1、會(huì)議策劃與準(zhǔn)備g課程導(dǎo)入前測(cè)-會(huì)議策劃與準(zhǔn)備'龍課程學(xué)習(xí)，vi擬定會(huì)議方案g課程結(jié)束后測(cè)如果遇到這種情況，您將如何處理？擬定會(huì)議方案準(zhǔn)備會(huì)議文件會(huì)議策劃其他工作單選題：公司將在下周由小劉的上司主持召開(kāi)部門(mén)經(jīng)理例會(huì)，小劉忙著向上司確認(rèn)會(huì)議淮備內(nèi)容。諳從中選 出不恰當(dāng)?shù)囊豁?xiàng)。單選題：預(yù)定下周由上司主持召開(kāi)的公司內(nèi)部會(huì)議j臨時(shí)決定謹(jǐn)諳幾位觀察員參加。這時(shí)候你應(yīng)該如何應(yīng)對(duì) 此突發(fā)情況？諳從下列選項(xiàng)中選出不恰當(dāng)?shù)囊豁?xiàng)。多選題:在選擇開(kāi)會(huì)時(shí)間時(shí) > 為保證全體參會(huì)人員能夠按時(shí)出席，以下說(shuō)法正確的有：判斷題：確定參會(huì)人員的關(guān)鍵不在于誰(shuí)有資格參加j而在于弄清誰(shuí)必須參加。多選題：當(dāng)我們選擇企業(yè)內(nèi)熟

2、悉的會(huì)議室或辦公室作為開(kāi)會(huì)地點(diǎn)時(shí)，應(yīng)注意到它的局限性在哪里？判斷題：諳判斷小劉在校對(duì)會(huì)議文件時(shí)的做法是否正確：她一絲不茍的枝對(duì)會(huì)議文件正文中的文字、編號(hào).標(biāo)記等，但并不關(guān)注正文以外的部分。判斷題：小劉在會(huì)議召開(kāi)前向上司詰示是否需要堆備會(huì)議資料的備用件。詰判斷小劉的做法是否正確。多選題：在會(huì)議前一周，你向所有參會(huì)人員通過(guò)郵件發(fā)送了會(huì)議通知。接下來(lái)，你要如何確認(rèn)所有參會(huì)都收 到會(huì)議通知呢？單選題：如果你的上司舉行的會(huì)議是屬于單方面發(fā)布信息的會(huì)議，且需要公司內(nèi)部多數(shù)人員參加。這時(shí)，你將選擇哪種會(huì)場(chǎng)布置方式？多選題：小劉在準(zhǔn)備會(huì)議用品時(shí)'會(huì)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)準(zhǔn)備一些特殊用品。下列關(guān)于特殊用品的說(shuō)法

3、正確的有：i會(huì)議的種類 公司內(nèi)部業(yè)務(wù)會(huì)議包括領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議、例行工作會(huì)議、座 談會(huì)、研討會(huì)等， 汾外業(yè)務(wù)會(huì)議這類會(huì)議范團(tuán)不同，名目繁多，包括從 復(fù)雜的業(yè)務(wù)會(huì)議，到半業(yè)務(wù)半社交的聚 僉.沒(méi)有定數(shù)，會(huì)議策劃與準(zhǔn)備成功會(huì)議的關(guān)鍵為領(lǐng)導(dǎo)組織策劃會(huì)議做一些輔助與準(zhǔn)備工 作，這是衰現(xiàn)你工作能力、床貓上司肯定和信 任的好機(jī)會(huì)o如果前期的會(huì)墳策劃及準(zhǔn)備工作 沒(méi)有考慮周到，你的領(lǐng)導(dǎo)梅在會(huì)儀實(shí)施過(guò)程中 面臨各種答樣的問(wèn)題。那么讓我們看看會(huì)僅築劃與準(zhǔn)備中究競(jìng)有 哪童秘訣？會(huì)議的主題和議題會(huì)議策劃的秘訣擬定會(huì)1a方案。 酋先，我們要向上司確定會(huì)議的主題和電 題。如果你的上司組織的會(huì)議處于保密狀態(tài)， 這時(shí)，不要騎便詢問(wèn)上

