1、項目五 總賬管理系統日常業務處理概述總賬管理系統日常業務處理主要提供憑證處理、賬簿處理、出納管理等功能。憑證處理包括填制憑證、審核憑證、出納簽字、記賬以及查詢和匯總記賬憑證；出納管理提供支票登記簿功能，并可查詢銀行日記賬、現金日記賬及資金日報表；賬簿管理提供多種條件查詢總賬、日記賬及明細賬等。通過本項目的學習，掌握用友ERP-U8務軟件中總賬系統日常業務處理的相關內容；熟悉總賬系統日常業務處理的各種操作掌握憑證管理、出納管理和賬簿管理的具體內容和操作方法。實訓內容1. 憑證管理：填制憑證、審核憑證、憑證記賬2. 出納管理3. 賬簿管理：總賬、科目余額表、明細賬、輔助賬實訓資料1、2008年1月

2、份企業發生的經濟業務如下：（1）1月2日，銷售一科劉紅購買了600元的辦公用品，用現金支付，附單據一張。借：銷售費用 600貸：庫存現金 600 付1（2）3日，財務部陸玉芳從工行提取現金5 000元，作為備用金。（現金支票號 XJ001） 借：庫存現金 5 000 貸：銀行存款工行存款 5 000 付2 （3）12日，銷售二科韓樂樂收到上海邦立公司轉來一張轉賬支票，金額34540元，用以償還所欠貨款。（轉賬支票號ZZR002） 借：銀行存款工行存款 34540 貸：應收賬款 34540 收1（4）18日，人事部楊文出差歸來，報銷差旅費2000元，交回現金200元。 借：管理費用差旅費 180

3、0 庫存現金 200 貸：其他應收款 2000 收2（5）20日，生產部領用絲線25000元，用于絲綢生產。 借：生產成本直接材料 25000貸：原材料 25000 轉1 2出納管理 25日，銷售二部韓樂樂借轉賬支票一張，票號155，預計金額5000元。實訓指導：1、 以“李明”的身份進行填制憑證，憑證查詢操作。用戶名“003”；密碼“3”；賬套“001”；會計年度“2008”；日期“2008-01-31”。提示：因為每張憑證的制單日期不一樣，所以注冊用友U861時把操作日期設置為2008-01-31。這樣，只需注冊一次，在填制憑證時可輸入本月不同日期的憑證。2、 以“陸玉芳”的身份進行出納簽

4、字，現金、銀行存款日記賬和資金日報表的查詢，支票登記操作。3、 以“吳妮”的身份進行審核、記賬、賬簿查詢操作。任務一、憑證管理一、填制憑證業務1：輔助核算-現金流量1、執行“總賬憑證填制憑證”命令，進入“填制憑證”窗口。如圖5-1所示。圖5-12、單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證。 3、選擇憑證類型“付款憑證”；輸入制單日期“2008/01/02”；輸入附單據數“1”。 4、輸入摘要“購買辦公用品”；輸入科目名稱“6601”，借方金額“600”，回車；摘要自動帶到下一行，輸入科目名稱“1001”，貸方金額“600”。 按回車鍵，打開“現金流量表”對話框。如圖5-2所示。 圖5-25、單擊“增

5、加”按鈕，在“項目編碼”參照中，依次選擇“經營活動現金流出”支付的與其他經營活動有關的現金項目，輸入金額600，單擊“確定”按鈕返回。6、單擊“保存”按鈕，彈出“憑證已成功保存！”信息提示框，單擊“確定”按鈕。 提示：· 采用序時控制時，憑證日期應大于等于啟用日期，不能超過業務日期。· 憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。· 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科目在明細賬、日記賬中出現。· 科目編碼必須是末級的科目編碼。· 金額不能為“零”; 紅字以“”號表示。· 可按“=”鍵取當前憑證借

