行政專員崗位職責1.負責管理考勤，統計出勤情況。2.負責辦公用品及辦公設備的采購、管理。3.負責辦公條件及辦公環境的維護。4.負責公司車輛管理，合理調度使用，控制油耗。5.負責各部門之間的協調，并監督各管理制度的執行，收集執行情況，從公司的實際出發，不斷進行完善。6.負責組織召開各部門周例會，聯絡公司各部門的工作進展情況，收集各方面的意見、建議、和存在問題，并向總經理報告。7.負責公司的招聘、培訓及評估考核等人事工作，執行并完善相關制度及流程。8.負責人事檔案的建立及管理。9.負責辦理經公司批準的員工保險等福利。10.總經理交辦的其他工作。一、考勤管理管理考勤，員工上下班應打卡，考勤記錄原則上以打卡機數據為準。由于特殊原因無法正常打卡者應補辦未打卡說明單經其上級主管簽字確認生效，作為出勤依據。長期駐外項目部人員考勤應指定專人負責記錄，經項目經理簽字后交行政部進行統計。出差人員應及時填寫出差復命報告，以報告上的日期作為出勤依據。加班、請假需提前向上級主管申請，并填寫加班、請假單，經主管批準后交行政部留存。月初統計上月考勤，下載考勤機數據進行核對。將加班、請假單、未打卡說明等、項目部考勤附后，經總經理審批后交財務進行核算工資（第一周完成）。位置：考勤統計表：F盤/績效考核/考勤/2010考勤統計 加班、請假單：F盤/常用表格/加班、請假單存在問題：人工記錄考勤，考勤機未得到合理利用，有特殊情況沒打卡者沒有相應手續。項目部不提供考勤記錄。解決措施：將在職員工指紋重新錄入編號，開會重申考勤制度，按制度執行、管理。二、辦公用品/設備采購及管理1.采購：由各部門提出申請，行政統一購買，每月一次。購買后及時辦理入庫，填寫入庫單，將第二聯交財務。2.管理：嚴格執行辦公用品管理辦法，領用辦公用品應及時登記，月末對辦公用品進行盤點，統計當月出庫量。列入當月行政支出明細。 位置：F盤/常用表格/辦公用品盤點表。三、辦公條件/環境維護1.保證公司通訊、網絡的正常使用。月底查詢話費記錄及通話記錄，檢查是否存在異常情況，按使用情況繳納電話費。網絡寬帶如出現異常情況應及時與維修處聯系，排除故障。2.繳納公司房租、水電、物業等費用，對水電使用進行合理控制，杜絕不必要的浪費。3.每周最后一個工作日下班之前安排各部門進行大掃除?？苫厥諒U品（報紙、紙箱等）定期處理，回收所得上交財務。四、車輛管理1.合理安排用車，要求用車部門提前申請，下班后要求車輛?；刂付ㄎ恢貌⒔换罔€匙。2.每周檢查出車記錄及加油記錄，與中石化打印的加油明細進行核對，月末對各車輛的油耗進行統計分析，檢查油耗是否存在異常（車輛原因或人為原因），保證油費不外流。將此項計入司機崗位考核內容。做當月車輛費用報表，交王總審核。位置：F盤/常用表格/車輛管理/車輛費用統計表3.車輛加油使用加油卡，原則上不允許使用現金加油。油卡余額不足時，應及時向總經理提出申請進行充值（支票轉賬）。4.建立車輛檔案，安排司機辦理車輛的年檢、保險、保養維修等事宜。五、例會/周報1.組織并參加各部門周例會，原則上定為每周最后一個工作日，可根據實際工作安排進行調整，嚴禁拖延至下一周進行。了解公司各部門的工作進展情況，收集各方面的意見、建議、和存在問題，并向總經理報告。關注員工工作狀態及態度，給與部門經理合理建議，協助部門經理對考績“基礎考核”進行評估。例會內容：對本周工作進行總結：團隊及個人的目標是否實現，分析表現、原因、及改進措施。