1、受控狀態分發號dong guan xxxxxxx concrete co.,ltd (討 論 稿)文件編號：gc/am 文件版本：a/012010年08月01日發布 2010年08月01日實施 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊(討論稿)文件名稱 頒布令 文件頁數 第1頁 / 共20頁 文件編號 gc/am07 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準頒 布 令為適應公司發展的需要，使公司的管理更加規范化、制度化、程序化，特頒布該管理制度手冊（a/01版）。本手冊自總經理簽字后生效，公司各員工必須遵照執行。本手冊為內部文件，版權所有，未經同意不得翻印。手冊的解釋權

2、歸公司董事會，其發放及修改由辦公室根據總經理意見進行，任何部門有修改意見，請知會辦公室。 東莞市xx混凝土有限公司 總經理：_ 日 期：_年_月_日 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊(討論稿)文件名稱 目 錄 文件頁數 第2頁 / 共20頁 文件編號 gc/am/00007 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準目 錄1. 員工管理條例 3 - 52. 財務管理制度 6 - 103. 會議管理規定 11 - 144. 文件資料管理規定 15 - 175. 安全保衛制度 186. 運輸車隊管理制度 19 - 20 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊

3、(討論稿)文件名稱 員工管理條例 文件頁數 第3頁 / 共20頁 文件編號 gc/am/00107 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準員工管理條例1. 員工守則1.1 本公司員工均應遵守下列規定：1.1.1 按崗位責任制準時上、下班，對所負責的工作保證時效，不拖延、不積壓；1.1.2 服從上級指揮，如有不同意見，應提出建設性建議或以書面陳述，一經上級主管決定，應立即遵照執行；1.1.3 遵守公司一切規章制度及工作守則；盡忠職守，保守公司商業秘密；1.1.4 維護公司信譽，不作任何有損公司信譽的行為；1.1.5 注意本身品德修養，切戒不良嗜好，不在禁煙區內吸煙。1.1.6

4、不私自經營與公司業務有關的商業或兼任公司以外的職業；1.1.7 待人接物要態度謙和，以爭取同事及顧客的合作，創造良好和諧的工作環境；1.1.8 嚴謹操守，不得收受與公司業務有關人士或單位的饋贈、賄賂或向其挪借款項。愛護本公司財物，不浪費，不化公為私；1.1.9 全體員工必須了解：唯有努力工作，提高產品質量，增收節支，才能獲得改善及增進福利，以達到互助合作、勞資兩利之目的。1.2 本公司員工因過失或故意致公司遭受損害時，應負賠償責任。1.3本公司職員，每月全勤者可享受安排帶薪休息二天（不得補休），在保證生產正常運作下，由部門經理統籌安排；不全勤者不得帶薪休息。如有再請假經批準或曠工者，當月取消帶

5、薪假期。1.4 從事辦公室工作人員，每月可安排休息四天。如因工作需要，要服從安排。1.5 員工如有遲到、早退或曠工等現象，依下列規定處分：1.5.1 遲到、早退嚴格執行上下班管理制度，做到不遲到、不早退，如有遲到、早退現象，按各部門規定進行處理。1.5.2 曠工 未經請假而擅自離開工作崗位者視為放棄工作處理。 請假未批或假滿未經續假而不到職者作曠工處理，每曠工一天罰三天工資，超過三天者作自 動辭退處理。1.6 嚴格執行請假制度，由個人書寫請假單報部門主管審批，全年累計事假不超過14天。每次請假超過2天的，由部門主管呈報上級領導批準。請假者必須將所經辦業務交代部門安排處理。2. 員工聘用2.1

6、所有員工均需填寫真實正確的個人資料，同時提交身份證、職稱證、上崗證、健康證復印件及近期證件照片五張等相關資料給公司備案，公司需要時應提交原件，并保證不將有關證件借給其他單位或個人使用。 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊(討論稿)文件名稱 員工管理條例 文件頁數 第4頁 / 共20頁 文件編號 gc/am/00107 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準2.1.1 健康狀況：所有員工必須身體健康，無不良嗜好。凡有慢性病、傳染病及吸毒等隱瞞不報，被公司發現后，公司有權將其辭退。2.2.2 試用期：所有員工從到職日計起，首三個月為試用期。試用期滿后工作表現良好者，

