1、淺談會展現場管理的實證研究以荷澤學院2010年輪滑節為例摘要會展的現場管理是會展經營管理中非常重要的部分 。為了更加了解會展現場 管理的內容，以范澤學院2010年輪滑節為例，根據其布展階段、開展階段及撤 展階段的工作情況，分析其現場管理的優缺點，并提出可行建議，提高其現場管 理的執行能力。關鍵詞：現場管理、輪滑節、活動第1章緒論現代意義上的 蕓展”或 展會”并不是孤立的 展”會”或展覽”，而是有將展覽 與會議、與各類貿易賽事、旅游、藝術節等節事活動相結合的趨勢。而廣義的會 展現場包括展覽、會議、節事活動等在內的全部有形場所和設施 ，以及全部相關 無形要素在現場的集合。一個會展項目是否成功，從某

2、種意義上來講取決于該會 展項目現場管理是否科學有效1。展會現場管理是辦展機構對展會現場實施的總體管理，時間上從布展到開展直至撤展結束。由于現場管理通常是集中在一個較短的時間段，所以各種事務顯得集中、眾多和繁瑣，因此現場管理和服務顯得尤為重要2。范澤學院2010年輪 滑節是校園活動，屬于微型展會。正所謂麻雀雖小，五臟俱全，范澤學院2010 年輪滑節的舉辦時間為期一天，但它的現場管理不容忽視，其管理的是否到位影 響著活動舉辦的成敗。本人曾參與策劃及舉辦范澤學院2010年輪滑節，因此將以范澤學院2010年輪滑節為例分析其現場管理的執行情況。第2章展會的布展階段展會的布展階段為展會現場管理的先行工作

3、，具包括展臺搭建的管理、展品 運輸的管理、參展商布展管理、現場保潔與安保工作。范澤學院2010年輪滑節 主辦方為范澤學院社團聯合會，承辦方為范澤學院輪滑協會。因此布展階段主辦 方的所有工作由范澤學院輪滑協會承擔。2.1 展臺搭建的管理在布展期間，主要管理工作是督促和協調主場搭建商和主場運輸商相互之間 的配合，以保證布展的順利。通常布展的時間是三天左右 ，最短的可能只有一 大，甚至更短。在這么短的時間內完成繁重的搭建任務，除了要科學化的搭建技術，更為關鍵的是做好配合和協調事宜，監控好整體工作的進程。范澤學院2010年輪滑節的布展期定在活動當天上午六點至八點半點。輪滑協會將租借器材運至活動舉辦場地

4、，并按照原設想搭建。該活動承辦方展臺搭建的時間花費兩個半小時的搭建時間，較簡短的搭建時間容易導致緊接的工作受阻。據了解活動當天開幕式就因展臺搭建工作沒有按時 完成而推遲。因此建議該活動將展臺搭建時間提前到開展前一天下午進行，將需 要搭建的大件器材搭建好。由于是大件器材，舉辦又地是在校園，不會有安全隱 患存在。參展商報到之前，主辦方應督促好兩項工作：一是按圖紙做好展臺區域的地 線劃分，標明展臺號；二是按照圖紙搭好現場服務辦公的場所，比如組委會辦公室，或主辦方、主場搭建商、主場運輸商的聯合辦公地點，提前安排好各單位人 員、各種器材和資料等到位。在荷澤學院2010年輪滑節中，由于該活動的特殊性，承辦

5、方擔任著組委 會、主場搭建商、主場運輸商的角色，因此在活動現場的現場服務辦公場所就只 有承辦方大本營與承辦方咨詢臺。此次活動所需資料于活動開始前一天準備好 。 在活動當天承辦方發現某些活動所需資料不齊全，再委派專人準備資料，如：觀眾登記表、參賽人員登記表等資料。承辦方在上述諸多行為都不符合展臺搭建管理 工作的要求。2.2 展品運輸的管理安全第一 ”是展品運輸的關鍵，其次還有以下兩點：一、嚴格按照展前制定的物流計劃分區域實施展品的就位工作。主場運輸商通過展品代理 （通關、驗收、運輸等）可提前掌握大部分展品的 資料，尤其是對現場管理人員根據該計劃掌控進館的時間進度 ，協調運輸、搭 建、參展商之間的