4、司相關(guān)會(huì)儀內(nèi)容。會(huì)議的名稱好的會(huì)議名稱可以讓參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的性質(zhì)和目的有初步的了解,因定的會(huì)議名稱，m1s*會(huì).工作例會(huì)等會(huì)議名稱不固定的會(huì)議名稱應(yīng)根搖會(huì)議主題或議題 來(lái)定，有的還可以包括時(shí)軻.范（0等。m “岡光旅行荷限公司2005年業(yè)務(wù)思談會(huì)”j會(huì)議的規(guī)模與規(guī)格確定參加會(huì)議的范b9或人員名單的標(biāo)準(zhǔn)： 參會(huì)人員對(duì)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，是否負(fù)有直接 或主要責(zé)任？ 參會(huì)人員同會(huì)后的要采取的行動(dòng)是否亶接 相關(guān)？參會(huì)人員是否具備專門(mén)的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，是 否有助于議題的深化？參會(huì)人員是否多余或可有可無(wú)?參加會(huì)議的某些人員是否會(huì)造成對(duì)其他人的心理壓力？是否影響他人發(fā)言的質(zhì)量或 真實(shí)性?j會(huì)議的規(guī)模與規(guī)格一贈(zèng)豔會(huì)人員

5、人數(shù)越多，人們泰與的意識(shí) 越弱，會(huì)議的成效越差。第會(huì)人員人數(shù)一般不超過(guò)20人，如果多于20人，就應(yīng)該設(shè)法分組討論或設(shè)分會(huì)場(chǎng)j會(huì)議的時(shí)間為了第會(huì)人員能夠按時(shí)出席、安心開(kāi)會(huì)， 你應(yīng)該事先做一個(gè)調(diào)畫(huà)，把握全體套會(huì)人員方 便的時(shí)間段。調(diào)查之后，你可能發(fā)現(xiàn)，不可能找到一個(gè) 對(duì)所有人.對(duì)所有會(huì)議都合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間。這 時(shí)你該怎么辦？解決辦法：建議你可以征詢上司的意見(jiàn)，并確定耋會(huì)人員中的關(guān)鍵人物，選擇他們的最 佳開(kāi)會(huì)時(shí)間，以保證這些關(guān)鍵人物能集中精神 開(kāi)好會(huì)議。 選擇開(kāi)會(huì)時(shí)間時(shí)，應(yīng)避免：”會(huì)議召開(kāi)期間與企業(yè)中最重要的經(jīng)營(yíng) 活動(dòng)沖突；打亂企業(yè)種種的正常運(yùn)行秩序；開(kāi)成“馬拉松”會(huì)議vv會(huì)場(chǎng)的安排企業(yè)內(nèi)的辦公 室或

6、會(huì)議2是 最熟悉的開(kāi)會(huì) 地點(diǎn)，也是最 可利用的會(huì)墳 場(chǎng)所會(huì)場(chǎng)應(yīng)誄選擇大家熟悉的辦公室或會(huì)玫室嗎少熟悉的開(kāi)會(huì)地點(diǎn). 往往不利于人們 打破原有的思隼 程式，去積極思 考和討論問(wèn)題會(huì)場(chǎng)空間必須 足夠大，一般 毎人平均應(yīng)有 2平方米左右 的活動(dòng)空間0會(huì)場(chǎng)壘不是越大越好?空阿過(guò)大.in顯1 博冷冷湘l彼 此難以親近，會(huì) i 墳氣氛受到影»1會(huì)場(chǎng)安排其他需要考察的因素：衽會(huì)議時(shí)間段中，會(huì)場(chǎng)是否有其他的安排;會(huì)場(chǎng)內(nèi)外是否安靜；會(huì)場(chǎng)是否有良好的通風(fēng)和照明設(shè)施.室溫 調(diào)控裝置以及會(huì)議進(jìn)行所需要的其地設(shè)備。j會(huì)議的議程與日程會(huì)議議程與日程需要確認(rèn)的信息有:會(huì)議主持人（串場(chǎng)）：根據(jù)到會(huì)主雯須導(dǎo)情況確定的；

