1、卓越時間管理技巧提升訓練卓越時間管理技巧提升訓練 方方 南南審時度勢審時度勢 突破自我突破自我n小故事給我們的啟示：透過現象看本質透過現象看本質部分人的三個字特征部分人的三個字特征時間管理失序時間管理失序做事缺乏計劃性做事缺乏計劃性做事分不清主次做事分不清主次不善于說不善于說“不不”無法恰當處理外部的打擾無法恰當處理外部的打擾“茫?！薄懊γΑ薄懊っぁ蔽覀兊臅r間問題出在哪里我們的時間問題出在哪里?時間的特征時間的特征n時間是不可移動的時間是不可移動的n時間沒有辦法儲存時間沒有辦法儲存n時間無法增加時間無法增加n時間借不到、買不到、租不到時間借不到、買不到、租不到n時間以穩定的速度無法阻擋地消失時

2、間以穩定的速度無法阻擋地消失 可以改變的才適合管理u時間本身不能改變也不能管理（自然規律）；u可以改變的是自己的思想、行為、習慣最有效的是改變思想。時間管理其實是：資源管理自我行為的管理提高時間資源的使用效率 時間的特征時間的特征學習時間管理的意義學習時間管理的意義u 時間管理是職業成功的源泉u 適應快魚吃慢魚的社會u 提升自我面對變化的能力u 增加給自己“充電”的時間u 增加放松自己的時間 對時間管理現狀作出評估對時間管理現狀作出評估職業人士反省自己一天的時間浪費需要自問的10個問題：u每天有哪些事是在不適當的時間內做的？u每天在哪一段時間著手進行最重要的工作？u每天最具工作效率的是哪一段時

3、間？u每天最不具工作效率的是哪一段時間？u每天工作過程中最大的干擾是什么？u每天最嚴重的三個時間使用誤區是什么？u每天做了哪些不必要的事？u每天做了哪些不需要親自做的事？這些事可以授權給誰去做？u每天花費了多少時間做重要的事？花費了多少時間做不重要的事？u每天花費了有哪些事情本來應該花費更多的時間去做？消除時間管理誤區消除時間管理誤區n誤區一：沒有時間？！誤區一：沒有時間？！n誤區二：越快越好！誤區二：越快越好！n誤區三：干得多才會有成果！誤區三：干得多才會有成果！n誤區四：網絡是讓人節省時間的！誤區四：網絡是讓人節省時間的！n誤區五：多重任務能節省時間！誤區五：多重任務能節省時間！n誤區六：

4、休息是多余的！誤區六：休息是多余的！n誤區七：慢慢騰騰就是懶惰！誤區七：慢慢騰騰就是懶惰！一個大家都很熟悉的小實驗一個大家都很熟悉的小實驗道具：道具：鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，細沙一堆，水一罐。細沙一堆，水一罐。方法：把以上物品裝進鐵桶。方法：把以上物品裝進鐵桶。提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎 樣的順序把以上物品裝進鐵桶？樣的順序把以上物品裝進鐵桶？時間管理矩陣時間管理矩陣重重 要要 性性急急 迫迫 性性 重重 要要 不緊急不緊急不重要不重要不緊急不緊急重重 要要緊緊 急急不重要不重要 緊緊 急急分清任務的輕重緩急

5、分清任務的輕重緩急時間管理矩陣時間管理矩陣u第一優先：做“重要且緊迫”的事快做u第二優先：做“重要但不緊迫”的事多做u第三優先：做“不重要但緊迫”的事授權u第四優先：做“不重要也不緊迫”的事放棄時間管理矩陣告訴我們正確的做事順序是：時間管理矩陣告訴我們正確的做事順序是：分清任務的輕重緩急分清任務的輕重緩急總總 結：如結：如 何何 處處 理理 高高 價價 值值 活活 動動l讓高價值活動充實每一天，剩余的時間再用于讓高價值活動充實每一天，剩余的時間再用于做瑣碎的小事。做瑣碎的小事。l堅持重點，排除外界干擾，頭腦中始終有最終堅持重點，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結果。的結果。l設定最后期限，合理

