昆山開發區辦公室系統業務培訓資料 關于會議組織工作 昆山開發區黨政辦公室2011 5 會議組織的三大工作會前準備會間工作會后工作 會議的作用分工功能協調功能決策功能組織領導功能資訊功能親和功能 提高會議效率的幾個因素 會議前目標明確 議程確定與會者選擇恰當 不圖多不求少 必須參加者參加 會議時間選擇恰當 通知不能太早或太晚 通知內容要周詳 使與會者有準備而來地點選擇恰當 音響等設備良好準時開始不拖拉 議程中每一議題的時間分配恰當會議中排除外界干擾 保持設備正常使用發言緊扣主題 會議討論要會而議 議而決 會議中資料準備充足 保障決策科學發揚民主 會議討論充分 無少數人壟斷會議現象適時制止與會者相互扯皮 并調動會議討論熱情視聽器材發生良好無特殊情況不超出預定時間主持人適時總結會議成果會議后與會者及時傳達 貫徹會議精神整理出完整的會議記錄 及時追蹤決議事項貫徹執行適時匯總通報會議精神貫徹情況 會議中幾個角色正式人員 包括主持人 特邀人員列席人員旁聽人員秘書的作用參加會議 自始至終為會議服務 對支持和保證會議取得預期效果起著不可替代的重要作用 一般會議的六個要素 與會者主持人議題名稱時間地點 大型會議有主辦方 協辦方等 會議的與會者 與會者的要求必要性重要性 有利于會議的進展和效果 合法性 有合法的身份和法定的資格 與會者成員組成正式人員 有表決權 選舉權和發言權 列席人員 有一定的發言權 但無表決權和選舉權 特邀人員 根據會議需要專門邀請的人員 如上級機關的領導人 友好單位 地區 國家的來賓 報社 電視臺的記者等 旁聽人員 不具有正式資格 既無表決權 也無發言權 會議的主持人 當然主持人由其職務和地位 即由組織的章程或法規決定 臨時主持人各種代表會議 或幾個單位 幾個地區的聯席會議 選舉或協商產生臨時主持人 重大會議 需產生相應人數的主席團 由主席團成員集體或輪流主持會議 主持人的職責 宣布開會和閉會 介紹會議情況 控制和調節會議進程 允許與會者發言和制止超時及違反規范的發言 維護會場紀律 選定會議記錄人及驗證會議記錄的準確性 督促會議決議和決定的執行 會議的主辦者 由有領導或管理職權的機關主辦在需要做出決策 宣布決定 傳達指示 通報情況 布置工作 聽取意見等情形下 由領導或管理機關承擔主辦責任 由會議的發起者主辦協作性 學術性 交流性的會議 主辦者通常是會議的發起者 可以是一個組織發起 也可以是多個組織共同發起主辦 由一個組織的成員輪流主辦經常性會議 如年會 每一個成員 包括國家 地區或非政府組織 都有主辦會議的權利和義務 如亞太經濟合作組織領導人非正式會議 通過一定申辦程序確定由誰主辦一些跨國家 跨地區的會議 政治 經濟影響比較大 涉及面廣 為保證會議質量和顯示公平競爭 采取申辦競爭程序來確定主辦者 申辦的程序和條件在會議規則中明確規定 如奧運會 世界博覽會 會議的議題 討論的題目 研究的課題 需要解決的問題 議題應盡可能集中 單一 兩種產生情況 領導指定 秘書調查研究后提出 議題的形式可以有書面形式和口頭形式 書面形式包括議案 建議 提案 最后文件草案或討論稿 會議議程 提綱等 小型事務性會議可將議題口頭傳達給與會者 議案 建議 提案的含義 議案 人大代表提出 經審議 列入大會議程建議 人大代表對本級人代會及其常委會提出的建議 批評和意見人代會常委會辦事機構交有關機關研究處理并負責答復 不列入大會的 議案 也如此處理提案 政協委員向國家機關和有關組織提出的建議和批評秘書工作包括兩部分議案 建議 提案產生過程中的工作 人大 政協機關秘書 辦理階段的工作 政府 法院 檢察院等機關的秘書 議案 建議 提案產生過程中的秘書工作 會前工作起草視察通知制發表格 議案草表 意見分類統計表 搞好視察組織安排工作 寫出視察情況報告組織工作人員參與視察 記錄情況 開會討論分析 整理文字材料根據議案 提案原案的情況 與有關單位通氣 以便預先作好答復工作會中工作起草工作方案 范圍 收集 立案 轉辦 審查會議的議程等 將已收集的草案表送回 補充修改審查委員會秘書機構開會討論 初步意見 匯總報大會主席團 議案 建議 提案的辦理 交辦承辦分類 接辦 登記 分發 協調 催辦 擬文 簽發 編號 印制 校對 統計 立卷 歸檔 總結催辦大會閉會后3 6個月予以答復 機關辦公室催辦答復以函的形式答復 