7、 發(fā)盲人：根據(jù)議題確定;議題順序與日程安排時(shí)何日期活動(dòng)內(nèi)容地點(diǎn)會(huì)議日程表亠會(huì)議的議程與日程會(huì)議日程是會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安 排，它多采用験格形式，將會(huì)議墳程分別固 定在會(huì)議期間每天上午、下午、晚上三個(gè)單 元里，使與參者一目了績(jī)地看漬日程安排,以 便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會(huì)議的活動(dòng)。、_/會(huì)議文件一案例某股份有限公司事會(huì)召開(kāi)會(huì)議討論從 外引進(jìn)化工生產(chǎn)設(shè)備的問(wèn)題°小張負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì) 議所需文件資料因有多家國(guó)外公司競(jìng)標(biāo)，所 以材料很多。小張由于時(shí)間倉(cāng)促就為毎位事 準(zhǔn)備了一個(gè)文件夾，將所有材料放入其中。有三位董事在會(huì)前回復(fù)說(shuō)將有事不能養(yǎng)加 會(huì)議，于是小張就沒(méi)有準(zhǔn)備他們的資料，不想, 正式開(kāi)會(huì)時(shí)其中的

8、二位又趕了回來(lái)，結(jié)果會(huì)上 有的董事因沒(méi)有資料可看而無(wú)法發(fā)衰意見(jiàn)，有 的董事面對(duì)一大摞資料不知如何找到想看見(jiàn)資 料.從而影響了會(huì)議的進(jìn)度9會(huì)議文件一案例分析會(huì)議文件的準(zhǔn)備是會(huì)議準(zhǔn)備工作中的一項(xiàng) 重要內(nèi)容。因此，需要在原有文件的基礎(chǔ)上多 準(zhǔn)備若干份備用資料（包括是否需要準(zhǔn)備英文 資料），以應(yīng)付會(huì)議可能發(fā)生的突發(fā)情況。同 時(shí)，會(huì)議文件的整理也很重要。j會(huì)議文件一文件起草會(huì)議文件講話福會(huì)址誨料工作報(bào)吿h你必須丁解會(huì)墳宗 乙旨和會(huì)墳的全面情 況，同時(shí)征求相關(guān) 人員的意見(jiàn)，做足.功磯由你配合業(yè)務(wù)部 門(mén)起草j會(huì)議文件一文件印制與復(fù)制文件印制與復(fù)制小技巧： 印制前認(rèn)真校對(duì)：可以先打印一份，校對(duì) 修正后再正式印

9、制。校對(duì)文字的同時(shí)關(guān)注 文件格式。確認(rèn)會(huì)議文件分發(fā)數(shù)量：和參會(huì)人員數(shù)量 密切相關(guān)。有些會(huì)議文件需要衽會(huì)議召開(kāi) 前發(fā)紿參會(huì)人員，有些則需要會(huì)議召開(kāi)時(shí) 分發(fā)。這時(shí)就需要你在準(zhǔn)備文件時(shí)多復(fù)制 幾份，以應(yīng)對(duì)會(huì)議中的突發(fā)情況c 做好文件編號(hào)與整理：給每個(gè)鑒會(huì)人員準(zhǔn)備一個(gè)文件袋，在文件袋上填上套會(huì)人員的姓名，井注明"會(huì)議文件”等字樣如 果文件太多，需要按照議題的順序或者按 照關(guān)鍵字進(jìn)行整理與分類。其他會(huì)議準(zhǔn)備工作會(huì)玫策劃與準(zhǔn)備發(fā)出會(huì)墳通知 確認(rèn)會(huì)綣布會(huì)議通知應(yīng)包括的要點(diǎn)有:2、會(huì)議召開(kāi)時(shí)間（開(kāi)始、結(jié)束時(shí)間）3、會(huì)議召開(kāi)地點(diǎn)（如有需要應(yīng)附地圖）4、會(huì)議議題（召開(kāi)主旨）5、附件介紹6、確認(rèn)是否出席的

