1、印信管理標準第一節 印章的管理一、印章的概念印章是印信憑證的一種， 是刻在固定質料上的代表機關、 組織或個人權力、 職責的憑據。 蓋印，標志著文書生效和對文書負責。 印的歷史可以上溯到商代。 清代史學家朱簡所著印章要記中記載： “印始于商周，盛于漢。 ”秦代開始 有印、璽之分，皇帝的印稱作“璽” ，專用玉材，大臣的印稱作“印” 。到了漢 代，官印中又有“章”和“印章”之稱。明代官印為長方形半印，君臣各持其 半，便于拼對驗證。清代官印用正方形，官級較高的官印多用九疊篆文刻制。 現代機關、單位印章具有三個特性：一是法定性，我國黨政機關都是依法成立 的，合法的機關印章才合法，印章經過依法批準才合法，

2、即使公安部門管理著 特種行業，但其本身公章的制發，也必須按規定辦理；二是權威性，印章是機 關權威的象征，在一個場合下，機關權威的實現是以印章為鑒證的；三是效用 性，有了以上兩點，印章才有效用，發的文件才能被承認和執行。二、印章的種類印章按其性質、作用、質量可分為正式印章、專用印章、套印章、鋼印、 手章、名章、戳記七大類。1.正式印章 正式印章是按照國家規定由上級領導機構正式頒發給所屬領導機構使用 的代表一定職責、權力的印信憑證。2.專用印章專用印章是各級各類領導機構為履行某一項專門職責，經過一定批準手 續，頒發給所屬某一專門機構使用的印章，這種印章不代表整個領導機構，只 代表領導機構某項專門業

3、務內容和權力。它包括財務專用章、合同專用章、業 務專用章等。3.套印章 套印章是根據需要，按照正式印章或專用印章的原樣復制而成的、專供印 刷用的模印。它主要用于印刷需加蓋印章的文件、頒發的通和 、布告以 及經縮微后在各種憑證的印刷品上使用，它用制版印刷的方式代替手工蓋印， 適用于大宗公文憑證用印。4.鋼印 鋼印是用鋼材制作的印章，它用于加蓋各種證件。既有相同于正式印章的 鋼印，又有相當于專用印章的鋼印。加蓋鋼印，就是使用加壓設備，采用模壓 方法加蓋無色印章，只顯出印章凸出的字樣、式樣和圖樣，而不顯出圖樣、字 樣的顏色。一般加蓋在證件與照片的交接處。5.手章 手章是指刻有某人姓名的圖章，各級領導

4、機構的領導的個人手章，代表行 使法定職能的領導的個人印信。比如，在各級機構使用的支票上，除要蓋有專 用印章，還需要蓋有主管領導的手章。6.名章 名章屬于私人印章，使用名章可以代替手寫姓名，加蓋個人名章可作為個 人對某事負責的憑信。7.截記 戳記是刻有一定字樣的，帶有標識性質的印章。這種印章字跡醒目，常加 蓋在顯要的位置上，起著提示的作用。比如，財務單據上蓋的“現金收訖” ， 文書處理中所蓋的“急” 、“特急”等等。三、印章的式樣由印章的形狀、尺度、印文、印文排列、印章圖形及印章的質料構成。國 家黨政機關和國營企事業單位的印章，一律為圓形。不同的單位，因其級別性 質不同，印章的式樣也不同。刻制印

5、章時，必須按照中央和國務院有關印章問 題的具體規定辦理。 1979 年國務院 234 號文件規定：國務院印章，直徑 6 厘 米，圖形使用國徽，文字從左而右排列，制發機關為國務院；國務院各部委、 各直屬機構和各省、 自治區、 直轄市人民政府印章， 直徑 5 厘米，圖形為國徽， 文字從左至右環行， 制發機關為國務院； 國務院主管專業領導小組等機構的印 章，直徑 5 厘米，圖形為五星，文字從左至右環行，制發機關為國務院；自治 州、縣、自治縣、市、市轄區人民政府印章，直徑 4.5 厘米，圖形為國徽，文 字從左至右環行，制發機關為省、自治區、直轄市人民政府；行政公署印章， 直徑 4.5 厘米，圖形為五星

