1、萬城集團系統公文處理實施細則（試行）第一章總則第一條為使萬城集團（中國）有限公司系統（以下簡稱萬城集團、系統）公文處理工作規范化、制度化、科學化；根據國務院辦公廳國家行政機關公文處理辦法（國發 2000 23 號）及國家行政機關公文格式（ GB/T9704 1999 ）的規定，結合萬城集團相關要求及系統工作實際，制定本實施細則。第二條 公文（包括電報）是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布有關規章制度，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況、交流經驗的重要工具。各公司部門應發揚深入實際、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服形式主義和文牘主義，不斷提高公文處理效率和質量，為萬城集團發展壯

2、大服好務。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相關聯、銜接有序的工作。第四條 各公司部門規范性公文的制發必須經過公文處理管理機構審核、把關。萬城集團總經理辦公室是系統公文處理管理機構，主管并負責指導系統各部門的公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，廉潔正派，具備有關專業知識。第五條 公文處理必須做到及時、準確、安全、保密。凡是政府機關、執法機關或其他公司寄送至萬城集團所屬各公司的公文，均由各公司文書人員負責統一收發、拆封、分送、傳遞、催辦。公文處理應貫徹黨政分開的原則。第二章公文種類第六條適用于系統的公文種類主要有：（一）決定對某些重要決策問題、重要事項或重大行動作出安排；獎懲

3、有關部門及人員；變更或撤銷下級部門不適當的決定事項，用“決定”。（二）規定、辦法對某項工作活動作出安排，提出具體管理措施，用“規定”；對某項工作或活動制定具體做法和要求，用“辦法”。（三）通告公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項， 用“通告”。（四）通知發布規章；批轉下級部門的公文；要求下級部門辦理和需要周知或共同執行的事項，任免聘用干部，用“通知”。（五）通報表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況，用“通報”。（六）報告向上級部門報告或匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級部門的詢問，用“報告” 。（七）請示向上級部門請求指示、批準，需答復的事項，用“請示” 。（八）批復答復下級部

4、門的請示事項，用“批復”。（九）函不相隸屬的公司之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項，用“函” 。（十）會議紀要記載和傳達會議議定事項和主要精神，要求與會部門共同遵守、有關單位共同執行的，用“會議紀要” 。（十一）意見對重要問題提出見解和處理辦法，用“意見”。第三章公文格式第七條系統公文排版一律使用Microsoft Office Word;公文用紙統一使用A4型70g/m2 80g/m2 復印紙， 其成品幅面尺寸為210mm×297mm，左側裝訂；一般每頁排22 行，每行排28 個字。第八條 公文一般由發文公司標識、秘密等級、保密期限、緊急程度、發文字號、簽發人、標

5、題、主送部門、正文、附件、成文時間、印章、附注、主題詞、抄送部門、印發部門和印發時間等部分組成。（一）發文公司標識應寫公司全稱或規范化簡稱事加“文件”組成，使用小標宋體字，用紅色標識。聯合發文，應將主辦機關排列在前， “文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合公司過多，必須保證公文首頁顯示正文。（二）涉及公司秘密的公文，應根據保密程序和期限，在公文首頁右上角頂格標明“絕密” 、“機密”、“秘密”等級和保密期限，秘密等級和保密期限之間用“”隔開；緊密公文應當根據緊急程度分為 “特急”、“急件”（電報應分別標明 “特急”、“加急”、“平急”），緩急程度由公文的簽發人確定。文件的緊急程度

6、和秘密等級采用 3 號黑體字，置公文首頁右上角第 1 行，兩字之間空 1 字。兩者同時使用，秘密等級置上，緊急程度在下，上下對齊。（三）發文字號由公司代字、年份和序號組成。一般置發文機關標識下空 2 行，用 3 號仿宋體字，居中排布；年份應標全稱，用六角括號“ ”括入；序號不編虛位，不加“第字”。聯合行文，使用主辦公司的發文字號。（四）上報的公文，一律實行上行文格式，即文頭留有三分之一空白，并將簽發人姓名置于首頁紅色反線右上側，與發文字號平行；發文字號居左空 1 字，簽發人姓名居右空 1 字；簽發人用 3 號仿宋字，簽發人后標全角冒號，冒號后用 3 號楷體字標識簽發人姓名。 “請示”、“報告”

