精品文檔OA使用管理制度一、 總則1、 為了提高工作效率，保障信息傳遞暢通，特制定本制度。2、 OA辦公管理系統（以下簡稱OA系統）是以泛微協同辦公標準版辦公系統為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統，實現網上辦公和信息資源共享。OA系統是公司信息化建設的重要組成部分，是提高辦公整體管理水平的重要手段。二、 組織職責及權限OA系統的運行中，各部門各負其責，協同配合。職責如下：1、公司決策層是公司OA系統的監督、審核、審批的最終決策者。決策層包括：總經理、董事長，主要職責有：（1）負責確定、監管OA系統核心工作流程參與人員的權限；（2）負責OA系統各職能部門工作流程設計的審核；（3）負責OA系統核心工作流程的設計、修改；（4）負責監控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉；（5）負責對系統內的保密設置進行定期檢查。2、人力資源部是OA系統的歸口管理部門，OA管理員主要職責為： （1）負責制定OA系統規章制度； （2）負責領導、OA管理員和相關人員的培訓和技術指導工作；（3）負責OA系統內各大功能模塊信息內容更新的監督；（4）負責OA系統的數據備份；（5）負責對系統內的信息按照公司保密要求進行定期檢查、監督；（6）負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（7）負責系統用戶注冊、注銷、現有用戶及新增用戶的審核等管理；3、總經辦負責OA 系統的建設、維護和服務支撐工作，負責服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：（1）負責OA系統軟件的維護管理；（2）負責制定OA系統應急方案和系統技術管理規章制度；（3）負責OA服務器、操作系統和硬件的維護，確保服務器安全運行；（4）負責文件柜功能模塊各部門書寫權限的設置。4、其他部門主要職責為： （1）負責制定本部門OA系統相應管理制度； （2）負責指定部門OA管理員，參與本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及本部門OA系統終端的日常維護、人員培訓等技術支持工作；（3）部門OA管理員負責本部門參與OA系統人員權限變更時，及時提供給人力資源部申請調整；負責處理OA系統中公文流轉工作及文件夾屬性和內容的變更工作；（4）負責根據本部門工作需要，提出優化需求。三、 登陸管理1、系統正式運行后，所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統瀏覽一次，以保證公文系統的正常流轉和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。2、系統用戶必須建立個人密碼，及時更改、保護好個人登錄密碼。多人共用一臺計算機的，如暫停OA辦公需及時退出OA系統，以免他人介入工作環境。3、登陸OA系統用戶密碼應經常更改，以防他人有意或無意打開系統數據庫獲取信息，濫發電子郵件、惡意增刪資料或干擾審批流程。四、 安全保密 1、 公司OA管理人員涉及修改流程及內容，必須經過部門經理、分管副總、總經理、董事長確認后方可實施，由OA管理員修改流程及表單，嚴禁擅自更改刪除，避免電子數據的失真或丟失。2、 OA管理員應認真貫徹執行中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例，不得利用OA系統從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的數據。 3、 OA系統中所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息，不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。 4、 未經管理人員本人同意，任何人不得隨意讓無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不許下載受控的內容。發生泄密的情況，將按內容追究相關人員法律責任。五、 模塊功能說明（一） 我的流程 我的流程模塊設新建流程、待辦事宜、辦結事宜等，亦可進行相關流程查詢等，新建流程模塊按公司制度規定的審批流程處理。（二） 新聞公告1、 新聞公告模塊包括：RSS資訊、新聞發布、公告管理、文本聊天室和投票調查等子模塊。2、 各部門發出、報送的各類公文原則上統一由總經辦通過辦公自動化OA系統發送，其他如通知、成績公告等欄目等由分管副總確定由OA管理員統一上傳，并內部提醒相關人員。3、 公文簽發后，由總經辦編號、制作電子公文，使用OA系統文件分發流程發至各部門主要負責人和OA管理員各一份，并根據實際需要打印紙質文件若干份報出并歸檔。發文辦理程序為各部門擬稿人按發文流程，由本部門領導審核，提交分管領導、總經理、董事長閱批，后轉總經辦經理統一編文下發。4、 電子公文與紙質公文具有同等效力，不加蓋電子印鑒。如需要對外提供紙質文件，各部門可向總經辦申請正式文件。（三） 我的任務1、 此模塊包括：常務安排、我的計劃兩個子模塊，常務安排模塊又分為我的日程、新建日程、日程管理、我的日志、下屬工作日志等部分，我的計劃分為我的計劃、新建計劃、計劃管理等。2、 各部門推行日志管理，完善計劃管理，所有員工每天須填寫各自工作日志或提報分管領導。工作日志每天下班前填寫或提報，工作計劃每周下班前填寫或提報。（四） 我的協作公司各級領導及各部門安排及布置的日常性、緊急性等重要工作，各具體策劃組織或發布者，可通過OA提報我的協作，具體版式及內容要求詳見OA產品使用手冊。（五） 其他功能模塊詳見OA使用手冊。六、 OA辦公考核（一） 批/ 回復為實現信息的暢通，實現批/回復管理，即員工按職責對相關信息，應及時給予回復：1、 通知、企業制度、指令等欄目內容涉及全體員工的， 每個員工必須最遲在兩天內給予回復。2、 急辦的內容發布，內容上應注明“急辦”，對急辦的內容，相關人員必須在當天給予回復。須急辦或重大信息，除在OA上發布外，還應及時采用其它通訊方式進行溝通、傳遞，相關人員在接到通訊通知后，必須在通訊通知后一小時內給予回復。（二） OA辦公考核及獎罰為強化OA系統的健康運行，發揮其有效作用，實施考核管理：1、對未按規定及時回復的由管理員進行記錄，每月進行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予以考核；如若未能按照回復的規定進行相應的回復，則第一次由其分管領導在OA欄目上發布批評警告并通知，第二次未予及時批復，總經理核實后，由公司給予50元的罰款并予以通報。2、不按期、按時報送信息的，如：項目簡報、管理周報等按漏報次數給予主要負責人經濟考核；3、發生影響OA系統維護管理的，視情節給予相應的考核。七、 網絡維護為確保網絡的正常運行，全體員工都有對OA系統維護的義務；1、 OA管理員是OA系統欄目、版面變更、組織架構調整、賬戶開通、注銷及修改和流程設計、修改唯一的指定人；2、 禁止在OA系統上傳帶有病毒的文件、圖片等。八、 應急措施應急措施是保證文件信息、資料不丟失的有效措施。1、對制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發布的同時，發布人還應進行備份，以避免信息丟失；2、需要進行歸檔管理的資料、信息由管理員指定相關人員進行備份；3、OA管理員對OA系統要及時進行維護管理，防止發生系統失效，每周進行一次系統清理和資料備份，對服務器進行安全防護。九、 附則1、各部門領導對本部門在OA