6、，文字從左至右環行，制發機關為省、自治區人民 政府；鎮人民政府和人民公社 （今為鄉 ）管理委員會印章，直徑 4.2 厘米，圖形 為五星 ,文字從左而右環行 ,制發機關為縣、自治縣、市人民政府；駐外大使館、 領事館印章 ,直徑 5.42 厘米，圖形為國徽，文字從左而右環行，制發機關為外 交部；國務院各部門和地方各級國家行政機關所屬的工作機關以及國營的工 廠、礦山、農場、商店、學校、醫院等企業、事業單位的印章，直徑 4.2 厘米， 圖形為五星、文字從左而右環行，或者名稱的前段自左而右環行，后段自左而 右橫行，制發機關為國務院各部門和地方各級行政機關，或另行規定。印章所刊的名稱，應該是該機關的法定名

7、稱，如字數過多，可適當采用通 用的簡稱。行政公署的印章，冠省 （自治區 ）的名稱；自治州、縣、自治縣、市 人民政府的印章，不冠省 （自治區、直轄市 ）的名稱；市轄區、鎮人民政府和鄉 的印章，冠市或縣的名稱。民族自治地方的自治機關的印章，應用漢字和當地 通用的民族文字。各級單位的印章印文，使用宋體字和規范化的簡化字。印章 的質料，由印發機關自定。業務專用章以及領導人、業務人員工作用章的式樣、字體依據需要和習慣 確定。四、印章的效用有人說：“印下有性命關天，印下有財產百萬。 ”極言印章的重要。印章的 效用有兩點： 一是權威性或立法性， 一是憑信作用。 權威性就是代表一個單位、 組織或個人的權力，

8、憑信就是代表組織或個人對事務起證明作用。 凡是以單位 的名義發出的文書都要加蓋本單位公章才能生效。如果開具證明信、介紹信， 不加蓋本單位印章，那么這個證明信或介紹信就不起作用，是個白條子。印章加蓋在文書的不同位置以及在文書處理的不同環節中， 其作用也各不 相同，其中有：1.落款處 蓋于文書作者落款處，表明法定作者及文書的有效性。凡文書都應加蓋落 款章，無印的機構可以借印。如派出機構可以借用所駐機關（單位 ）的印章，共同機構 （如在水利局設抗洪指揮部 ）可借用實體機關 （水利局 ）的印章等。2.更正章對文書書寫中的奪 （脫字） 、衍（多字）、訛（錯字）、倒 （顛倒）進行改正后，要 加蓋更正章，以

9、作為法定作者自行更正的憑信。一般不要使用刊有“校對”字 樣的小色章作為更正專用章，以杜絕作弊現象。3.證見章 對以他人名義出現的文書蓋章作證。如兩單位簽訂合同，須請雙方上級主 管部門加印證見； 旁證材料由旁證人所在單位證見。 摘抄檔案內容要由檔案保 管部門證見。4.騎縫章 介紹信與存根銜接處須騎縫加蓋印章，以便必要時查核、對同。5.騎邊章 重要案件的調查、旁證、座談記錄等材料，很多是由調查人自作筆錄。為 完備手續起見，除了應由當事人蓋落款章，所在單位蓋證見章外，還必須將該 材料多頁沿邊取齊后均勻錯開， 從首頁至末頁， 騎各頁之邊， 加蓋一完整公章， 以證明該材料各頁是同時形成的，杜絕日后改易之

10、弊。6.彌封蓋 在公文封套封口處加蓋公章，以確保在傳遞中無私拆之弊。調查檔案時， 于封口處用蓋有印章的紙條加以彌縫密封。7.封存章 在封條上加蓋印章，以封存財冊、文件櫥、財物、倉庫、住房等。常在節 假日前夕或特殊情況下使用。五、印章的刻制印章的刻制是印章工作一個重要環節。 不論刻制哪一級單位的印章都要有 上級單位批準成立該單位的正式公文。刻制印章時，必須由本單位、本部門申 請，開具公函，并詳細寫明印章的名稱、式樣和規格，經上級單位批準。到單 位所在地的公安部門辦理登記手續。 印章必須在持有公安部門頒發的特種行業 營業執照的刻字單位制作。在刻制過程中，要嚴格按保密要求辦理。承擔刻制 印章的單位和