7、必須嚴格區分，不得混用、并用，其中， “請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。“請示” 一般只寫一個主送單位， 如需兼報其他上級公司時，應用抄送的形式。（五）標題包括發文公司全稱或規范化簡稱、事由、文種三部分組成，一般置紅色反線之下正中間。公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內容，并準確標明公文種類；標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。1標題居紅色反線下空2 行，用 2 號小標宋字體， 可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當；2. 下發本公司的公文用“印發” ；3. 下發上級、同級或不相隸屬公司的公文用“轉發” 。轉發公文的標題，其事由部分只需寫

8、清楚，可以不照抄原標題；其文種的確定要符合規范、簡單明了，除文種為“通知”時給予省略外，其他的文種可保留一級。（六）主送部門在標題下空 1 行，左側頂格用 3 號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送部門名稱后標全角冒號。（七）公文正文在主送機關名稱下一行，每自然段再空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。（八）公文如有附件，在正文下空一行左空2 字用 3 號仿宋體字標識“附件” ，后標全角冒號和名稱。如有多個“附件”，需用阿拉伯數字 （附件 1.、附件 2. ）予以區分并垂直排列，附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角每 1 行頂格標識“附件” ，有序號時標識序號；

9、附件的序號和名稱前后標識應一致， 附件的附件不作為正文的附件。轉發的公文，在標題已經說明了原標題內容的情況下，附件一欄可省略。（九）公文的成文時間在正文下空三行標識，以領導人簽發的日期為準；成文時間用漢字將年、月、日標全； “零”寫為“”；聯合行文，以最后簽發公司領導人簽發的日期為準。傳真電報，以發出日期為準。會議通過的公文，應當注明會議名稱和通過日期。（十）公文除會議紀要外，應當在成文日期上加蓋印章。1. 當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即章中心線壓在成文時間上。2. 單一部門制發的公文在落款處不寫發文部門名稱，只標識成文時間。成

10、文時間右空 4 字。3. 當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空 7 字；主辦部門印章在前；兩個印章均壓成文時間；只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊；兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm 。4. 當聯合行文需加蓋 3 個以上印章時， 應將各發文公司名稱（可用規范簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦公司印章在前，每排最多排 3 個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章間互不相交或相切；在最后一個印章之下右空 2 字標識成文時間。當公文排版后所剩空白之處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取

11、標識“此頁無正文”的方法解決。（十一）公文如有附注，用3 號仿宋體字，居左空2 字加圓括號標識在成文時間下一行。（十二）版記和頁碼。版記包括主題詞、抄送、印發機關和印發時間（不標注印數） 。1. 公文主題詞。公司黨委文件、公司文件、會議紀要應當標注主題詞，其他文種一般不標注主題詞；上報的文件，應按照上級部門的要求標注主題詞；下發的文件，標注本部門主題詞表中規定的詞。主題詞一般不超過五個詞目。“主題詞”用 3 號黑體字，標注位置一般在文件末頁的下端，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3 號小標宋體字；詞目之間空1 字。2. 公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1 字用 3 號仿宋體字標識“抄送”

12、，后標全角冒號；不相隸屬的抄送機關之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。會議紀要、各類簡報、通報等文種主送部門移至主題詞之下的（一般采取“發”、“報”、“送”的形式） ，標識方法同抄送。3. 印發部門和印發時間位于抄送部門之下（無抄送部門在主題詞之下）占1 行位置；用3 號仿宋體字；印發部門左空1字，印發時間右空1 字；印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。4. 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。5. 頁碼用 4 號半角 Times New Roman 數碼標識，居中排列。第四章行文規則第九條 萬城集團各公司的行文關系，應根據各自的隸屬關系

13、和職權范圍確定。各公司在職范圍內，可以對所屬部門行文布置、安排、批復工作；可向上級部門請求、報告工作；可以與同級部門互相行文或聯合行文； 也可以根據上級部門的授權和有關政策規定，答復有關部門提出的問題。第十條 一般不得越級行文。因特殊或重大緊急情況必須越級行文時，應抄報越過的部門。第十一條 凡萬城集團各公司之間未對有關問題協商一致的，一律不得行文。第十二條 向上級部門的請示，應一文一事。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人，也不要同時抄送下級部門，應交由上級部門負責公文處理的部門；對可行性研究報告、初步設計審核意見等業務性較強的公文，在報請上級或業務主管部門審批的同時，可抄送下級部

