1、務接待手冊X x x 辦公室2014 年 2 月 26 日1、 總 則1、 為規 范公司商 務接待活 動 ，在保 證 商 務接待效 果 的 前提下，加 強商務接待 費用控制，特制 訂本手冊。2、 商 務 接待工作 是 公 司重要的 對 外窗口之一，參加 接 待的工作人員 要遵守 紀 律 ， 有禮有 節 、 熱 情大 方 ， 樹 立公司的良好形象。3、本手冊 規 定 了公 司商 務 接待的管理職 能、管理 內 容 與要求、 檢 查 與考核，適用于公司的全部商 務 接待活 動 的管理。2、 管 理 職 能公關部是公司 接 待 工作的管理部 門 ，公司商 務 接 待 以及宴 請用餐等均由公關 部 統

2、 一安排。3、 商 務 接 待 工作原 則1、 對 等接待、各負 其 責 、相互配 合的 原 則 。商 務 接待 工作 涉及面廣，必 須堅 持重點、兼顧 一般 ， 按 照 對 等接待、各負 其 責 、相互配合的原 則 ，上下一致， 齊 心 協 力 ， 共 同做好接待工作。2、 規 范高效、安全節儉 、服 務 一 流的 原 則 。商 務 接待 工作 應規 范服務，提高 辦事效率、 熱情周 到 ， 視客情適度接待，提倡 節儉 ，反 對 浪費 ，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不 應付拖 拉。3、 統 一 標 準、 預 算管理、 嚴 格控 制的 原 則 。按照公司 商 務 接待 標 準， 對 各 項

3、商 務 接待 費 用 實 行 預 算管理，由 公 關 部 負責 人根據核定 的預算嚴格控 制使用，商 務接待 費用原 則上不 得超過限額，如需追 加預算，由管理中心另行審批。四、接待職責分工1、接待工作是公 司窗口式工作，對于塑造企 業良好形象、實現公 司經營目標，具有十分重要的意 義。各相關部門及人員必須高度重 視且規范行為。2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招 待服務等。分工如下：公關部：提供一般接待良好 環境的保障及 備品準備，負責接 待服務并陪同洽談及參觀介紹。前臺秘書或總裁秘書：負責來客引入及會議室的環境保持。商務接待秘書：提供信息溝通保障及調度控制和來客 記

4、錄， 安排來賓行程、食宿等。商務接口部門：負責接待洽談并陪同始終3、公關部主任對接待工作負有全面責任。五、商務接待標準公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同， 適用不同 標準。主要劃分為4個級別：普通接待、中級接待、高級 接待、特殊接待。1普通接待項目名稱說 明適合人群普通商務類考察人員、技術人員、設計師、供應商 中層管理者以下人員等；交通標準按對方人員要求協助訂購，公司不負擔費用；住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；餐飲標準簡餐消費控制在20元/人以下、宴請消費控制在 50元/人以下;接待陪同人員接口業務人員、部門主管；接待車輛商務車或由租車；其他接待1、公司會議室布置

5、投影機、白板、飲品 飲用水、茶、咖啡）；2、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在 50元/人以下。備注2、中級接待項目名稱說 明適合人員企業領導、地方廣電人員、地方廣電部門經理等；交通標準按對方人員要求協助訂購，公司不負擔費用；住宿標準按對方人員要求，公司不負擔費用；餐飲標準簡餐消費控制在50元/人以下，宴請消費控制在100元/人以下；接待陪同 人員接口業務人員、部門主管、主管副總；接待車輛公司轎車、商務車或由租車；其他接待1、必要時制作來賓接待手冊；2、公司會議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文 件袋（信箋紙、筆）、飲品飲用水、茶、咖啡）、香煙、煙具；3、可安排來賓到本地主要景點游玩或

6、娛樂；4、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在500元/人以下。備注3、局級接待項目名稱說 明適合人員合作地區廣電領導、行業相關部門領導、公司特邀人員等；交通標準按對方人員要求訂購，公司不負擔費用；住宿標準住宿標準三星級以上酒店，公司負擔費用；餐飲標準簡餐便消費控制在100元/人以下,宴請消費控制 在200元/人以下；接待陪同人員接口業務人員、部門主管、主管副總、總裁； 必要時安排董事長、股東；接待車輛公司轎車或租用專車；其他接待1、制作來賓接待手冊，必要時安排酒店房間內布置迎賓卡、鮮花、水果；2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；3、公司會議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文 件袋（筆記本、筆

