1、佳寶麗有限公司OA辦公自動化系統規劃方案一、需求分析 2.1 建設背景 社會是一個爆炸的社會，信息作為重要的戰略資源，其開發與利用已成為企業競爭能力的關鍵標志和企業發展的重要推動力。隨著市場經濟的不斷發展，企業競爭日趨強烈，國際化的合作不斷增多，企業要在未來的市場競爭中占據主動地位，網絡應用、信息化發展以及大規模的合作是必不可少的。信息產業、計算機技術、網絡、通訊、多媒體、Internet的迅猛發展，使當今世界進入網絡社會的前沿，集電視、電話、電腦、傳真為一體的網絡通信方式已成為當今社會的時尚。 在這場全球信息大潮中，我們的企業領導和決策人員面臨著一個急需解決的問題：如何充分有效地利用企業內部

2、、外部的各種信息進行辦公整體作業的管理和企業發展戰略的決策，極大地提高辦公效率、提高管理水平和決策能力，使企業的日常運營納入高效可靠的軌道。計算機產業的發展為我們提供了有力的工具，其優勢在于信息處理速度快、準確性高，并可及時捕捉和反映企業的實時變動情況，通過完善的辦公調度實現管理決策與經營的信息化，提高服務質量并由此提高經濟效益。 2.2公司網絡和業務系統現狀 為了加快自身發展并適應逐步信息化的社會環境，各部門已經有一些自己的信息系統。我們必須充分認識到計算機信息系統的使用對自身發展的重大意義，并開始注重計算機在實際工作中的作用，但是，佛山市佳寶麗有限公司的計算機應用目前還處于初級階段，一些應

3、用系統的平臺還比較低，辦公網絡應用很局限，無法滿足公司經營管理的需求。 隨著公司業務量的不斷擴展，佛山市佳寶麗有限公司迫切需要現代化和高效率的辦公方式來進行業務運作。而OA辦公自動化信息系統的建立特別是Internet技術的應用是實現高效的辦公的基礎，它將起到準確、及時地收集公司內外部的各種數據信息，并及時加以處理，使信息交流自動化、規范化、科學化。 2.3 系統目標 本系統將充分利用現代化的計算機網絡技術、組件技術、快速應用系統原型生成技術，按照“先進、開放”的原則，統一規劃，統一實施，逐步構造佛山市佳寶麗了有限公司企業級Internet/Intranet網絡平臺。并在此平臺上建設具有佛山市

4、佳寶麗有限公司管理特點的各級業務管理系統。形成多層次，全方位的計算機應用體系，實現全公司的信息化管理。具體目標體現在以下幾個方面： 信息成為一種資源：利用計算機技術，全面、及時、準確地收集各部門和分支公司的信息，并加以分析、歸納、總結，得出最佳管理方案，為公司的決策層服務。 1、實現企業管理規范化、科學化：以“統一標準，統一規劃”為原則，量化管理為基礎， 為公司各部門的管理提供科學的管理模型。 2、利用Intranet/Internet技術組建公司企業級通訊網絡平臺；3、以企業辦公自動化為企業通訊平臺、企業數據集成平臺、工作流管理平臺和知識管理平臺，實現對企業物流、資金流內簽審核工作流管理，業

5、務報表查詢和知識管理，實現無紙化辦公。二、系統概述3.1 構建策略 公司信息化建設的具體實施應遵循“總體規劃，分步實施，重點突破，全面推進”十六字指導思想?？傮w規劃以根據公司戰略與實際情況制定長遠發展規劃，首先解決管理瓶頸問題，集中資源，解決重點應用，待條件成熟，全面推進。根據公司的辦公及業務需求，同時考慮到公司未來的發展規模，現階段公司信息化的第一步就是推行OA辦公自動化系統。公司OA辦公自動化系統的建設應從以下幾個方面出發： 3.1.1.按上市公司的規范運作為總體要求，結合現有辦公實際情況和公司戰略思路，在提高基礎建設和實施要求、手段的同時，保證系統更新的平滑過渡。充分利用現有資源，保護原

6、有投資。 采用當前主流技術及產品，保證投資的長期應用。 3.1.2.具有靈活的適應性和可擴展性，以便與財務管理、人事管理等其他系統的數據鏈接，將來也以便未來的機構改革和業務擴展時能夠減少投入、快速更新。 廣泛的信息交流、移動辦公以適應迅速的信息發展，大規模的協作辦公，以增強自身的市場競爭能力。 3.2系統功能說明 OA（辦公自動化軟件）是企業級辦公管理平臺，實現企業通訊、協同工作、處理企業工作流、企業數據集成應用和知識管理平臺。OA是企業實現管理和業務集成應用的理想軟件平臺，通過集成數據智能系統實現對企業財務、ERP(企業資源管理系統)和CRM(客戶關系管理)數據報表的訪問，使企業決策層、計劃

7、管理層擺脫了企業雖建立了部門級管理系統軟件，還要長期通過業務部門打印定期業務報表，提交企業中高層管理者閱讀分析的模式，實現在OA系統中實時查詢企業業務報表的需求。并通過與財務、ERP業務單據數據交流，實現無紙化審批的企業內簽審核工作流管理。OA系統是企業全體員工應用的軟件，是實現企業軟件集成應用的平臺。 3.3系統實施意義實施OA系統可幫助企業事業單位實現信息資源的共享；增強員工協同工作的能力；強化領導的監控管理；有效管理起有形（設備等）、無形(業務信息、知識)資產，避免流失；實現公文流轉、審核、簽批等行政事務的自動處理，促進管理電子化、規范化，完美整合了組織內部的信息流。具體來說，實施協同O