11、刻字者， 一律不許留樣和仿制。 本單位不許自行刻制自己單位的 印章。刻制本單位的業務用章，也須持有本單位的正式公函，刻字單位才能辦 理刻制手續。公安部門雖然管理著刻制印章的行業，但其自身公章的制發，也 必須按規定辦理。對于偽造印章和使用偽造印章者，應當依法懲處。我國刑法 第一百六十七條規定“偽造、變造、或者盜竊、搶奪、毀滅公文、證件、印章 罪的，處三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利；情節嚴重的，處 三年以上十年以下有期徒刑” 。六、印章的制發權1.印章的刻制和頒發的權限 不同性質、級別、職權范圍的機關或機關之間對印章的刻制和頒發的權限 劃分。 一般情況下， 作為機關或單位的象征的印章

12、應由其上級主管機關或單位 負責制發。根據國務院 1979 年頒發的關于國家行政機關和企業、事業單位 印章的規定 ：(1)國務院的印章由國務院自制。(2)國務院的各部、各委員會、各直屬機構和各省、自治區、直轄市人民政 府的印章，由國務院制發。(3)國務院設制的主管專門業務的領導小組等機構的印章，由國務院制發。(4)自治州、縣、自治縣、市、市轄區人民政府的印章，由省、自治區、直 轄市人民政府制發。(5)行政公署的印章，由省、自治區人民政府制發。(6)鎮人民政府和人民公社管理委員會的印章，由縣、自治區、市人民政府 制發。(7)駐外國的大使館、領事館的印章，由外交部制發。(8)國務院各部門和地方各級國

13、家行政機關所屬的工作單位以及國營的工 廠、礦山、農場、商店、學校、醫院等企業、事業單位的印章，分別由國務院各部門和地方各級國家行政機關制發； 或者由國務院各部門和地方各級國家行 政機關另行規定制發辦法。2.專用印章的制度(1)國務院各部門和各省、 自治區、 直轄市人民政府鉛印文件時使用的套印 印章，由國務院制發。(2)國務院各部委外事用的火漆印，由國務院制發。(3)鋼印和其他專用章報上級領導機關批準后自行刻制。總之， 印章的制發權是法定的， 不能隨意更改， 上級機關單位對下級機關單位頒發印章表明對其 性質、級別和權限的認可。七、印章的名稱與印文各級各類機關或單位的印章上所刊刻的名稱、文字，所采

14、用的字體以及印 文排列的通稱。國務院 1979 年頒發的關于國家行政機關和企業、事業單位 印章的規定中的第一條和第二條對此作了較為詳細的規定。1.印章名稱規定第二條明確規定： “印章所刊名稱，應為本機關的法定名稱。自 治州、縣、自治縣、市人民政府的印章，不冠省 ( 自治區、直轄市 ) 的名稱。市 鎮區、鎮人民政府和人民公社管理委員會的印章，冠市或縣(自治縣 )的名稱。印章所刊名稱字數過多，不易刻印清晰時，可以適當采用通用的簡稱。 ”另外， 國務院和國務院所領導的各部、 各委員會的印章首冠 “中華人民共和國” 字樣。 一般情況下，印章名稱應為該機關的法定全稱，而不能用簡稱。2.印章文字 出于印章

15、規范化、標準化以及易于鑒別的考慮，我國各機關單位的印章所 采用的文字及其字體均由有關法律加以明確規定。 印章的文字應使用漢文宋體 字和國家公布實行的簡化字， 民族自治地方的自治機關的印章， 應當并刊漢文 和當地通用的民族文字。3.印文排列規定第一條中對印文排列問題所述甚詳。我國各級國家機關和社會團 體、企業、事業單位的印章文字排列，是在徽記(國家機關為國徽圖案，其他為正五角星圖案 ）外自左而右環行。機關內部各部門的印章，機關名稱印文環 行后，部門名稱印文在正五角星徽記下端自左而右橫排。總之，印章的名稱與 印文應該法治化、規范化、標準化。八、印章的頒發上級單位給下級單位頒發印章，稱為頒發印章。頒

16、發印章的對象，必須是 有使用印章的實際需要的法定機構， 這兩者是頒發印章的基本原則， 二者缺一 不可，這在刻制印章之前就應該嚴格審查。 頒發印章時， 要嚴格履行頒發手續， 確保安全。特別是正式印章的頒發，更應該鄭重其事，安全可靠；即使是其他 印章，也不能夠濫發亂發。制發印章單位頒發印章時，要進行詳細的登記，并 要留下印模。頒發印章的方法，可以派專人送給受印單位，也可以打電話通知 受印單位來專人領取， 取送印章要按照取送機密文件一樣對待。 取送重要印章 時必須兩人同行。九、印章的啟用印章的啟用是指印章從何時開始生效使用。 受印單位在收到上級單位頒發 的印章后，是不能隨便啟用的，應該從便于工作的銜

