1、羅斯文數據庫的報表分析報表的具體分析：我個人的操作習慣，一般的在表設計階段完成以后，我就直接進入到窗體設計階段，根據需要建立查詢，報表功能放在最后完善。因為在窗體的設計中有調用到報表，所以我們在學完查詢后，再先來學習一下報表，把窗體的制作放在最后來學吧。窗體主要是為了實現數據的采集，而報表則是用于數據的顯示輸出或打印，在數據展示方面具有特長，可以對數據進行分組和匯總顯示。報表的構成：報表由控件和節組成，節又可分為主體節與頁眉、頁腳節。而頁眉頁腳根據對象的不同，再進行細分為報表頁眉頁腳、頁面頁眉頁腳、組頁眉頁腳。如果有多個分組時，則按照分組級別進行嵌套。主體節是報表的核心部分，凡是希望按順序列出

2、的數據，都應以控件形式放在主體中，一般用得最多的控件便是文本框了。而如果希望作為標題、分類依據、匯總信息等則應該以控件的形式安排的頁眉或頁腳。這里重點要了解各種不同的頁眉頁腳的控制范圍是不同的。報表頁眉是指在整個報表的開頭出現一次，報表頁腳則是指在整個報表末尾出現一次。頁面頁眉與頁腳是指報表有很多頁，那么每個頁面的最上面與最下面出現的便是頁面頁眉與頁面頁腳了。組頁面頁腳的作用范圍，便只在自己分組的范圍內了，如果按部門分組，會有好幾個部門，那么在部門頁眉頁腳中設置的內容，在每個部門的分組頁面與頁腳中都會重復出現。了解了這些基本構成后，我們還是結合羅斯言文實例來看吧。1.“按漢語拼音順序的產品列表

3、”報表“按漢語拼音順序的產品列表”報表是按產品名稱的第一個字來進行分組顯示產品信息的報表。在報表中除了產品名稱外，還列出了類別名稱，單位數量和庫存量的數據。首先我們還是來學習一下如何用向導來創建報表，然后再利用設計視圖來查看和修改，以后的實例將直接在設計視圖中進行學習。在數據庫的報表對象窗口，雙擊“使用向導創建報表” 或者單擊“新建”按鈕，在跳出的“新建報表”的窗口中選擇“報表向導”  選擇報表的數據來源表或查詢為：“按漢語拼音順序的產品列表”查詢2 / 32選擇需要的字段，點下一步：選擇查看數據的方式為通過產品，點下一步：添加分組級別：產品名稱，并點擊“分組選項”對分組間隔進行設置

4、我們選擇按“第一個字母”，設好以后點“下一步”選擇排序字段為“產品名稱”，在這里還有一個“匯總選項”，在本例中用不到，在需要分類匯總數據時，就從這里進行設置。點“下一步”選擇報表的布局，每種布局的顯示方式可以選中看左邊的示例。在這里我們選擇“分級顯示2”，點“完成”。 自動打開報表，顯示報表的顯示結果。接下去我們進入設計視圖進行修改，從菜單“視圖”中選擇“設計視圖”，即可進入設計視圖界面。當然工具欄也有“設計”按鈕。設計設圖中“報表頁眉”、“頁面頁眉”、“產品名稱頁眉”、“主體”、“頁面頁腳”代表各個節的名稱，在節的節面有個小方框按鈕一樣的東東是節選擇器，用鼠標點擊可以選擇相應的節。首先看下“

5、報表頁眉”中是一個標簽控件，我們把文字內容改為“按漢語拼音順序的產品列表”，選中標簽，把字體設成宋體，12號，加粗。調整位置，在標簽的下方加入一個文本框，把文本框的“控件來源”屬性設置成：“=Format(Date(),”yyyy-mm-dd”)”，其中Date()函數用于獲取系統的當天日期，Format函數將改變日期的顯示格式為“2008-03-01”這樣的格式。其他的比如水平線之類的只是依據個人的愛好來設置，如果不要就刪除掉，如果要的話，可以從控件中找到直線工具，直接畫出一條即可。具體的顯示效果可以通過在設計視圖和預覽視圖中切換來觀察設置的效果。報表中的分組設置通過“排序與分組”來實現，從

