1、 第三層次文件 修改標識：0受控狀態受控分發編號文件編號：QG/YP 3 51 001-2014原材料采購作業指導書（D版）發布日期：2015年02月26日實施日期：2015年02月26日1 目的規范公司的原材料采購工作，保證生產順利進行。2 適用范圍2.1公司生產性原材料：基礎油、添加劑的采購。2.2公司生產性輔助物料：紙箱、桶、打包帶、防偽碼、標貼、錫箔、墊片、封口膠、熱熔膠等包裝物料的采購。2.3本規定適用于北海公司。3 職責3.1供應部3.1.1負責根據公司年度經營目標、銷售預測、調度計劃、原料使用計劃、庫存盤點表、生產情況、市場行情等制定月度采購計劃。3.1.2負責根據與供方簽訂供貨

2、合同，下達采購訂單，跟蹤采購物資完成情況，確保采購物資準時到位。3.1.3當市場的變化或生產銷售訂單的改變引起的月度計劃物資采購的改變必須由供應部提出申請，總會計師、總工程師審批。3.2技術研發中心3.2.1負責提供月度原材料的使用計劃。3.2.2負責對采購到貨的基礎油、添加劑進行質量檢驗。3.3調度中心3.3.1負責對采購到貨的包材物料及輔助性原材料進行質量檢驗。3.3.2負責對所有采購回來的原材料進行入庫保管工作。6工作流程（見后頁）6.1基礎油、添加劑采購工作流程、基礎油、添加劑采購工作流程說明6.2 包裝材料采購工作流程、包裝材料采購工作流程說明7考核指標采購及時率8記錄9修改記錄頁基

3、礎油、添加劑采購工作流程職責崗位流程作業指導書、記錄等銷售部調度中心技術研發中心供應部供應部技術研發中心供應部、調度中心供應部調度中心供應部月度銷售預測月度調度計劃6.1.1基礎油、添加劑月度使用計劃（3個月滾動）6.1.2制定月度采購計劃月度資金需求計劃6.1.3采購6.1.4檢驗6.1.5接卸6.1.6報關報檢6.1.7入庫6.1.8賬務處理6.1.9采購合同：基礎油、添加劑采購跟蹤表檢驗記錄入庫記錄基礎油、添加劑采購工作流程說明序號流程塊工作標準期量標準6.1.1月度銷售預測、調度計劃銷售部提供月度銷售預測，調度中心分解為月度調度計劃6.1.2基礎油、添加劑月度使用計劃技術研發中心根據月

4、度調度計劃和產品配方確定（基礎油、添加劑）原料月度使用計劃。6.1.3制定月度采購計劃月度資金需求計劃供應部根據調度計劃、原料使用計劃、庫存盤點表、生產情況、市場行情等制定添加劑、基礎油月度采購計劃、資金需求計劃，提交生產副總、主管領導，總會計師、總工程師審批。6.1.4采購6.1.4.1 基礎油采購a、供應部根據需求計劃進行兩家以上的詢價及市場價格對比，提交合同采購審批流程審批并由線領導簽訂合同。b、供應部將由線領導簽署的合同郵寄給供應商并維護到OA采購管理平臺。c、根據線領導簽署的合同下達MAS采購訂單，按合同履行跟蹤采購到貨。維護基礎油、添加劑采購跟蹤表。d、散裝油輪船運貨物，需把油輪資

5、料提供給海事局確認后方可和發貨方確認船只裝貨，以確保船只抵港后符合北海港停靠規定。e、買方承擔運輸保險的船運貨物需在貨船啟運離開裝貨港前與保險公司辦理好海運運輸保險和保留正本保單，規避貨損風險。同時讓保險公司開具保險費發票及時按MAS審批流程報賬。f、以LC(信用證)結算方式的需在貨物裝船前一周，擬好開證申請書(英文)提供財務部辦理開立信用證業務。信用證開出后讓財務部提供信用證電文，電子郵件把電文發給供應商以確保在之前確認的船期內按時裝貨。6.1.4.2添加劑采購a、主劑按供應商管理規定通過合同審批與供應商簽訂年度采購合同，根據月度采購計劃通過郵件向供應商下達由線領導簽發的采購訂單（主劑訂單格

6、式見附件）。輔劑按照月采購計劃通過合同審批與供應商簽訂現貨采購合同。b、供應部根據線領導簽署的合同及采購訂單下達MAS采購訂單，按訂單跟蹤采購到貨。維護基礎油、添加劑采購跟蹤表。c、供應部將由線領導簽署的合同及采購訂單郵寄給供應商并維護到OA采購管理平臺。d、根據線領導簽署的合同下達MAS采購訂單，按合同履行跟蹤采購到貨。維護基礎油、添加劑采購跟蹤表。6.1.5檢驗貨物到港前，在MAS下達到貨檢驗通知并提供合同質量指標給技術研發中心。技術研發中心對基礎油、添加劑進行檢驗。6.1.6接卸6.1.6.1基礎油接卸a、供應部在散裝外貿船運貨物到港前一周，提供到貨信息（船名、貨品名、數量等）、委托書、