10、方式與期限7、負(fù)責(zé)人姓名與股系方式/ mail會(huì)議通知致：各部門(mén)蛭理發(fā)自：總經(jīng)理秘書(shū)王麗日期：2002年7月15日主題：部門(mén)經(jīng)理會(huì)議通知2002年7月25日上午11： 00,衽公司第一會(huì)議室軍行全體部門(mén)經(jīng)理計(jì)劃會(huì)議。假如您不能磬加，請(qǐng)?jiān)?月24日之闌打電話62345643告知。附上一份議事日程。我很高興地歡迎你們都來(lái)出席我們團(tuán)體的這個(gè)重要的計(jì)劃會(huì)議。附件：議爭(zhēng)日程匹會(huì)議通知會(huì)議通知落實(shí)過(guò)程中的疑問(wèn)解決方法如何確定向參會(huì)人員發(fā)岀開(kāi)會(huì) 通知的期限？向上司確認(rèn)會(huì)議通知發(fā)岀時(shí)間或者了 解公司是否有會(huì)議通知時(shí)間的慣例。怎樣確認(rèn)所有參會(huì)人員都收到會(huì) 議通知？先發(fā)送書(shū)面形式或電子郵件形式的會(huì) 議通知給有關(guān)人

11、員，再通過(guò)電話、回 復(fù)電子郵件來(lái)確認(rèn)。會(huì)場(chǎng)布置常用的桌椅擺放方式:口字塑圓桌型v字型教室塑圓桌型可以為善會(huì)者提供 面對(duì)面交流的自由環(huán)境， 適合交流討論會(huì)wwo參會(huì)人數(shù)多時(shí)，可以把 桌子擺成口字型。會(huì)議使用幻燈、大平面、黑板、 白板等設(shè)備時(shí)，v字型可以把所 有參加者座位都安排在能夠看見(jiàn) 講解的位養(yǎng)。教室型則適用于參加人數(shù)很多 或單方面發(fā)布信息的會(huì)議。 是否需要準(zhǔn)備文具用品：例如紙.筆.本 冊(cè)等；是否需要準(zhǔn)備參會(huì)人員的茶點(diǎn)；是否需要準(zhǔn)備會(huì)議特殊用品。例如投累 箱、音樂(lè)、表影用的獎(jiǎng)品等；會(huì)議物品準(zhǔn)備“兩大準(zhǔn)則”:越周到越好：準(zhǔn)備會(huì)議用品前開(kāi)列一個(gè)用 品準(zhǔn)備漬單，同時(shí)，還需要考慮到一些特 殊情況，例如

12、夏日炎炎，是否需要準(zhǔn)備冰 鎮(zhèn)飲料； 越適用越好：準(zhǔn)備會(huì)議物品時(shí)既不能將就 凄合，以次充好，又不可大手大腳，鋪張j做好上下層的雙向服務(wù)既要不折不扣地貫徹上司意圖，又要充分聽(tīng)取其他參會(huì)人員的意見(jiàn)，調(diào)動(dòng)雙方的積極 性，共同做好會(huì)議方案與準(zhǔn)備。細(xì)節(jié)決定成敗，相信有了你細(xì)致的輔助與 準(zhǔn)備工作，一定能夠?yàn)闀?huì)議的順利實(shí)施打下良 好的基礎(chǔ)單選題：下周在公司將由小劉的上司主持召開(kāi)部門(mén)經(jīng)理例會(huì)，小劉忙著向上司 確認(rèn)會(huì)議準(zhǔn)備內(nèi)容亠請(qǐng)從中選出不恰當(dāng)?shù)囊豁?xiàng)。v準(zhǔn)備參會(huì)者的座簽向上司確認(rèn)需要哪些會(huì)議資料r檢查會(huì)議需要的投影、擴(kuò)音設(shè)備是否齊全r檢查茶水用具星否備齊if _丄單選題：預(yù)定下周由上司主持召開(kāi)的公司內(nèi)部會(huì)議，臨時(shí)