6、工作。比如協調參展商自運展品的臨時出入口等2。范澤學院2010年輪滑節的展品是由其贊助商 一一廣東森海運動用品有限公 司提供。廣東森海運動用品有限公司在此活動中既是贊助商又是參展商，也是僅有的參展商。該參展商在活動當天自備車輛運輸到活動現場，承辦方在活動當天到范澤學院校門口告知校園保安放其通行并引導其將展品運至活動現場。由于該活動參展商只有一家，該活動的展品運輸工作就簡單很多。但承辦方 不能因展品運輸工作簡單就忽略它，在活動當天才告知校園安保讓參展商通行 。 該活動舉辦地點是露天的，展品當天才運至現場是正確的舉措。二、展品包裝箱的堆放管理。展品進入場館后其包裝箱的堆放和保管常被忽略 ，往往成為

7、現場管理的盲 區。如果空箱凌亂的堆放在展館內外會嚴重影響展會的整體印象，因此主辦方很 有必要在展品進館前就指定空箱的堆放區域，所有空箱堆放都要整齊堆放并委派 專人看管。此輪滑節參展商的展品不多，因此在堆放管理方面不困難。參展商將展品包 裝空箱放置在運輸車里保證了現場的整體美觀形象 ，且不需要委派專人看管，還 節省人力資源。2.3 參展商布展管理參展商報到接待工作是主辦方對參展商進行現場服務的第一印象工程，一定要引起主辦方各現場工作人員的重視，熱情、周到、細致的報到接待服務是良好 的開端。通常展會的參展商在報到前就已經進行了展前報到登記，所以在現場參 展商只要憑相應的確認文件就可以領到參展證，協

8、助參展商了解與展會相關的各 類服務信息和規定。承辦方在輪滑節舉辦當天委派輪滑協會會長前去接待，還委派專人協助參展商布展，且提供桌椅、帳篷給參展商。接待、登記和協助參展商等工作都做得不錯。唯獨不足的是沒有制作參展 證，這樣才能更好地識別參展商與觀眾。一般來說，大部分參展商都能在規定的時間內完成布展。另外開幕式當天也 .學習幫手.有個別參展商才剛剛趕到，或展品剛剛到場需要安排運輸，這樣就需要組委會提 前計劃好開幕當天早上參展商和展品今次場館的臨時通道，并要求主場搭建、主場運輸、場館方的工作人員提前就位，協助參展商。此輪滑節的參展商中不存在開幕式前一天就完成布展工作的參展商 ，因此該 活動唯一的參展

9、商屬于開幕式當天布展的類型 。主場搭建、主場運輸、場館方的 工作人員協助參展商布展的工作歸屬承辦方范澤學院輪滑協會負責 。2.4 現場保潔與安保工作展會現場的保潔分別有場館方、主場搭建商分工負責。其中，展會場地內公 共區域的清潔工作由場館方負責，如通道、廁所、餐廳等。此輪滑節的場館方是范澤學院，活動現場公共區域的保潔工作由其負責。由 于范澤學院2010年輪滑節的舉辦地點在校內的輪滑場，輪滑場內及周圍區域清 潔工作由承辦方即范澤學院輪滑協會負責。展會期間的安全保衛工作主要是防止可疑人員進入展會、防止展品丟失和盜竊、展會消防安全保護，以及協助參展商出離一些安全保衛方面的工作等。展會期間的安保工作若

10、是不到位，會給展會帶來預想不到的影響。因此展會期間的安 保工作非常重要。此輪滑節由于舉辦地在校園內的輪滑場 ，因此可疑人員進入活動現場的可能 性會降低許多，但不能保證沒有。展品不僅有參展商看管且承辦方的主席臺就在 旁邊，展品丟失可能性更是大大降低。由于此活動是以體育活動為主題的節事活動，其專業觀眾占據活動服務對象 的大部分，其在場的財產安全重要性不容忽視。承辦方在舉辦活動當天委派工作 人員負責其安全。這項工作更是承辦方不可推卸的責任。第3章展會的開展階段3.1 開幕式管理開幕式是展會正式開始的標志，舉辦開幕式的主要目的是制造氣氛、擴大影 響、提高展會的知名度、吸引更多的觀眾來參展，參展商和觀眾