17、接上考慮，來確定印章的 啟用時間。 在選擇好啟用印章的時間時， 應該提前向有關單位發出正式啟用印 章的通知，注明正式啟用日期，并附印模，同時報上級單位備案。頒發機關和 使用機關、單位都要把啟用日期的材料和印模立卷歸檔，永久保存，在啟用印 章通知規定的啟用日期之前，該印章是無效的，只有在規定日期開始后，印章 才能使用。要強調印章的啟用日期，并要永久保存，假若以后出現一張票據或 證明，它的日期在印章啟用之前，那么，印章的啟用日期就能起到辨別真偽的 作用。印章啟用通知可用大字頭文件，也可用小字頭文件，但一般以上級單位 或代管辦公室小字頭文件為宜。 啟用通知上的印模應用藍色印油， 以表示第 次使用。啟

18、用通知的發放范圍視該印章使用范圍而定。業務用章的啟用，可以由各單位的領導自行決定。對外產生效用的印章， 如財務專用章、收發文件專用章等，在啟用時，應該將啟用的時間、印章式樣 通知有關單位。十、印章的保管1.選擇好單位印章放置的地方 一般放在單位的機要室或辦公室較好。若該單位不設機要室或辦公室，則 應指定專人負責印章保管，并存柜加鎖。2.選擇好管理印章的人員 應選擇政治條件好，保密觀念強，敢于堅持原則的人員來保管印章。3.印章的保管應建立起嚴密的制度單位、 機關辦公室負責人要對本單位或本機關有哪些印章及由哪些人負責 保管心中有數。要建立印章保管登記冊，載明什么印章、印文、印模和保管人 姓名等項。

19、印章保管人員應該明確責任，保證印章的正常使用和絕對安全，防 止印章被濫用或盜用。按保密要求，印章保管人員不得委托他人代取代用。保 管印章要牢固加鎖，防止被盜。用完印章后要隨手鎖好，不能圖省事而將印章 隨意放置在辦公室桌上或敞開保管柜。 對于印章被盜用而產生的后果， 保管人 員應該負有法律上的責任。 一旦發現保管的印章有異常情況或丟失， 應該保護 現場，報告領導， 查明情況， 及時處理。 必要時， 應該報告公安機關協助查找。 印章保管人員還要注意保養印章，及時進行清洗，以確保蓋印時清晰。印章使 用的時間一長，表面就會被印泥渣子糊住，使蓋印時字跡不清楚，難于辨認。 保管人員可以先把印章浸濕， 擦上

20、肥皂或洗衣粉， 再用小刷子或舊牙刷反復在 清水下刷洗，就可除去印泥渣子。十一、用印機關、單位在使用印章時要十分審慎，要求每次用印要履行批準手續，并 進行登記。印章管理人員在使用印章時應做到以下幾點：1.檢查批準用印的簽字 用印時，首先應檢查是否有機關、單位負責人批準用印的簽字。原則上， 機關或單位都制定有關用印的規定， 用印應由這個機關或單位的有關負責人批 準。但是，有的機關或單位為避免使領導人陷入一般性行政事務，對一些不涉及重大問題的事項用印時， 如開具一般性證明等， 往往將權力下放給辦公室負 責人或印章管理人員。但這也有一定的規定范圍，超出范圍的用印，仍應請示 領導人批準。2.審閱、了解用

21、印內容 要求不能不看內容就盲目蓋印。同時，還要檢查留存材料是否交全。一般 用印要保留的材料有：(1)一般信件應保留有領導人簽批的草稿。(2)協議書、合同應保留一份文本。(3)畢業證書、 榮譽證書等各類證書要附有頒發文件或領導人批準的書面材 料、名冊及證書的樣本。要逐一核對證書與名冊的姓名是否相符，并清點證書 數量與名冊的人數是否相同。(4)若實在沒有留存材料的，要詳細地記載用印情況。這主要有兩種情況： 一種情況是， 機關或單位領導人在某份文字材料或文件上簽注了意見， 需加蓋 公章，應詳細登記，注明何人在什么文件上簽注了什么意見，發往何處等等。 另一種情況是為了證明某人為某機關單位職工， 如在匯