7、油罐清空證明給代理報關單位辦理接卸相關手續。散裝內貿船運貨物到港前，提供到貨信息（船名、貨品名、數量等）給調度中心到海事局辦理接卸相關手續。b、散裝危險品貨物按海事局油污損害賠償基金費及北海港集裝箱公司港建費收費標準，按提單數量計算核對費用，經MAS付款申請審批流程審批后繳納油污損害賠償基金費及港建費。c、散裝貨物到港后卸貨前委托代理報關單位向檢驗檢疫局或商檢公司申請對貨物進行計量，出具貨物重量證書，并與提單數量核對，短溢裝數量是否符合合同條款。d、外貿散裝貨物由調度中心協助接卸到碼頭油庫，調度中心確保所采購貨物的順利接卸工作。6.1.6.2添加劑接卸a、集裝箱、ISO 罐等其他非散裝包裝的外

8、貿貨物由代理報關公司在卸船前代我司支付船公司到付規定的費用（THD費用、DCI費用、設備交接費、換單費等等）和碼頭港建費，碼頭集裝箱公司安排接卸到到碼頭堆場，并進行吊柜檢驗檢疫、消毒。b、調度中心確保所采購貨物的順利接卸工作。6.1.7報關報檢供應部外貿貨物報關報檢工作a. 接卸完畢后按海關規定整理核對報關所需文件（報檢委托書、合同、發票、提單、產地證、質量證、保險單據等）提供給代理報關單位辦理報檢報關。b.在清關中海關出具貨物進口稅款后的5天內按MAS付款申請審批流程繳納稅款。c.外匯按北海商務局規定定期向報送月度外貿數據。按外匯局規定在國家外匯管理局應用平臺定期報送季度外貿數據。6.1.8

9、入庫6.1.8.1調度中心根據供應部完成外貿基礎油清關解封手續后，做好入庫處理工作。6.1.8.2供應部依據與港務局簽訂的港口作業合同，按MAS付款申請審批流程結算碼頭油庫基礎油港口包干費后，持海關清關放行單到港務局辦理碼頭油庫基礎油出庫提貨單交調度中心安排調運、入庫。6.1.8.3供應部完成集裝箱、ISO 罐等添加劑的外貿貨物清關后，委托報關代理公司安排拖運到公司廠區，由調度中心安排接卸、入庫保管。6.1.9賬務處理供應部在調度中心貨物入庫后，根據合同及時處理貨物發票入賬及貨款結算；合同規定的第三方裝船檢測監控費；清關費（報關報檢代理費、檢疫費、消毒費、碼頭包干費(含港建費)、檢疫查貨吊柜費

10、、拖車費 （碼頭至廠區）、碼頭堆存費、THD、DCI目的港費、艙單費、換單費、放單費、設備交接費）等賬務處理。包裝材料采購工作流程職責部門流程作業指導書、記錄等銷售部、調度中心供應部生產部、供應部供應部調度中心調度中心供應部月度銷售預測月度調度計劃6.2.1制定月度采購計劃月度資金需求計劃月度儲備計劃6.2.2包裝材料采購訂單下達6.2.3采購6.2.4檢驗6.2.5入庫6.2.6賬務處理6.2.7銷售預測調度計劃原料使用計劃、庫存盤點表訂貨單包材訂單跟蹤反饋表原材料檢驗記錄原材料入庫記錄包裝材料采購工作流程說明序號流程塊工作標準期量標準6.2.1月度銷售預測、調度計劃銷售部提供月度銷售預測，

11、調度中心分解為月度調度計劃。6.2.2制定月度采購計劃月度資金需求計劃月度儲備計劃6.2.2.1供應部根據調度計劃制定包裝材料月度采購計劃、資金需求計劃，提交生產副總、主管領導，總會計師、總工程師審批。6.2.2.2供應部每月初根據銷售部提供的下月度的銷售預測制定包裝材料的下月度儲備計劃（以公司常規產品為主）。6.2.3包裝材料采購訂單下達6.2.3.1生產部根據每周的調度生產計劃在MAS下達包裝材料采購申請。6.2.3.2供應部根據由線領導簽發的包材月度儲備計劃以訂貨單的形式通過郵件或傳真向各包材供應商下達儲備訂單。單標準格式見附件。6.2.4采購6.2.4.1供應部根據采購申請在MAS下達

12、采購訂單，由采購管理員同時與按采購合同審批流程簽訂年度采購合同的供應商以電子郵件或傳真的形式向供應商下達訂貨單。供應商需對采購訂單進行確認，供應部對采購訂單進行監控及跟蹤采購到貨。維護包材訂單跟蹤反饋表，并對計劃準確率、訂單完成率等進行匯總分析。6.2.4.2供應部每月初向供應商下達的下月度的儲備訂單，供應商需對儲備訂單進行確認。供應商必須在下單的當月完成生產儲備，并要求供應商提供庫存表，供應部匯總到包材訂單跟蹤反饋表監督儲備訂單的完成情況。下月度的各周生產計劃包材訂單出現與儲備訂單品種、數量都相同的則告知供應商從儲備訂單中扣減，如不足或不同則補充或追加訂貨單。該月的儲備訂單因我公司原因未完成提貨的則滾動到下一月度作為下一月度的儲備訂單。6.2.5檢驗6.2.5.1到貨前，供應部在MAS下達到貨