第1章 概述1.1 固定資產管理系統簡介“固定資產管理系統”為用戶提供固定管理所需要的各種功能，如建立資產卡片、輸入并記錄資產變動情況、生成所需的各種類型的賬表。此外，在資產進行增減變動之后，都能根據需要生成自動轉賬憑證，實現了固定資產系統與核算系統之間的無縫鏈接。主要功能包括：資產卡片管理、資產變動管理、資產集中管理、資產報表。第2章 操作幫助固定資產管理系統使用流程如下：一、 在使用本系統時，需要先進行初始設置工作，具體內容包括：基礎數據設置、記賬憑證設置、初始卡片錄入等功能。設置完成后須進行初始化完，才點進行日常業務的辦理。二、 根據固定資產發生的業務分別在日常處理中進行固定資產的新增、變動、減少等業務操作。三、 對于新增、變動、減少等固定資產進行復核入賬。四、 進行固定資產折舊計提入賬工作。五、 每月終了，對系統進行月結。六、 在查詢打印功能中查詢固定資產的相關報表和賬簿。第3章 功能手冊3.1 初始與設置該章節主要講述的是如何為使用固定資產管理系統做一些基礎準備與設置工作，在這里您需要設置的內容有固定資產卡片號寬度設置、固定資產分類表、卡片自定義頁屬性設置、摘要、部門、選項設置、轉賬憑證分錄、卡片套打格式設置、錄入初始卡片基礎數據導入導出等。在正常使用之前，必須先進行初始設置。（在初始化完成前，主菜單“日常輸入”、“月結處理”和“查詢打印”呈不可執行狀態。）3.1.1 固定資產卡片號寬度設置為了便于對固定資產的管理以及計算機的處理，每一種固定資產卡片必須有一個唯一的卡片代碼與之相對應，以便加以區別。由于企業的固定資產往往種類繁多、規格不一，所以通常需要分級定義。在本軟件中，固定資產卡片號最多允許由十級代碼（包括順序號）組成，但代碼總寬度不得超過20位，即各級代碼寬度之和不得超過20位。用戶實際需要用到的級數，以及每一級代碼的寬度，都可以自行定義。（注：本系統的代碼寬度需遵循定長原則，在設置寬度時請適當注意。）例1：假設用戶需將固定資產按下例所示分類：2 非生產用固定資產201 辦公用品201001 松下復印機201002 松下傳真機3 租出固定資產注意：1、定長原則：即每一固定資產的代碼長度必須占滿代碼所設總寬度。像10101這樣的卡片號便是不合法的，因為它沒有占滿6位的代碼總寬度。 2、順序號：在本系統中，將設定的代碼級數中的最后一級的代碼定為順序號。像例1的卡片號201001、201002中的001、002便是順序號。3、固定資產代碼寬度在初始完成后將無法修改，故請慎重設置。3.1.2 固定資產分類表由于企業的固定資產種類繁多、規格不一，為了加強管理，便于組織會計核算，有必要對其進行科學、合理的分類。用戶在完成了固定資產代碼寬度設置操作后，便可通過“固定資產分類表”子菜單進行具體的固定資產類別設置。系統根據固定資產的經濟用途和使用情況，已默認將固定資產劃分為“生產用固定資產”、“非生產用固定資產”、“租出固定資產”、 “未使用固定資產”、“不需用固定資產”、“融資租入固定資產”和“土地”七大類，但由于企業的經營性質不同，經營規模各異，對固定資產的分類不可能完全一致，用戶可以通過窗口中的“修改”、“增加”、“刪除”功能按鈕設置符合本企業具體情況的固定資產分類表。用戶在具體設置時應嚴格按照前面設置好的代碼寬度進行，除末級作為順序號會在卡片錄入自動生成以外，其余各級均需在此處設置分類時設置好相應代碼及相關內容。例2：假設某單位設置的固定資產代碼寬度為：一級寬度1、二級寬度2、三級寬度3（此時該級為順序號，不在此設置），那么固定資產的類別可以按以下方法設置： 1 生產用固定資產 101 機械設備 102 電子設備 2 非生產用固定資產 201 辦公設備 說明：固定資產類別設置窗口取決于用戶在“初始與設置選項設置”中對“啟用分類折舊率”選項的控制。3.1.3 卡片主頁屬性調整在本軟件中，每一個固定資產都擁有一張“固定資產卡片”，由于每種固定資產卡片的內容可能有一些差異，我們將固定資產卡片分割為多個部分：包括“主卡”、“附屬設備卡”和“自定義卡”。“主卡”內容都是固定資產核算中所必要的內容，如固定資產名稱、折舊法、原值、使用年限、預計殘值等等，本系統已為用戶預設了卡片主頁屬性，但用戶可根據企業的實際情況對屬性名稱進行調整。若需調整，請單擊菜單“初始與設置卡片主頁屬性調整”，修改固定資產卡片主頁屬性名稱操作很簡單，您只需將光標定位至欲調整的屬性所對應的“當前名稱”欄內，然后輸入需修改的內容即可。3.1.4 卡片自定義頁屬性設置對于那些較為特殊或需強調的固定資產，用戶可通過設置“自定義頁”說明其不同之處。“自定義頁”中的內容全是不定的，需由用戶自行定義其名稱。若需定義，請單擊菜單“初始與設置卡片自定義屬性設置”，然后在隨即彈出的窗口中單擊“設置”按鈕，便可進入自定義屬性設置窗口。