7、將被通知為正式雇用，正式簽訂勞務合同。2.2.3 公司需增聘人員時，提倡從社會公開招聘。聘用人員首三個月為試用期，試用期僅享受試用期工資。試用期滿不予錄用者，不發任何補償費，試用人員不得提出任何異議。2.2.4 終止員工合約 試用期間，雙方可在一星期前通知或以一星期之薪金代替通知期的情況下終止約定。（因違反員工條例被解雇的員工除外） 聘用期間，雙方需要十天書面通知或以相等于十天薪金代替通知期的情況下終止合約。（因違反員工條例被解雇的員工除外） 凡終止合約的員工，均須辦好工作交接手續等相關事宜才能離開公司。3. 員工考核與晉升3.1 所有員工每隔半年,由其部門主管進行考核,考核結果作晉升和獎罰的

8、依據。3.2 員工的晉升由其部門主管根據其工作業績、表現報董事會批準。4. 禁止條例4.1 員工在工作時間內，不準接受朋友及親屬的探訪。未經主管部門同意，不準讓親友在廠內留宿過夜。4.2 不可擅自離開工作崗位。4.3 在廠內禁止任何人以任何形式進行賭博。4.4 員工凡在放例假后的第一天，再有請假，公司將不予考慮。如確因特殊情況者，須預先書面申請，按請假條例經批準方可。4.5 凡有對公司不利或蓄意對其他同事造成精神上或肉體上傷害者，公司將不會繼續聘用，情節嚴重者交由當地公安機關處理。4.6 嚴格執行財務制度，超出工資范圍借支或未到發工資日期提前支取，公司將不予考慮。5. 即時無條件解雇條例公司員

9、工有下列行為者，即時無條件解雇：5.1 偷竊或詐騙等違法行為。5.2 工作時間參與任何形式的賭博、酗酒或酗酒生事。5.3 侮辱、襲擊上司或同事。5.4 無故拒絕部門主管的工作安排。5.5 惡意或隨意損壞公司財物。 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊(討論稿)文件名稱 員工管理條例 文件頁數 第5頁 / 共20頁 文件編號 gc/am/00107 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準6. 獎罰凡對公司提出合理化建議被公司采用或有重大貢獻，給公司帶來實效的，公司可給予獎勵；對違反公司員工管理條例的給予處罰。7. 本員工管理條例自公布之日起執行，其解釋權和修改權屬公

10、司董事會。 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊(討論稿)文件名稱 財務管理制度 文件頁數 第6頁 / 共20頁 文件編號 gc/am/00207 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準財務管理制度1. 目的為了進一步加強財務管理，規范公司財務管理制度，完善本單位的管理機制，增創最佳經濟效益，提升公司市場競爭力。根據中華人民共和國會計法企業會計制度等法津法規文件，結合公司的實際情況，特制定本制度。2. 財務部門及財務人員2.1 公司設立財務部，設部門、經理、會計、出納和統計。總監、經理由董事會委派的財務人員擔任，其他人員可由公司統一招聘。2.2 財務部負責公司的財

11、務業務和財務管理工作，須及時、真實、準確地反映公司的經營活動情況，定期向國家稅務機關等部門和董事會報送有關財務報表和財務報告，并依法計算和繳納國家稅收。2.3 財務人員要執行國家財經法規制度和本公司的財務管理制度，對不符合手續的行為，財務人員有權拒絕執行，重大問題應向董事會報告。2.4財務人員必須具備會計專業技術資格，持證上崗，并參加繼續教育的學習。2.5 財務人員要遵守職業道德，做到遵紀守法，廉潔奉公，客觀公正，事實求是，愛崗敬業，保守機密。3. 財會管理3.1 按財務和會計的基本規范建帳。會計、出納要互相監督、定期對帳、日清月結，做到帳證相符、帳帳相符、帳表相符、帳實相符。3.2 會計核算

12、以人民幣作為記帳本位幣，帳務處理采用借貸記帳法記帳，以公歷年作為一個會計年度。3.3 按照會計制度的規定帳目核算要真實、合法、準確、完整。3.4 財務人員要認真作好日常的會計財務處理工作，從原始憑證到登記會計憑證，登記總帳、明細帳，登記會計報表，一整套程序要符合規范化要求。會計資料、會計檔案要妥善保管。3.5 每月月末結帳一次，并需編制月度、年度的會計報表。月度會計報表于下月10號、年終結算報表于下年1月20日上報國家稅務機關等有關部門和公司董事會。3.6 財務人員要認真履行職責，嚴格執行審批制度，對不合規定要求的原始憑證要退回當事人補齊手續后才能辦理。3.7 嚴格執行內部控制制度，會計不能兼