11、都是從開幕式上 活動對展會的第一印象，因此開幕式是主辦方向公眾展示展會規模和實力的良好 機會。隨著會展業的發展，展會間特別是同類題材的展會間競爭越來越激烈，一個成功的展會開幕式不僅可以增強參展商和觀眾對展會的信心，還可以提高業界和大眾對展會的關注程度，擴大展會的影響和品牌形象宣傳20范澤學院2010年輪滑節的舉辦，為了樹立參展商與專業觀眾對承辦方既該 校輪滑協會的良好形象。由于大部分專業觀眾來自廣佛兩地的各高校輪滑愛好 者，因此更能增加荷澤學院與各高校的友誼，擴大范澤學院的形象。據悉，該輪 滑節開幕式開始時，現場觀眾激情高昂，該校的某些學生聞聲而來，專業觀眾的 隊伍增強了。通常來說，開幕式籌劃

12、的主要工作有確認領導人名單、開幕式嘉賓的入場名單、開幕的時間、開幕現場布置、禮儀、現場樂隊與其他表演、新聞通稿、講話 稿、剪彩道具、氣球、鮮花等內容。要確保開幕式的萬無一失：在開幕的前一天 主辦方一定要進行周密的安排和確認；開幕當天提前到場，委派專人核查所有的 設備和設施，并做好隨時應對突發事件的準備3。該輪滑節開幕式邀請贊助商 一一廣東森海運動用品有限公司的總經理作為嘉 賓，在開幕式上發表講話；邀請該校主持人協會的兩位成員作為主持人主持開幕式；邀請該校動漫協會表演cosplay o輪滑場則為開幕式現場，主席臺設置在輪滑場旁。以上描述的該輪滑節開幕式現場情況只是基本要素，還缺少頒獎禮儀剪彩道具

13、裝飾開幕式現場的鮮花與氣球等，這樣開幕式現場略顯單調。3.2 觀眾登記管理專業觀眾是參展商的上帝，同時也可能是潛在的參展商，因此做好觀眾登記 工作是非常重要的，為了更好地了解觀眾結構，就必須要掌握與觀眾有關的精確 數據。首先，觀眾注冊和登記處應有顯著標志，便于觀眾及時找到并辦理現場注冊 手續。現場要安排專人指引、咨詢和維持秩序0其次，為避免排隊擁擠，要有足夠的登記臺和填表臺。最后，觀眾登記時信息要及時收集和匯總，當天登記的數據要在閉館后送至 主辦方現場辦公室，并錄入電腦。此輪滑節是校園活動，與社會上的展覽有所不同，其不是以營利為目的，因 此專業觀眾里不可能有潛在的參展商。之前有提到此輪滑節的專

14、業觀眾大部分是 來自廣佛兩地各高校的輪滑愛好者，因此專業觀眾的資料登記尤為重要。在活動 現場登記臺設置在輪滑場入口處旁，方便各高校輪滑愛好者進行專業觀眾的登記，但登記處出現擁擠的情況。承辦方給各高校代表派發活動流程表，以便其了 解活動進程。所以專業觀眾登記資料都有專人負責。3.3 現場數據收集的管理現場數據收集主要包括專業觀眾信息和參展商的信息，參展商的數據對展會項目的發展也是至關重要的。輪滑節的專業觀眾信息收集與登記是在活動當天完成。參展商只有一家，承辦方早已知曉，不需要再次數據的收集。由與此節事活動是校園輪滑節，具各種賽事的登記更是至關重要。據了解活 動當天并未及時準備各種賽事的登記表，險

15、些影響到活動各種賽事的進程。3.4 現場服務的綜合管理辦展機構在開展期間，注意提供協調工作和完善的服務，通常會在現場設立 咨詢臺解決參展商和觀眾提出的相關問題。作為咨詢處的工作人員必須要對展會 的各個環節非常清楚，能夠自主解決問題，幫助客戶聯系到相關的負責人解決問 題。在活動期間，活動現場設置有咨詢臺以便承辦方更好地向參展商與觀眾提供 服務，解決各種問題。3.5 現場其他活動的管理展會的相關活動主要有會議、表演、比賽等，展會上舉辦的相關活動主要起 到活躍展會現場氣氛，完善展會功能的作用，其舉辦方可以是主辦者、行業協 會、參展商等。節事活動屬于會展的范疇，各種表演和比賽是不可缺少的。此輪滑節更是

