工作文檔編寫規范王仁飛 V1.11. 概述俗話說：國有國法，家有家規。作為一個企業，文檔的編寫也應有相應的規范。統一、整齊、美觀的文檔格式代表著企業的形象，工作的態度。形式上的統一，對內容的完整性將更有保障，也更方便對文檔的瀏覽。工作文檔是用來組織工作的，不只是用于自己工作的組織，更多的是用于協調。在編寫文檔的時候，要時刻不忘，如何讓別人花更少的時間，獲得他最想要得到的信息，這是文檔編寫的要旨。2. 文檔編寫2.1 文件名命名2.1.1 通用要求為了實現對文件的快速、準確定位，所有的文件取名要求清晰、有意義，能簡要說明文件內容。文件名由有意義的字段構成，每個字段之間使用下劃線“_”連接。例如：“20050405-0407_WSTSC檢測_王仁飛”。對于可以使用時間進行定位的文檔，例如投標書，要附上時間，采用yyyymmdd的格式；對于可能被升級、更新的文檔，例如常見問題，使用說明書，使用版本號進行版本控制，文件名必須包含版本號。版本號前加“V”，后面數字表示發布版本號；版本號后加“x”表示仍在編輯中的文件，或者尚需探討的文件。如：工作文檔編寫_規范_V0_王仁飛。對于被更新、被升級的文檔，需要在最后增加“修訂歷史”作為文檔歷史更新依據。2.1.2 工作計劃類文件名時間（計劃所涵蓋工作的起止時間）_計劃名稱_計劃編寫人如：20050601-20051231_2005年度工作計劃_過建輝2.1.3 工作總結類文件名時間（總結所涵蓋工作的起止時間）_工作內容_總結編寫人如：20050405-20050407_WSTSC檢測_王仁飛2.1.4 投標書文件名投標日期_標的業主名_標的名稱_“投標書”如：20050405_昌飛_西苑小區工程動力設備_投標書2.1.5 標的原材料統計文件名標的（或項目）日期_標的（或項目）名稱_“材料統計”如：20050404_昌飛_動態無功補償_材料統計2.1.6 標的存檔類圖紙、技術文件命名標的（或項目）日期_標的（或項目）名稱_相關關鍵詞如：20050404_昌飛_動態無功補償_設計方案2.1.7 規范、技術開發類文件命名規范（或技術）_規范（或常見問題、維修文檔等）_版本號如：工作文檔編寫_規范_V0凡修訂者和作者不是同一個人的，先征得作者同意再作相應的修訂。2.2 文檔內容2.2.1 通用要求文檔內部的題目下，如果是不被更新的文檔，必須要有作者項，其中包含如下要素：作者，編寫日期；如果是可更新屬性的文檔，必須包含版本歷史，包含如下要素：時間、修訂者、位置、修訂內容，以及版本號、修訂源、主編、發布時間，如果是正式發布版本，還需包含發布時間。2.2.2 工作計劃計劃包括兩個部分：現狀分析開展計劃的必要性、充分性以及預期達到的目的；計劃內容實施計劃的步驟以及需要的資源等。凡是需時超過一個星期或者需要其他人配合的工作，都需要預先提交工作計劃，以便備案。工作計劃的編寫要具備可考核性，要明確考核指標，不能使用模糊字眼，例如“盡量”、“盡快”。對于大型項目的工作計劃，需要細化、明確到每一個步驟預期完成日期，以及相應的人員工作計劃。小項目的工作計劃可以從簡，寫出預期目的，與預期完成時間。2.2.3 工作總結總結涵蓋三個部分：過程記錄用于記錄原始素材；結論分析用于記錄工作結論；工作總結記錄個人工作過程的失誤、體會、可以改進提高的地方。其他人員（非作者）可以根據需要，直接瀏覽相應的部分。檢查任務執行過程，可以看過程記錄；需要調閱工作的成果，可以只看結論分析；新人學習工作的過程，可以進一步看工作總結，避免被同一塊石頭絆倒。總結應該在完成工作后盡快編寫，因為時間拖得越長，很多細節就會忘掉越多。2.2.4 規范章程規范章程類包括兩個部分：概要制定本規范章程的目的、意義以及適用范圍；具體規范規范章程的主體；技術手段規范章程實施技術保障手段。2.2.5 說明書說明書類文檔是寫給用戶看的，編寫應該圍繞這個宗旨。3. 使用word編寫文檔3.1 word屏幕介紹word的屏幕從上到下，分別由標題欄、主菜單欄、常用工具欄、格式工具欄。這里特別要強調的是主菜單欄中，“插入”下拉菜單中常用的是“題注”、“交叉引用”、“索引與目錄”、“圖文框”；“格式”下拉菜單中常用的是“字體”和“段落”、以及下面十分強調的“樣式”。特別要注意的是主菜單中“格式”下拉菜單中的“字體”與“段落”是用來調整個別段落和字體用的，對應于格式工具欄中的第二與第三項內容。而在word的“樣式”菜單中的“字體”與“段落”菜單對應的是全篇論文的統一格式對應于格式工具欄中的第一項。也就是說，格式工具欄中的第一格中下拉菜單將給出正在使用的具體的格式，是具體樣式的“樣式庫”。通過選擇該欄中的樣式可以定義文中的格式。選中某個段落后，再通過該欄中選擇一個“樣式”，該段落即會改變成所選中的“樣式”所定義的格式。3.2 使用“樣式”要有效使用word軟件，樣式是word處理文檔的一個主要手段。使用word來處理文檔，又不使用“樣式”的話，那么不算會使用word。