13、任出納員，出納員不能兼任稽核、會計檔案保管和現金、銀行日記帳以外的登記工作。每一張會計憑證都必須由兩人或兩人以上分工辦理。每一筆財務收支必須有經辦人和批準人。 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊(討論稿)文件名稱 財務管理制度 文件頁數 第7頁 / 共20頁 文件編號 gc/am/00207 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準3.8 發票和收據由公司財務部統一管理，建立票據使用登記制度，設置票據登記薄，詳細記錄票據使用情況。票據要按日期和順序號依次開具，不得拆本使用。作廢票據不能缺聯。任何人不能私自使用非本公司的票據，一經發現立即開除，并視情節輕重，進行處理

14、。3.9 財務部在銀行預留的印章和支票必須分開保管、嚴格管理，如有遺失，應立即向領導反映，并向所屬銀行報失。財務部在銀行預留二枚印鑒：公司財務專用章和董事長印章。公司財務專用章由會計保管，董事長印章由出納保管，支票由出納保管并開具。4. 流動資金的管理4.1 加強現金的管理，庫存現金一般以單位三至五天日常開支作為現金庫存限額（暫定3萬元），特殊情況報領導處置。超過限額的所有現金均須當日送存銀行。現金收入要當天入帳。現金必須由出納保管，非出納人員不得保管現金。出納人員應維護財經紀律、廉潔奉公、嚴禁私自挪用現金，不準用公款私存個人儲蓄帳戶。不能以不符合財務會計制度規定的憑證（含白條）抵充現金。不準

15、私人隨意借支公款。工作人員因公借款回來后，一般應在七天內（最遲不超過十天）辦理有關報銷退款報帳手續。原借款未報帳結清的，不準發生新的借款。4.2 財務人員不準將銀行帳戶出租出借給任何單位或個人辦理結算，不準將支票轉讓給其它單位使用。如確因工作需要必須攜帶空白支票時，應當建立支票登記手續，填明接受支票的單位、款項用途、預計金額并由公司領導審核同意，以免造成損失。銀行存款利息收入應及時入帳，出納每月應至少一次核對銀行帳與銀行存款對帳單的記錄，發現錯誤應及時查明原因，并予以處理，月末應編制銀行存款余額調節表。4.3 會計應同出納每月定期清點現金庫存額，由出納根據現金盤點結果編制現金盤點表，會計、出納

16、在盤點表中確認簽章。如有不符，出納應作出長短現金的書面說明，如差額較大，應報單位領導及時進行處理。5. 倉庫的管理5.1 建立健全倉庫管理制度，貨物入庫，倉庫保管員必須辦理驗收入庫手續，對不合格或貨不對板的產品要拒絕收貨，并按貨物的送貨單位、名稱、規格、數量、單價等按實收貨物的數量填寫入庫單，定期交財務部門作帳，并登記倉庫物資材料帳，貨物領用出庫必須憑有關部門負責人簽字的申領單或批示，才能辦理出庫，并填寫出庫單，領貨人需在出庫單簽名。未經允許不得無手續借用倉庫任何物品。5.2 庫管理要嚴格執行出入倉登記手續，倉庫管理員要保管好倉庫里的一切物資，倉庫物資要分類分品種存放，倉庫要保持整潔并要做好防

17、火、防盜、防曬、防潮等安全工作。5.3 做好修舊利廢、以舊換新工作，可以修復再用的，不允許領用新的，低值耗品要以舊換新。5.4 在保證收發工作正常的情況下，倉庫帳目要做到日清月結，分類記帳，詳細記錄好各種物資的出入倉和庫存數。對于沙、石等平時不能詳細記錄出庫的材料，月終時應使用量具或 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊(討論稿)文件名稱 財務管理制度 文件頁數 第8頁 / 共20頁 文件編號 gc/am/00207 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準5.5 其他技術測定方法合理計算庫存和月度耗用，月末結帳要進行實物盤點，做好核對工作，編制有關的月報表，并于下