16、全 場貫穿表演、比賽，以及游戲活躍現場氣氛（具體表演、比賽及游戲詳見附錄）。據了解在活動當天某些比賽、游戲由于時間有限未能舉行。說明承辦方在 賽事時間預計的工作上不夠準確。對于表演和比賽等活動，現場的管理和服務工作主要是安全防范和保證秩 序，因為現場的表演和比賽通常會聚集大量的觀眾，因此要提前做好危機處理方 案，以應付萬一出現的事故。輪滑是一種極限運動，現場的安全管理顯得尤為重要。承辦方在活動現場有 提供各種藥品，防止人員受傷。由于承辦方并非專業醫護人員，如有人員嚴重受 傷并非其能處理的。第4章展會的撤展階段4.1 撤展會議撤展會議一般是在撤展前一天的上午召開，商討撤展的各個環節，明確各單位的

17、職責，尤其要決定撤展的具體時間，依次為：停止觀眾登記的時間、停止觀 眾入場的時間、觀眾清場的時間、斷電的時間、開出門證的時間、開啟貨物通道 的時間、閉館的時間。撤展前一天下午辦展機構就可以把有關情況以書面形式通 知各參展商以利于其安排第二天的工作40該輪滑節舉辦時間為期一天，因此應在活動舉辦前分配好撤展工作，但承辦 方并非如此，而是在活動結束后召開問短的撤展會議。花費兩個半小時將所有器 材設備歸還場館方即范澤學院。由于該輪滑節舉辦時間與場地的特殊，停止觀眾登記的時間、停止觀眾入場的時間、觀眾清場的時間、開出門證的時間、開啟貨 物通道的時間、閉館的時間不需要考慮在內，而斷電時間是在活動結束，所有

18、參 展商與觀眾撤離現場后方可斷電。4.2 撤展中的管理工作該輪滑節撤展期間的主要現場管理工作見表1表1輪滑節撤展期間的主要現場管理工作工作項目工作標準具體描述撤除展臺安全操作，恢復場地原貌展臺撤除工作由承辦方輪滑協會在活動結束負責撤除參展商退還展具協助參展商順利退還展具參展商將其所借用的展具（桌椅、帳篷等）退還承辦方處理展品協助參展商妥善處理展品活動結束前，在承辦方的協助下，參展 商將部分展品（與輪滑相關的體育用 品），出售給專業觀眾，部分展品贈送 給專業觀眾，展品出館管理嚴格執行出門證管理制度參展商無需1可承辦方申請出門證，將展品運輸至校門口，校園安保人員檢查后可放行展場清潔協助展場監管和協

19、調好展場的清潔及時處理撤展留下的大量垃圾,保持輪滑場的清潔安全管理加強安全和消防保衛工作活動結束當天晚上承辦方及時清理現場，各種安全隱患基本/、存在4.3 結算和整理全場斷電后，查看展場的電表讀數以便結賬；核對并確認現場費用的清單， 約定時間結清費用；將主辦方的所有現場資料和設備等整理后運出展場。由于此輪滑節的舉辦場地是校園輪滑場，屬于露天場地，不需要結算費用；活動現場只有參展商展品的銷售涉及到金錢，整場活動不涉及任何現金費用。因 此不需要考慮結算這方面的工作。承辦方將輪滑節現場所有設備撤離并歸還場館方后，將該活動的所有資料整 理好帶離現場，以便日后數據整理及提交主辦方。活動總結范澤學院2010年輪滑節的順利舉辦增進了范澤學院與廣佛兩地各高校的友誼。為了讓下一屆荷澤學院輪滑節更好地舉辦，本人對這次活動現場管理的情況總結如下：活動現場管理優點：1）承辦方協助參展商迅速完成布展管理工作方面。2）無展品空箱堆放在活動現場，節省人力資源。3）邀請該校動漫協會表演cosplay ,現場氣氛活躍。活動現場管理缺點：1）該活動承辦方展臺搭建的時間在選擇上較為不妥。2）在活動舉辦當天發現所需資料不齊全再去準備，活動當天并未提前準備各種賽事的登記表既損耗人力又浪費時間。3）承