8、A辦公自動化系統作用如下：n 建立內部的通信平臺建立單位內部的消息中心，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。n 建立信息發布的平臺在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業的發展動態。n 實現工作流程的優化與自動化變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審

9、批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節。n 實現文檔管理的自動化可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現文檔管理自動化以后，如企業來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。n 輔助辦公它牽涉的內容

10、比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。n 實現分布式辦公變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。n 建立信息集成平臺現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業一些經營管理業務數據，對企業的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態的，智能網絡辦公系統具備數據接口功能，能把企業原有的業務系統數據集成到工作流系統中，使企業員工能有效獲取處理信息，提高企業整體反應速度。n 節省

11、企業的辦公費用支出將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是企業實現管理現代化的標志。n 搭建知識管理平臺系統性利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。n 增強領導監控能力強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。三、項目計劃1、 項目組織：成立OA項目實施小組，指定一名管理人員與一名信息部門主管為正副組長。人員安排應根據實際情況由人事部統一統籌調配

12、。2、網絡完善與建設：由于地域與廠區規劃原因，生產1部辦公室、采購科辦公室、生產2部辦公室、倉庫科都沒有與辦公樓實現網絡對接?，F在由于OA系統對內部局域網的要求，必須相互做到無障礙連通。由于相隔距離超出普通雙絞線的傳輸距離，必須采用光纖連接到辦公樓主干網絡。主辦公室到辦公樓大約150米，采購科辦公室到辦公樓大約400米，光纖造價約3元/米，另加光纖收發器4個，合計費用約2000元。注：由于分廠辦公室設地不確定，暫時不予考慮連網。但保留對接接口,以備需時使用;3、軟件選型：a、初步選型階段(十數家) ,約談4-5家;金和、用友、通達、新思創、金蝶、浪潮通軟件、點擊科技、神州數碼、博科。該步驟完成

13、的標志是：初步確定3-4家軟件供應商，將每家的公司概況、軟件功能介紹、系統報價、服務條款等編制成冊。 b、精細選型階段(2-3家) 精選的公司OA系統實施計劃方案、每套方案的評價、詳細的實施進度及進度控制方法。在這里要提出：考慮到公司已實施了金蝶財務軟件，在挑選軟件供應商的時候應該如何保障公司的利益，軟件供應商必須提供接口程序保障現有資源不會浪費等等(這也屬于風險計劃的一部份)。 c、項目確認階段(一至兩家) 確認的公司(一家，以及候選一家)，該公司的項目計劃交董事長批核。4、項目范圍：由于現有基礎網絡設施的不完善，有兩種方式可供選擇：采取辦公樓和研發樓的部門先實施，公司先計劃在人力資源科、行

14、政科、董事長辦、財務科、營銷科、資產科、工程科、項目科、品質科九個部門40個站點進行迸發(同時登錄系統的用戶數)實施。等生產1部、倉庫科和采購中心網絡建設完成后再把這三個部門納入OA辦公自動化系統。先構設光纖到地，等待廠房完工后，再鋪設網線把生產1部和倉庫科連接到辦公樓主干網，也就是說完成所有網絡建設后再在全公司范圍內全面推行。5、項目費用： 硬件投入費用:公司目前的，實施OA系統以后，員工計算機部分可以繼續使用的，有些需要加大內存與升級CUP，預計費用3000元，以實際使用為準。OA系統需要新購一臺服務器，從DELL(戴爾)、HP（惠普）、IBM等大品牌主流機型中選擇，預計費用10000元左

15、右。合計硬件費用13000元。 軟件費用:OA系統按站點收費，40個站點預計費用10元左右。 網絡建設費用：2000元 項目總計投入費用約：3萬元人民幣。6、項目時間: 一個月完成系統測試與試用，第二月正式上線7、項目進度：A、項目選型階段15天完成: 責任人:項目組長a、初步選型階段(十數家) 7天完成; 責任人:IT部信息工程師(軟件硬件)b、精細選型階段5天完成 責任人:項目組長c、項目確認階段3天完成責任人: 責任人:項目組長B、項目調研階段10天完成承接項目確認階段，主要是由已初步確認的軟件供應商來進行市場調研。調研的時間安10天，每個部門至少兩天，編寫與提交調研報告規定在10天內完

16、成。 承接項目的部門應在這期間整理公司的業務流程、目前存在的問題及分析對策、如何通過OA系統達到加強管理的目標等等。C、合同談判期3天完成 (談判成員: )三天左右就合同細節進行談判，合同談判由該項目經理負責，由公司董事長批核，付款條件(項目調研付5 %、預付百分比5 %、項目培訓過程支付百分比 20 %、試用付百分比 50 %、驗收完成付百分比 20 %)，具體百分比根據談判結果而定。 D、項目培訓期7天完成。8、培訓計劃：8.1.培訓組織: 人事部; 責任人:人力資源主管;8.2.培訓老師: 軟件供應商專業顧問;8.3.培訓考核:人事部+軟件供應商培訓老師;8.4.培訓考核方式:試題與實操8.4.1.培訓考核試題(含標準答案)由IT部信息工程師(含軟件硬件)與軟件供應商培訓老師共同完成, 閱卷由IT部信息工程師完成,并形成匯總表呈報;8.4.2.實操由IT信息工程師)制定考核標準;按計劃進行動態運作監督考核;計劃OA實施培訓需要一個星期時間，一般為每個部門一天，另集中培訓兩天。 應該由部門主管與操作員共同參加，培訓的內容如下表：表2.OA的培訓對象與培訓內容培訓對象培訓內容培訓時間培訓教師培訓形式高層領導 中層干部 業務骨干OA理念培訓項目啟動后一周內軟件供應商安排以生動形式講