22、款單上加蓋公章。 這種 用印雖然不用留底，但也須進行登記，不能隨便拿來就蓋。因為加蓋公章后就 起著憑信作用，是要對此負責的。3.用印登記 每次用印都進行登記。登記項目包括：用印日期、編號、內容摘要、批準 人、用印單位、承辦人、監印人、用印數以及留存材料等項。除了機關單位的介紹信有存根，發文有發文登記簿而不用登記外，其他每 次用印，不論大事或小事，都應進行登記。4.蓋印 對公文、函件經過上述審查、登記以后，即可按要求加蓋印章。蓋章時精 神要集中，用力要均勻，使蓋出的印章端正、清晰、美觀，便于識別。印章文 字不能蓋歪或蓋得顛倒。以機關名義發出的公文、函件必須加蓋機關的印章。 機關的正式公文只在文末

23、落款處蓋章。 帶有存根的介紹信、 證明信或公函等要 蓋兩處印章，一處蓋在落款處，一處蓋在公函連接線上。凡是在落款處加蓋的 印章都要端正蓋在成文日期的上方， 并做到上不壓正文， 下壓成文日期年、 月、 日中 4個字 (視印章大小而定 ) ，俗稱“齊年蓋月” 。如果在日期上方有發文單位 落款，按目前通常做法，印章應該壓在發文機關或成文日期上面。若沒有機關落款，只要把印蓋下壓年月日即可。大批量印發的帶有固定版頭的機關文件， 可以加蓋機關印章。5.整理留存材料 把用印留存的材料進行編號整理，歸卷各檔。對其中具有查考價值的，要 在年終整理立卷時歸檔保存。6.正式印章使用的地點 使用正式印章要在辦公室內。

24、一般不能將印章攜帶出機關或單位以外使 用。印章不能脫離印章管理人員的監督。 在一般印刷廠套印有單位印章的文件 時，應有印章管理人員在現場監印。這個問題還沒引起一些機關、單位的足夠 重視。比如，兩個單位發聯合通知，需要套印單位印章，主辦單位派人到另外 一個單位“借”印章到印刷廠套印。這種做法是不對的。因為印章不是一般的 物品，印章使用后，機關、單位都要對此負責任，它是不能隨便借用的。正確 的做法應該是： 主辦單位請另一個單位的印章管理人員攜帶印章， 一同到印刷 廠監印。7.不允許蓋空白憑證印章管理人員應不允許出現蓋有印章的空白憑證， 因為他對于印章使用的 后果要負有責任，因而，對于一切用印情況都

25、應該具體掌握。但在有些特殊情 況下，需做特殊處理。比如，有的業務部門以領導單位的名義頒發憑證，如土 地使用證等，需要事先加蓋領導單位的印章或套印，然后再填發。在這種特殊 情況下，就按以下要求進行處理：(1)要有單位領導人的特別批準。(2)此類憑證要有指明用途的特定格式， 除了這種指定的用途以外， 不能再 用作別的憑證。(3)此類憑證要逐頁編號，最好將它裝訂成冊，并須有存根。(4)領導單位的印章管理人員對于此類只進行宏觀上的管理， 即只辦理領取 登記的手續。 登記的項目包括： 憑證名稱、 起止號碼、 張數、 領取人簽名項目。(5)此類憑證的具體管理， 應由領用部門負責。 領用部門要派專人負責管理

26、， 填發時應履行批準手續。8.代章 有的單位或者因為剛成立，或者因為改變名稱，或者因為改變隸屬關系，印章沒有刻制出來，而有些工作又急需要使用印章，可以采取代章的辦法，即 用其他印章代替應使用的印章。代章要在落款的后邊注明“代”字。另外，黨 政機關之間代章必須是同級或是上級代下級， 下級或是沒有任何關系的單位一 般不能代章。代章使用手續與正式印章相同。十二、印章的停用單位印章在該單位名稱變更、機構撤銷、式樣改變或其他原因時，印章停 止使用。 應該按照上級規定及領導的指示， 認真負責地做好印章停用后的善后 工作。首先要發文給與該單位有業務往來的單位，通知已停止印章的使用，并 說明停用的原因， 標明