本軟件提供了最多達20項的自定義屬性，在使用這些屬性前必須預先在此定義其名稱。每一大類可以有不同的自定義項，大類中的每一小類又可以有不同的自定義屬性。在設置窗口中，除了可直接輸入用戶定義的屬性名稱外，還可以利用窗口中的“從其它類別復制”按鈕將其它類別中的自定義屬性復制過來。注意： 如果同一大類的自定義屬性相同時，只需設置最大類的自定義屬性即可。3.1.5 摘要設置在以后固定資產日常變動的處理中，需要錄入引起變動的原因，而引起固定資產變動的原因很多，如購入、調撥、被盜、損毀、清理等等，為了方便輸入，可以在此預先設定一些常用摘要、術語，供后續操作調用。用戶首次進入該設置窗口，便可發現系統已預設了一些摘要內容，您只需根據實際需要進行適當的增、刪、改操作即可。3.1.6 部門設置在企業對固定資產的折舊核算中，有許多企業都采用按部門進行折舊費用的分攤，所以部門信息在后續操作中會經常用到，為了方便用戶的后續操作，系統安排在此預先設定好部門的信息，這樣在后面的操作中您只需調用此處設置信息即可，免去了大量的重復輸入工作。增加部門有兩種方法：1、直接引入賬務處理系統中的部門數據，這時您只需單擊窗口中的“從賬務引入”按鈕即可，但需注意經由賬務引入的部門數據需按“確認”按鈕后，才能保存至數據庫中。2、通過窗口中的“增加一行”、“前插一行”等按鈕，直接輸入部門信息。在具體操作時，用戶需注意：部門設置中代碼必須唯一，并且代碼寬度最長不超過8個字節；部門代碼設置可以分級，即允許部門之間可以有隸屬關系；上下級部門在按部門分攤中被視為獨立的部門，這樣就可以在任意部門之間分攤。3.1.7 選項設置用戶在此處的設置結果將直接關系到系統后續的一些操作流程、操作窗口的設置內容，所以該處的設置對于用戶能否正常使用本系統非常重要，建議用戶在全面考慮、規劃后再進行此項操作。該窗口分為“卡片錄入”、“折舊處理”、“其它”三個Tab頁，由于此處的設置內容非常重要，所以下面將對各選項卡中的各個選項逐一進行詳細介紹。在“卡片錄入”Tab頁所對應的設置窗口中，您可以進行五項設置：1、設置數量小數位數，系統最多允許精確到小數點后四位。此處的設置結果將在固定資產卡片和有關報表的“數量”欄內體現。2、選擇確定復核變動記錄是否可由同一個操作員完成。如果設定為“可由一個操作員完成”，則意味著修改固定資產變動內容和復核變動記錄的可以是同一個操作員，針對本軟件中的菜單項，即該操作員同時有權進入“日常輸入”主菜單下的“固定資產變動”、“修改變動內容”和“復核、入賬”菜單進行操作；反之，進入“固定資產變動”、“修改變動內容”菜單操作的操作員和進入“復核、入賬”菜單操作的操作員必須分開。3、確定折舊費用分攤方式，它有三個選項：“按部門”、“按科目”和“不分攤”。該項設置在初始化完成后便不能修改。4、確定是否需要啟用行業分類。如果啟用了行業分類，系統將激活“初始與設置”主菜單下的“行業代碼寬度設置”和“行業代碼分類表”菜單，并且在錄入固定資產卡片信息時，必須設置行業信息，否則將導致存盤失敗。5、固定資產代碼是否以十六進制方式遞增：如果未選中該選項，則系統默認以十進制方式遞增，即代碼由09十個數字組合而成；反之，固定資產代碼可由09、af這十個數字和六個字母組合而成，這樣在代碼總寬度確定的情況下，大大增加了代碼取數范圍。該選項在初始化完成后也不能再修改。在“折舊”窗口中，您可以進行以下兩項設置：1、確定采用平均年限法計算的固定資產卡片對計算誤差的處理方式。若選擇“卡片每用滿一年，自動處理累計誤差”選項，則軟件會進一步調整計算誤差。例4：某固定資產原值10000元，預計使用5年，軟件自動計算出每月折舊額為166.67元，這樣年總折舊額為2000.04元，而實際每年的折舊額應為2000.00元。在初始化完成以后的每月計提折舊處理中，軟件會自動地調整這些誤差，而無需財務人員干預。2、確定是否啟用分類折舊率。該選項將直接影響固定資產類別設置窗口中的設置內容，這在“2.2 固定資產分類表”中有詳細介紹。在“其它設置”中可進行以下設置：1、固定資產需在審核后計提入賬系統支持計提折舊由總公司操作人員統一計提，但在入賬之前，應由每家分公司分別審核后方能入賬的功能。該選項設置中增加是否啟用該項入賬審核功能（固定資產需在審核后計提），即在財務主管進行折舊入賬時會提示用戶先由各分公司或部門的操作人員先對折舊進行審核，只有當所有的分公司或部門都已經過審核后才可以入賬。2、初始完成和月結時與賬務核對原值、折舊該選項用于在固定資產月結時和賬務模塊進行原值、折舊額的核對工作，以保證與賬務模塊數據的一致性。對該選項進行打勾，并且設置相應的科目代碼，即可進行模塊之間的核對工作。3、末級類別代碼開始于該選項用于控制操作員在“初始與設置固定資產分類表”可供設置的類別代碼范圍。