在解決問題的能力上有何進步（精進目標），工作范圍的界定與高質量完成目標之間是否存在沖突。由部門經理根據每人的工作內容完成情況進行評價打分（月底將每周打分結果進行綜合評價組成月考核“任務考核”項）。制定下周目標：部門經理根據月計劃合理安排下周工作，制定出每項工作的結果、標準、時間，對人員及工作任務進行協調安排，要求具體、明確。每位員工明確各自的本周工作任務后，分析在實現上是否存在困難，對需要的配合與支持進行溝通。2. 每人于每周最后一個工作日提交周報表，由行政進行匯總發至王總郵箱。3. 每周組織各部門經理進行一次碰頭會，溝通各部門之間須協調事宜。存在問題：財務部目前不開例會，平時工作中進行溝通。銷售部劉、馮轉到工程部后項目由霍一人負責，基本上也在平時工作中進行溝通。工程部例會有拖延現象，目前彭總負責，居存在卸包袱的狀態，是否應要求居學習？想要每個人知道周例會的重要性與好處，合理的利用例會對工作進行改善，首先得部門經理對周例會有足夠的認識，重視周例會。六、培訓1.按照公司發展方向及針對員工需求按季度制定培訓規劃，力求公司與員工同步發展。要求找出現狀與目標之間的差距，針對存在的問題確定出進步目標，設計出培訓內容，將培訓內容進行分塊，逐步進行培訓，合理安排在每個月中，循序漸進，給參加培訓人員適當的接受過程。2.在例會上收集培訓需求信息（存在的問題），根據各部門需求，員工狀態對培訓計劃進行調整。2.與廠家進行聯系，了解是否有新產品推出，請廠家到訪給予新產品或施工工藝等培訓。3.培訓后安排培訓老師配合根據培訓內容出試題，進行考試，考察參加培訓人員對培訓內容的掌握程度。考試分數計入績效考核“培訓考核”部分。存在問題：以目前部門水平設定出一個季度的進步目標似乎有困難，要求各部門經理發現本部門存在的問題，明確團隊能力提升的目標。解決盲目完成工作內容的狀態。七、績效考核為激發工作熱情，降低員工對績效考核的壓力，績效考核分數不與當月工資掛鉤，作為季度考核及年度考核的評分依據。1.月底組織召開考評小組例會（各部門經理參加）。由各部門經理對當月工作進行總結，以“每周一表”的考核分數為依據，對每位員工進行綜合評價。2.協助各部門經理將考核分數進行匯總，考核結果交總經理審核后由行政部留存，待季度考核及年度考核時為各部門提供依據。3.安排各部門經理制定下月的工作計劃，要求有結果、標準、實施方法。月工作計劃制定出后交王總審核，審核通過后將當月工作安排根據員工情況進行合理分配，要求：每周、每人、每件事。4.在例會時關注部門經理的工作狀態及能力（部門整體目標是否完成、工作安排是具體明確、人員安排是否合理，有無出現盲點等），向總經理進行反饋，為總經理對部門管理考核提供有效信息。5.季度考核：每個季度最后一周安排各部門進行季度考核，對于優秀者（該季度月考績分數均為95分以上者）給予優秀員工獎勵，對于未達標者（月考績分數均不足75分者）給予工資降級處分并通報批評。詳見績效考核辦法八、人事管理1.新人入職后及時辦理入職手續，核驗其相關證件，填寫入職登記表，安排培訓、上崗、評估、轉正（詳見新員工培訓與考評條例）。2.員工轉正后簽訂勞動合同，進行備案。就業失業證每年根據發證時間進行年檢。3.員工轉正簽訂勞動合同后，經總經理審批給予辦理社會保險。4.建立人事管理檔案：履歷材料：入職登記表、畢業證復印件、身份證復印件、戶口簿復印件；鑒定、考核材料：試用期評估表、轉正審