18、月3號前報送財務部。5.6 各供應商供應的材料，統一由會計進行結算，其余人員不準經辦。供應商憑與會計結算好的單據，經總經理簽字同意付款后，出納才能辦理付款手續。6. 固定資產的管理6.1 固定資產應建立資產臺帳和固定資產帳簿，詳細記載資產類別、使用部門、購置和使用時間、原值、使用年限、折舊提取等內容。6.2 固定資產的購置、興建、改造要納入年度計劃。對于未列入年度計劃而經營急需的固定資產可由部門提議申報，報董事會核定購買。6.3 加強對固定資產的管理，根據誰使用，誰管理的原則，把管理責任落實到各職能部門和個人，并明確管理的責任和權限。6.4 固定資產折舊采用平均年限法計算，殘值率按10%，每月

19、計提折舊一次，列入當期生產費用。6.5 固定資產的出售、轉讓、報廢應經主管部門呈報董事會批準后才能處理，并將有關資料報財務部，任何個人不得擅自處理。6.6 出租的機械設備必須經總經理批準同意，并辦理有關租賃合同的簽定，簽定的合同應交財務部備案，財務部要有專人負責登記合同的交款時間和金額，以便及時收款。6.7 固定資產在公司內部的調撥，應填制固定資產內部調撥單，通知調入、調出單位辦理手續。調撥單一式三份，由調入、調出單位雙方在單上簽證，除雙方各留一份外，另一份送財務部作核算依據。6.8 各種儀器、對講機、專用工具應由倉庫統一保管，由使用人員每天上班時到倉庫領取，下班時交回倉庫，并辦理好領交手續。

20、6.9 固定資產應定期或不定期進行清查。每年至少進行一次全面清查，根據清查中發現的問題總結經驗，改善管理，提高使用效果。同時對清查結果與帳面不符的，要查明原因，按規定進行處理，做到帳實相符。7. 費用的管理7.1 公司日常費用開支，要嚴格把關，實行費用一支筆，費用報銷要有經手人、證明人簽名，送總經理批準方能報銷。報銷單據要符合財務要求，內容要在公司允許的開支范圍，不符合開支要求的，財務人員有權拒絕不予報銷。7.2 各部門人員因公事需要借款時，應填制借款單，經部門主管簽字后送總經理審批，方能在財務部借款。7.3 辦公用品統一由辦公室購買，統一管理專人發放，發放時需造冊登記。7.4 接待用餐是為了

21、業務的發展，但必須堅持節約原則和減少陪同人員，并按審批權限辦理報銷 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊(討論稿)文件名稱 財務管理制度 文件頁數 第9頁 / 共20頁 文件編號 gc/am/00207 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準手續，請款的宴請與報銷不得跨月進行，報銷單據要注明接待事由。8. 工資的管理8.1 每月20日為發放上月工資日（遇節假日順延），各部門應于月末最后一天將考勤記錄、伙房將伙食費送財務部，由會計核算工資。工資發放時，工資表須送財務部經理審核，呈總經理審批后才能發放。8.2 工資發放采用工資袋形式，即每位職員一個工資袋，領工資后工資

22、袋交回財務部以便繼續使用。工資袋附員工工資條一份，由員工親自簽領。8.3 由于本公司大部份員工為外地人，結合本公司的情況，公司每月只發給員工七成工資，其余三成待年末統一發放，利于員工的積蓄。9. 差旅費開支的規定：9.1 因公需到本市以外出差的，必須經總經理審批，經理級以上人員還需報董事長審批。否則一律不得報銷差旅費。9.2 出差人員，由總經理視情況給予報銷。9.3 乘坐車、船、飛機、長途汽車和住宿伙食的參考標準見下表：地區項 目伙食補貼火車飛機長途汽車住宿標準省內硬坐按實報銷不能報銷按實報銷70元/天.人50元/天.人省外硬坐按實報銷只能報硬坐火車票價按實報銷70元/天.人50元/天.人 出

23、差地市內交通費憑票每天報銷不能超過20元。9.4 出差人員乘坐火車并過夜五小時以上的，可購硬臥鋪票。9.5 出差期間因游覽或非因工作需要的參觀而開支的一切費用均由個人自負。9.6 凡因特殊原因而需要超標準的，應附申請報告并經審定后，方能超標，同時還必須在出差批準書上清楚注明。10. 通迅工具的管理10.1 辦公室電話是為了方便工作需要而設的，員工非公事一律不允許使用公司電話。10.2 公司配置給個人使用的手提電話卡，是方便內、外聯系工作之用，每個月電話費包干使用，超支部份由個人承擔并在每月工資中扣除，不足不補。用卡者要保證24小時候機，確保直接通話，離崗后要將電話卡交還公司。 東莞市xx混凝土