6、貸方金額的差額到當前光標位置。業務2：輔助核算銀行科目在填制憑證過程中，輸完銀行科目“100201”，彈出“輔助項”對話框。 如圖5-3所示。圖5-31、輸入結算方式201，票號XJ001，發生日期2006/01/03，單擊確認按鈕。 2、憑證輸完后，單擊“保存”按鈕，若此張支票未登記，則彈出“此支票尚未登記，是否登記？”對話框。 3、單擊“是”按鈕，彈出“票號登記”對話框。 4、輸入領用日期“2008/01/03”，等信息。提示：· 選擇支票控制，即該結算方式設為支票管理，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號應在支票登記簿中有記錄。業務3：輔助核算客戶往來1、在填制憑證過程中，

7、輸完客戶往來科目“1122”，彈出“輔助項”對話框。如圖5-4所示。 圖5-42、選擇輸入客戶“上海邦立公司”，發生日期2008-01-12等。 3、單擊“確認”按鈕。 提示：該筆業務的現金流量項目為經營活動現金錄入銷售商品、提供勞務收到的現金。如果往來單位不屬于已定義的往來單位，則要正確輸入新往來的單位的輔助信息，系統會地洞追加到往來單位目錄中。業務4：輔助核算部門核算1、在填制憑證過程中，輸入完部門核算科目660202，彈出“輔助項”對話框。如圖5-5所示。圖5-52、輸入部門“人事部”，單擊“確認”按鈕。注意：該筆業務的現金流量項目為經營活動現金流出支付的與其他經營活動有關的現金。輔助核

8、算個人往來1、在填制憑證過程中，輸完個人往來科目“123101”，彈出“輔助項”對話框。 圖5-62、選擇輸入部門人事部，個人楊文，發生日期等。 3、單擊“確認”按鈕。 提示：· 在輸入個人信息時，若不輸“部門名稱”只輸“個人名稱”時，系統將根據所輸個人名稱自動輸入其所屬的部門。業務5：輔助核算項目核算1、在填制憑證過程中，輸完項目核算科目“410101”，彈出“輔助項”對話框。如圖5-7所示。 圖5-72、選擇輸入項目名稱“絲綢”，單擊“確認”按鈕。 二、查詢憑證1、執行憑證查詢憑證命令，打開憑證查詢對話框。 2、選擇輸入查詢條件，單擊輔助條件按扭，可輸入更多查詢條件。 如圖5-8

9、所示。圖5-83、單擊確認按鈕，進入查詢憑證窗口。 4、雙擊某一憑證行，則屏幕可顯示出此張憑證。 三、修改憑證（可選做）1.執行“憑證”|“填制憑證”命令，進入“填制憑證”窗口。 2.單擊“查詢”按鈕，輸入查詢條件，找到要修改的憑證。 如圖5-9所示。圖5-93、對于憑證的一般信息，將光標放在要修改的地方，直接修改；如果要修改憑證的輔助項信息，首先選中輔助核算科目行，然后將光標置于備注欄輔助項，待鼠標變形時雙擊，彈出“輔助項”對話框，在對話框中修改相關信息。 4、單擊“保存”按鈕，保存相關信息。 提示：· 未經審核的錯誤憑證可通過“填制憑證”功能直接修改；已審核的憑證應先取消審核后，

10、再進行修改。· 若已采用制單序時控制，則在修改制單日期時，不能在上一張憑證的制單日期之前。· 若選擇“不允許修改或作廢他人填制的憑證”權限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。· 如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報銷處理，修改操作將不影響“支票登記簿”中的內容。· 外部系統傳過來的憑證不能在總賬系統中進行修改，只能在生成該憑證的系統中進行修改。四、沖銷憑證（可選做）1、在“填制憑證”窗口，執行“制單”|“沖銷憑證”命令，打開“沖銷憑證”對話框。 如圖5-10、5-11所示。圖5-10圖5-112、輸入條件：選擇“月份”、“憑證類別”；