3.2.1 什么是樣式？“樣式”事實上是一個工具，這個工具一經確定以后，那么在文檔輸入中，這個工具將一直保證文檔在任何地方都將用完全一致的方式來實現對各級標題、正文、附注、參考文獻、圖注、表頭等格式的完全一致，從而至少在格式上使文檔達到完美。3.2.2 哪里有“樣式”在主菜單的“格式”中下拉，可以發現“樣式”一欄，點擊后會出現“樣式”面版。在這個“樣式”面版中可以進行以下操作：在“樣式類型”一欄中選擇“所有樣式”；在“樣式”中有各種各樣的條目：標題1、標題2、一直到標題9，其他如正文、頁眉等等。“管理器”按鈕在點擊后可以進入管理器對本文檔所需要的樣式進行管理。“新建”、“更改”按鈕：“新建”可以實現特定的“樣式”定義，“更改”則用于建立自己的風格。一般而言，不需要應用這兩個功能，因為過多的超越了定義樣式之外的東西會讓企業文檔風格不統一。3.2.3 工作文檔需要那些“樣式”我們的工作文檔，根據文檔類型、閱讀對象的不同可使用如下格式的樣式模板，如果已有樣式模板不適用正在編寫的文檔，可以制作一個新的樣式模板。并在申報通過后，予以共享使用。1 工作報告模板2 工作總結模板3 技術文檔模板4 傳真文檔模板3.2.4 怎樣將格式應用到文檔中一種方法是將各種樣式定義完后，輸入時直接按照這種樣式進行。另外一種方法，按照“正文”樣式輸入，然后將該段文字選中后，在格式欄中的第一項中選擇需要的“樣式”名稱。有的時候，由于Office軟件本身的問題，文檔的格式可能會亂掉。這個時候不要急著去修改樣式，簡單的把文檔關閉，重新打開一下。3.3 關于使用“編號項”、“題注”和“交叉引用”在文檔撰寫中圖表的管理的難度在于，修改了文檔以后，其編號將出現混亂。為了避免這一點，必須使用“列表編號項”、“題注”樣式，同時學會怎樣使用“交叉引用”。列表編號項對參考文獻特別有用，把參考文獻部分按照“列表編號項”樣式設置。然后在需要引用該參考文獻時候，在引用處利用主菜單中的“插入”下拉菜單中，選中“交叉引用”，出現“交叉引用”面版后，選擇編號項，將出現所有編號的內容，這時選中要引用的文獻，并且選“只有編號”。那么參考文獻的編號就會出現在插入的地方。“題注”樣式則十分適合圖注與表注的編號。在表的上方或圖的下方，從主菜單中的“插入”下拉菜單中，選擇“題注”菜單。在“題注”面板上，可以選擇標簽一欄中的“圖”或“表”作為標簽。如果沒有“圖”或“表”的標簽，則可以選擇“新建標簽”按鈕，新建一個“圖”標簽或“表”標簽。一旦插入后，那么圖表將完全順序編號。如果在文中要提及圖或表，那么可以用上述的“交叉引用”方法插入。一旦“交叉引用”實現，那么交叉引用點與圖表將建立鏈接關系，如果圖表由于修改而變化，那么引用點將自動變化。3.4 一些忠告和word使用中的小竅門1 忠告：利用另外文件寫作論文摘要，原因是同一文件處理可能在頁碼編制上會遇到問題。2 忠告：word中不要用空格鍵來留空，特別是試圖讓文檔對齊時。解決方案：一是利用“格式”欄中的分欄工具；二是用表格，然后隱去表格線。3 忠告：使用主菜單中“插入”下拉菜單中的“圖文框”。在使用word中，一個十分棘手的問題是圖的插入。請仔細研究圖文框的各項選項，就會發現確定利用插入圖文框，然后定義該圖文框的大小尺寸和在文章中的具體位置是十分方便的。4 忠告：寧可使用剪貼方法來處理圖，在圖文框中留以一致的大小尺寸；否則文件太大，難以操作。使用圖文框的一個主要難點是往往這一頁空一大截，可是下一頁的段落怎么也填補不到這一頁。問題在于圖文框是與這一段文字鏈接在一起的。當點擊激活圖文框時，將會看到該段落首字或回車符上有一個上鎖或未上鎖的“錨”樣的標記，當圖文框加上這段文字超過上頁的空白空間，那么自動一起下移到下一頁。5 忠告：如果要讓下一頁的文字來填補這頁空白，那么必須將該段文字與圖文框鏈接的“錨”移掉。在移動錨前，必須在“圖文框格式”菜單中，選擇“隨文字移動”，而不能使用固定位置。否則不能移動“錨”。“圖文框格式”菜單的彈出請將圖文框擊活，然后按鼠標的右鍵即可。6 忠告：要認真學會使用word所帶的表格，使用表格的工具欄可以讓很方便地制作表格。需要注意的是表格里的文字材料都可以用主菜單中“格式”中的“段落”來控制。需要強調的是文字在表格中的上下居中，在表格工具欄中有專門的按鈕來實現。7 以上只是word使用的一小部分，有更多的東西尚需進一步的學習。3.5 文檔審查的重點1 文檔審查的第一步是格式，是否嚴格符合規范的要求；2 文檔審查的第二步是錯別字；3 文檔審查的第三步才是內容部分。由于文檔格式的混亂，將給所有調閱文檔的人帶來麻煩，浪費了寶貴的工作時間，因此格式是首位的；同時，大量錯別字的文檔反映的是企業及人員素質的低下，從企業形象的角度出發，錯別字檢查排在第二位；文檔的內容反映了編寫者的工作，用于考核其工作成果，反映其工作的能力，是需要逐漸積累的。4. 版本歷史時間修訂者位置修訂內容V1.1修訂自V1.0；修改：王仁飛；發布時間：2010-12-302010-