6、視圖菜單中選擇“排序與分組”，或在工具欄上找到。在這個頁面可以設置排序字段，也可以設置分組字段，具體得可以選中這一行，在下面的組屬性中查看，如果組頁眉與組頁腳的屬性都為否，就說明這只是一個排序的字段。否則說明這是一個分組字段。在這里分組形式可以根據分組的字段不同，提供一些常用的分組方法，如果是文本型的提供按前輟字符進行分組，如果是日期型的，還可以設置成按年，月，季等進行分組。保持同頁的設置用于控制這一個分組中的數據要不要顯示在同一頁，可以改為整個組。組頁眉的標題中是一個文本框，用到一個Left$函數，這里已經自動生成了，我們可以發現羅斯文中用到的是Left函數，這兩個函數的作用是相同的，只是與

7、LeftB相區別，具體可查看幫助。頁面頁腳上有頁碼顯示，可以從插入菜單中選擇頁碼命令，也可以直接加一個文本框，在控件來源屬性中設置。這里page代表當前頁，pages代表總頁數。2.“按季度匯總銷售額”報表“按季度匯總銷售額”是顯示各年同一季度銷售額的匯總報表。在設計視圖中打開“按季度匯總銷售額”報表。在左上角的報表選擇器上雙擊，跳出屬性窗口，首先看一下報表的記錄源是“按季度匯總銷售額”。 報表頁眉中有一個標簽，一個文本框，文本框的值為“=Format(Date(),"yyyy-mm-dd")”，按格式顯示系統的當天日期。頁面頁眉中只有一條水平線，每頁的頂端都會打印一條水平

8、線?？匆幌逻@個報表的排序分組會發現本報表進行了二層的分組嵌套。第一個分組字段為一個表達式“=DatePart("q",發貨日期)”，這個函數的意思為取發貨日期中的季節，也即是按季節分組。第二個分組字段為發貨日期，但分組形式不是每一個值，而是年。這里分別給我們演示了兩種不同的用法，其結果是一樣的。也就是說第一個分組字段，我們也可以設為發貨日期，然后把分組形式設成季即可?！?DatePart("q",發貨日期)”頁眉中有一個文本框，值為“=DatePart("q",發貨日期)”，代表季節，另個設置了幾個標簽。還加了四條直線作為分隔。發貨日

9、期的頁眉為空，主體也為空，因為主體中一般列出的是滿足分組條件的明細記錄，在這里我們只要每一年度的一個合計數，所以內容在發貨日期的頁腳中。發貨日期頁腳中有三個文本框，內容分別為“=DatePart("yyyy",發貨日期)”：將發貨日期轉換為位的年份數；“=Count(訂單ID)”：用Count函數計算同每一年的訂單ID數目；“=Sum(小計)”：用Sum函數計算各訂單小計的合計數，也即是各年銷售額。“=DatePart("q",發貨日期)”頁腳中只有一條水平線，用于標識本組的結束頁面頁腳中只包含頁碼內容，居中顯示。報表頁腳無。3. “按年度匯總銷售額”報

10、表“按年度匯總銷售額”報表是顯示每年各季度的銷售額匯總報表，與“按季度匯總銷售額”報表非常近似。只是在分組的層次上順序不一樣而已?！鞍茨甓葏R總銷售額”報表是先按年分組，在同一年份中的數據再按季度分組。“按季度匯總銷售額”報表是先按季度分組，再統計出各個季度中不同年度的銷售額。我們可以對照報表預覽對比這兩個報表的不同之處。4.“發貨單”報表“發貨單”報表提供在單獨的頁面打印每張發貨單。進入設計視圖報表的記錄源是“發貨單”查詢。頁面頁眉中有羅斯文公司的名稱，公司LOG，報表名，公司地址、電話、傳真，還是日期信息，它會在每一頁的頂端顯示?！坝唵蜪D”頁眉是組頁眉，分組形式為“每一個值”，表示同一個訂

11、單ID的信息會顯示在同一組中，排序次序為降序代表我們在預覽或打印時，最先出來的一份訂單是訂單號最大的一份訂單。訂單ID頁眉中放置的內容為每一個訂單中的唯一信息有收貨者和收單者的信息，由兩個標簽和一些文本框組成。文本框的控件來源來自報表數據源中的字段值。其中用到一個很長的表達式“=IIf(地區 Is Null,城市 & " " & 郵政編碼,地區 & " " & 城市 & " " & 郵政編碼)”，這是一個IIF函數，把它分解成三部分來看即可，每一部分是條件，滿足條件顯示第二部分的內容，如