24、有限公司 手冊名稱 管理制度手冊(討論稿)文件名稱 財務管理制度 文件頁數 第10頁 / 共20頁 文件編號 gc/am/00207 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準各級別每月報銷電話費標準如下表：級 別報銷金額（元）備 注一 級實報實銷二 級700三 級500四 級400五 級300六 級200七 級150（各級別人員名單由董事會根據實際情況和業務范圍而定）11. 銷售收入及應收帳款的管理11.1 產品銷售原則上一手交錢，一手交貨，必須簽定有關的購銷合同，明確雙方責任。一般情況下不允許賒銷。11.2 簽訂的合同銷售部門應及時送財務部。財務要及時逐筆進行登記，準確反映各

25、單位應收帳款的形成、回收及增減變化情況，便于對各項應收帳款的發生事項嚴加管理。11.3 每筆銷售收入原則上由會計開單，出納簽章并收款，每一銷售業務的貨款營銷人員必須匯同財務人員一起收款，營銷人員不能私自收款。11.4 對應收帳款，要經常核定，并按帳齡長短逐項進行登記，定期與對方進行核對。11.5 對于到期沒有收回的貨款，營銷部門要積極進行催討工作。在規定期限內仍無法達到催款目的，金額較大的應移交公司有關部門依法追訴。11.6 財務部、營銷部應及時做好銷售統計、應收賬款統計和收款管理工作。11.7 公司必須按規定提取壞賬準備，提取之比例按有關規定執行。11.8 對經催收無法收回的款項，要及時取得

26、合法證據。對于經訴訟無法收回的款項，將有關資料和憑證送由總經理核準后，由財務部始沖銷應收賬款。12. 財務檔案的管理12.1 凡是本公司的會計憑證（包括原始憑證）、賬簿、報表、文件和其他有保存價值的資料，均應歸檔。12.2 會計憑證應按月按編號順序每月裝訂成冊標明月份、季度、年份、起止號數、單據張數，由會計及有關人員簽名蓋章，均由會計裝訂、歸檔保存。12.3 財務報表應分月、季、年報、按時建檔歸檔，并分類填制目錄。12.4 公司財務檔案應嚴格制度管理，未經批準不能隨便復印或帶出辦公室；凡外單位需查閱、復制以及摘錄有關內容均需董事會批準。 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿

27、）文件名稱 會議管理規定 文件頁數 第11頁/共20頁 文件編號 gc/am/003 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準會議管理規定1. 工作流程會議籌備提出會議議題發出會議通知準備會議資料會場布置組織會務工作會議決定事項催辦下發會議文件整理會議資料會議資料歸檔會議記錄主持會議會議召開會后工作2. 具體要求2.1會議類別2.1.1 董理會會議會議時間：董事會會議每季度舉行一次，安排在三、六、九、十二月下旬舉行，具體時間及議程提前十五天通知，每次會議時間約為一天。參加人員：董事會、董事（列席人員另行通知）主持：董事長會議內容： 根據章程需要董事會討論決定的事項； 其它與業務

28、相關的重要事項。會議地點：另行通知會議記錄：辦公室負責人會后形成董事會會議紀要，參會人員簽字。并由董事長確定發放范圍。2.1.2 總經理工作例會 會議時間：每兩星期召開一次，周一下午3點。 參加人員：總經理、常務副總經理、副總經理（列席人員另行通知） 主持：總經理會議內容： 生產經營事項； 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿）文件名稱 會議管理規定 文件頁數 第12頁/共20頁 文件編號 gc/am/003 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準 財務事項； 辦公事務事項； 其它重要事項。總經理工作例會審議與決議由總經理決裁。會議地點：總經理辦公室會議記

29、錄：辦公室負責人會后形成東莞市xx混凝土有限公司總經理工作例會會議紀要，會議記要分發到總經理、常務副總經理、副總經理；其他分發部門和人員由總經理決定。會議紀要由辦公室統一格式和編號，由總經理簽發。2.1.3 總經理辦公會會議時間：每兩星期召開一次，定于星期一上午9時或周日下午3時召開參加人員：總經理、常務副總經理、副總經理、各部門負責人，必要時可要求其它相關人員參加。主持：總經理記錄：辦公室負責人會議內容： 各部門情況反映； 審議機構與制度事項； 生產經營事項； 總結、安排下階段工作； 其它相關內容。會議地點：會議室會后形成東莞市xx混凝土有限公司總經理辦公會會議紀要，會議記要分發到總經理、常