27、停用的印模和停用的時間。 其次要徹底清查所有的印章。 停用的廢印章不能在原單位長期留存，要及時地送交頒發單位處理。正式印章停用或作廢，并啟用新章時，要發舊章作廢，啟用新章的通知。 作廢的舊章印在“印模欄”內，用紅色；啟用的新章印在“方框欄”內，用藍 色，表示剛剛啟用。按規定，舊章停用后，已失去原有的法人標志，不能作為現行機關、單位 職權和活動的憑證。在特殊情況下，必須使用原單位名稱時，如某人畢業于某 大學，后來該大學改名， 而此時此人準備出國留學， 需要出具該大學有關證明， 要求同此人原來持有的畢業證書等材料上的學校名稱相符。 在這種情況下， 要堅持原則，必須使用新印章，不能使用舊印章。但是可

28、到公證處進行公證， 公證“”單位就是“原單位” 。這樣，既遵守了印章使用制度，又作 出了靈活處理。十三、廢印章的存檔和銷毀舊印章停用后，應清查全部印章，并把清查結果報告領導，請領導審定舊 印章的處理辦法。根據領導的批示，分別不同的情況，或者上繳頒發機構切角 封存； 或由印章作廢單位填制作廢印章卡片， 連同作廢印章一起交給當地檔案 館（室）立卷備查，并將作廢印章予以銷毀；或由本單位自行銷毀。對于那些重 要單位的、 具有保存價值的印章要分期妥善保存； 對于那些臨時性單位一般單 位的、沒有保存價值或保存價值不大的印章，應該集中起來，定期銷毀；屬于 領導個人的手章，應該退給本人；一般戳記可經批準銷毀。

29、銷毀廢舊印章，必須報請單位負責人批準， 銷毀時要有主管印章的人員監銷。 所有銷毀的廢舊印 章都要留下印模保存起來，以備日后查考。十四、萬次印使用萬次以上的印章。它分為兩種，一種叫原子印，另一種是滲透印。原 子印是用特殊材料， 采用現代排版及制版技術， 將所需刻制的印章先制成印版， 然后將原子油與印版經熱壓固化成型， 它屬液體壓鑄。 滲透印是采用特殊的固 體材料熱壓成型， 然后再注入印油， 它屬于固體壓鑄。 這兩種印章有以下特點： 字跡清晰美觀，不變型；使用方便，可連續使用三萬次以上，隨印即干、永不 褪色；可同時套用幾種顏色；制作工藝先進，不論是刻制簡單的印章還是復雜 的圖案都是一次成型，所以，

30、一般刻字部門和個人都不易仿造，有利于印章的 保密。滲透印比原子印有一個優點，即當第一次注入的印油使用完后，還可以第 二次注油，這樣，可延長印章的使用壽命。推廣萬次印章是我國今后印章行業 發展的方向。 萬次印章能適應辦公現代化的需要， 更好地發揮印章在秘書工作 中的作用。萬次印的刻制手續及有關要求同一般印章一樣。第二節 介紹信和憑證的管理一、介紹信的管理介紹信是一種使用相當廣泛的身份證明。一個單位的人員要出差辦事，需 有說明任務、證明身份的介紹信。介紹信的形式一般有兩種：一種是秘書部門 掌管的工作介紹信，按照統一格式印制，使用比較簡單。有制發單位名稱、使 用人姓名、職務、事由、時間、有效期、用印

31、等，只要填寫即可。另一種是用 公用信箋書寫的。 這是為請求或希望或證明某種情況而使用的。 這類介紹信書 寫時要求敘事清楚，語氣和婉。使用介紹信，應嚴格掌握制度，當開則開，不 開空白介紹信。介紹信的使用要嚴格管理，開出介紹信，轉介紹信，以及進入 特區介紹信，都要履行一定手續。1. 開具介紹信的手續需要單位介紹信者，應填寫單位介紹信簽批單，經主管領導批準后，秘書 根據此單填寫介紹信，蓋章后發給需用人。履行簽批手續，一可防止個人亂用 介紹信，二可使機關、單位領導掌握情況。2. 介紹信本的管理機關、單位介紹信的管理，應建立一種嚴密的有據可查的方法。大機關、 大單位的介紹信， 要分給幾個部門管理使用，