12、不滿足則顯示第三部份的內容，具體的可查看幫助。而對于每份訂單中產品的具體內容，在這里需要列出明細，這部分內容適合在主體中進行顯示，本例中包含產品ID、產品名稱、數量、單價、折扣、總價字段?！坝唵蜪D”頁腳為分組頁腳，這里適合顯示每個組中的數據匯總信息。在這里計算出了一份發貨單的小計金額等于各產品的總價和“=Sum總價”，發貨單合計金額等于發貨單小計加上運貨費“=發貨單小計+運貨費”。當然在這個報表中我們也會學習到如何利用有顏色的水平線及矩形來對數據加以分隔，從而達到美化報表的作用。可結合報表預覽體會設置方法。5.“各類產品”報表“各類產品”報表是按類別顯示庫存量，是個比較簡單的報表，這里最大的

13、特點是分列打印，這是通過頁面設置實現的。從“文件”菜單中選擇“頁面設置”，設置打印方向為橫向。在“列”選項卡中，設置列數為3，表示每頁分3列，列間距表示每列之間的距離。列尺寸中的寬度代表每列的寬。在設置時，要參考選擇的紙張的大小，來設置節的寬度，而如果分多列設置的話，這里每列的寬度乘以列數再加上所有的列間距的寬度不能大于紙張的寬度。這里的高度設置沒發現起什么作用。列的布局中選擇先列后行，表示每個分組中的數據先從新的一列開如，一列顯示不下才在第二列顯示。先行后列的效果可參見下一個“客戶標簽”報表。進入視計視圖在設計頁面安排控件時要按照設置的列寬來布置，具體可參看標尺。報表的數據源是“各類產品”查

14、詢。報表頁眉中包含一個標簽顯示的標題及日期。并用灰色作為節的背景色。類別名稱頁眉是一個組頁眉，在排序與分組中設定“類別名稱”字段分組，并顯示組頁眉和組頁腳。組頁眉中含組標題“類別名稱”，及為主體節數據提供標題的標簽“產品名稱：”和“庫存量：”，另外還有兩條粗水平線，用于分隔。查看組頁眉的屬性，在格式頁面的新行或新列屬性中設成了“節前”。表示在一組顯示完后，在下一列中顯示下一組的數據。要是設成無，則下一組的數據會接著本組的數據后面顯示?？梢愿脑O置并預覽，體會這個設置的作用。主體節中含“產品名稱”和“庫存量”，這是明細信息，在主體中顯示。類別名稱頁腳設置了一個標簽及產品數目文本框，控件來源為：“

15、=Count(產品名稱)”， Count是一個計數函數。這里在每個分組的結果劃上一條水平線，并在下面統計出這一分組類別中的產品數量。頁面頁腳中包含頁碼信息。報表頁腳無。6.“客戶標簽”報表“客戶標簽”報表按3列顯示客戶信息。在報表的頁面設置中指定列數為3，列布局選擇按“先行后列”的布局。進入視計頁面報表的記錄源為“客戶”表。報表只有一個主體節，主體節中包含4個文本框，控件來源中加入了Trim函數，去除數據兩端的空格再顯示。 7.“按金額匯總銷售額”報表“按金額匯總銷售額”報表按金額降序顯示銷售額，并在第一頁只顯示10個最大的客戶。以銷售金額相差1000為一個分組，每個分組之間以橫線隔

16、開，在每頁的頁腳中顯示每頁的銷售金額合計數。這是一個讓我們學習宏運用的示例，本示例中沒有任何代碼。進入報表設計視圖：報表的記錄源是“按金額匯總銷售額”查詢。報表頁眉中包含報表標題“按金額匯總銷售額”及打印日期。頁面頁眉中是為主體進行說明的標題，用標簽顯示，并以灰色作為背景色。主體節中包含三個文本框字段，它們對應的控件來源分別為：“銷售金額”、“訂單ID”、“公司名稱”。主要看最后一個名為“計數器”的文本框，如下圖它的控件來源設為“=1”，并且設置運行總和的屬性為“全部之上”，表示將該控件的值隨著其在主體中出現的次數累加。出現第一次時值為1；出現第二次時，用控件來源中的值1加上上次出現的值1，顯