7、）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、 鮮花、水果、香煙、煙具等；4、安排公司領導與來賓合影并制作相框；必要 時 安排會談記錄、錄音、攝影、攝像；5、安排來賓到本地主要景點游玩或 娛樂；6、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在 500元/人以下。備注4、特殊接待項目名稱說 明適合人員主要行業主管領導、地方行政領導、公司特邀領 導、其他特殊人員等；交通標準按對方人員要求訂購，公司可負擔費用；住宿標準住宿標準四星級以上酒店，公司負擔費用；餐飲標準不設定具體標準；接待陪同人員接口業務部門主管、公司副總、總裁、董事長必要時安排董事長、股東；接待車輛公司高級轎車或租用高級專車；其他接待1、制作來賓接待手

8、冊，酒店房間內布置迎賓卡、 鮮花、水果；2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；3、公司會議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文 件袋（筆記本、筆）、飲品（根據來賓喜好安排）、鮮 花、水果、香煙、煙具等；4、安排公司領導與來賓合影并制作相框，全程安 排會談記錄、錄音、攝影、攝像；5、公司安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；6、于來賓臨行時贈送紀念品，不設定具體標準。備注六、商務接待流程1、商務接待的申請與審批各部門實施商務接待前，應填寫商務接待申請表，經部門 主管審核，主管副總裁審批后，報管理中心 商務接待秘書申請安排 接待；申請部門在商務接待申請表內應明確來賓人數、級別、接 待時間、接待事由、接待負責人

9、等信息及相關接待要求建 議； 公司高層領導的商務接待活動，由其助理、秘書填寫商務接待中 請，并他接待負責人；商務接待秘書接到商務接待申請表后,應根據公司商 務接待標準進行商務接待行程設計并核定接待 預算后，填寫接待行程 安排表，反饋至接待申請部門確認；經申請部門確認后的接待行程安排表，按接待標準進行審 批，審批層級如下：接待標準管理中 心主任審核分管副 總 審批執行副 總裁 審批總裁審批普通接待V中級接待VVV高級接待VVV特殊接待VVVV如接待申請部門要求部分或全面超 標準接待，循行程安排 表應按照相應接待標準進行審批;商務接待秘書將獲批后的接待行程安排表報公司財務部, 作為預支、報銷接待費

10、用的預算憑證。2、商務接待的實施商務接待秘書依據獲批的接待行程安排表，落實各項接待 安排的責任人及物品置辦; 商 務 接待秘 書 將 接待行程安排表 副本 發 至申 請 部 門 接待 負責 人，以及接待活動 相關 領導 ，以便合理安 排 時 間 ； 商 務 接待秘 書 依 據 接待行程安排， 協調 接待負 責 人 和公司車輛 或租用 車輛 的 時 間 安排； 商 務 接待秘 書 依 據 接待行程安排，制作來賓 接待手冊，交由接待 負責 人 ， 送至來 賓 ； 接待 負責 人或 公 司 ， 應 根據接待行程安排，前往車 站、機 場 接送來 賓 ，并陪同來 賓辦 理入住、 結 算手 續 ； 如接待

11、 負責 人 無 法 陪同，可由商務 接待秘 書 或 司 機 代 為 行使接待 負責人 職 責 ； 接待負責人 應 嚴 格 執 行接待行程安排，保證 各 項 接 待活動 的有序 銜 接； 公司 領導 與來 賓 合 影后，由商 務 接待秘 書 將照 片 制 成相框，交由接待 負責 人 送 達來 賓 ，留作 紀 念； 來 賓 送行后，接待 負責 人 應 適 時 致 電 來 賓 ， 在 致 以 問 候的同 時 了解來 賓對 公 司 各方面的意見 ，以及 對 公司 接 待 安排的 滿 意度，并及 時 填寫商 務 接待 總結報 告，以便公司 進 行改 進 。3、商 務 接待行 程的 變 更 商 務 接待

12、過 程 ， 如 來 賓 要求 對 行程安排 進 行 調 整， 現場 陪同 人員 （接待 負責 人、司機及其他陪同人 員 ）應及時將調整意 見通知商務接待秘 書 ； 商 務 接待秘 書 收 到 行程 調 整意 見 后， 應 立即 對 接待行程安排表 進 行 調 整； 如行程 調 整 僅 限 時 間 安排 調 整，商 務 接待秘 書 應 將 調 整后的接待行程安排表 報 管理中心主任 審 批后 執 行，并將接待行程安排表副本 發 至相關人 員 ； 如行程 調 整 導 致 預 算增加，商務 接待秘 書應 將 調 整 后的接待行程安排表按審 批流程重新進 行 審 批后 方可 執 行，并替 換 原接待行