13、決定邀請(qǐng)幾位觀察員 參加。這時(shí)候你應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)此突發(fā)情況？請(qǐng)從下列選項(xiàng)中選出不恰當(dāng)?shù)囊豁?xiàng)。n在參會(huì)者坐席后面另外安排觀察員座位廠準(zhǔn)備相應(yīng)的會(huì)議資料給現(xiàn)察員確認(rèn)是否需要準(zhǔn)備餐飲等后勤服務(wù)注童多選題：當(dāng)我們選擇企業(yè)內(nèi)熟悉的會(huì)議室或辦公室作為開(kāi)會(huì)地點(diǎn)時(shí), 到它的局限性在哪里?v不能讓人們打破原有的思堆程式去開(kāi)創(chuàng)性地出謀劃策 廠會(huì)場(chǎng)內(nèi)外難以保持安靜匚設(shè)備不可使用v難以激發(fā)人們的熱情去積極思考和討論問(wèn)題多選題：小劉在準(zhǔn)備會(huì)議用品時(shí)，會(huì)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)準(zhǔn)備一些特殊用品了 下列關(guān)于特殊用品的說(shuō)法正確的有:& a.選舉性會(huì)議要準(zhǔn)備好投票?選票等物品 0 b.表彰性會(huì)墳要準(zhǔn)備好獎(jiǎng)品以及頒獎(jiǎng)音樂(lè)&

14、c.談判性會(huì)議要準(zhǔn)備好簽字筆等用具 r d專業(yè)性會(huì)議要準(zhǔn)備好擴(kuò)音設(shè)備、空調(diào)設(shè)備多選題：衽會(huì)議前一周，你向所有參會(huì)人員通過(guò)郵件發(fā)送了會(huì)議通知接下 來(lái)，你要如何確認(rèn)所有參會(huì)人員都收到會(huì)議通知呢少&郵件中要求對(duì)方回復(fù)郵件確認(rèn)&發(fā)出郵件后打電話確認(rèn)廠 親自確認(rèn)每位慕會(huì)人員是否收到郵件，得到口頭答復(fù)信息口讓上司協(xié)助確認(rèn) 判斷題：確定鑒會(huì)人員的關(guān)鍵不在于誰(shuí)有資格參加，而在于弄清誰(shuí)必須參加門(mén)0正確廠錯(cuò)誤 單選題：如果你的上司舉行的會(huì)議是厲于單方面發(fā)布信息的會(huì)議，且需要公司 內(nèi)部多數(shù)人員參加這時(shí)，你將選擇哪種會(huì)場(chǎng)布方式？圓桌型 口字型凹字塑參選題：在選擇開(kāi)會(huì)時(shí)間時(shí)，為保證全體參會(huì)人員能夠按時(shí)出

15、席，以下說(shuō)法正確的有:v事先調(diào)查，把提全體參會(huì)人員方便的時(shí)何段y協(xié)作選擇養(yǎng)會(huì)人員中關(guān)鍵人物的最佳開(kāi)會(huì)時(shí)間v時(shí)效性強(qiáng)的會(huì)議，要盡早安排廠避免會(huì)議召開(kāi)期間與企業(yè)中日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)沖突.判斷題：墻判斷小劉在校對(duì)會(huì)墳文件時(shí)的做法是否正確：她一絲不茍的校對(duì)會(huì)議文件正文中的文字、編號(hào).標(biāo)記等.但井不關(guān)注正文以外的部分°1正確判斷題：小劉在會(huì)議召開(kāi)前向上司璃示是否需要準(zhǔn)備會(huì)儀資料的備用丨 件“請(qǐng)判斷小劉的做法星否正確n星 .正確v錯(cuò)誤如何確定會(huì)議的主題和議題？要向上司確定會(huì)議的主題和議題。如果你的上司組織的會(huì)議處于保密狀態(tài)，這時(shí)，不要隨便詢問(wèn)上司相關(guān)會(huì)議內(nèi)容。如何確定會(huì)議名稱？好的會(huì)議名稱可以讓參會(huì)人