17、示為2；第三次出現時，用控件來源中的值1加上上次出現的值2，顯示為3；以此類推。這種方法常用在報表中，用來統計主體中記錄出現的次數或用來實現統計累計數?？梢越Y合本示例來體會作為計數的用處，要體會用作累加的作用，可以把控件來源改為“銷售金額”來看。主體節的下方有一條虛線，這是一個名為“隱藏分頁符”的分頁符控件，分頁符的作用是從放置分頁符的位置開始強行分頁，下面的數據從下一頁中顯示。如果單純從主體的這個位置放置這樣一個分頁符的作用是顯示一行數據后就分頁。但通過預覽可知本例并沒有馬上分頁，而是在第一頁顯示了十條數據后才分頁的。這個功能是通過宏來實現的。從數據庫的對象中選擇宏，選中其中名為“按金額匯總

18、銷售額”的宏。單擊設計，打開宏設計視圖“按金額匯總銷售額”是一個宏組，其中包含了多個宏，在“宏名”中顯示的是在本宏組中存在的宏。在執行宏時，如果指定了宏名，將按順序執行宏名下的每個操作，遇到其他宏名時，將停止執行?？梢杂煤杲M.宏名的形式來執行宏組中的某個宏。下面依次講解宏組中的每個宏：1.“隱藏分頁符”宏的作用是將分頁符控件隱藏起來，這樣報表就不會分頁。它的操作為“SetValue”，表示設置值，在下半部分的操作參數中，“項目”為“隱藏分頁符.Visible”，“表達式”為“No”，表示將“隱藏分頁符”控件的可見性屬性設為否，這樣這個控件就不會顯示了。注釋字段描述的是本宏的用法與說明。2.“顯

19、示分頁符”宏的作用是將分頁符在計數器=10的時候，顯示出來，將報表分頁。這個宏的操作也是“SetValue”，操作參數中，“項目”為“隱藏分頁符.Visible”，“表達式”為“Yes”。看一下宏的條件一列，設置為“計數器=10”。表示只有當滿足這個條件時才將隱藏分頁符的可見性屬性設為是。3.“隱藏頁腳”宏的作用是在計數器=10的時候，取消“銷售金額”組頁腳中的格式顯示。這個宏的操作是“CancelEvent”，表示取消事件的執行，這個操作沒有參數。在哪個事件中執行該宏，那么這個事件即被取消操作。宏的條件為“計數器=10”。4.“頁合計”宏的作用是將“銷售金額”文本框的值累加到“頁合計”文本框

20、中。宏的操作也是“SetValue”， 操作參數中，“項目”為“頁合計”，“表達式”為“頁合計+銷售金額”。5.“新增頁”宏的作用是每一個頁面開始時，將“頁合計”控件中的值設為0。宏的操作也是“SetValue”， 操作參數中，“項目”為“頁合計”，“表達式”為“0”。學習完宏后，我們來看下各個宏在本報表中是如何調用的，查看主體節的事件主體的格式化事件中設置為“按金額匯總銷售額.顯示分頁符”，表示在格式化主體節時，執行“按金額匯總銷售額”宏組中的“顯示分頁符”宏。如果滿足條件即顯示分頁符。另外主體的打印事件中設置為“按金額匯總銷售額.頁合計”，主體中的每一條記錄都會發生Print事件，這樣當前

21、記錄顯示一次就會在“頁合計”文本框中累加一次，實現了頁面的累加功能。我們再回過頭來看下頁面頁眉的事件在頁面頁眉格式化中調用“隱藏分頁符”宏，表示在顯示每頁頁眉前就先將分頁符控件隱藏起來了，配合主體格式化時調用的宏“顯示分頁符”，這樣就可以實現在第一頁顯示十條數據的功能。頁面面眉打印事件中調用“新增頁”宏，表示在每頁頁眉顯示前把當前頁的“頁”合計文本框中的值置為0。銷售金額頁腳是一個組頁腳，在排序與分組的設置中，只設置了頁腳，沒有組頁眉。分組形式為“間隔”，組間距為“1000”，表示按銷售金額的數值，每隔1000分一組，排序次序為降序，這樣就會按銷售金額由大到小顯示。銷售金額頁腳中只有一條水平線

