百靈鳥無紙辦公QC總結廣西綠城水務股份有限公司管網管理處百靈鳥無紙辦公QC小組一 小組概況小組名稱百靈鳥無紙辦公QC小組成立時間2007.5.15課題名稱使用電子發文系統 實現無紙化辦公小組目標比往年節約辦公經費一半以上。課題注冊2007年 月 號注冊號活動日期2007年5月11月活動類型管理型活動人數8人序號姓名職務或職稱組內職責序號姓名職務或職稱組內職責1王健君組長組織8周紅軍副主任協調2蒙繼才副組長組織93梁譽寧組員協助104黃 韜組員協助115張桂紅組員協助126吳月嬋組員協助137何 剛組員協助14二 選擇課題 每年，我處都有大量的公司文件和內部文件要下發、簽收，用在文件打印和復印的各類紙張不下幾萬張，紙張消耗就接近2000元左右。如果利用我處現有的內部網絡系統，建立一個電子發文系統發送文件，推廣無紙化辦公，不但可以大大提高內部溝通的效率，還可以省去許多文件的復印和打印，節省開支。 三、活動計劃：活動階段月份5月6月7月8月9月10月11月選擇課題計劃實際現狀調查計劃實際確定目標計劃實際原因分析計劃實際制定對策計劃實際對策實施計劃實際效果檢查計劃實際鞏固措施計劃實際總結成果計劃實際 計劃時間實施時間四、現狀調查我QC小組針對去年我處紙張使用的情況進行了調查。我處紙張主要使用在文件的打印、復印。按照文件紙張的使用情況，大致分為4類：1、 上級公司下發的各類通知、方案以及行政性文件等；2、 我處內部的各類通知、方案以及行政性文件等；3、 各班組內部的記錄文件等；4、 職工個人的一些文件。其中，上級公司下發的文件，我處內部下發班組的文件，每次都要打印或復印到我處下屬的11個班組，復印量很大。一些外勤班組內部因工作的需要而填寫許多維修記錄、排水記錄等，每個月也需要使用紙張共300張左右。還有職工個人有時需要打印、復印一些個人資料上交，也占我處紙張使用的一部分。據統計前3類的紙張使用占全處紙張使用的90%以上。五、 目標確定 根據現狀調查以及我處的情況，我QC小組經過討論，設定了本次活動的目標為：比往年同期節約辦公經費一半以上。六、原因分析影響辦公經費成本的因素人機料法環其它員工操作失誤導致重復打印、復印而引起浪費。打印、復印設備陳舊，容易出錯，在使用過程中造成浪費。 打印、復印設備使用原裝耗材，成本高。上級公司以及處內的一些文件須大量打印和復印到每個班組傳閱，沒有更好的傳閱方式。無一些職工拿私人的文件到辦公室打印或復印。外勤班組每個月需要復印大量的記錄表。我小組成員運用頭腦風暴法，對影響目標實現的原因進行了分析討論，并借助樹圖進行了末端原因分析，如圖。七、要因確認我小組通過分析論證對6個末端原因作進一步分析確認。要原因驗證情況見表：序號末端因素確認方法調查論證是否要因1職工操作失誤導致重復打印、復印而引起浪費。調查分析職工平時加強對打印文件的校對以及對設備的正確使用可以減少浪費。非要因2打印、復印設備陳舊，容易出錯，在使用過程中造成浪費。調查分析陳舊的設備出錯的幾率不大。有問題的時候都及時送去維修。對于年限長久的設備已經申請報廢更換。非要因3打印、復印設備使用原裝耗材，成本高。調查分析我處已經推廣使用替代墨水，復印機的碳粉依然使用原裝碳粉盒。非要因4上級公司以及處內的一些文件須大量打印和復印到每個班組傳閱，沒有更好的傳閱方式。調查分析需要下發的文件很多都是電子檔，須打印后再復印，我處各班組基本都配備有電腦并且組成了局域網，可以有效的利用這個優勢將電子檔通過局域網發送而不必再打印下發。是要因5外勤班組每個月需要復印大量的記錄表。調查分析外勤班組的原始記錄表要存檔3年，屬于必須支出項。非要因6一些職工拿私人的文件到辦公室打印或復印。調查分析已經建立制度，限制職工過度使用公家設備辦私事。非要因八、制定對策小組在找到要因后，為了達到預期目標，針對上述原因提出對策方案。序號原因目標措施負責人實施時間1上級公司以及處內的一些文件須大量打印和復印到每個班組傳閱，沒有更好的傳閱方式。通過新的傳閱方式減少辦公經費的支出搜集電子發文系統的資料，初步試用，進一步推廣到各班組梁譽寧黃 韜2007年7月九、實施 實施1：收集關于局域網內的電子發文系統、OA系統。了解到目前企業內部使用比較廣泛的系統為：LOTUS OA類型的辦公系統，WEB OA 類型的辦公系統。