16、員對(duì)會(huì)議的性質(zhì)和目的有初步的了解。會(huì)議名稱有固定的和不固定的兩種：固定的會(huì)議名稱，如董爭(zhēng)會(huì).工作例會(huì)等；不固定的會(huì)議名稱應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題或議題來(lái)定，有的還可以包括時(shí)間、范圍等。如'風(fēng)光旅行有限公司2005年業(yè)務(wù)懇談會(huì),，-如何確定會(huì)議的規(guī)模與規(guī)格？會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的確定主要是指確定參加會(huì)議的范圍或人員名單'試按照以下標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行：參會(huì)人員對(duì)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是否負(fù)有直接或主要責(zé)任？參會(huì)人員同會(huì)后的要采取的行動(dòng)是否直接相關(guān)？參會(huì)人員是否具備專門(mén)的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，是否有助于議題的深化？參會(huì)人員是否多余或可有可無(wú)？參加會(huì)議的某些人員是否會(huì)造成對(duì)苴他人的心理壓力？是否影響他人發(fā)言的質(zhì)量或真實(shí)性？-般參

17、會(huì)人員人數(shù)越多，人們參與的意識(shí)越弱，會(huì)議的成效越差。參會(huì)人員人數(shù)一般不超過(guò)20人'如果多于20人，就應(yīng)該設(shè)法分組討論或設(shè)分會(huì)場(chǎng)°如何選擇會(huì)議的時(shí)間？為了參會(huì)人員能夠按時(shí)出席s安心開(kāi)會(huì)，你應(yīng)該爭(zhēng)先做一個(gè) 調(diào)查 > 把握全體參會(huì)人員方便的時(shí)間段。調(diào)查之后 > 你可能發(fā)現(xiàn)，不可能找到一個(gè)對(duì)所有人、對(duì)所有 會(huì)議都合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間。這時(shí)建議你可以征詢上司的意見(jiàn)，并確 定參會(huì)人員中的關(guān)鍵人物選擇他們的杲隹開(kāi)會(huì)時(shí)間 > 以保證這 些關(guān)鍵人物能集中精神開(kāi)好會(huì)議o選擇開(kāi)會(huì)時(shí)間時(shí) > 還應(yīng)避免：會(huì)議召開(kāi)期間與企業(yè)中攝重要 的經(jīng)営活動(dòng)沖突；打亂企業(yè)種種的正常運(yùn)行秩序；開(kāi)成“馬

18、拉 松"會(huì)議。如何安排一個(gè)恰當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn)？企業(yè)內(nèi)的辦公室或會(huì)議室是雖熟悉的開(kāi)會(huì)地點(diǎn)，也是最可 利用的會(huì)議場(chǎng)所。但熟悉的開(kāi)會(huì)地點(diǎn) > 往往不利于人們打破原 有的思錐程式，去積極思考和討論問(wèn)題。另外 > 會(huì)場(chǎng)空間必須足夠大，一般毎人平均應(yīng)有2平方米左 右的活動(dòng)空間；但如果空間過(guò)大，則顯得冷冷渚渚，彼此范以 親近，會(huì)議氣氛受到影響。這時(shí)就需要你根據(jù)公司實(shí)際與所開(kāi) 會(huì)議的具體情況合理安排啦？會(huì)場(chǎng)安排還需要考察哪些因素？會(huì)場(chǎng)的安排除了要選好恰當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn)外，還應(yīng)該注意以 下三個(gè)問(wèn)題：在會(huì)議時(shí)間段中 > 會(huì)場(chǎng)是否有其他的安排；會(huì)場(chǎng) 內(nèi)外是否安靜；會(huì)場(chǎng)是否有良好的通風(fēng)和照明設(shè)施、

