1、做好檔案保管與保密工作服務(wù)檔案信息利用文,陳共花德oPe郵做好檔案保管與保密工作服務(wù)檔案信息利用【摘要】檔案管理人員的責(zé)任就是要維護(hù)檔案的完整與安全.這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的.做好檔案工作,一是要把檔案保管好,二是要做好檔案保密工作,按保密規(guī)定進(jìn)行保存和提供利用.檔案管理人員要持之以恒,防止檔案的損壞,確保檔案的安全.【關(guān)鍵詞】檔案工作保管保密維護(hù)檔案的完整與安全,既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的.做好檔案工作,就是要把檔案保管好,而且要做好檔案保密工作,在確保檔案安全的前提下,大力開展檔案的服務(wù)利用.一,檔案保管現(xiàn)行情況下,按照存儲介質(zhì)的區(qū)別,.

2、檔案保存大致分為紙質(zhì)保存和電子保存兩種方式.1.紙質(zhì)類檔案的保存.紙質(zhì)類檔案宜以化性穩(wěn)定之聚酯類膠膜保護(hù)袋或去酸材質(zhì)之卷夾或保護(hù)盒存放.應(yīng)采取防光,防熱,防潮,防蟲及防菌等措施,避免檔案受光害,氧化或水解,以及蟲害,霉菌侵蝕.聲像檔案中照片的保存,宜存放于保護(hù)套(袋)或底片夾內(nèi),再置入去酸保護(hù)盒中.微縮片,正片或負(fù)片保護(hù)盒應(yīng)水平置放,避免陽光直射.照片檔案應(yīng)設(shè)置專用儲存柜,錄影(音)帶類檔案入庫前,應(yīng)將防誤抹孔關(guān)閉,再置于儲存柜中.避免鄰近電器用品或遠(yuǎn)離帶有磁場的場所.2.電子檔案的保存.由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存.光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有

3、良好的抗干擾能力,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上.若為軟磁盤,其保護(hù)措施主要有:統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存;把住軟磁盤質(zhì)量關(guān),高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近l0年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年,就讀不出數(shù)據(jù);規(guī)范保管條件,在無強(qiáng)磁場干擾,無震動,無塵,無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24qC;加強(qiáng)病毒防范,進(jìn)行病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)辦公室業(yè)務(wù)檔案錈喪工作狀態(tài);對加密盤的管理,這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存;在條件

4、允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存.若為光盤,其保護(hù)措施主要有:規(guī)范排放和使用,使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷;保持良好的溫度,濕度環(huán)境,溫度宜控制在1424(2,相對濕度40/6-65%;注意避光.不論軟盤還是光盤,都要定期復(fù)制,磁盤每2年復(fù)制一次,光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次,轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體應(yīng)同樣編號保存.二,檔案保密在檔案工作中,把檔案按照規(guī)范和要求完整地保存下來,才能做好檔案保管過程中的保密工作.檔案的保密著重于以下幾個方面:1.檔案庫房管理中的保密工作.檔案庫房管理是檔案保密的重點.首先要實現(xiàn)檔案庫房,閱覽室,辦公室三分開.檔案庫房不得存放與檔案無關(guān)

5、物品,非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫房.落實國家關(guān)于檔案庫房管理的”九防”要求,提高檔案庫房的保衛(wèi)和保密工作質(zhì)aIi郵量,認(rèn)真做好保管,使用,防火,防盜,防潮,防爆及保密工作,對要害部位認(rèn)真按安全保衛(wèi)保密要求落實人防,物防,技防措施防范于未然.檔案庫房的科學(xué)管理,是做好檔案保密,維護(hù)檔案安全的基本保障.2.檔案的管理和保密.建立各要害崗位保密安全責(zé)任制.開展經(jīng)常性安全保衛(wèi)保密檢查,針對存在隱患及時整改不留后患.涉密檔案要有明顯的保密標(biāo)識,按保密規(guī)定進(jìn)行保管和提供檔案利用,避免檔案失密或泄密事故.加強(qiáng)計算機(jī)系統(tǒng)的保密安全管理.對涉密與非保密計算機(jī)予以明確區(qū)分,涉密機(jī)必須完全與局域網(wǎng)脫離連接,并

6、禁止上因特網(wǎng)以防泄密.采取身份認(rèn)證,存儲傳輸加密,配置防視頻泄密干擾器等措施加強(qiáng)保密防范.嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律和有關(guān)規(guī)章制度,自覺做好保密工作.在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上傳遞信息,必須明件明傳,明問明答;密件密傳,密問密答,嚴(yán)禁明密混用.凡秘密數(shù)據(jù)的傳輸和存貯均應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施;錄有文件的軟盤信息要妥善保管,嚴(yán)防丟失.提高檔案管理人員的素質(zhì).檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心,事業(yè)心和高度的保密意識,不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),經(jīng)手的事情件件手續(xù)清楚,而且要防止”無形”儲存在頭腦中秘密的泄露.加強(qiáng)絕密檔案的日常管理.借閱檔案資料要注意保護(hù)和保密,不得擅自復(fù)印,拍照,更不得涂改或在檔案上做任何標(biāo)記,必須保證檔案的整

7、潔,不得丟失泄密,如發(fā)現(xiàn)丟失泄密現(xiàn)象,應(yīng)按保密規(guī)定立即向安全保衛(wèi)部門或保密機(jī)構(gòu)報告,并采取相應(yīng)防范措施.個人不得保存秘密文件,閱辦完畢后應(yīng)及時清退.定期進(jìn)行庫存檔案的清理核對工作,做到賬,檔,卡相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,保證檔案的完整.對秘密檔案資料應(yīng)嚴(yán)加管理,嚴(yán)格傳遞,借閱手續(xù).如需借閱須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在檔案閱覽室內(nèi)查閱,不準(zhǔn)帶出檔案室,不準(zhǔn)摘抄,不得擅自擴(kuò)大利用范圍,以確保檔案的安全.對已經(jīng)破損的檔案,要及時搶救.不丟,就是使檔案絕對安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實體安全,也要保證檔案內(nèi)容的安全.不散,就是要求檔案的保管相對集中,不致因檔案的分散保

8、管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況.不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查.3.正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系.在傳統(tǒng)的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用,利用不足的現(xiàn)象.大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價值的檔案長期被柬之高閣,變成一文不值的廢紙,造成信息浪費,檔案管理人員的價值也難以在利用效果中體現(xiàn)出來.檔案部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴(yán)格做好保密工作的同時,切實完善工作職能.機(jī)密檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間,地點,范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值.利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無限

9、制的利用會給國家及企業(yè)的安全和利益造成危害.對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗.4.做好檔案的解密和開放前的基礎(chǔ)工作.保密檔案是有等級的,其劃分等級是根據(jù)保密法>規(guī)定劃分為”絕密”,”機(jī)密”,”秘密”三級.確定檔案的密級,就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施,最大限度地提供利用.但是秘密不是一成不變的一旦秘密保管期限屆滿,便失去了它的保密價值,為此我們就不能按原有的保密文件管理,而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理.這就是檔案保密的時效性.要認(rèn)真做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作.首先,提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量.利用原有基礎(chǔ),進(jìn)行系統(tǒng)整理,達(dá)到分類科學(xué),組卷合理,編目清楚,排列系統(tǒng)的其次建立健全檔號.要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求.再次,編制檢索工具:一是基礎(chǔ)性檢索工具,如開放檔案目錄;+二是骨干性檢索工具,如開放檔案卡片目錄>三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具,如=開放檔案全宗介紹全宗卷等,使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主,以基礎(chǔ)性檢索工具為輔,以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索