32、秘書部門在給職能部門分發空白 介紹信本時必須嚴格履行登記簽收手續。3.使用介紹信須知負責管理介紹信的秘書，應嚴格執行使用介紹信簽批手續，否則，出現問 題無處查找。嚴禁發出空白信。介紹信存根應妥善保管，按保密要求歸檔。保管期五年。因情況變化，介紹信領用人沒有使用介紹信，應即退還，未及時退還的， 秘書要去收回。收回后，將它貼在原存根處，并寫明情況，以免丟失。如若發現介紹信丟失，領用人應立即向機關、單位反映，及時采取相應措施。秘書在接待外單位介紹來人時，應認真查對來人姓名、商辦事項和介紹信 所開列的是否相符。一項工作需要多次聯系的，未結束前，其介紹信可繼續使用。結束后，秘 書一定要將來人的介紹信收下

33、備查。對前來借物、借款以及商洽較重大事件的人員，當事情已經辦妥，在留下 介紹信時， 秘書要該人員在介紹信反面簽注辦理情況， 如經手借到有關資料幾 件，以便日后查對。4.使用介紹信注意事項(1)使用介紹信者的合法身份與事由要嚴格審核。用信人的姓名、身份、人 數、事由要寫一一清楚，防止冒用和偽詐。(2)單位名稱要用全稱或規范化的簡稱。簽署、用印、時間等要寫明。(3)介紹信要有編號和騎縫章。存根和發出的信要一致。二、憑證的管理不管是哪種憑證，都需要用印。有的用鋼印，如工作證；有的用縮印，如 票證，有的用領導專用章，如學生證要用校長專用章；有的用鉛印等。無論用 什么印，都要有嚴格的制度。一要逐號逐份點

34、收，不得成捆論堆，并要嚴格履 行簽收手續；二要建立正式的憑證文書登記，不能以“良心賬”代替登記；三 要選擇保密的地點和堅固的箱柜，有條不紊地入庫保存，不得亂堆亂放；四要 定期進行檢查，做到心中有數，若發現異常情況，要隨時提出處理意見；五要 建立嚴格的出庫登記， 所有發出使用的憑證都要履行登記簽收手續； 六要定期 進行盤存查結，向領導報告保存情況，不敷應用要報請領導機構批準再印。對于有價證券和其他重要憑證， 應該參照國家規定的金庫管理辦法進行管 理。特別要建立二人同管制度、出入監督制度和全面密封制度。二人同管，必 須做到事事二人同辦，從入庫點收起到出庫登記止，包括中間的一切存取、開 關、密封、檢

35、查、盤存、結報的程序在內，都要二人一同臨場、一同過目、一 同查對，不得單人開關庫房和箱柜。出庫、入庫，均應由主管領導親自監督。 平時應該采用盡量可靠的辦法密封，并且要做到啟封辦完以后立即密封。憑證文書，具有很高的查考價值，大都需要永久保存。因此，一節有關憑證的正件、抄件、存根、復寫件和文稿、草圖、簽發、資料，都應該及時整理， 妥為保存，并按立卷歸檔的規定，隨時分類入卷，定期整理歸檔，不得隨意丟 失，更不準自行銷毀。管理工具 1公司內部印鑒管理規定第一章 總則第一條 本規定就公司的印章的制發、 改正與廢止、 管理及使用方法作 出規定。第二條 本規定中所指印章是在公司發行或管理的文件、 憑證文書等

36、與 公司權利義務有關的文件上，因需以公司名稱或有關部門名義證明其權威 作用而使用的印章。在蓋公司印章時使用含公司名稱、部門名稱及簽名人 的印章，不在本規定所指印章之內。第二章 制定與改刻、廢止第三條 公司印章的制定、改刻、廢止的議案由秘書處長提出。第四條 秘書處長必須在提出的議案中將新舊公司印章的種類、名稱、 形式、使用范圍及管理權限進行說明。第五條 公司印章的刻制由秘書處長負責， 同時，如有需要更換或廢止 的印章應由規定的各管理人員迅速將舊印章交還秘書處長。第六條 除特別需要， 由秘書處長將廢止的印章保存三年， 然后在征得 原使用者的意見后再進行處理。第七條 公司印章在遇到散失、 損毀、 被