11、輸入“憑證號”等信息。 3、單擊“確定”按扭，系統自動生成一張紅字沖銷憑證。 提示：· 通過紅字沖銷法增加的憑證，應視同正常憑證進行保存和管理。· 制作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正確的蘭字憑證進行補充。五、刪除憑證（可選做）（一）作廢憑證1、先查詢到要作廢的憑證。 2、在“填制憑證”窗口中，執行“制單”|“作廢/恢復”命令。 如圖5-12所示。圖5-12 3、憑證的左上角顯示“作廢”，表示該憑證已作廢。 提示：· 作廢憑證仍保留憑證內容及編號，只顯示“作廢”字樣。· 作廢憑證不能修改，不能審核。· 在記賬時，已作廢的憑證應參與記賬

12、，否則月末無法結賬，但不對作廢憑證作數據處理，相當于一張空憑證。· 賬簿查詢時，查不到作廢憑證的數據。· 若當前憑證已作廢，可執行“編輯”|“作廢/恢復”命令，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。（二）整理憑證1、在“填制憑證”窗口中，執行“制單”|“整理憑證”命令，打開“選擇憑證期間”對話框。 2、選擇要整理的“月份”。 3、單擊“確定”按鈕，打開“作廢憑證表”對話框。 如圖5-13所示。圖5-134、選擇真正要刪除的作廢憑證。 5、單擊“確定”按鈕，系統將這些憑證從數據庫中刪除并對剩下憑證重新排號。 提示：· 如果作廢憑證不想保留時，則可以通過“整理憑證

13、”功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。· 只能對未記賬憑證作憑證整理。· 已記賬憑證作憑證整理，應先恢復本月月初的記賬前狀態，再作憑證整理。六、出納簽字更換操作員1、在“總賬系統”的初始窗口，執行“系統”|“重新注冊”命令，進入“注冊總賬”窗口。 2、以“陸玉芳”的身份重新注冊總賬系統，單擊“確定”按鈕。 提示：· 憑證填制人和出納簽字人可以為不同的人，也可以為同一個人。· 按照會計制度規定，憑證的填制與審核不能是同一個人。· 在進行出納簽字和審核之前，通常需先更換操作員。出納簽字1、 執行“憑證”|“出納簽字”命令，打開“出納簽字”查

14、詢條件對話框。如圖5-14所示。圖5-14 2、輸入查詢條件：單擊“全部”單選按鈕，輸入月份。 3、單擊“確認”按鈕，進入“出納簽字”的憑證列表窗口。 4、雙擊某一要簽字的憑證或者單擊“確定”按鈕，進入“出納簽字”的簽字窗口。 5、單擊“簽字”按鈕，憑證底部的“出納”處自動簽上出納人姓名。 6、單擊“下張”按鈕，對其他憑證簽字，最后單擊“退出”按鈕。 提示：· 要進行出納簽字的操作應滿足以下條件：首先，在總賬系統的選項里面已經設置了出納憑證必須經由出納簽字其次已經在會計科目中進行了指定科目的操作再次，憑證中所使用的會計科目是在總賬系統中設置為日記賬輔助核算內容的會計科目。·

15、 涉及指定為現金科目和銀行科目的憑證才需出納簽字。· 憑證一經簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除，取消簽字只能由出納人自己進行。· 憑證簽字并非審核憑證的必要步驟。若在設置總賬參數時，不選擇“出納憑證必須經由出納簽字”，則可以不執行“出納簽字”功能。· 可以執行“簽字”|“成批出納簽字”功能對所有憑證進行出納簽字。七、審核憑證以“吳妮”的身份重新注冊總賬系統。1、執行“憑證”“審核憑證”命令，打開“憑證審核”查詢條件對話框。如圖5-15所示。 圖5-152、輸入查詢條件，單擊“確認”按鈕，進入“憑證審核”的憑證列表窗口。 3、雙擊要審核的憑證

16、或單擊“確定”按按鈕，進入“憑證審核”的審核憑證窗口。 如圖5-16所示。圖5-164、檢查要審核的憑證，無誤后，單擊“審核”按鈕，憑證底部的“審核”處自動簽上審核人姓名。 5、單擊“下張”按鈕，對其他憑證簽字，最后單擊“退出”按鈕。 提示：· 審核人必須具有審核權。當通過“憑證審核權限”設置了明細審核權限時，還需要有對制單人所制憑證的審核權。· 作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。· 審核人和制單人不能是同一個人，憑證一經審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可修改或刪除，已標記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。八、憑證記賬以“吳妮”的身份重