14、門及有關部門；向下級部門的重要行文，應當同時抄送直接上級部門。報告中不得夾帶請示事項。第十三條 受雙重領導的公司向上請示的公文，應根據內容寫明主送公司和抄送公司，由主送公司負責答復。上級機關向受雙重領導的下級公司行文，必要時應當抄送其另一上級機關。第十四條 系統行政公文不得對黨的組織作批示、 交任務；公司各部室或部門之間不行文；群團組織只能對其所屬下級部門、團體行文，并使用專門文頭，必要時工會、團委可與公司聯合行文，公司原則上不與協會、學會等聯合行文。第五章公文辦理第十五條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文

15、辦理一般包括擬稿、會簽、審核、簽發、編號、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。第十六條收文辦理（一）收文由各公司公文專職負責人簽收、分類、登記。署名各公司收取的公文，由各公司公文專職負責人拆封、登記、呈送；署名各部門領導、各部室或部門收的公文，拆封后應及時交各部室處理；會議及日常順帶回的公文應及時交各部門公文專職負責人處理。（二）需要辦理的公文，各公司應當提出擬辦意見送公司領導批示；緊急公文，應當提出辦理時限；涉及幾個部室共同辦理的公文，應確定主辦部室，由主辦部室承辦，會辦部室應協同配合。（三）交辦不當的公文，應迅速送回各部室。除公司領導親自交辦外，未經總經理辦公室登記、編號

16、的公文，承辦部室可不予辦理，也不得送領導審簽；特殊情況下送簽的，應及時到總經理辦公室補辦相關手續。（四）凡需要辦理的公文，承辦完后一律歸還各公司總經理辦公室，各部室或個人不得擅自保管。（五）各公司部室承辦的公文，應及時處理，做到件件有結果，一般公文由經理辦公室落實專人負責催辦。特急公文，要隨時隨辦；急件，應在一至二天內辦完；一般公文，應在三至五天內辦完。（六）對重要或有時限要求的公文，除公文專職人員跟蹤催辦外，承辦部門的負責人也要及時催辦，按要求將辦理情況及時反饋給各公司經理辦公室。（七）承辦人對經辦的公文，必須認真負責，抓緊處理，不得拖廷誤事。如確需廷長處理時間，應向有關領導報告，并告知催辦

17、人。（八）“三密”公文的傳閱，領導人應在當日閱后歸還單位機要部門，一般部室或部門及個人應在指定的地點閱文。第十七條發文處理（一）發文應貫徹精簡原則，凡能當面請示、報告、商洽的事項，一般不要行文；凡可用電話、現場辦公、直接協商對話解決的問題，一般不要行文。（二）擬稿1. 以各公司名義的發文，由各公司經理辦公室或公司各部室負責擬稿，并按規范填寫“發文稿”后，交由各公司經理辦公室按公文辦理程序進行處理。2. 行文要符合國家的法律、法規、符合黨和政府的方針、政策及本公司的規定；如提出新的政策規定，應當就其必要性、可行性加以說明。3. 情況確實， 觀點明確， 條理清楚， 文字精煉， 標點準確，篇幅力求簡

18、短。4. 人名、地名、數字、引文準確。（ 1）引用公文應當先引標題，后引發文字號，并加括號。（ 2）日期應當寫具體的年、月、日。（ 3）公文中的數字， 除成文時間、 部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應使用阿拉伯數碼。5. 必須使用國家法定計量單位。6. 結構層次序，第一層為“一” ，第二層為“ （一）”，第三層為“ 1.”，第四層為“ （ 1 ）”。7. 用詞用字準確、規范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。（三）會簽1. 凡涉及萬城集團其他部門管轄業務的公文，應實行會簽。重要或急辦的公文，主辦人員或主辦部門應自行主動協商，縮短會文時間。2. 上報政府機關