19、室溫調(diào)控 裝辻以及會(huì)議進(jìn)行所需要的其他設(shè)備，如可以制定一個(gè)會(huì)場(chǎng)設(shè) 備備忘錄，對(duì)會(huì)議設(shè)備、所需設(shè)備數(shù)量以及設(shè)備狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng) 計(jì)。如何確定會(huì)議的議程與日程？首先要確認(rèn)會(huì)議議程與日程的信息，包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容： 會(huì)議主持人（串場(chǎng)）：根據(jù)到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)情況確定的；發(fā)言 人：根據(jù)議題確定；議題順序與日程安排。其中議題順序可以 參考以下技巧：了解一般議程習(xí)慣性順序，也要注意本單位有 無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的相關(guān)規(guī)定；同類議題盡可能集中排列；保 密性強(qiáng)的議題要放在后面。其次是確定會(huì)議日程。會(huì)議日程 是會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安排，它爹采用表格形式，將會(huì)議 議程分別固定在會(huì)議期間毎天上午.下午.晩上三個(gè)單元里， 使與會(huì)者一

20、目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會(huì) 議的活動(dòng)。進(jìn)行到這里，你就可以根據(jù)所有確認(rèn)的信息完成一 份會(huì)議議程安排表明確整個(gè)會(huì)議的基本信息與流程。如何準(zhǔn)備會(huì)議文件？會(huì)議文件的準(zhǔn)備工作，主要是起草和印發(fā)。會(huì)議文件主要 有開(kāi)幕辭、講話稿、會(huì)議資料、工作報(bào)告、決議草案等。如果 上司要求你起草會(huì)議相關(guān)文件，你必須了解會(huì)議宗旨和會(huì)議的 全面情況 > 同時(shí)征求相關(guān)人員的意見(jiàn)，做足功課。文件的印制 與復(fù)制有以下小技巧：印制前認(rèn)真校對(duì)：可以先打印一份，校 對(duì)修正后再正式印制。校對(duì)文字的同時(shí)關(guān)注文件格式。確認(rèn)會(huì) 議文件分發(fā)數(shù)量:和參會(huì)人員數(shù)量密切相關(guān)。有些會(huì)議文件需 要在會(huì)議召開(kāi)前發(fā)給參會(huì)人員 >

21、 有些則需要會(huì)議召開(kāi)時(shí)分發(fā)。 這時(shí)就需要你在準(zhǔn)備文件時(shí)多復(fù)制幾份 > 以應(yīng)對(duì)會(huì)議中的突發(fā) 情況。做好文件編號(hào)與整理：給毎個(gè)參會(huì)人員準(zhǔn)備一個(gè)文件 袋，在文件袋上埴上參會(huì)人員的姓名，并注明"會(huì)議文件"等 字樣。如果文件太多，需要按照議題的順序或者按照關(guān)鍵字進(jìn) 行整理與分類。如何發(fā)會(huì)議通知？會(huì)議通知應(yīng)包括的要點(diǎn)有：會(huì)議名稱：會(huì)議召開(kāi)時(shí)間（開(kāi) 始、結(jié)束時(shí)間）；會(huì)議召開(kāi)地點(diǎn)（如有需要應(yīng)附地圖）；會(huì)議 議題（召開(kāi)主旨）；附件介紹；確認(rèn)是否出席的方式與期限； 負(fù)責(zé)人姓名與聯(lián)系方式。會(huì)議通知制作好之后，還應(yīng)注意：一是確定向參會(huì)人員發(fā) 出開(kāi)會(huì)通知的期限，這時(shí)你需要向上司確認(rèn)會(huì)議通知發(fā)出時(shí)間 或者了解公司是否有會(huì)議通知時(shí)間的慣例；確認(rèn)所有參會(huì)人員 都收到會(huì)議通知j你可以先發(fā)送書(shū)面形式或電子郵件形式的會(huì) 議通知給有關(guān)人員