費一覽表等資料,并攜帶入住應(yīng)交

21、納的各項費用及有關(guān)資料。5、 有其他不明事宜,請來函或致電我公司客戶服務(wù)部業(yè)主入住須知1、 入住時須攜帶的資料A、 入住通知書B、業(yè)主身份證或護照C、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照(正、副本均可)、法人身份證和公章(只適用于以公司名義購房的購 房者)D 、已支付房價款的收據(jù)或發(fā)票原件(若您已遺失或其他原因無法提供原件,請事先與我公司窗戶服務(wù)部聯(lián)系并登記)E 、商品房買賣合同F(xiàn) 、以上文件均需原件G 、委托經(jīng)營管理協(xié)議2、 委托他人辦理入住時應(yīng)攜帶的資料A、 第 1 條中辦理入住所需的全部資料B、 被委托人的身份證C、 授權(quán)委托書D 、以上文件均需原件3、 入住時須交納的各項費用:(具休數(shù)額見入住費用一覽表)A、

22、 采 用現(xiàn)金支付相關(guān)費用,不接受刷銀行卡方式付款B、 若您要用支票支付,您須等收取費用單位的開戶銀行確認該筆款項收妥入賬后,才能辦理下一步入住手續(xù),此時間約為25 天C、 未 交齊的購房款或銀行逾期月供款4、 入住流程(見入住流程說明)5、 以上事宜有不明之處,請來函或致電* 客戶服務(wù)部。電話:0871業(yè)主入住流程說明為方便您辦理入住手續(xù),我們與物業(yè)公司聯(lián)合組成了* 收房工作小組,請您按下列程序辦理手續(xù):( 1) 前臺接待組辦理如下事項:( 1 ) 、經(jīng)審核您的入住資格合格后領(lǐng)取驗房資料( 2) 、熟悉辦理入住手續(xù)程序( 3) 、由您本人或您的委托人在* 業(yè)主入住手續(xù)書相應(yīng)處簽字蓋章2、請到驗

23、房引導(dǎo)組辦理如下事項:( 1 ) 、在收房引導(dǎo)陪同下收房,查驗各能源表底數(shù),并在業(yè)主(住戶)入住驗房表相應(yīng)處簽字( 2) 、收房時如有質(zhì)量問題,請在業(yè)主(住戶)入住驗房表上逐項寫明,我們將在最短的時間內(nèi)、為你處理完畢( 3) 、由您本人或您的委托人在* 業(yè)主入住手續(xù)書相應(yīng)處簽字蓋章3、請到收款組辦理如下事項:(1 )、攜帶已繳款各期收據(jù)原件(2) 、您如果屬分期付款方式購房,請攜帶現(xiàn)金,將最后一期房款余額付清(3) 、按入住繳款一覽表繳納物業(yè)管理費,代辦費用(4) 、辦理因所購房屋面積測量誤差而產(chǎn)生的補、退手續(xù);簽訂實測面積補充協(xié)議(5) 、收業(yè)主(住戶)入住驗房表款組在 *業(yè)主入住手續(xù)書相應(yīng)

24、處簽字蓋章3、請到鑰匙管理組辦理如下事項(1 ) 、和物業(yè)公司辦理相關(guān)手續(xù)(2) 、在* 業(yè)主入住手續(xù)書房屋接受聲明書相應(yīng)處簽字蓋章,并移交鑰匙給受托方感謝您安家* ,恭賀您喬遷之喜辦理地點:* 售樓處(東三環(huán))聯(lián)系電話:可修改編輯13 / 21精選資料.附件2:房屋實測面積補充協(xié)議本人 購買了預(yù)售項目為* 樓號房屋,并已經(jīng)簽署商品房買賣合同,合同中的房屋建筑面積為平方米,該房屋竣工后,經(jīng)昆明市房屋管理局測繪隊現(xiàn)場實際測繪并確認房屋的實測面積為 平方米?,F(xiàn)經(jīng)雙方同意將 原合同中的房屋面積由 平方米變更為 平方米,總房款由 元 變更為 元。業(yè)主:康源房地產(chǎn)開發(fā)有限公司:年 月 日年 月 日附件3:業(yè)主入住驗房表(客戶、項目部、客戶服務(wù)中心一式三份)業(yè)主入住驗房表物業(yè)名稱:朝九晚五填表日期:房 號:朝九晚五業(yè)主姓名/公司:聯(lián)系地址: 聯(lián)系電話: 驗房表建議分項表示!附件4:工程維修表(工程維修使用)工程維修表(工程維修使用)維修單編號:樓牌號維修單發(fā)出時間:年 月 日要求完成時間:年 月日維修部簽發(fā)人:維修單位負責(zé)人簽收:維修項目及部位:維修檢查結(jié)果合格不合格維修負責(zé)人簽字:維修復(fù)查結(jié)果合格不合格工程維修處負責(zé)人簽字:附件5:維修單匯總表維修單匯總表樓 號維修項目發(fā)出時

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