37、盜的情況時， 各管理者應迅速 向秘書處長遞交說明原因的報告書。同時秘書處長根據情況依本章各條規 定的手續辦理。第三章 登記第八條 印章在秘書處進行登記。 秘書處長應將每個印章登入印章登記 臺賬內，并將此賬永久保存。第九條 印章在公司以外登記或申報時， 應由管理者將印章名稱、 申報 年月日以及申報者姓名匯總后報秘書處長。第四章 種類及管理方法第十條 印章的種類及管理辦法見“印章種類及管理辦法”。第五章 使用范圍第十一條 印章的使用范圍原則上依照 “印章使用范圍” 和“印章使用 用途”。第六章 手續第十二條 公司章的使用依照以下手續：1.公司及高級管理人員名章（1） 本公司 使用公司或高級管理人員

38、名章時應先填寫“公司印章申請單”（以下 簡稱申請單），寫明申請事項，征得部門領導同意后（若領導不在時，由 部長事先指定代理人），連同需蓋章文件一并交印章管理人。(2 )分店及工廠 在取得分店經理(或廠長)的認可后，將需蓋章文件向總公司主管此 類文件的部長呈遞，由主管部長審查后依本條第(1)項所示手續辦理。2.部門印章、分店及工廠印章這幾種印章同樣需在申請單上填寫用印 理由，然后送交所屬處長，獲認可后，連同需用印文件一并交印章管理人。第十三條 公司印章的使用原則上由印章管理人或文件處理人掌握。 印 章使用人必須嚴格控制用印范圍和仔細檢查用印申請單上是否有批準人的 印章。第十四條 代理實施用印的人

39、要在事后將用印依據和用印申請單交印 章管理人審查。同時用印依據及用印申請單上應有代理人印章。第十五條 常規用印或需要再次用印的文件如事先與印章主管人取得 聯系或有文字證明者可省去填寫申請單的手續。此時，印章主管人應將文 件名稱及制發文件人姓名記入一覽表以備查考。第七章 用印要領第十六條 公司印章的用印依照以下原則進行：1.公司、部門名章及分店、工廠名章，分別用于以各自名義行文時。2.職務名稱印章在分別以職務名義行文時使用。 第十七條 公司印章的用印方法有以下幾條：1.公司印章應蓋在文件正面。2.蓋印文件必要時應蓋騎縫印。3.公司印章的蓋章處除有另行規定或文件形式無固定要求的之外，一 般參照以下

40、規定進行。(1) 公司名稱章名章一般蓋于公司名稱、 部門名稱、 分店、工廠名稱及 出差地點的右側。但公司名章與職務名章并用時，應蓋于名稱中間或豎寫 名稱的下方。(2) 職務名章，通常蓋于職務名稱的右下。如豎式書寫則蓋于下方。4.蓋公司名章除特殊規定外，一律用朱紅印泥。5.股票、債券等張數很多，蓋章麻煩時，在得到經理批準后，可采取 印刷方式。第八章 附則第十八條 本規定自 年 月 日起開始實行。管理工具 2公司印章及介紹信使用規定第一條 公司員工出差和到外單位辦事， 一律持公司介紹信加蓋公司印 章。第二條 凡用公司介紹信時，應由各處處長簽字。第三條 外單位到有關企業聯系參觀、 學習和洽商業務需轉

41、開公司介紹 信時，應由有關處室介紹，并經處長簽字。第四條 凡涉及兩個處以上的業務， 在辦理介紹信時， 由一個處負責與 另一個處協商后，再行辦理。第五條 在辦理轉開公司介紹信時， 各處要嚴格審查， 如遇有違背公司 業務整體規劃或部署時應不予辦理。第六條 開公司介紹信時，應注明本處代號，各處代號和簡稱為：1.科技開發處（技）。2.計劃處（計）。3.供銷處（供）。4.財務處（財）。5.人事勞資處（人）。應由公司領導簽6.公關處（關）。7.咨詢處（咨）8.辦公室（辦）第七條 公司的報告、 協議、 合同等加蓋公司印章前， 字。管理工具 3印信管理制度一、印信的種類1.印鑒：公司向主管機關登記的公司印章或指定業務專用的公司印章。2.職章：刻有公司董事長或總經理職銜的印章。3.部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對外單位的部門章可加注 對內專用”。4.職銜簽字章：刻有經理及總經理職銜及簽名的印章。二、印信的使用規定1.對公