19、和涉及其他有關公司業務的公文稿，主辦公司要會簽有關公司，統一意見后再行文，不得強行下發。如經協商仍不能取得一致意見時，上報公文要如實寫明各自的不同意見；下發公文，要將有分歧、協商未取得一致意見的部分刪除。（四）核稿1. 公文文稿在送領導人審批之前，必須經各單位指定的文秘人員對公文稿進行全面審核，嚴格把關。在不變更原意的情況下，各單位核稿人對文稿可以進行增刪、文字加工；對內容紊亂、文字冗長或存在其他較嚴重問題的應提出意見，并可退經辦人進行修改；各部室的負責人要對本部門草擬的文件進行初核，對不符合要求的文件應及時退回經辦人修改或重辦。2. 核稿工作的重點：（1）是否需要行文；（2）有關公司、部門是

20、否已經協商、會簽；（3）是否符合黨和國家的方針、政策、法令，與當前中心工作、其它文件有無矛盾和脫節，同系統已發的規定有無矛盾；提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行；（ 4）文字是否條理清楚、 層次分明， 用詞及語氣是否合適；公文內容、文字表述、文種的使用、公文的格式等是否符合本實施細則的有關規定；（ 5）公司發文由經理辦公室統一編號登記后，送公司領導簽發。（五）簽發1. 下行文，一般由各公司分管領導簽發；涉及其他分管領導主管的工作，經有關分管領導審核后再簽發；屬重大的問題或上行公文，由總經理、副總經理簽發。2. 簽發公文，主批人應當明確簽署意見，并署名和簽發日期；凡上行文或下行文中涉及

21、人事任免、企業發展規劃、重大資金計劃、固定資產等重要內容的，定稿的原件必須由主要領導人親筆簽發。3. 各公司經理辦公室發文，一般由經理辦公室負責人簽發。4已經領導簽發的公文，如需改動文意時，須重新請示原簽發的領導審定。（六）標引主題詞公文文稿領導人審定簽發后，由秘書人員標引主題詞。（七）校對校對必須對原稿負責，經校對后的校樣正確無誤地反映原稿內容，一般公文經過兩次校對，重要公文應經過多次校對。（八）用印公文用印，按本細則第三章中第八條第（十）款的規定執行。發出的公文與底稿同時加蓋公章。（九）封發1. 紙制公文的發出必須經過裝封、編號、登記，并履行嚴密的傳遞、交接手續。2. 電子公文由經理辦公室

22、主要負責人在網上發布。（十）繕印、翻印和復印1. 繕印公文必須以經領導人簽發的定稿為依據，忠于原稿，不得隨意改動。排版要符合公文格式，且版面整潔、美觀。2. 上級機關的“三密”公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經分管領導批準，可以翻印。翻印時，應由各公司機要部門負責，注明翻印的機關、時間、份數和印發范圍。翻印時，要注明翻印機關、時間、份數和印發范圍。3. 公司各部室復印 “三密” 公文，須經公司分管領導審批。第六章 公文立卷、歸檔和銷毀第十八條 公文辦完后，應當根據中華人民共和國檔案法和系統有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理好送各公司檔案管理人員立卷，個人不得保存一次歸檔的公文。第十

23、九條 公文立卷要正確反映系統主要業務工作情況，立卷的公文要根據發文機關、內容、時間、名稱等特征，按照公文保存價值和歷史聯系，準確分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以使保管和利用。第二十條 聯合公司的發文，紙制底稿由主辦公司立卷，其他公司保存公文原件。第二十一條 公文復印件作為正式文件使用時，應加蓋復印單位證明章，視同正式文件保管。具有長期或永久保存價值的電子文件，如沒有紙質等拷貝件時，必須制成紙質文件，進行歸檔時，必須將電子文件與紙質文件一并歸檔。第二十二條 上級機關下發的“三密”公文，屬清退范圍的，次年應清理后辦理移交手續。第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和分管領導人批準，可以

24、銷毀。銷毀公文應當指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。第二十四條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢之日起不產生效力。第七章附則第二十五條 涉及外事、合同、法律等方面的公文種類，依據國家頒發有關規定的文體行文。第二十六條 本辦法適用于萬城集團系統，各獨立公司企業可參照執行。第二十七條 萬城集團將制定相關考核辦法，對系統各公司公文處理情況進行考核。萬城集團各公司可結合各自實際，參照本實施細則制訂本公司的實施細則或補充規定。第二十八條本細則未盡之處一律以國務院辦公廳國家行政機關公文處理辦法 （國發 2000 23 號）及國家行政機關公文格式 （GB/T 9704 1999 ）的相關規定為準。第二十九條本細則由萬