抄送有關交辦單位審查復查總結和報告立卷和歸檔 會議的名稱 會議的名稱顯示會議的內容 性質 參加對象 主辦單位等 用確切 規范的文字表達 制成橫幅或 會標 如 昆山開發區工作會議昆山開發區機關辦公室主任年度工作會議 會議的時間 會議時間一指會議召開時間 要考慮需要 可能 適宜 二指會議所需時間 要一天 半天 三指每次會議議程的時間限度相關術語會期 一是指會議從開始到結束的時間跨度 從幾點到幾點 應在會議通知上注明 二指周期性會議召開的固定時間 全國人民代表大會每年3月份舉行 會議周期 同一性質 系列的兩次會議之間的時間跨度 中國共產黨全國代表大會每五年舉行一次 會議周期即是五年 休會 指會議過程的中止或會議期間的修整 休會原因 會議受外界因素影響被迫中斷 需要與會者在會外研究 溝通和磋商 使會議文件通過 會議期間的正常休息 復會 指會議在休會以后的繼續 又稱續會 閉會 在正常情況下完成各項議程后結束會議 同一性質 系列的兩次會議之間的正常間隔稱為 閉會期間 昆山開發區辦公室系統業務培訓資料 會議的地點 又稱 會址 既指會議召開的地區 城市 又指會議召開的具體會場所在地點 傳統會議形式是面對面的信息溝通 現代會議出現了電話 電視 網絡會議等 會議地點可分成若干個會場 用電話機 電視機和計算機等通訊終端連接各分會場 形式更多樣化 會議效率也大大提高 大型會議考慮政治 經濟 文化因素專業性會議考慮專業特征小型 例行會議在內部會議室考慮會場設施 交通條件 安全保衛 氣候環境等 會前準備 會議計劃和成本預算文件準備會場準備會議議程 程序的擬定會議通知的發送會前檢查 會議預案 會議計劃 會議預案標明會議名稱 時間 地點 會期 與會人員 會議日程 以及會議籌備人員和職責分工 會議經費來源及成本等會議六要素的具體化會議應做哪些準備工作決定會議的工作人員和服務人員部門會議應提前一星期由辦公室統籌安排 案例 會議室的巧安排 小李正制作 下周工作安排表 下周二上午有兩個會議要同時舉行 一是黨政聯席會議 另一個是離退休人員迎新年座談會 按照以往的做法 黨政領導開會一般都要安排在樓上的第二會議室 那里較樓下的第一會議室氣派 桌椅 沙發 茶具 空調一應俱全 小李不假思索地將黨政會議放在了第二會議室 而后將安排表交辦公室胡主任審閱 胡主任看后 將黨政會議與離退休人員座談會的地點對調了一下 小李看著主任勾畫的地方 心想 要學習的地方還真不少 胡主任為何要這樣調換 小李應該向胡主任學什么 會議成本預算 會議成本顯性的成本有 交通費 住宿費 餐飯費 與會人員補助 會場租用費 文件材料制作印刷費 飲料茶水費 文化娛樂費 宣傳廣告費 會議紀念品采購費 場地服務人員費用等 如有表彰活動的還有獎勵經費 另做計劃 文件準備 會議文件 一是會上需參考學習的文件資料 二是會議本身所產生的文件開幕詞工作報告發言稿其他會議文書會議通知 會議議程表 日程表 與會人員名單等會議文件的準備工作分工及時序要求 會議議程 會議活動有兩類 一類是議題性活動 即圍繞議題展開的講演 辯論 商討 審議和表決等活動 另一類是非議題性的活動 如選舉 頒獎 揭幕等活動 會議議程是對會議的議題按照主次 輕重 按照其內在聯系有機地排列起來 印成文書 就是議程表 議程表應在會前發給與會人員 會場準備 會場布置氣氛 色調應與會議目的相稱面積 設施應滿足會議需要桌椅擺放應符合會議需要主席臺席位布置正中為首席 然后左高右低 我國慣例 或者右高左低 國際規則 接見等社交場合 其他準備餐飲 住宿 接送 安全 保密 參觀游覽等 面門設座 主席臺 1 5 3 2 4 主席臺 1 2 3 4 5 6 領導人為單數 我國慣例 領導人為雙數 我國慣例 其一 主席團排座 主席臺 1 2 3 雙方共同主持會議 其三 發言者席位 會見座位圖 會議的設施和用品 電影 投影 膠片投影儀及多媒體投影儀 錄音 錄像 普通擴音設備 會議專用的音響設備 話筒 有線 無線 立式 座式及紐扣麥克風 同聲傳譯設備 電子圖形設備 電子表決設備 電子簽到機和計算機計票系統等 會議桌前的計算機終端 閱讀文件 查詢大會表決結果 調閱資料等 桌椅 照明電器 衛生用具 安全通道 消防設施等 如主席臺 講臺 橫幅 大白板 簽到臺 指示牌 告示牌 桌卡 盆景 鮮花 背景板 名片缽 插線板等 鐳射筆 夾紙板 馬克筆 