1、202X公司檔案分類公司檔案分類根據公司的情況檔案分類可以分成不同的類別 : :一般有以下幾類 : :一、文書檔案 : :（1 1）黨群工作類 : : 黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青 團工作、協會工作等；（2 2）行政管理類：行政事務、治安保衛、審計工作、人事勞資、教育工作、醫 療衛生、后勤福利、外事工作等（3 3）經營管理類：經營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業管理等（4 4）生產管理類：生產調度、質量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環 境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同 等二、科技檔案（ 1 1）產品文字材料：各種任務

2、書、建議書、協議書、說明書、鑒定書、試驗大 綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結、產品圖樣等（ 2 2）科研文字材料：各種合同（協議書） 、任務書、科研報告、調查報告、開題 報告、實驗報告、鑒定證書、發明申請書等（3 3）基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概（預、決） 算、檢驗分析材料、施工圖樣等（4 4）設備文字材料：各種申請書、說明書、技術規程、維護保養規程、設備圖 樣等三、財務檔案 會計原始憑證和報表中所附的各種借據、書面證明材料、分析報告等。四、人事檔案 職工的招聘、履歷、培訓等五、電子檔案 計算機磁帶、磁盤和光盤等六、聲像檔案照片、縮微膠片、電影膠片、錄

3、像片、錄音磁帶和唱片等企業檔案的分類立卷辦法1 1 代字類目名稱代字類目名稱A A文書檔案類C C會計檔案類J J基本建設類x x聲像檔案類W W實物檔案類T T專題檔案類（一）文書檔案的分類整理1 1、歸檔原則遵循文件的自然形成規律，保持文件的原貌和完整，準確判定文件的保管期限，適應新技術應用的需要，便于保管和利用。按照歸檔范圍的規定，凡應歸檔的文件必須齊全完整。2 2、歸檔整理程序以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的 步驟進行。“件”的含義：2 2.1 1 單份文件，一份文件為一件；2 2. 2 2 各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件；2 2.

4、3 3 正本與定稿、正件與附件合為一件；2 2. 4 4 文件處理單（表）與被處理文件合為一件；2 2、5 5 來文與復文合為一件，如果分屬不同年度的可分開歸檔。3 3、分類按年度-部門-保管期限逐級進行分類。由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度，即文件的歸檔年度可與文件內容 所針對的年度不一致。4 4、裝訂4 4. 1 1 去掉原來文件上會生銹的金屬物，用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重 新將文件訂（粘）合。裝訂時正本在前，定稿在后；復文在前，來文在后。在 每頁的右下角（背頁的左下角）編頁碼。各單位可自行嘗試不同的裝訂方法，但所選的裝訂材料不能生銹，不能對紙張 產生直接或間接的損害。4 4

5、. 2 2 凡文件尺寸大于 A4A4 紙規格的，要按 A4A4 紙規格進行折疊或裁剪，小于 1616 開規格及破損的要進行托裱，對字跡模糊的文件要進行復制。4.4. 3 3 在該份文件的正文輸入計算機之前，不宜用乳膠或縫紉機來裝訂（因為會 影響以后將該文件拆訂、掃描）。5 5、 排列 先將歸檔文件材料按保管期限分開，同一保管期限的文件材料，按照時間先后 排列，并且盡可能將關系密切（如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成 的）文件材料排列在一起。6 6、編號6.6. 1 1 在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章（格式見附圖 1 1），并填寫有關 欄目的內容。6.6. 2 2 檔號章的項目及填寫

