專家團的架構和業務運作當今工業發展已經讓行業分工越來越細，資金充足的公司很容易成為行業的巨無霸。對于終端集成產品提供商來說，需要采購產品BOM里的種種物料以生產出整機并銷售到終端消費市場。產品的功能越來越強大、系統架構越來越復雜、BOM物料越來越多、專業物料越來越多，且市場對新產品的上市期望時間越來越短、更新換代越來越快，等等不同于傳統終端產品的各種特征，要求生產商具備市場、研發、供應鏈、財經、人力資源、行政等各職能模塊的高效流程體系以保證公司的持續快速發展和在行業內的競爭優勢。采購作為供應鏈的關鍵控制環節，直接影響到公司的正常業務運作。且由于采購環節具備的瓶頸特性和服務于產品的本性，高效率、專業化、內控風險低的采購流程才能滿足終端產品提供商的持續快速發展，在與同類產品的競爭對手競爭時具有良好的供應資源進行有力支持。一、專家團模式下的采購架構業界主流公司的采購原則都是“集中認證、分散采購”，在此原則指導下，建立專家團進行集中采購認證的組織，進行商務談判和供應資源管理工作。典型的基于專家團模式的集團公司采購組織架構如下：采購認證管理部干部部運作支持部行政采購認證部生產采購認證部工程采購認證部基建采購認證部物料專家團一物料專家團二物料專家團三物料專家團一物料專家團二物料專家團三物料專家團一物料專家團二物料專家團三物料專家團一物料專家團二TQCCEG其余專家團一樣的設置無TQC人員，只有CEG人員在這個架構下，設立集團采購委員會、采委會生產分會、采委會行政分會、采委會工程分會、采委會基建分會等，進行超過各層次審批金額的采購項目的評審和集體決策。同時，這個架構可以進行同質復制，各采購認證部內可以由于物料種類的增減或采購金額的增減而增減專家團的數量，在采購認證管理部內可以增減國內采購認證部或全球各片區采購認證部，子公司可以復制整個采購認證管理部或只是生產采購認證部。對于生產采購來說，每一個物料專家團架構如下：物料專家團一TQC經理分團主任一分團主任二分團主任三工程師N工程師一CEGNCEG一CEGNCEG一CEGNCEG一二、專家團的業務運作在這樣的組織架構下，如何實現“集中認證”呢？這是一個自下而上進行業務批準的決策架構，對于人員的能力要求、組織的授權原則和業務監督都有明確的要求：一是每一個職位的人員有相應的任職資格要求，二是業務運作采取分級授權的原則，三是所有認證活動受到監督。如下分別陳述。（一）、任職資格專家團的每一位成員，都有各自不同的任職資格要求，包含了一個公司職員所應該具備的共同屬性和特殊要求。采購作為一個敏感的職業，還有其自身特有的一些職業素質要求，即使這些要求同一般公司職員的共性要求一樣，在這里也還要特別提出以表示強調。職業素質專業背景技能要求其他要求限制條件1、TQC工程師誠信、廉潔、敬業、正直、原則性強三年以上的研發經驗，獨立承擔過項目研發工作并成功完成。質量體系的相關概念，質量管理的相關手法，取得三大體系的內審員證書溝通協調能力強、不懼壓力、獨立判斷能力強、能組織團隊解決特定問題從未在其他公司做過采購工作2、CEG商務經理廉潔、誠信、敬業、正直、原則性強在某一領域的資深研發人員或某部門的經理以上人員商務認證的相關方法、供應商管理的相關理念溝通協調能力強、不懼壓力、獨立判斷能力強、能組織團隊解決特定問題公司的資深專家轉崗或世界一流企業的采購從業人員3、TQC經理誠信、廉潔、敬業、正直、原則性強、卓越領導力、很強的溝通協調能力、TQC高級工程師質量體系的相關概念，質量管理的相關手法，取得三大體系的內審員證書，6黑帶大師溝通協調能力強、不懼壓力、獨立判斷能力強、能組織跨部門團隊解決特定問題、能指出部門內控風險由TQC工程師成長而來，諳熟公司的TQC流程和專業領域內物料的技術發展趨勢、質量水平、公司同等物料的技術質量狀況。4、分團主任廉潔、誠信、敬業、正直、原則性強、卓越領導力、很強的溝通協調能力、高級商務經理商務認證的相關方法、供應商管理的相關理念、某一類物料的多家供應商管理經驗、良好的供應商關系溝通協調能力強、不懼壓力、獨立判斷能力強、能組織跨部門團隊解決特定問題、能指出部門內控風險由CEG商務經理成長而來，諳熟公司的CEG流程和專業領域內物料的技術發展趨勢、商務水平、公司同等物料的商務狀況。5、專家團主任廉潔、誠信、敬業、正直、原則性強、卓越領導力、超強的溝通協調能力、敢于承擔責任、果斷的決策能力資深商務經理商務認證的相關方法、供應商管理的相關理念、某一類物料的多家供應商管理經驗、良好的供應商關系、良好的業界聲譽溝通協調能力強、不懼壓力、獨立判斷能力強、能組織跨部門團隊解決特定問題、能解決部門內控風險由CEG商務經理成長而來，諳熟公司的各類流程和公司各產品領域內物料的技術發展趨勢、商務水平、公司同等物料的商務狀況。