22、，用于分隔每組，在格式化事件中調用“隱藏頁腳”宏。這是因為在主體中運行了“顯示分頁符”的宏，在第十條數據時插入了分頁符，這樣該組的組頁腳就會顯示到下一頁中，所以這里設置了“隱藏頁腳”。頁面頁腳中包含一條粗水平線及頁碼，另外還有一個名為“頁合計”的文本框，內容未綁定，頁合計中的值是結合頁頁面眉打印事件中的“按金額匯總銷售額.新增頁”宏及主體打印事件中的“按金額匯總銷售額.頁合計”宏來生成的。報表頁腳無。8.“各國雇員銷售額”報表“各國雇員銷售額”報表實現按國家和雇員分組打印銷售額，并計算小計、百分比、總計等。運行時需要輸入日期參數。如果雇員的總銷售額>5000時，還會顯示“超額完成”標簽。

23、這個報表中沒有用到宏，有關功能是通過VBA編程來實現的。進入設計視圖報表的記錄源是“各國雇員銷售額”查詢，而“各國雇員銷售額”查詢是個參數查詢，所以在報表運行時提示要求輸入參數。報表頁眉中包含報表標題和一個統計的日期范圍，這個范圍是由一個名為區域的文本框實現的。文本框的控件來源為：“="銷售額：從 " & 起始日期 & " 到 " & 終止日期”，它用“&”字符串連接符將三部分的字符串連接起來，其中“起始日期”和“終止日期”是數據源中的參數，可以直接在報表中使用，從而在運行時跳出提示框要求輸入。報表頁眉設置了背景色。頁面頁

24、眉無內容國家頁眉是組頁眉，按國家分組。包含一個標簽，一個“國家”文本框，用一條粗線作分隔。“=姓氏 & 名字”頁眉是一個二層組頁眉，嵌套在第一層國家組中，按姓名分組。由于并沒有直接的姓名字段，所以將“姓氏”和“名字”用連字符連起來使用?！氨３滞摗痹O置為“與第一條詳細記錄”，表示該組中的內容，第一條數據要與組頁眉在同一頁。本組頁眉中有一個顯示姓名的文本，及一些提示標簽，給主體內容以標示。另外還有一些分隔線。設成紅色字體的“超額完成”是否顯示是通過代碼來實現的。要在代碼編緝器（VBE）中寫入代碼，我們可以通過事件屬性進入VBE（VB編程簡介在下一節）。在這里我們先定位到“=姓氏 &

25、; 名字”頁眉，雙擊該節前的小框框會彈出屬性窗口，切換到事件屬性，如下圖我們可以在組頁眉格式化中加入代碼，點擊右側的生成器（有的小方框），就會打開VBE窗口，并自動加上sub過程的開始與結束語句，我們只需在只間寫上要執行的語句即可。If Me!銷售人合計 > 5000 Then Me!超標標簽.Visible = True Me!SalespersonLine.Visible = True Else Me!超標標簽.Visible = False Me!SalespersonLine.Visible = FalseEnd If這里用到一個條件結構，IF.thenelseEND IF。具體

26、可查看幫助，結合實例的意思如下，銷售人合計>5000時，超標標簽的內容“超額完成”就顯示出來，下面的橫線也可見；否則超標標簽不可見，下面的橫線也不可見。國家頁眉中也有一個格式化事件，可以通過同樣的方法查看，內容只有一行“Page = 1”，這個語句的含義為當一個新的國家組開始時，該頁的頁碼顯示為1。主體節包含四個文本框控件，前兩個來自于數據源中的字段，“占銷售人總銷售額的百分比”文本框的控件來源為“=銷售金額/銷售人合計”， 銷售人合計是姓名頁腳中的字段，格式設為百分比?！罢紘铱備N售額的百分比”文本框同些類似，控件來源為“=銷售金額/國家合計”，格式也為百分比，國家合計是國家頁腳中的字