30、務副總經理、副總經理、各部門。會議紀要由辦公室統一格式和編號。2.1.4 業務專題會會議時間：不定期召開，具體時間由主管副經理確定。參加人員：主管副總經理、其它相關人員主持：副總經理會議內容：詳細內容另行通知會后形成東莞市xx混凝土有限公司業務專題會會議紀要。會議紀要首先應注明專題內容，由主管領導確定會議紀要分發部門或人員。 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿）文件名稱 會議管理規定 文件頁數 第13頁/共20頁 文件編號 gc/am/003 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準會議紀要由辦公室統一格式和編號。2.1.5 全體員工會會議時間：每季度召開

31、一次，具體時間另行通知參加人員：總經理、常務副總經理、副總經理、全體員工主持：總經理記錄：辦公室負責人會議內容： 部門工作情況介紹； 傳達公司有關精神； 安排總結下階段工作； 其它相關內容。會議地點：會議室會后形成東莞市xx混凝土有限公司員工大會會議紀要。會議記要分發到總經理、常務副總經理、副總經理、各部門。會議紀要由辦公室統一格式和編號。2.1.6 年會會議時間:每年春節前召開一次,具體時間另行通知參加人員：總經理、常務副總經理、副總經理、全體員工主持：總經理記錄：辦公室負責人會議內容： 部門工作情況總結； 表彰先進工作者； 聯歡； 其它相關內容。會后形成東莞市xx混凝土有限公司年會會議紀要

32、。會議紀要分發到總經理、常務副總經理、副總經理、各部門。2.1.7 業務競賽會會議時間：不定期召開，具體時間由辦公室商總經理確定參加人員：總經理、常務副總經理、付總經理、全體員工主持：由總經理指定 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿）文件名稱 會議管理規定 文件頁數 第14頁/共20頁 文件編號 gc/am/003 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準會議內容： 創新競賽； 合理化建議競賽； 其它相關內容。會議地點：待定會后形成東莞市xx混凝土有限公司業務競賽會會議紀要。會議紀要分發總經理、常務副總經理、副總經理、各部門對業務競賽的優勝者給予精神和物質

33、獎勵，具體辦法另行確定。2.1.8 理論研討會會議時間：不定期召開，具體時間由辦公室商有關領導確定參加人員：根據具體情況另行確定主持：另行確定會議內容：待定會后形成東莞市xx混凝土有限公司理論研討會會議紀要。會議紀要分發到總經理、常務副總經理、副總經理、各部門2.1.9 會議通知以上會議由辦公室負責通知2.2 會議紀律 與會人員接到會議通知后，應預先安排好工作，按會議時間、地點準時出席會議。 與會人員如因其它公務不能出席會議或遲到，應事先向會議主持人請假。 根據會議內容要求，與會人員應預先做好資料、文件及發言準備。 會議前，各相關單位應督促與會人員準時到會。 會議進行中，與會人員如需處理緊急事

34、項，應向會議主持人請假。 參加重要會議人員要嚴守會議秘密，不準向無關人員隨意談論會議內容。3. 記錄3.1 表式：am-3-001 會議通知表3.2 表式：am-3-002 會議議案提交程序單3.3 表式：am-3-003 會議簽到表3.4 表式：am-3-004 會議紀要 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿）文件名稱 目 錄 文件頁數 第17頁/共27頁 文件編號 gc/am/000 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿）文件名稱 文件、資料管理規定 文件頁數 第15頁/共20頁 文件編號 g

35、c/am/004 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準文件、資料管理規定1 工作流程發文管理收文管理辦公室編號、登記辦公室發送/存檔經辦部門打印/蓋章/填寫發送單位主管領導簽發填文件簽發頁部門經理審核征求意見、定稿文件擬稿分送相關部門/資料員登記送相關人員閱辦交回辦公室保管文件外來文件、信函及資料外來文件、信函及資料辦公室摘錄批示內容辦公室簽收登記送領導批閱 2 總則公司的文件、資料實行分級管理，辦公室對外收文、內發文負責總管理，各部門資料員負責涉及本部門的文件資料的管理工作。文件主經辦人員有責任將文件涉及的相關資料收集齊全，妥善保管。人員調動時，應將個人保管的文件資料向部