17、新注冊總賬系統。1、執行“憑證”|“記賬”命令，進入“記賬”窗口。 如圖5-17所示。圖5-172、第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。單擊“下一步”按鈕。 3、第二步顯示記賬報告，如果需要打印記賬報告，可單擊“打印”按鈕。如果不打印記賬報告，單擊“下一步”按鈕。 4、 第三步記賬，單擊“記賬”按鈕，打開“試算平衡表”對話框，單擊“確認”按鈕，系統開始登錄有關的總賬和明細賬、輔助賬。登記完后，彈出“記賬完畢”信息提示對話框。5、 單擊“確定”，記賬完畢。提示：· 第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。· 上月未記賬，本月不能記賬。· 未審核憑證

18、不能記賬，記賬范圍應小于等于已審核范圍。· 作廢憑證不需審核可直接記賬。· 記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統將自動調用“恢復記賬前狀態”恢復數據，然后再重新記賬。九、取消記賬（一）激活“恢復記賬前狀態”菜單1、在總賬初始窗口，執行“期末”|“對賬”命令，進入“對賬”窗口。如圖5-18所示。 圖5-182、按Ctrl+H鍵，彈出“恢復記賬前狀態功能已被激活”信息提示框。 3、單擊“確定”按鈕，單擊“退出”按鈕。 提示：· 如果退出系統后又重新進入系統或在“對賬”中按“Ctrl+H”鍵將重新隱藏“恢復記賬前狀態”功能。（二）取消記賬1、執行“憑證”|“恢復記

19、賬前狀態”命令，打開“恢復記賬前狀態”對話框。 2、單擊“最近一次記賬前狀態”單選按鈕。 3、單擊“確定”按鈕，彈出“恢復記賬完畢”信息提示對話框，單擊“確定”按鈕。 提示：· 己結賬月份地數據不能取消記賬。· 取消記賬后，一定要重新記賬。任務二、出納管理以“陸玉芳”的身份重新注冊總賬系統。一、現金日記賬1、執行“出納”|“現金日記賬”命令，打開“現金日記賬查詢條件”對話框。 2、選擇科目“1001庫存現金”，默認月份“2008.01”，單擊“確認”按鈕，進入“現金日記賬”窗口。如圖5-19所示 圖5-193、雙擊某行或將光標定在某行再單擊“憑證”按鈕，可查看相應的憑證。

20、4、單擊“總賬”按鈕，可查看此科目的三欄式總賬，單擊“退出”按鈕。 提示：如果在選項中設置了“明細賬查詢權限控制到科目：那么賬套主管應賦予出納陸玉芳”現金“和”銀行存款“科目的查詢權限。二、銀行存款日記賬銀行存款日記賬查詢與現金日記賬查詢操作基本相同，所不同的只是銀行存款日記賬多一結算號欄，主要是對賬時用。三、資金日報表1、執行“出納”|“資金日報”命令，打開“資金日報表查詢條件”對話框。 2、輸入查詢日期“2008.01.03”。選擇“有余額無發生也顯示”復選框。如圖5-20所示。 圖5-203、單擊“確認”按鈕，進入“資金日報表”窗口，單擊“退出”按鈕。 四、支票登記簿1、執行“出納”|“支票登記簿”命令，打開“銀行科目選擇”對話框。 2、選擇科目：工行存款“100201”，單擊“確定”按鈕，進入支票登記窗口。 3、單擊“增加”按鈕，進行支票登記。輸入領用日期“2008.01.25”，領用部門“銷售二部”，領用人“韓樂樂”，支票號“155”，預計金額“5 000”, 用途“購材料”單擊“保存”按鈕， 單擊“退出”按鈕。提示：· 只有在結算方式設置中選擇“票據管理標志”功能才能在此選擇登記。· 領用日期和支票號必須輸入，