6、內容：類別號：文書檔案的類別號為 A A。 期限：即保管期限，分兩類，填寫“長久”或“短期”。 年度：該份檔案實際形成的年度，以四位阿拉伯數字標公元紀年。 機構：不分機構編檔號的單位此欄可不填。件號：以年度為界線，檔案在同一保管期限中的排列順序號；同一年度、同一 保管期限的檔案只編一個流水號，件號不得重復。6.6. 3 3 在每年歸檔工作結束后，如發現有其它應歸檔文件材料未歸檔，可將該文 件排在已歸檔文件之后編號歸檔。7 7、 裝盒7.7. 1 1 檔案編號后，要按照編號順序裝入檔案盒（新格式），并在盒的脊背填寫 “檔號”。（樣式見附圖 3 3）。每一個檔案盒內只能裝入同一年度、同一部 門、同

7、一保管期限的文件。7.7. 2 2 填寫盒內文件備考表。 盒內文件情況說明：主要用于填寫本盒內文件缺損、修改、補充、銷毀等需要 說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名 日期：填寫歸檔的年、月、日。8 8、編目8 81 1 編制檔案目錄8 81 11 1檔案目錄由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔 說明”、“歸檔文件目錄”四部分構成。8 81 12 2“目錄夾封面”（格式見附圖 4 4）內容應包括單位名稱、單位代碼、類 別、機構、期限、年度等六個基本項目；“目錄盒脊背”（格式見附圖2 2）項目由單位代碼、類別號、機構、期限、年度等五個基本項目組

8、成。8 81 13 3“歸檔情況登記表”（格式見附圖 5 5）內容包括：年度、保管期限、件 數、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。不同的保管期限分開不同的登 記表填寫。8 81 14 4“歸檔說明”的內容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內設 機構及主要領導人變化情況；本年度文書歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、 文件材料完整與否、檔案數量、有何缺陷和問題等）。8 81 15 5“歸檔文件目錄”（格式見附圖 6 6）應包括以下基本項目：件號、責任 者、文號、題名、日期、頁數，需要時還可增加其它項目，如“文件格式”。件號：參見 6 6 2 2。責任者：制發文件的組織或個人，即文件的署名者

9、或發文機關。文號：文件的發文字號。題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應當加擬標題，外加“ ”號；原文有標題但不能說明文件內容的，應重擬標題，重擬標題外加“ ”號，附于原標題之后。日期：指文件形成的日期。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數字的右下角加“”號或“ - - ”號，以四位阿拉伯數據表示公元紀年。頁數：指每一份歸檔文件本身的有效頁面數。文件格式：指歸檔文件對應的電子文件格式，如：docdoc、xlsxls 、pptppt 、jpgjpg 、txttxt 、wpswps、pdfpdf 等。8 81 16 6 各種保管期限的歸檔文件目錄，按不同的保管期限分開

10、裝訂在不同的 目錄夾，連年續訂，直到該目錄夾裝滿。8 81 17 7“歸檔文件目錄”應一式二份，其中一份移交圖書檔案中心 8 82 2 編制其它檢索工具。各單位應根據實際需要，選擇編制一些其它的檔案檢 索工具，如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢 索。9 9、電子文件管理 9 91 1 各單位檔案室日常在收集應歸檔紙質文件的同時，要收集對應的電子文 件，對電子文件進行集中統一保管，并建立相應的移交電子文件簽名確認制度，以確保電子文件的真實。9 92 2 圖書檔案中心要采取適當措施，確保機讀目錄和電子文件的安全，要及時 用光盤或磁帶機等進行備份，要求至少備份兩套，一套用于封存保管，一套供 查閱使用。9 93 3 各單位統一使用圖書檔案中心（以下簡稱中心）設計的檔案管理系統，統 一將數據傳送到中心的檔案數據庫服務器，中心為每個單位建立一個單獨的數 據庫以確保數據的保密性。另外中心應定期對各單位的檔案數據進行匯總。9 9. 4 4 處理電子文件， 應使用 WPSWPS OFFICOFFIC 或 MSMS OFFICEOFFICE 形成通用的電子文件格 式， 如 docdoc、xlsxls 、mdbmdb、pptppt 、jpgjpg 、txttxt 、wpswps、pdfpdf 等；掃描原文的電子文件格 式為： jpg