（二）、采購授權采購授權對于采購業務的及時決策具有很重要的意義。 對于一個集團公司來說，采購業務領域、采購資源、采購金額、商務條件、付款條款、驗收條款等各不相同，一定要依據這些不同情況設立相應的采購組織，且對采購金額進行相應的授權，依據采購金額分層級管理各層次的采購業務。1、金額授權：對于生產采購來說，分研發采購和量產采購，設定CEG、分團主任、專家團主任可以進行商務談判的金額，設定分團主任、專家團主任、采購認證部長可以審批的金額，采委會生產分會、集團采購委員會可以集體決策的金額。2、工作委托：為保證采購業務不由于臨時或較長時間的人員離崗，CEG一定要對其離崗期間的具體工作項目進行工作委托，且指明問題升級處理的決策人員。3、工作最小相關授權原則：某物料類別的CEG進行工作委托時，只能授權給同一分團的CEG同事處理其業務；上級向下級進行工作授權時，只能授權給相應負責物料的分團進行相應的采購業務，所有采購信息只能在本分團和上一級采購組織范圍內共享。（三）、業務監督所有采購業務都是要進行監督的，以保證公司利益最大化。一些與采購認證管理部行政級別平級的部門對采購業務進行審計和監督，采購認證管理部內部要提供日常監督的制度、組織和人力對采購業務進行內部監控。1、認證流程稽查：所有的采購活動基于相應的采購流程進行，由公司審計部、流程與IT管理部和采購稽查部對流程的效率、流程符合度、流程遵從度、流程內控風險等方面進行定期評審，不符合項要責成采購業務部門限期整改。同時，采購流程可能接受第二方（客戶）的嚴格審核和第三方（發證機構）的定期審核，不符合項同樣要采購業務部門進行限期整改。這些活動由采購運作支持部進行配合并提供內部資源協助。2、認證活動抽查：所有的報告、詢報價、系統錄入、PO執行等采購認證活動基于各流程規定的模板進行節點評審、權簽、歸檔，采購運作支持部對分層級審批金額的紙件和電子流信息進行規定比例的實時抽查活動，對重大項目還要進行年度再抽查。同時，采購稽查部對重大項目的采購活動進行實時監督。3、數據統計和運用：采購運作支持部按各種采購數據的考核頻率，及時從系統中導出相關數據，發布給管理團隊成員和KPI責任人，對未完成KPI者、錄入系統數據錯誤嚴重者、執行的采購數據與權簽結果不一致者進行考核管理和行政處罰。4、干部部的作用：要建立內部組織和提供人力資源對采購業務進行日常的監控，對違規人員進行處罰，對KPI考核不合格者進行培訓、轉崗或者末位淘汰。同時，還要對采購業務人員提供技能提升所必需的培訓。（四）、認證業務的操作過程：進入到認證業務的具體操作中，基本就是做填空題了。流程的模板已經規定了完成一個認證活動，認證人員要處理哪些表單、與哪些部門協商意見、評審點的判定標準是什么、權簽流程是如何規定的。所以，采購認證人員要遵守一個基本的工作原則：規則在前、操作在后、異常情況、集體決策。1、TQC的認證工作TQC的工作內容：TQC的核心工作是技術質量認證，包括供應商認證、物料技術質量認證、來料質量異常處理、供應商質量表現管理。同時，還要配合周邊部門的工作，如研發過程中的技術支持、質量標準的評審、配合CEG和采購員一起管理供應商、協調供應商配合公司內部人員的臨時工作安排等。TQC的工作流程：有如下的流程支持TQC的工作，新供應商認證流程、新物料認證流程、結構件簽樣流程、SCAR流程等。TQC的工作方法：常規工作按流程進行，無流程支持的工作則要求TQC主動進行溝通協調以按時完成任務。協調方法很多，電話、郵件、召集會議、組織人員去現場處理問題等。小問題可能一個方法就能解決；大問題可能全部協調方法使用后都不能解決，此時要有耐心，進行第二輪工作，或者問題升級以尋求領導的幫助。盡可能避免郵件吵架的情況出現，這個辦法效率低、效果差、滿意度也很低。要參與到研發設計的前端去，收集盡可能多的信息，一是可以把小問題在未成事實時預防并消除掉，二是可以了解事情的前因后果，以便在大問題出現后可以追本溯源。2、CEG的認證工作CEG的工作內容：CEG的核心工作是商務認證，包括供應商認證、物料價格認證、商務條款談判。同時，要指導TQC、采購員管理供應商。CEG的工作流程：新供應商認證流程、商務認證流程、SCAR流程。CEG的工作方法：商務工作要完全按照流程的要求進行，不得有任何流程外的事實和記錄存在。要積極協調供應商配合TQC和采購員的具體管理工作，為供應商管理的第一責任人。3、聯合管理供應商依據供應商的等級，要進行半年度和年度的供應商評審工作。