36、門移交，任何人員不得隨便丟棄文件資料。3 收文管理3.1 辦公室負責公司外來文件的簽收工作。收到公文后，辦公室要先對文件資料進行登記、編號，然后呈公司有關領導批閱或交相關部門處理。3.2 電子文件資料要視其內容及時發送到公司領導和有關人員的信箱。重要的事項應提醒領導和有關人員及時批閱、閱處。3.3 文件經總經理、副總經理閱批后，需有關部門辦理的，由辦公室做好記錄并負責將文件資料送交相關部門專（兼）職資料員，各部門資料員做好登記工作后，交有關人員辦理并負責督促及時閱處。3.4 各部門閱處的文件，應及時處理，傳閱的文件在各部門停留時間最長不得超過兩天，需辦理的文件在部門停留時間一般不超過一周。辦文

37、時間較長或較重要的文件，辦文部門可將文件復印留存，原件退辦公室。3.5 文件閱后應簽字，不能橫傳，已辦理完畢的應附簡單說明退辦公室。3.6 各部門收到的外來文件和本部門形成的文件資料等，可由各部門資料員進行登記、保管。涉及其他部門的外來文應交辦公室登記。 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿）文件名稱 文件、資料管理規定 文件頁數 第16頁/共20頁 文件編號 gc/am/004 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準3.7 涉及密級的文件須妥善保管，并在辦公室閱辦。閱辦人要注意文件的安全、保密、完整、避免遺失。不得私自帶回家中或轉借他人，不得擅自復印、抄

38、錄。3.8 凡能通過網絡發布、傳遞的文件資料，應通過網絡發布、傳遞。所有工作人員每天都應查看個人信箱，以便及時閱知、處理有關事宜。4發文管理 辦公室負責公司發文的管理工作，文件編號由辦公室統一編號。行文格式、標準執行國家及公司相應的行文規定。4.1 公司發文種類及適用范圍分為：4.1.1公司發文。文號：xx字 xx號 適用于發布公司重要的決定、通知：轉發帶有普遍指導意義的上級文件，向公司系統外的主管單位請示有關問題，辦理申請，批轉、批復的下級必要的請示、報告等。4.1.2 部門發文。文號：xxx字 xx號 適用于通知、發布、批復各部職責范圍之內的業務事項，轉達發上級業務主管部門的文件，催要有關

39、重要情況、材料、報表以及聯系工作等。 各部門文號：辦公室-xx辦字 生產部-xx生字 營銷部-xx營字 財務部-xx財字 試驗室-xx試字4.1.3 便函。文號：xx便字 xx號 適用于不相隸屬關系單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。4.1.4 報告。 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出建議，或答復有關的詢問。“白頭文”適用于不便或不必正式行文而又需公司領導批示、批復或有關部門閱知的事項。4.1.5 會議紀要。適用于記載、傳達會議情況和決定事項。4.1.6 其它公文。保函、授權書、證明等。4.2 行文要求4.2.1 各部門發文時應按辦公室提供的公文模版行文。正式

40、行文的文件用紙采用a4型紙。文件標題采用加粗宋體2號或小2號字，文號及正文采用仿宋3號字。4.2.2 對外發送的公文，原件需交辦公室歸檔保存，擬稿人留存一份成稿。4.2.3白頭文由辦公室送交公司領導閱示或交公司相關部門。閱批辦理完畢的重要白頭文原件要交辦公室保存，部門需要可留存復印件。 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿）文件名稱 文件、資料管理規定 文件頁數 第17頁/共20頁 文件編號 gc/am/004 文件版本 a/01 修訂狀態 0次編 制 審 核 批 準5文件的分發 5.1 公司發文主送抄送范圍為：各有關單位、公司各部門。可根據文件情況縮減或擴大主、抄送范圍。

41、6發送與接收6.1 可以通過網絡發送的文件通過電子郵件形式發送，并注明簽發人；發送電子文件應確認。6.2 紙頁文件發送由經辦部門自行發送。發送時間為每日上午九時三十分之前、下午二時之前交前臺統一對外發送。7記錄7.1 表格樣式7.1.1 表式：am-4-001 收文登記表7.1.2 表式：am-4-002 發文登記表7.1.3 表式：am-4-003 文件會簽單7.1.4 表式：am-4-004 文件遞送單7.2 樣本7.2.1 樣本：am-001 文件簽發頁7.2.2 樣本：am-002 發文模版格式7.2.3 樣本：am-003 便函格式 東莞市xx混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊(討論稿)文件名稱