公文管理制度一、公文管理的目的為加強公司文件管理，做好公文處理工作，使之規范化、制度化，根據有關規定，結合本公司實際，特制定本管理規定。二、公文的定義公文是指公司內部以及和其它組織之間為處理組織內外事務而形成的各種來往和記錄的文本。三、公文的種類公文分為3類，即紅頭文件、內部通告、會議紀要，各公文格式具體見附件。（一）紅頭文件：主要用于印發公司制度、規定，重要工作計劃、部門機構和人事異動等公司的重要文件。公司各部門不得印發紅頭文件。（二）內部通告：主要用于公司內部日常事務性工作或內部工作聯絡的公司或部門一般性文件。如公告、通知、通報、請示（申請）。（三）會議紀要：主要用于記錄公司或部門經營與重要工作會議主要內容與決議的文本。四、公文密級及保密規定公司公文的密級分為“普通”、“秘密”“機密”三級，具體密級和保密期限由擬辦部門根據公司有關規定提出。普通密級公文不標注。（一）“秘密”“機密”是指公司的秘密，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。秘密公文泄露會使公司的利益遭受損害或不利于公司生產經營活動。（二）由公司綜合事務部主管副總經理確定公文的密級。“秘密”公文保密期限為：五年，知悉范圍為：為項目部副經理以上級別的領導；“機密”公文保密期限為：十年，知悉范圍為：公司副總經理以上級別的公司領導。因工作需要知悉公司秘密、機密公文內容的，應當經過公司綜合事務部主管副總經理批準。（二）秘密、機密公文閱后立即保存在文件柜內。不得復印和摘錄；不得向知悉范圍以外人員泄露秘密公文的內容；非工作需要不得私自攜帶秘密公文外出；違者依據泄密情節給予行政處罰，給公司造成重大損失的直至追究法律責任。（三）由公司綜合事務部負責秘密、機密公文的保密管理工作，綜合事務部的工作人員負有保密義務，嚴格遵守保密規定。六、公司發文處理程序（一）擬稿：按照各部門“誰主管，誰擬稿”的原則。涉及兩個以上部門的，由主辦部門牽頭擬稿，有關部門協辦；擬稿人為部門負責人的直接送綜合事務部主任核稿簽字；文件若須抄送，則在“抄送”欄中填明；文件若是“請示”，則填寫“聯系人姓名”、“電話”；文件若上報，則寫明文件上報所需份數及單位、部門留存份數；用A4紙打印初稿，電子版備份。（二）核稿：由部門經理初核，在面頁上簽名并簽署日期；送綜合事務部審核，從公文格式、內容上把關，各部門公文經綜合事務部審核發現在格式或內容上存在較大錯誤的，退回原部門重新擬文。（三）簽發：公司總經理、副總經理在權限范圍內可以簽發以公司名義發出的紅頭文件、內部通告等公文。（四）編號：由綜合事務部統一登記、編號、計算份數等。（五）打印：綜合事務部打印首份文件后，由擬稿人校對，校對無誤后，綜合事務部完成打印工作。（六）蓋章：由綜合事務部辦理有關蓋章手續。（七）分送：公司采用遞送、傳真、郵寄、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應采取簽收方式（對公司秘密文件還需用信封封口專人專送）。采用其它方式分送公文，分送人應做好跟蹤、記錄工作。（八）存檔：原稿與正文1份（原件）存檔。七、公文用紙統一采用國際標準A4型紙，雙面印刷。八、公文行文格式要求（一）發文機關標示：由天津力豐合盈投資有限公司全稱加“文件”組成。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上報公文的發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，留出空白供上級機關批示文件使用；發文機關標識使用小標宋體字，用紅色標識，字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。聯合行文時應使用主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，保證公文首頁顯示正文。（二）發文字號：發文字號由發文機關代字、年份和序號組成，如：津力20121號。發文字號在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。上報公文標識簽發人姓名平行排列于發文字號右側，發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字，簽發人用3號仿宋字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級與保密期限之間用“”隔開。秘密5、機密10年。（三）文件標題：紅色反線下空2行，用2號宋體字（加粗），可分一行或多行居中排布。回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。（四）正文（含主送機關名稱和落款）：用3號仿宋字，一般每面排22行，每行28個字。文中如有小標題可用3號宋體字（加粗）或黑體字。正文中的結構層次第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（五）附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用三號仿宋字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1”)，附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致。（六）成文時間及印章：成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“”。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關的名稱，只標識成文時間，成文時間右空4字，加蓋印章應上距正文1行之內，也就是不到1行的空白，端正、居中下壓成文時間。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前，兩個印章排列整齊，均壓成文時間，互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（七）主題詞：“主題詞”三字用三號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目按照國務院公文主題詞表的分類進行編制，用三號宋體字，詞目之間空1字。（八）抄送機關：公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用三號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。（九）頁碼：用4號半角阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白以后的頁不標識頁碼。 九、公司收文處理程序（一)拆封：當天的來文當天拆封。收文單位署名公司的，由綜合事務部拆封；署名有關部門的，由有關部門拆封；由政府部門所發的文件，由綜合事務部拆封。（二)登記：凡明確是公司收文的，不論以何種形式收到，都統一由綜合事務部登記、編號。 各部門收到的由部門登記、編號。（三)擬辦：綜合事務部根據公文內容、性質提出擬辦意見。（四)呈閱、呈批：根據擬辦意見，由綜合事務部文秘人員呈送公司領導批示后，分送有關部門辦理。（五)交辦：根據公司領導的批示傳遞到承辦部門。緊急公文，文秘人員應提出辦理時限，跟蹤督促催辦。（六)辦結：經辦理的文件要注明辦理結果和日期，然分類后存檔。十、附則1、本制度自頒布之日起執行，由綜合事務部負責解釋和修改。2、附件：1、紅頭文件模板，2、內部通告模板，3、會議紀要模板，4、公文呈批表模板，5、收文處理單模板。二0一二年五月二十日附件：1、紅頭文件模板天津力豐合盈投資有限公司文件一號宋體加粗津力20XXXX號簽發人：xxx標題標題用二號宋體加粗XX部門：主送某部門三號仿宋頂格 冒號用全角 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三號仿宋特此通知 二0一X年X月X日成文日期三號仿宋 右空四個字的距離主題詞三號黑體 主題詞目小三號宋體主題詞：XX XX 通知 抄 報：X總 抄 送：公司各部門 抄送、抄送單位、印發單位及引發日期用三號仿宋 附件：2、內部通告模板通知黑體、二號正文宋體四號字抄送：天津力豐合盈投資有限公司 年 月 日（公章） 主題詞、抄送、公司名稱、日期用黑體四號字附件：3、會議紀要模板會議紀要 編號：JL-201X-XX 日期 記錄人地點會議主持人會議主題會議參加人員決 定 事 項頁數：附件：4、公文呈批表模板：天津力豐投資有限公司公文呈批表文 件 編 號份數