6、安排事情的進展。設定最后期限，合理安排事情的進展。l將大項目分解，逐步完成。將大項目分解，逐步完成。l高效運用自己的黃金時段高效運用自己的黃金時段l獎勵自己，始終保持積極進取的態度。獎勵自己，始終保持積極進取的態度。l授權或分派出這些活動，節約自己的時間。授權或分派出這些活動，節約自己的時間。l降低自己的標準，不要追求完美。降低自己的標準，不要追求完美。l學會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。學會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。l將它們匯總，集中時間處理。將它們匯總，集中時間處理。 做正確的事比正確地做事更重要！做正確的事比正確地做事更重要！總總 結：如結：如 何何 處處 理理 低低 價價 值值

7、 活活 動動高效時間管理的高效時間管理的5大手法大手法n養成良好的習慣：有時候習慣決定一切！ 你每天要花30分鐘作計劃； 你要有書面的待辦單、日計劃、月度計劃和周計劃； 讓別人都了解你的工作習慣和時間習慣； 你每周都將你的工作排出優先順序； 你能在高效的時間里做完你的重要工作； 你的授權形成了一種工作風格和管理方式； 在固定的時間里處理往來的函件； 盡量將無用的文件處理掉； 能使每件工作善始善終避免頭緒多而亂； 常年使用工作效率手冊。必須養成的好習慣必須養成的好習慣高效時間管理的5大手法n六點優先： 把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以

8、赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴地做標號為“2”的事，依此類推高效時間管理的5大手法n高效溝通： 在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。并且要一次性溝通清楚，避免爭論與歧義。高效時間管理的5大手法n“間作套種”變換工作以減少因枯燥、疲勞產生的低效率高效時間管理的5大手法nGTD:收集：整理：組織：回顧：執行：高效時間管理的5大手法nGTD:實現實現GTD的五類工具：的五類工具： 在線：計算機：PDA：GTD筆記本: 文夾GTD工具:高效時間管理者的十二條法則n法則一： 制定時間管理計劃每日計劃每日計劃T P Task List7891011

9、121314151617181920會見會見13-11-2000 怎樣做好時間計劃怎樣做好時間計劃任務待辦單法任務待辦單法1、任務待辦單、任務待辦單有效的時間計劃方法有效的時間計劃方法今日待辦事項任務類型完成者完成情況備注122、怎樣填寫任務待辦單、怎樣填寫任務待辦單u首先列出計劃中今天要完成的工作；u其次，把這些事情按緊迫程度分成ABC三類；pA類：必須要在兩個小時內完成pB類：必須在當天完成pC類：三天之內要完成怎樣做好時間計劃怎樣做好時間計劃3、填寫任務待辦單的注意事項、填寫任務待辦單的注意事項u明確每天工作任務中的重點任務u在高效率時間段安排高價值的活動u注意平衡性和交替性u注意連續出

10、現的工作任務u把任務待辦單變成自己的習慣！怎樣做好時間計劃怎樣做好時間計劃高效時間管理者的十二條法則n法則二： 拒絕拖延，馬上行動高效時間管理者的十二條法則n法則三： 善于授權高效時間管理者的十二條法則n法則四： 運用5S手段提高時間管理效率高效時間管理者的十二條法則n法則五： 有始有終不留尾巴高效時間管理者的十二條法則n法則六： 簡化工作流程高效時間管理者的十二條法則n法則七： 第一次就把事情做好高效時間管理者的十二條法則n法則八： 善于總結：日清日高高效時間管理者的十二條法則n法則九： 善用零散時間高效時間管理者的十二條法則n法則十： 運用節省時間的工具高效時間管理者的十二條法則n法則十一： 保持良好的體力與旺盛的精力高效時間管理者的十二條法則n法則十二： 終生學習，不斷創新學習的時間管理技巧學習的時間管理技巧u學習速度與學習效果同樣重要u要學會對自己的學習進行規劃u學會選擇還要善于放棄u要保持強烈的好奇心和想像力u要善于提問u要獨立思考與時俱進，保持領先與時俱進，保持領先n力求平衡：生命之輪的輕松轉動n盡情暢想：這就是我的生活夢想n直奔目標：現在愿望終于實現n簡