13、程安排表正、副本； 商 務 接待秘 書 應 根 據 調 整后的行程安排，重新制 作 來 賓 接待手冊，并送至來 賓 。7、 費 用 報 銷1、商 務 接待 結 束后 ，參與接待人員 應 在 5 天內將相關票據全部交至商務 接待秘書 ， 統 一 辦 理 報銷 手 續 ，無故超 過 30 天未提供票據的，不再予以 報銷 ，由 財務 部 由 責任人的工 資 中扣回 預 支 費 用； 2 、 實際發 生 費 用在 已 獲 批 預 算 額 度內的，由商務 接 待 秘 書 持 發 票 至財務 部 報銷 ；3、 實際發 生 費 用超 出 獲 批 預 算 額 度的，由 責 任人 填 寫 費 用超 額 審 批表

14、 說 明超 額 原因，按照商 務 接待 審 批 權 限 進 行 審 批， 獲 批 后方可 報銷 ；8、 商 務 接 待 過 程 要 求1、 接待人 員須嚴 格遵守公司相關 規 定，不準有任 何 越格行 為發 生；2、 商 務 接待秘 書 于 接 待 進 行 時 ， 須 密切注 視 接待動 態 ，做好控制指揮工作，保 證規 范進行。3、 接待 過 程中遇 有 來 賓 提出 辦 理限制事宜， 須 婉 言 解 釋4、接待環 境 標 準 物品 擺 放整 齊 ， 且 表面無灰 塵 ； 地面干 凈 無 臟 物 ， 空氣流通清新； 室溫適度，燈光合適， 電視調 好 ； 備品齊全。5、公司參觀規 定 安排來

15、賓 參 觀 公 司 ， 須報 公關部主任批準；參觀介紹以商 務接待秘 書為 主，接待部 門配合； 參 觀過 程中，原 則 上介 紹 者在來 賓 前，接待 負 責 人在來 賓 后； 參觀所到之 處，作 業人員須 集中 精力做事，不得 東張 西望，更不 許 與參 觀 人 員 交 談 ，如有必要可禮貌示意。6、接待禮儀 要 求 參與商務 接待 人 員 應 著正裝，舉 止禮貌； 接待人員 到 車 站 、 機 場 迎接來賓 ， 應 提前1020 分 鐘 到達，恭候來 賓 到達， 對 不熟悉的來賓應 事先準 備 迎接牌，注明 單 位名稱和來賓稱謂； 接到來 賓 后，接待人 員應 主 動 向來 賓 致以 問

16、 候，并主 動 幫助 來賓提取行李； 到達住宿地點 后 ， 接待人 員應 主 動協 助來 賓辦 理 入 住手 續 ，并提行李送至房 間 ； 接待人 員 到 車 站 、 機 場 送行， 應 根 據 航班、列 車時 刻合 理提前 到達，主 動 幫助來 賓 拿取、托 運行 李， 辦 理相關手 續 ；九、附 則1、 本手冊 為 公司 商務接待的 規 范性文件，各部 門 應嚴格參照 執 行；2、 各子公司 應 參 照 本 手冊開展商務 接待活 動 ；3、 本手冊由公關部 依 據 實際 情況 變 化，不定期進 行 修 訂 ；4、 本手冊由公關部 附 則 最 終 解 釋 ；5、 本手冊于 2010 年 2

17、月 25 日起 執 行。十、 備 注除有特殊 說 明 外 ， 本制度適用范 圍為 集 團 各部 門 ， 子公司可參照 執 行。子公司與集團 公司 發 生 業務 關系 時 ，以尊重集團 公司制度 為執 行原 則 。x年x月19商務接待申請表負責人：客人信息:姓名單 位職務電 話2、接待時間： 年 月日 至 年 月 日共 日3、接待事由：4、洽談參加人員：5、陪同人員：6、招待項目：匚交通 匚住宿 版請 匚娛樂 超覽M它：7、其它要求：部門主管簽字：日期：分管副總 裁簽字：日期：接待行程安排表接待部門：接待負責人:制表人：日期/時 問接待事項主講/陪同其它參加部門地點第一天（月 日）第二天（月 日

18、）第三天（月 日）配合內容清單:配合項目時間配合內容責任人部門招待費用預算:太通：二宿：鼻請:出樂等：合計：接待部門確認簽字：日期：公關部主任簽字：日期：主管副總 裁簽字：日期：執行副總裁簽字：日期：公司總裁簽字：日期：商務招待費用超額審批表申請部門:f負責人：招待對象:姓名單位職務2、招待時間：年_月_日至 年_月_日3、招待事由： 4、獲批招待費用預算: 生通：二宿：鼻請:出樂等：合計： 5、實際招待費用情況:太通：二宿：鼻請:出樂等：合計：超額原超額:因說明:接待部門簽字：日期：公關部主任簽字：日期：主管副總 裁簽字：日期：執行副總裁簽字：日期：公司總裁簽字：日期：來訪接待總結報告接待項目:一來訪目的：04型 途觀 舉合同 口合作 口嗔訪 匚游玩 匚瞑它( )二、接待總結