1、安徽置業集團文件和資料治理規定1目的a.以保證公司頒發的文件和資料進行有序的、標準的發放、限制和保存,以便保存和查閱;b.以便公司文件、資料實施動態有效的治理,以保證各部門使用的文件受控、都是有效版本,執行部門和使用人可隨手取用.2范圍適用于公司企業經營、效勞、治理,加工、技術等文件和資料的限制與治理；亦適用 于外來文件的限制和治理,包括工程標準、圖紙、技術文件、合同的治理和限制各項活動. 3術語和定義3. 1治理性文件用于企業行政治理的文件,如工作程序性文件、規章制度等；4. 2技術性文件用于房地產開發、經營、效勞、操作、檢驗、試驗等指導文件,如圖紙、規程、工藝、企業標準、效勞標準、作業指導

2、書、檢驗指導書等.3. 3外來文件于企業外部引入的用于經營、效勞或治理的文件.如國家標準、適用的法律法規、顧客的圖樣、技術標準或協議等.4責任4. 1總經理辦公室,負責企業行政人事、企業規章制度文件的編制、治理、分發、復制、評審、更改、回收、保管等活動；4. 2商貿部負責酒業釀制技術文件、工藝文件、物流、檢驗、評審及經營、銷售、合同文 件的編制、復制、分發、評審、修訂、回收、保管等活動；4. 3漁港餐飲負責餐飲治理、效勞、顧客滿意度、物流、倉儲、平安、衛生、餐 飲加工標準及作業、檢驗指導文件的編制、復制、分發、評審、修訂、回收、保管等 活動；4. 4置業負責房地產開發合同、文件、圖紙、技術資料

3、、標準的編制、復制、分 發、評審、修訂、回收、保管等活動；5. 5相關部門負責適用文件的編制、使用與保管.5程序6. 1內部文件治理序 號流程責任部門/ 配合部門程序描述記錄1編制辦公室/ 各部門治理莊文件,規章制度,工作程序文件及其支持性文 件的編寫.文件總 覽表商貿公司營銷文件、物流、作業、檢驗指導書等編制.餐飲公司食品質量標準、效勞標準,工作標準,營銷、加工、 效勞作業、檢驗指導文件的編制.財務部財務、營銷、倉儲、物流本錢治理文件的編制.2評審各職能 部門就文件充分性、適宜性、有效性評審：a文件發放前會僉或審核；b更新文件版本的肩效性確認；c對在用文件的有效性、適宜性、充分性每年度進 一

4、次監督性認可,可采用對有效文件目錄明細 表確認方式進行.d技術性文件復制后,交文管人員統一發放.e治理性義件復制后,應有記錄文件評審 認可目錄3審批總經理程序性文件,作業、檢驗指導書由相關部門編制、 各部門會簽、部門經理審核、總經理批準.發文登 記表4標識各部門1,確認有效標識：a各文件應編號并注明分發號,加蓋“受控印章；b其它治理,莊文件：注明分發號及使用單位；c技術,莊文件：注明分發號、生效日期及使用單位；2,使用者在分發記錄上簽名.3,對所有義件的分發均做記錄.文件簽 收表5治理總經理 辦公室1 .建檔所有治理,莊文件,均將審批稿移交總經理辦公室建 檔.專人治理和保存；2 .建立文件清單

5、；3,仕何文件的更新、修改經批準后,先入檔,后實 施；4 .文件保管應存放在專用文件柜內應防火、防盜, 防蟲鼠,防潮濕和霉變及損壞.5 .文件總 覽表6更改總經理 辦公室 /各部門1.文件更改需經主管部門提出,經總經理批準后,由 總經理辦公室文管人員紀-實施更改.1.技術文件更改時要考慮：是否涉及顧客批準； 營銷商品、加工食品的處置； 已發出、交付的商品處置.2,由顧客義件轉換營銷的義件或治理文件,其批準 后,應在一個工作周完成更改.3.更改方式：劃改、換頁、換版.4,實施更改應覆蓋所有在用的文件,并通告有關人 員引起注思.5,將更改、更新后的作廢文件隨之從使用現場撤出, 紜-銷毀.6,對留用

6、的作廢版本文件,應加蓋“作廢留用標 識.文件修改 申請去2序 號流 程責任部門/ 配合部門程序描述記錄7使用各部門1 .所有使用現場應保持最新、有效版本、且適用的 文件,各部門所使用的三級文件應有受控章標記.2 .使用者不得在文件上涂改、標注、記錄；要保管 好文件,不得喪失.3 .當文件不清楚、破損或喪失時,應及時向文管人 員提出更新或補發要求.4 .存檔的文件,不得帶走復制,使用者使用時需辦 理借閱手續.文件分發/ 回收記錄 表文件總覽 表5. 2外來文件治理序 號流 程責任部門/ 配合部門程序描述記錄1收集總經理 辦公室 /各部門1 .收集文件a技術標準：國家、行業標準、標準等；b適用的國

7、家法律法規；c顧客：工程標準、圖樣、技術要求、協議等.2 .建檔對適用的文件建立檔案.外來義 件登記2評審總經理 辦公室 /各部門1 .評審要求：a .適宜的文彳條款；b.文件的適用范圍；c.文件適用期限.2 .評審結論意見：a.引用；b.參照/參考；c.直接使用或等同使用；3 .評審結論：在外來文件清單上注明,或另外注明.4 .評審期限：必須在2個工作周內完成.5 .評審頻次：依據外來文件清單,每年對使用文件評審一次.文件登記 總覽表3治理總經理 辦公室1 .所有適用的外來文件必須登記建檔,原件入 檔務-存放在辦公室文件柜中；由專人負責 治理,部門使用復印件.2 .文件保管中應預防潮濕、霉變、蟲蛀損壞.文件分發 記錄表4更新總經理 辦公室1 .更新依據：a評審結果的適用性.b.文件清楚、損壞程度.c.文件的換版更新參照內部文件執行.2 .作廢義件：a.更新同時撤出所有作廢文件.b.留用文件需標示“作廢留用標識.文件分發 記錄表5保管總經理 辦公室參照內部文件執行5使用各部門參照內部文件執行36支持、相關文件7表格記錄7.1AL-04-1