我們還多選了一個網絡非常流行的論壇形式的BBS 系統。將三者進行試用比較。下面是三者的對比表：系統優缺點LOTUS OA 辦公系統WEB OA 系統BBS 論壇系統1、是否開源免費軟件否，商業收費軟件有開源軟件，也有商業收費軟件是，開源免費軟件2、是否需要安裝客戶終端是否否3、是否需要安裝服務器端是是是4、安全級別 進入系統需要由管理員分配的專門的ID標識符文件，安全級別高。 進入系統時的ID由管理員分配，不需要標識符。安全級別中等。 系統的ID可以經過管理員設置為自由注冊，也可以禁止注冊，安全級別相對較低。5、文件的發送可以發送多種類型的文件。可以發送多種類型的文件。只能在論壇帖子內共享txt文檔和一些壓縮型的文件。6、是否可以群發文件是是否7、操作的難易程度容易容易容易8、系統安裝以及維護 安裝的設置較繁瑣，維護相對麻煩。安裝簡單方便，易維護無須安裝，但設置較繁瑣，易維護。 根據我公司對正版軟件的要求，我們希望不增加經費來購置軟件系統，盡量選擇開源的或免費的辦公系統。在綜合對比這三種系統之后，我們選擇了WEB OA類型的辦公系統。在經過網上的查詢以及比較后，我們最終選擇了信達OA辦公系統。選擇的理由有3個：1、該系統正進行免費推廣活動，可以免費注冊使用；2、安裝過程簡單，無須再安裝IIS5.0等操作系統所需的程序；3、該OA系統功能多，完全可以滿足我處日常的辦公。實施2：我們先安排2名對電腦使用非常熟悉的員工對信達OA系統進行試用，熟悉其基本功能，對我處需要的功能進行重點研究和使用。7月10日，我處專門安排了信達oa系統的使用培訓，由每班派出一名負責人進行培訓。該負責人今后將負責接收我處辦公室下發的電子檔文件，告知其本班同事查閱新下發的文件。 技術人員在學習使用新系統實施3、系統從7月11日開始試運行。平時有新文件需要下發的時候，領導會在全體職工集合的時候通知，或者辦公室人員用內線電話通知各班組查收。從開始試運行到8月11日整一個月時間，我們統計了利用信達OA系統發送電子文檔的文件，根據我處倉庫的一些購入辦公用品的價格進行了計算。7月份節省的辦公用品統計如下表：名稱紙張（張）墨盒（個）碳粉盒（個）合計數量22307.41.1單價0.04元25.00元160.00元金額89.2元185.00元176.00元450.2元注：墨盒按照每打印300張紙使用1個墨盒計算； 碳粉盒按照每復印2000張消耗一個碳粉盒計算。十、效果檢查1、措施自實施以來已見成效，經過不斷的總結經驗，工作效率大為提高，在經過810月份的推廣使用后，11月份我們進行了效果檢查。具體效果如下表：8月份:名稱紙張（張）墨盒（個）碳粉盒（個）合計數量15605.20.78單價0.04元25.00元160.00元金額62.4元130.00元124.80元317.2元9月份名稱紙張（張）墨盒（個）碳粉盒（個）合計數量1220 4.07 0.61 單價0.04 25.00 160.00 金額48.80 元101.67 元97.60 元248.07元10月份名稱紙張（張）墨盒（個）碳粉盒（個）合計數量13404.47 0.67 單價0.04 25.00 160.00 金額53.60元111.67元107.20元272.47元11月份名稱紙張（張）墨盒（個）碳粉盒（個）合計數量10503.50.525單價0.0425160金額42.00元87.50元84.00元213.50元按照類型來統計如下表：月份八月九月十月十一月合計紙張62.4元48.8元53.6元42元206.8元墨盒130元101.67元111.67元87.5元430.84元碳粉盒124.8元97.6元107.2元84元413.6元 由上表可以看出，8-11月份，紙張共節約了206.8元，打印機墨盒節約了430.84元，復印件碳粉盒節約了413.6元，總計約1052.00元。 去年我處同期的辦公室經費使用在這幾項的金額為2215元，現已實現節約一半經費的小組目標。2、無形效益： 新的發文系統的使用，即節約了紙張的使用，減少了電腦的閑置率，我處辦公無紙化程度大為提高，辦公效率較之活動前有了提升。3、企業效益：總共節約辦公室經費約1052.00元。十一、鞏固措施一、堅持使用