CEG組織TQC、采購員一起填寫“供應商表現評定表”，分TQRDCES七個方面對供應商進行全方位的評定，以此決策該供應商在某類物料供應商資源池中的地位，依據年度采購策略增減供應商。4、專家團主任的工作專家團主任的核心工作是制定年度采購策略以符合公司的年度采購預算，并分解任務到每一個CEG，考核每一個CEG成員的采購KPI指標如降價幅度、成本節約率、重點ITEM降幅達成率、供貨及時率、來料RIDPPM、市場返修率FFR等。還要管理本專家團的供應商資源池，制定策略進行供應商的優勝劣汰，引進業界優秀企業并淘汰劣質供應商。日常工作是批準每一個ITEM的采購價格、檢查并消除部門的內控風險、管理部門人員等。5、影響認證結果的內部組織因素和外部供方因素有很多因素會影響采購認證結果的公正合理。這里分為內部組織因素和外部供方因素兩方面。1）、內部組織因素。首先是公司的組織架構和流程。如果公司的組織架構合理、工作流程合理、采購流程完備，采購認證的結果會趨于合理。在流程能保證的情況下，認證人員的業務素質會影響到采購物料的質量和價格，但內控風險比起沒有合理流程的情況要小很多。其次是公司產品的工作導向。如果公司產品以研發為導向，物料采購價格和質量不太可能合理，獨家物料、工程樣片、超高質量標準等因素將使采購工作無法正常進行。如果公司產品以市場為導向，采用產品定制、產品價格受控的方式研發新產品，采購物料的質量和價格將比較公正合理。再有就是公司的付款情況也會影響到物料采購結果。如果公司的付款信譽不好，將導致采購價格偏高，同時財務制度很嚴格的大公司很難成為公司的戰略供應商，直接影響公司的長遠發展。2）、外部供方因素。首要的是合作意愿。合作意愿不強的情況下，不會有雙方滿意的商務結果。影響合作意愿的因素是很多的，但最直接的一條就是經濟利益，盡可能建立與供應商利益雙贏的商務合作關系，一起分享公司業務增大帶來的效益，與供應商發展成戰略伙伴的合作關系。其次是溝通渠道。如果所有信息都無法有效及時溝通，有時迫于市場交期的壓力，價格較高、質量較差的物料也不得不采購入庫以應對市場交付，這樣的結果對公司的風險太大，要杜絕發生。再有就是供方的原有客戶或政府的限制性條件，使得他不能與新客戶產生業務關系。三、專家團架構的優點和缺點任何一種采購的結構模式都有其優缺點，只是各公司要根據其自身的業務情況選擇合適的采購架構，以滿足公司的長遠發展。對于專家團模式來說，也是有很多自身的特點的。（一）、優點1、專家團模式可以很好地體現“集中認證”原則，所有與采購相關的技術、質量、商務等采購的核心要素都由一個團隊完成，能保證認證效率和采購綜合成本最低。2、專家團成員為供應商聯系的窗口，只有這個部門人員可以對供應商進行采購承諾，能規避很多意外的商務風險。3、專家團承擔采購的主要責任，內控風險較小，方便公司的各個審計部門專門審計采購業務。（二）、缺點1、對專家團成員的各項素質要求都很高，導致人工成本偏高。2、需要建立較多的流程和較多的支持部門配合CEG的工作并審計其工作結果，內部的管理成本會較高。3、需要完備的IT系統支持。四、企業能否借鑒專家團的采購認證模式在世界一流企業中運作較普遍，單位采購效率高、采購綜合成本低。企業能否借鑒，取決于其自身的很多方面。（一）、人力資源人力資源體系要對專家團架構提供大力支持。1、招聘體系能招聘到具備CEG和TQC能力的人才。要建立合適的招聘體系，通過網絡或者獵頭公司搜索業界的這些高端人才，把合適的人員招聘到公司來做這類業務。2、培訓體系能保證CEG/TQC能力的持續提升。要建立合適的培訓機構和培訓制度、編寫合適的CEG/TQC教材，公司要有能力培養出合格的適應CEG/TQC崗位要求人才。3、管理體系要建立崗位輪換制度以降低采購內控風險。建立采購崗位的輪換制度，已經在公司工作一定年限的采購人員，要進行采購組織內部的物料崗位輪換、公司組織內部的職能崗位輪換。（二）、公司體系公司的三大集成體系對專家團架構下的采購認證模式有很好的支撐作用。1、公司要建立IPD流程以管理研發與采購的互動。要在IPD流程的規范下，研發與采購各司其職，成為一個合作的團隊一起進行供應商認證和物料的選型認證，建立供應商資源池、優選器件庫、優選工藝庫，在保證研發產品具有適度超前性的同時，使公司獲得合理的綜合采購成本。2、公司要建立ISC流程以管理計劃與采購的互動。要在ISC流程的規范下，市場、制造、計劃、采購進行互動性的物料采購信息管理，例行SO&P計劃的評審，計劃與采購實時溝通備貨計劃和采購PR，下達合理的PO給供應商進行生產和交貨，把庫存控制在合理的規模上以保證對市場業務的供應具備