4、啟用反月結該選項主要是用于在當月折舊未提的情況下可以返回上個月進行一些數據的處理。打勾表示啟用反月結操作。5、卡片打印方式選擇系統支持套打和以固定格式打印，若選擇以“套打格式打印”，則用戶需預先在“初始與設置卡片套打格式設置”中設置好相應的格式，具體的設置方法請參見“2.9卡片套打格式設置”。在常規情況下，系統默認以“固定格式打印”，此格式的打印設置方法同Microsoft word中相類似，本手冊中將不再展開介紹。3.1.8 轉賬憑證分錄設置在每月的“月結”時，本系統能以憑證的形式向“賬務處理系統”提供月固定資產折舊數據；在每次固定資產變動(如購置、報廢)時，也能提供轉賬憑證，而這些憑證中的科目、數據來源都必須在此預先設置好。 說明：在每次折舊或固定資產變動后系統生成的自動轉賬憑證都為臨時憑證，經賬務處理系統中的“系統間轉賬”子模塊調用后，方能成為正式憑證。本功能提供了靈活的轉賬憑證設置手段。軟件允許設置多種憑證，以用于不同的業務，每種憑證有一個唯一的分錄號；一張憑證需要輸入以下內容：憑證摘要、借方科目、貸方科目、借貸雙方的數據來源。見圖 2.81所示：圖 3.11自動轉賬憑證會計分錄定義窗口數據來源是通過用戶輸入公式而確定的，數據來源公式由特定函數、+、-、/、括號和數字組成，可用的函數有五個，函數名稱和含義如下：JTZJ ( )本月計提折舊YZ ( )原值LJZJ ( )累計折舊JZZB（ ）減值準備PHS ( )平衡數為了便于輸入，系統特設了“公式引導輸入”功能。用戶定義公式可直接通過點取屏幕上的項目獲得。函數用法舉例如下：JTZJ ( )表示本月所有固定資產的計提折舊的總額。JTZJ (02) 表示本月類別代碼為02的固定資產產計提折舊的總額。JTZJ (02，01) 表示本月類別代碼為02、部門代碼為01的固定資產的計提折舊總額。JTZJ (02，01，101)表示本月類別代碼為02、部門代碼為01、科目代碼為101的固定資產的計提折舊總額。JTZJ (，101)表示本月科目代碼為101的固定資產的計提折舊總額。JTZJ (，01) 表示本月部門代碼為01的固定資產的計提折舊的總額。YZ ( ) 表示本次變動的固定資產原值，括號內不帶參數。LJZJ ( ) 表示本次變動的固定資產的累計折舊，括號內不帶任何參數。JZZB( )表示收回金額低于其賬面價值的差額值，括號內不帶任何參數。PHS ( ) 平衡數，函數括號內不帶任何參數。JTZJ ( )用于每次折舊計提之后生成的轉賬憑證，YZ ( )和LJZJ ( )用于固定資產變動，如購置、清理、損毀之后生成的憑證，通常每張轉賬憑證都需要一個PHS ( )。 提示：在轉賬憑證分錄設置中，除JTZJ（）函數外的其他函數都不帶參數，該函數的參數為JTZJ（類別代碼，部門代碼，科目代碼）。具體轉賬分錄按業務設置舉例如下：A. 固定資產折舊： 科目 取數公式 借：制造費用 JTZJ(01)+JTZJ(03) 貸：累計折舊 PHS ( )B. 固定資產新購置： 科目 取數公式 借：固定資產 YZ ( ) 貸：銀行存款 PHS ( )C. 固定資產損毀： 科目 取數公式 借：固定資產清理 YZ ( ) - LJZJ ( )累計折舊 LJZJ ( )貸：固定資產 PHS ( )3.1.9 卡片套打格式設置在本系統中，用戶可自定義10種不同的套打格式。其中系統已預設了格式01的套打格式（見圖 2.92），可供用戶參考。單擊“編輯”按鈕后彈出的下拉菜單圖 3.12套打格式設置窗口設置套打格式的操作過程一般如下：1、定義表頭用戶可通過按鈕拖拉出一個文本框，然后將光標定位至輸入框內輸入具體內容。文本框的長度和高度可通過鼠標拖動調整。2、定義卡片主卡各屬性列的名稱和相對應的取值主卡屬性列的名稱通過按鈕由用戶自行定義，相對應的取值通過按鈕，從彈出的主卡屬性列選擇窗口（見圖 2.93）中取入。列入“已選入”框中的屬性列會出現在卡片打印格式設置窗口的左上角，您只要將其拖拉至相應的屬性名稱后面即可，系統在打印時會自動進行取值并將相應的數據代入。圖 3.13主卡屬性列選擇窗口如果有附屬卡片，定義附屬卡片的各屬性列的名稱和相對應的取值。操作方法同主卡。3、如有需要，可定義一些自定義項目。4、定義一些輔助信息，如核算單位名稱、操作員、頁碼、打印日期等。說明：自定義文本框中的字體顏色為黑色；需系統取值的數據框中的字體為藍色并且帶有取值符號。3.1.10 行業代碼寬度設置對于需要對資產進行行業分類的用戶，即用戶在“選項設置”中選擇啟用行業代碼設定，則需預先通過“行業代碼寬度設置”、“行業代碼分類表”菜單設定行業代碼寬度以及詳細的分類表，后續操作中只需調用此處的信息即可。設置行業代碼寬度的具體操作以及需注意的事項可參見“2.1固定資產卡片號寬度設置”。