27、段?！?姓氏 & 名字”頁腳是與“=姓氏 & 名字”頁眉相對應的組頁腳，包含三個文本框，“雇員合計標題”文本框的控件來源為“="合計：" & 銷售人 & "："”。 “銷售人合計”文本框的控件來源為“=Sum(銷售金額)”，對本組中的銷售金額用聚合函數進行求和，在組頁眉或頁腳中可以訪問本組中的數據。“占國家總銷售額的百分比2”的控件來源為“=銷售人合計/國家合計”，與1的區別是這是一個人的總銷售額占國家合計的百分比，而不是每筆訂單占國家合計的比例。國家頁腳中有四個文本框，與“=姓氏 & 名字”頁腳雷同，只是所在的分

28、組不同，所以訪問的數據也不同。可以對比兩個相同的控件來源“=Sum(銷售金額)”在兩個組頁腳中所產生的不同數據。理解組的含義。頁面頁腳中包含日期和頁碼，背景為灰色。報表頁腳中包含全部銷售額的匯總，控件來源還是相同的“=Sum(銷售金額)”。另外報表中還有一個無數據（NoData）事件，這個事件發生的報表的Open事件之后，如果記錄集中無數據，就會執行這個事件，在這里的用MsgBox顯示了一個信息，然后退出。VB編程簡介在上一節的報表中我們使用了編程的方法來實現一定的功能。如果稍微深入一點學習ACCESS，肯定要掌掘一點VBA編程。編程就是通過編寫程序語言，使之能實現我們預期的功能。編程的語言也

29、是種類繁多，門派各異，但就編程基礎來講各種語言又都是相通的，只不過在具體的實現語法上各有不同而已。在Access應用程序中我們所用到的開發語言是VBA（Visual Basic for Application），VBA源自VB，是Office應用程序內置的程序設計語言。與Visual Basic 6.0有著相似的結構和開發環境。那么VBA在哪里寫呢，在哪里來管理它呢，在Access中提供的開發環境就叫做Visual Basic編緝器，簡稱VBE，在Access中以Alt+F11的方式可以隨時打開VBE。結構如下：在菜單欄和工具欄的下面就是主要的工作區了，左邊上方的叫工程資源管理器，它顯示了當前

30、工程中的所有的類對象，窗體、報表及自己建立的類及模塊都會在列表中顯示出來。右方的窗體便是代碼編緝窗了，在這時進行VBA程序的編寫與修改。從視圖菜單中可以添加其他窗口，如本地窗口，立即窗口等。在簡單了解了VBA及VBE后，我們再來簡單了解一下VBA的語法。在了解了VBA語法后就可以通過查看示例語句及向導自動生成的語句，來學習VBA了，通過多看，配合練習，慢慢的就會自己編寫了。VBA程序是VBA語言代碼及注釋的集合，一條語句是一個完整的命令，語句之間以換行符分隔，大多數情況下，一條語句就是一行代碼，有時代碼可能太長，為增加可讀性，可以通過加上續行符“_”來分成幾行續寫。在續行符的前面要有至少一個空

31、格符，另外需要注意的是續行符不能將一個獨立的關鍵字、變量名等拆分到不同的行。除了正常的代碼外，程序中還有一些注釋，通過注釋能增加可讀性，也能方便二次開發及維護。注釋可以用Rem加空格開頭，也可以用英文單引號“”開頭表示，以“”開頭的用法比較常見。VBA語句由規定的關鍵字及其他被賦予意義的單詞組合而成。由單詞等組成一個個語句。其中能實現某種特定功能的一段語句，為了在以后再次實現功能時不用重復書寫，我們就把這些能實現特定功能的一段語句進行單獨的封裝，從而形成一個程序段，象這樣的一個程序段稱之為過程。sub過程與函數過程：Sub 過程（）End sub以上便是一個sub過程，以Sub加過程名及（）開始，（）中放置參數，如沒有參數則保留為空以End sub 結束。函數過程也是一種過程，可以以Function加函數名開始，以End function結束。函數過程與sub過程最主要的區別是函數有一個返回值。除了過程還有其他一些需要了解的基礎如常量、變量、數據類型、幾種常見的結構制流程控制語句、生命周期等。在這里只是作個說明，起到過渡作用，不作詳細說明。讀者可以自己查看幫助中可編程性部分的