3.1.11 行業代碼分類表設置行業代碼分類表的操作相當簡單，在此便不再展開詳細介紹了，但需特別強調兩點：1、行業代碼也需遵循代碼定長的原則。2、末級代碼將作為順序號，它的具體信息不在“行業代碼分類表”中設置，而是在初始卡片錄入中設置。3.1.12 初始卡片錄入在本軟件中，需要對所有資產建立一套完整的“卡片”式檔案，每份卡片需要登記諸如固定資產名稱、規格、存放地區、部門、來源、產地、生產日期、使用日期、使用狀況、備注、折舊方法、原值、預計凈殘值、預計使用年限等內容。提示：在固定資產卡片列表窗口中，單擊數據的列標題，系統不具有進行自動排序的功能。下面詳細介紹新增一張完整固定資產卡片的操作步驟：1、單擊圖2.12-1中的“增加”按鈕，彈出窗口（見圖 2.124）：圖 3.14固定資產卡片主卡設置窗口2、固定資產卡片分為“主卡”、“附屬設備卡”和“自定義卡”三個Tab頁，圖 3.14所示為“主卡”Tab頁，此時“主卡”選項卡呈凸起狀態。3、卡片內容有一些是必須輸入的，有些內容則可根據需要選擇輸入，以平均年限法為例，以下內容必須錄入：固定資產卡片號、名稱、部門、使用狀況、折舊方法、原值和預計使用年限，如果啟用了行業分類，還必須輸入行業代碼和行業名稱信息；而像規格、存放地點、生產日期、計量單位等可以不輸入；而像預計殘值、月折舊額 、已提折舊月數、累計折舊等參數系統計算后自動填入。注意：用戶在錄入時必須注意滿足相應的條件，以下歸納出了一些操作中需注意的事項和必須遵循的規則。1）、在輸入固定資產卡片號時，應符合前面“固定資產代碼設置”中設置好的寬度和分類方法。2）、若部門分級，則輸入的應為末級部門。3）、入賬日期的年、月范圍不允許修改。4）、存放地點可以隨時增加，第一次錄入之后，該地點名稱就會被保存至相應的數據庫中，下一次可以通過下拉框進行選擇輸入。5）、固定資產“數量”，用戶如果未錄入，系統將默認為1；如果用戶錄入的數量大于1，則系統在生成卡片時會提供兩種方案供用戶選擇：生成相應數量卡片；只生成一張卡片。6）、軟件提供了平均年限法、作業量法、年數總和法、雙倍余額法、不折舊這5種折舊方法，用戶可以任選其中一種。由于不同的折舊方法所需要的數據不完全一樣，卡片錄入窗中的一些內容將會隨折舊方法變化而自動做出調整。如圖 3.14中，采用的折舊方法為平均年限法，則窗口中與“作業量法”有關的參數，如“預計完成作業量”、“已完成作業量”等呈灰色，不可用。7）、如果用戶輸入了“原值”、“預計殘值”和“預計使用年限”，那么軟件會自動計算出“月折舊額”、“月折舊率”和“預計殘值”；輸入“啟用日期”，軟件將自動計算出“已提折舊月數”和“累計折舊”，如果計算出的“月折舊額”、“月折舊率”或“累計折舊”和實際不符，用戶可以通過直接輸入累計折舊值進行調整。調整時，可僅修改累計折舊值，也可根據手工輸入的累計折舊值重新計算折舊額。8）、錄入部分內容時，可以通過邊上的一些輔助按鈕來進行錄入。如代碼邊上的按鈕，可以進行分類代碼的選擇錄入；日期的輔助錄入等等都可以使用鼠標直接點擊來進行輔助錄入，以加快錄入的速度。9）、在該窗口中，有一部分內容可以為空，但建議用戶能夠盡量地將相關信息輸得全面，這樣會方便資產卡片及資產的管理。4、在實際使用過程中，某固定資產的一個主體組成部分其價值占整張卡片的比例相對較大，我們需要對該部分資產進行管理，即固定資產所附屬資產的管理工作。如一臺計算機，一個CPU占整臺計算機的總價值的30，還有顯示器、硬盤等，都需要對CPU、硬盤、顯示器進行相應的記錄管理，這時就需要對附屬卡片的管理功能。在本模塊中提供的附屬卡片錄入功能可滿足此類實際管理需要。在圖 3.14中選擇“附屬卡片”選項卡即可進行附屬卡片的錄入。見圖 2.125：圖 3.15設置附屬卡片窗口窗口中的附屬卡片號由系統自動生成，結構為“主卡代碼順序號”，但允許用戶修改。對于一張主卡，可以同時擁有多張附屬卡片，單擊“插入”可以錄入多張附屬卡片。注意：所有附屬卡片的原值之和不能大于主卡的原值。5、卡片“自定義卡”內容也可根據實際需要選擇輸入。在設置“自定義卡”前，得預先通過“卡片自定義頁屬性設置”子菜單設置好該類別固定資產的自定義屬性，否則系統提示“該類固定資產自定義屬性尚未設置！”。6、設置完畢，單擊“存入”按鈕進行存盤。3.1.13 初始完成確認初始卡片錄入完畢后，就可以對固定資產管理系統進行初始完成確認。初始完成確認包括選擇啟用月份和對以上設置的基礎數據進行合法性、正確性檢測操作。在用戶確定了啟用日期后，系統將進行詳盡的數據檢測工作，檢測的內容包括：1、卡片代碼檢測：系統會自動檢測卡片代碼的合法性。2、卡片啟用日期：系統會根據初始啟用日期檢測與卡片的啟用日期是否相符合。3、科目設置：系統檢測固定資產卡片科目、折舊科目、費用科目是否設置，是否準確。4、科目余額：系統將檢測已錄入的固定資產卡片的原值總值與賬務處理系統中的固定資產科目初始余額值是否相等。在數據檢測的過程中，系統一旦發現有錯則將給出錯誤信息，此時用戶就應該根據系統提供的報錯信息進行相應的修改操作。在各項數據都通過檢測后，系統會彈出數據備份窗口，強烈建議用戶執行該步操作，以供初始化完成后反悔。初始化完成以后，固定資產卡片內的代碼、原值、折舊法、累計折舊等信息將不能再修改。“初始與設置”菜單中的有些功能仍可以使用，如增加固定資產類別，添加摘要內容，增加部門信息等。初始化完成之后，主菜單“日常輸入”、“月結處理”和“查詢打印”被激活，即可使用了。3.1.14 基礎數據導入導出基礎數據導入導出包括“基礎數據導入”和“基礎數據導出”2個子菜單。3.1.14.1 基礎數據導入單擊“基礎數據導入”子菜單，彈出“基礎數據轉入”窗口，用戶只需輸入基礎數據來源目標路徑，選擇好基礎數據轉入選項即可。3.1.14.2 基礎數據導出單擊“基礎數據導出”子菜單，彈出同基礎數據導入基本相同的窗口。只不過通過該窗口是將基礎數據傳出到其它目標并進行存儲操作而已。3.2 日常輸入3.2.1 錄入本月工作量錄入本月工作量是針對使用工作量法的卡片，提供錄入當月工作量的功能。對于使用工作量法進行折舊計提的卡片，必須在折舊計提前將該卡片在本月中所分攤的工作量進行錄入，軟件就會按照總工作量來進行折舊的計提。另外，通過“卡片”按鈕可以查看當前選中的固定資產的詳細資料；通過“篩選”按鈕可以按照部門對當前卡片進行篩選，快速過濾出所需的記錄。提示：如果系統中不存在采用工作量法進行核算的固定資產，則系統將屏蔽“錄入本月工作量”菜單；如果用戶在系統初始化后通過“固定資產變動”增設了使用工作量法進行折舊計提的固定資產，也只有該固定資產通過“復核”、“入賬”后，系統才加入該菜單。3.2.2 折舊計提所有在用的固定資產必須每月計提一次折舊，軟件會根據每一種固定資產所設定的折舊方法，自動計算出本月的折舊來，在計算出折舊以后，屏幕上還將列出固定資產卡片上的月折舊額供對照，由用戶決定是否入賬。系統自動計提折舊時將遵循以下幾條原則：1、不在用、或已完成折舊的固定資產不再計提折舊；2、未提足折舊提前報廢的固定資產，也不再補提折舊；3、以經營租賃方式租入的固定資產不再計提折舊；4、在建工程項目交付使用以前的固定資產不再計提折舊；5、本月增加的固定資產本月不計提折舊，而是從下一個月開始折舊；6、本月減少的固定資產本月仍計提折舊；7、保證每種固定資產折舊后的累計折舊總額不超過“原值預計殘值(凈值不低于殘值)”；8、某一固定資產一旦計提完折舊，其“使用狀況”將自動被置為“已完成折舊”，以后不再計提折舊。如果卡片中的科目代碼呈紅色，這表示該固定資產折舊費用從其它項目分攤，并且是按照科目進行分攤。卡片中帶有“%”，表示該固定資產進行費用分攤。在有的時候，有的卡片會出現計算出的本月折舊和卡片上的月折舊額不一致的現象，這是由于該固定資產的已用月數剛好是整年，軟件已自動調整了計算誤差，凡是有這種情況，屏幕上以醒目的紅字提示，并允許用戶再作調整。折舊計提以后，應該點擊“入賬”按鈕以表示正式確認本月的折舊計提。如果選擇“退出”，則本次所計提的折舊無效，需要重新計提折舊。“固定資產折舊計提表”窗口中還有“審核/取消審核”、“折舊預測”、“按部門排序”、“卡片”、“重新計提”、“暫存”等功能按鈕可以使用。“審核/取消審核”：當用戶在“初始與設置選項”中啟用了“固定資產需在審核后計提”選項功能后，這就意味著在總公司財務主管正式計提前，得先由各分公司或部門的操作人員先對折舊進行審核，只有當所有的分公司或部門都已經過審核后才可以入賬。系統也提供“取消審核”功能。“折舊預測”可以對當前所有在用的固定資產卡片在未來一段時間內的可提折舊額進行一個預測統計。但是對于采用工作量法計提折舊的固定資產，預測只供參考。啟用了“折舊預測”功能后，系統將屏蔽“重新計提”、“暫存”和“入賬”功能，同時該按鈕切換為“當月折舊”，單擊它，系統又回到折舊預測前的狀態。“暫存”就是將當前所計提的折舊暫時保存起來，并沒有真正進行折舊的計提工作。在入賬過程中，系統會讓您確認是否生成轉賬憑證。入賬后，本月“計提折舊”子菜單不可再用。說明：1、如果設置了操作員的部門權限（該步操作在本系統“系統服務操作員權限管理”中執行）之后，則擁有折舊計提權的人員變成為擁有所有部門操作權限的操作員，只有這樣的操作員才可以進行折舊的計提工作。另外在折舊計提時，如果在選項中設置了“固定資產需在審核后計提”選項的話，則在折舊計提前，需要由每個擁有相應部門權限的操作員對本部門的卡片進行折舊審核后方可將所計提折舊進行入賬操作。2、如果本月折舊已經計提，則本菜單為灰色，無法再運行。3.2.3 固定資產變動固定資產的變動包括購置、損毀、盤盈盤虧、清理、大修、報廢、停用、啟用等，為了便于管理，本系統將固定資產的各種變動情況歸納為以下幾種：固定資產增加（包括成批錄入、新錄入和從當前卡片復制）；固定資產減少；固定資產轉移；固定資產科目變動；固定資產拆分；固定資產重估；固定資產計提減值準備；盤盈；盤虧；停用、封存、啟用；停用（計提）、啟用；固定資產卡片其它內容修改；費用分攤設置。在本月折舊計提以前，固定資產變動項目中只有固定資產增加、盤盈、卡片其它內容修改這幾項是允許的，其他如固定資產減少、轉移、拆分、原值變動、計提減值準備、盤虧、停用、封存、啟用各項都呈灰色，表示這幾項在折舊計提以前不起作用。這樣安排的目的是為了遵循本月增加的固定資產本月不折舊、本月減少的固定資產本月仍折舊的原則。下面介紹固定資產變動的具體操作：單擊“日常輸入固定資產變動”，首先彈出“檢索條件窗口”，單擊窗口中的“選項”按鈕，彈出下拉菜單欄，見圖 3.31：圖 3.21查詢方法如圖所示系統提供多種查詢方式：簡單查詢、復合查詢、多部分查詢和自定義內容查詢。您可以根據需要自由切換查詢方式，以便更加準確的找到您所要進行變動的卡片。另外，該檢索條件窗口中的“分攤標志”選項提供三種檢索情況，1、選中表示僅檢索分攤的；2、不選中（字體顏色藍）表示檢索除分攤外的記錄；3、不選中（字體顏色黑）表示不檢測分攤的記錄。該檢索窗口中有的選項后面帶有“*”或“*”，表明該選項提供模糊查詢。例5：在檢索條件“卡片代碼”中輸入“1”，進行查詢，則查詢結果將羅列出所有卡片號為1開頭的固定資產。說明： 在檢索條件窗口中不輸入任何檢索條件，直接點擊“確認”，系統默認羅列出所有固定資產卡片。確認了檢索條件后，便進入了“固定資產卡片列表”窗口，窗口中有的卡片號中帶有“%”，表明該固定資產卡片進行了費用分攤；卡片號中帶“#”表明該固定資產卡片未審核。在此窗口的工具欄上，用戶可以發現沒有“增加”、“刪除”和“修改”功能按鈕，窗口中卡片的變動操作都是通過選中卡片同時單擊鼠標右鍵后彈出的下拉菜單欄中的所有菜單實現，見圖 3.32或圖 3.32： 圖 3.22 圖 3.23 說明：如果當月未計提折舊，系統提供的變動功能如圖 3.22所示；反之，如圖 3.22所示。3.2.3.1 固定資產增加“固定資產增加”包括購置、自建、融資租入、投資人投入和接受捐贈等情況。固定資產新增并且被系統存入以后，便反映到固定資產卡片列表窗口中，此時該固定資產的卡片號中帶有符號“#”表明該卡片未審核，還需要進一步復核確認。增加固定資產有多種方式：可選擇下拉菜單欄中的“1.成批錄入”、“2.固定資產增加（新錄入）”和“3.固定資產增加（從當前卡片復制）”。3.2.3.1.1 成批錄入成批錄入一次可以新增多張卡片，窗口中每一行就是一張完整的卡片。并且支持從其他文件直接轉入的功能。在此操作窗口中進行復制與刪除操作時，支持多行操作，行選擇支持Shift、Ctrl組合鍵的使用。“轉入”按鈕實現從其他文件直接導入固定資產卡片數據。該功能支持TXT、DBF格式，以擴展名來區分這兩種格式。TXT格式要求兩個字段之間用TAB分隔符隔開。轉入格式如下：內 容長度(字節)或小數位數要求、注釋固定資產代碼20存在該固定資產類別固定資產名稱30科目代碼20存在該科目部門代碼8存在該部門原值.2預計殘值.2預計使用年限.0月折舊率.3月折舊額.2已使用月數.0累計折舊.2規格16存放地點20數量4計量單位12產地16來源10備注200入賬日期年份,月份自動改變啟用日期日期格式必須與系統設定一致生產日期序號15注意“自動生成序號”使用狀況.0空值將自動設為“在用”(對應表)1“在用”2“未使用”3“不需用”4“停用、封存”5“逾齡”6“停用（計提）”折舊方法.0(對應表)1“平均年限法”2“作業量法”3“年數總和法”4“雙倍余額法”9“不折舊”3.2.3.1.2 固定資產增加（新錄入）固定資產增加（新錄入）是指進行固定資產卡片的新增錄入的操作，如新購固定資產、接受捐贈的固定資產等等，卡片的內容需要完全重新錄入。具體錄入操作方法可參見“2.12 初始卡片錄入”小節。3.2.3.1.3 固定資產增加（從當前卡片復制）固定資產增加（從當前卡片復制）是新錄入的一種增強功能，即新增卡片與系統內某張卡片的卡片內容大體相同時可以使用該功能。使用該功能時，在卡片錄入窗口中的大部分內容與所復制的卡片相同。這樣可以大大減少了錄入的工作量，避免重復錄入。提示：復制時，系統將同時復制固定資產附屬卡片中的所有信息。3.2.3.2 固定資產減少“固定資產減少”包括被盜、報廢、清理、調撥、出售、損毀等情況。進行固定資產減少處理時，首先在固定資產變動窗口中選中本月要減少的固定資產，然后單擊下拉菜單欄中的“固定資產減少”菜單，便可進入固定資產減少窗口。3.2.3.3 固定資產轉移“固定資產轉移”在此定義為部門之間的轉移。在操作窗口中，必須輸入轉移至部門和選擇本月折舊費計入部門（注：所錄入的內容直接影響折舊按部門進行統計時的數據），摘要和入賬日期可根據需要輸入。3.2.3.4 固定資產科目變動單擊“固定資產科目變動”，彈出“固定資產科目變動”窗口。此窗口中，必須輸入科目代碼和選擇本月折舊費計入科目（1.轉移前的科目代碼、2.轉移后的科目代碼），摘要和入賬日期可根據需要輸入。3.2.3.5 固定資產拆分“固定資產拆分”在此即指對該固定資產原值的拆分。在實際業務中可能會碰到暫估入庫的卡片，例如新建的辦公樓尚未完工，但實際已經投入使用當中，這時可以在固定資產管理系統中錄入一張暫估的卡片，當辦公樓竣工后，整幢辦公樓實際上就是由許多張不盡相同的卡片組成，這時就需要對該卡片進行拆分。拆分后的卡片有可能不只有一張卡片，而且卡片原值也會發生變化。拆分窗口中默認顯示被拆分固定資產卡片的所有信息，但系統允許用戶修改已有的所有內容，即在此窗口中的操作可類似于新增一張固定資產。修改了“原值”后，然后單擊“插入”按鈕，在窗口中原有記錄的下方會出現一空白行，輸入相應內容，這樣原來的固定資產被分為兩張，您還可以再插入，直至將原有固定資產拆分到滿足您需要為止。完成卡片拆分后，系統會自動提示生成相應的財務憑證，以確認本次變動的原值發生額和累計折舊發生額。注意：拆分后的固定資產卡片原值之和可以與被拆分固定資產卡片原值不同。3.2.3.6 固定資產重估企業已經入賬的固定資產，在一般情況下，不得任意變動其價值，但確需對其進行價值重新估價時，一般可從以下幾方面對其進行調整：1、原值變化；2、使用年限變化；3、原值和使用年限同時變化。進入“資產重估”窗口以后，系統分為左右兩屏顯示，左屏提供了該固定資產變動前的參考數據，右屏要求錄入變動后的數據，包括摘要、變動后的原值和使用年限等內容，輸入內容會因為采用的折舊方法不同而有所不同。3.2.3.7 固定資產計提減值準備企業中的有些固定資產會由于市價持續下跌，或技術陳舊、損壞、長期閑置等原因而導致其可收回金額低于賬面價值，此時就應將其中可收回金額低于賬面價值的差額作為減值準備進行計提。系統可根據用戶輸入的市值或減值準備值進行計提。如果用戶輸入的是市值，則系統首先會搜索出該固定資產的賬面價值，然后根據兩者之間的差額進行預提；如果輸入的是減值準備值，則系統將直接采用此數據進行預提。3.2.3.8 盤贏、盤虧企業在對固定資產進行清查的過程中，如果發現有盤盈、盤虧的固定資產，便可通過下拉菜單欄中的“盤盈”、“盤虧”菜單進行登記，以確保固定資產核算的真實性，充分挖掘企業現有固定資產的潛力。“盤盈”、“盤虧”的處理類似于固定資產增加、減少的處理，在此不再贅述。3.2.3.9 停用、封存、啟用固定資產在其使用過程中，往往會因為種種原因（如修理）使固定資產處于啟用停用再啟用再停用或封存的狀態，在本系統中可通過該菜單控制固定資產的使用狀態。注意：被指定為“停用”、“封存”的固定資產，從下一個月開始停止計提折舊；被指定為“啟用”的固定資產從下一個月開始恢復計提折舊。3.2.3.10 停用（計提）、啟用“停用（計提）、啟用”是針對已停用但仍需計提折舊的固定資產而言的，操作方法與“停用、封存、啟用”菜單相同。3.2.3.11 固定資產卡片其它內容修改“固定資產其它內容修改”用于修改諸如“規格”、“存放地點”等等與折舊無關的內容。只要窗口中相應項目的底色不為灰色，都可以對該內容進行相應的修改，當然在修改之前需要擁有相應的權限。3.2.3.12 費用分攤設置本系統中費用分攤有按部門和按科目兩種方式，用戶在“初始與設置選項設置”中可確定選用哪一種方式。下面介紹以選用“按部門”為例。選中需費用分攤的卡片，然后單擊“費用分攤設置”，見下圖：圖 3.24折舊費用分攤設置窗口如圖 3.24所示，該固定資產所屬的部門為“秘書室”，若其當月的折舊費需要與辦公室分攤，則您還需在“已選入”框中增加“總經理辦公室”和“董事長辦公室”（注：參加費用分攤的部門必須為末級部門）。單擊圖 3.24中的“選項”按鈕，彈出下拉菜單欄，通過它可進行錄入分攤比例、錄入分攤相對數量和是否停止分攤三項功能之間的切換。圖 3.25為了防止錄入員操作錯誤，固定資產按以上介紹的任一方式變動后，都需要進一步復核，準確無誤方可入賬。3.2.4 修改變動內容該菜單對已發生了變動的固定資產進行管理和維護。在該“查詢條件”窗口中定義如查詢范圍（包括未復核、已復核）、入賬日期范圍、部門范圍（部門允許多選）以及錄入員等，屏幕根據查詢范圍顯示出本范圍內的變動內容。在此窗口中還可修改或刪除部分變動內容，下列情況系統不允許再修改：1、已經審核了的變動內容，如窗口中打上小紅勾的記錄，表明已審核將不再允許修改。2、變動情況為減少和盤虧的固定資產，不再允許修改。點擊“取消復核”可以對當前選中的記錄行取消復核。這樣主要是為了避免在復核時誤操作而通過的審核。取消復核后，便可重新對該卡片進行確認工作。注意：1、取消復核功能只限于以下業務：a）新增和盤盈；b）部門轉移；c）科目變動；d）停用啟用。2、取消復核功能只適用于本月發生變動的固定資產。3.2.5 復核、入賬此處的“復核、入賬”指對固定資產的變動記錄進行復核、入賬。本軟件中某一位操作員錄入的變動記錄可由自己來復核，這可在“初始與設置選項”中設置。進入“復核、入賬”窗口以后，點擊“全部通過復核”按鈕或直接用鼠標點擊變動記錄進行審核或解除審核，然后點擊“確認”鍵入賬。已復核入賬的固定資產變動將自動反映到“固定資產變動”窗口中。提示：對于變動情況為轉入和轉出的變動記錄，單擊任一方（轉入或轉出）的變動記錄進行復核，系統同時自動對另一方進行復核。3.2.6 統一修改資產屬性點擊“統一修改資產屬性”功能菜單，系統彈出窗口如圖 3.66所示：圖 3.26統一修改資產屬性窗口3.2.7 卡片增加卡片增加是指進行固定資產卡片的新增錄入的操作，如新購固定資產、接受捐贈的固定資產等等。卡片的內容需要完全重新錄入，具體錄入操作方法可參見“2.12 初始卡片錄入”小節。3.3 月結處理月結處理可包括月結和反月結兩項功能。系統是否擁有反月結功能取決于用戶在“初始與設置選項”中的設置，如果啟用了該功能，則在“月結處理”主菜單下含有“反月結”菜單；反之，系統將屏蔽該功能3.3.1 月結主要用于結束本月固定資產折舊、變動及其它管理工作，結束當前月份的所有工作，并將當前月指向下一個月，月結以前必須要保證已完成下列工作：1、本月已計提折舊；2、本月所有的固定資產變動資料均已復核、入賬。如果本月為12月份，那么月結以后系統將自動建立下一年的數據庫，并形成下一年的卡片及初始數據，供下一年年初初始化使用。如果本月折舊尚未計提，系統將不允許用戶進行月結處理，系統會提示用戶本月折舊未提，這時用戶需要先將本月折舊計提后才可進行月結處理。同樣也需要對所有的變動資料進行復核、入賬。如果您在“初始與設置選項”中設置了與賬務核對數據，則在進行月結時系統會根據您在本系統中所設置的內容與賬務處理系統中的進行核對，如果經檢查發現數據與賬務模塊不一致時，系統會自動提示您是否繼續進行月結操作。3.3.2 反月結反月結就是將當前月份往前退回一個月，以便完成一些由于各種原因遺漏的工作。如上月新增卡片忘了錄入，或本該在上個月進行盤虧等減少操作的，卻沒有及時進行減少。這時就可以采用反月結功能，將固定資產模塊的當前月份轉到上個月。不過，在進行反月結時，需要確定本月的折舊未提，如果本月已經提過的話，那就無法再回到上個月了。注意：如果不是財務主管，則無法進行該項操作，甚至無法看到反月結的菜單。3.4 查詢打印本章節提供了模塊內所有卡片的查詢，在查詢時可以指定篩選條件來進行查詢，并且可以根據不同情況來分門別類地查看各種明細賬。如想查詢一下本月所有新購的卡片的情況、某段時間內折舊額在10000至20000元間的卡片有多少等等，都可以隨時生成您所需要的數據，并且可以隨時的打印您所關心的相應數據。而且可以根據固定資產管理特色，獲得許多賬簿，如備查簿、明細賬等等。3.4.1 卡片列表系統以列表形式列出所有的固定資產卡片，在查詢前首先彈出檢索條件窗口在此窗口中可以設定查詢某一范圍內的卡片列表的檢索條件，如查詢某一類別、某一部門、 某一原值范圍等等的固定資產卡片。輸入您所想查詢的條件范圍，按確認即可獲得相應的卡片列表。卡片列表中包括所有符合條件的固定資產卡片，列表內容有固定資產的卡片號、名稱、原始原值、原值、累計折舊、使用狀況等等。列表的顯示內容，用戶可通過窗口中的按鈕“其它選列”自行設置。 說明：“原始原值”是您錄入卡片時的金額，而“原值”是卡片中的金額，因為您可能會對固定資產進行重估，使固定資產的“原值”發生變化，這樣“原始原值”顯示的是您重估前的卡片金額，而“原值”則顯示重估后的卡片金額。列表最下方的工具欄中排有“其它”、“明細賬”、“卡片”、“篩選”、“打印”、“退出”等功能按鈕。“其它”中包括菜單：按卡號排序、按序號排序、按原值排序、按凈值排序和選列。明細賬：用于查詢當前選中的固定資產的明細賬。卡片：通過該按鈕可查詢到各固定資產最新狀況下的詳細信息。由于卡片中的內容很多，而且在我們實際打印表或其他表格時無需將卡片的所有屬性打印出來，所以在打印時提供了打印功能選擇。3.4.2 明細賬固定資產明細賬記錄了某一種固定資產的所有歷史變動情況，包括購置、每次折舊計提、轉移及其他所有的變動明細等等。單擊“定位”按鈕，可直接輸入資產代碼進行查找。注意：1、此處的定位可實現