鉛筆 紙等常用文具 茶水 茶杯 毛巾等生活衛生用品 傳真機 電話機 打字機 復印機等通信印刷設備 專門性會議所用的物品 如頒獎會的獎品與證書 選舉會用的選票和投票箱等 會議通知的發送 會議通知的要素召開時間 需用時間或會期 地點 會議名稱 主要議題 參加對象 需做的準備報到日期 地點 接站辦法 可酌情省略 重要會議要求與會人員提前到場 提出著裝要求 如提前十分著正裝進場等 召集單位署名 通知發出日期 公章會議通知的發送郵寄 書面通知或請柬 傳真 或電子郵件或OA通知 以上發送方式 必要時要電話確認是否簽收和參加人員 重要會議可提前預通知 并要通知回執 電話專人送達 會前檢查 檢查會議文件的準備情況文件的起草 校對 印刷 分裝檢查會場的準備情況主會場 分會場以及與會者的住地 檢查內容主要是基本設施 安全保衛措施等 包括電力通訊設備 影像設備 茶點供應 警衛部署 票證檢查 人員的定崗定位等 會間工作 會場的組織與服務會議信息的收集與編發會議文件的起草 會場的組織與服務 報到與簽到點名或本人簽到 憑證件報到 卡片簽到 電子簽到材料發放選舉工作 代表大會等 會場服務引導 茶水供應 照顧應對會場外的電話 來訪會場臨時調度應對突發事件 會場的組織與服務 報到工作 查驗有效證件查驗會議通知 介紹信 身份證等有效證件 在登記表上登錄與會者的個人信息登記姓名 視需要可登記性別 年齡 單位 職務 稱 通訊方式等 統計人數 做好會務工作 據此編制通訊錄 接收和發放材料接收與會者需在會上分發的材料 經審查后統一分發 會前分發文件在報到時一并發給 保密文件和需清退文件須履行簽收手續 告知與會者妥善保管 會后退回 預收費用和安排住宿收取會務費 食宿費 材料費 并開具收據 根據與會者身份和要求安排住宿 在會議登記表上標明相應房間號碼 以便會議期間的聯系 會場的組織與服務 選舉和表決工作 選舉和表決方式書面表決 記名或不記名 口頭表決 唱名表決 體態表決 舉手 起立 鼓掌 程序性 事務性工作表決 表決器表決 自動記票 顯示 保存 遠程表決 電子郵件 網上點擊 郵寄 制定選舉和表決規則的程序制作選票和表決票準備投票箱 計票用品現場布置設計投票順序和路線 地點 放置投票箱 調試好表決器 選舉和表決程序 清點具有選舉或表決權人數 向大會主席報告主席報告應到 實到人數 宣布程序開始宣讀選舉 表決辦法并以舉手表決方式通過通過監票人 其他工作人員名單 舉手通過報告表決事項產生過程 候選人名單等監票人當眾檢查投票箱 當眾密封分發選票或表決票宣讀填寫注意事項選舉人 表決人填寫選票或表決票宣布投票方法 順序 路線 投票在監票人監督下清點票子 計票 確認選舉或表決是否有效 有些需形成書面報告 簽字 監票人向大會主席報告計票結果大會主席宣布當選人名單或表決結果 會議信息的收集與編發 會議信息工作的程序與方法記錄 核實 匯總 整理與篩選 編寫 發送或歸檔會議信息編發的形式主要形式是會議簡報有會議的綜合報道 有發言摘要 有花絮新聞屬于內部文書不能公開發表或引用 會議記錄的制作 會議記錄是會議進程原始 真實的反映 具有匯總 交流會議信息 為形成會議文件打好基礎的作用 不僅可作為日后查考分析的依據 也是具有法律效力的文檔 會議記錄的寫法 應該嚴格遵守實事求是 客觀真實 完整準確 清楚規范的原則 機關及規范組織的會議記錄有專用記錄本 會議記錄的內容 會議名稱 會議記錄人的姓名 簽名蓋章 會議召開日期 會議開始時間和結束時間 會議地點 議題 主持人 出席者名單 應出席而請假人名單 會議的具體經過 討論內容情形及形成的結論 相關的資料 下次會議預定日期 重要會議記錄需主持人簽名 會議記錄的寫法 會議記錄本前三頁應寫有目錄包括會議日期 內容摘要 頁碼 備注等欄目 逐項填寫清楚 利于查找 檔案保密和保護 詳細記錄逐字逐句 詳細記錄 包括發言中的插話等 記錄時不能變更原意 也可用錄音機記錄后整理 摘要記錄簡要記錄會議經過情形或會議結果 主要記要點 結論 討論的問題和通過的決定 決議等 邊聽發言邊判斷 分析哪些該記 寧可多記 不可遺漏 不能以自己的話概括歸納 歪曲 篡改發言原意造成失實 簡易記錄只記錄各人發言中的實質性意見 主持人根據大家討論 會談而得出的結論性意見 如何避免會議記錄質量問題 會議記錄本內無目錄不填寫會議議題時 在利用時就要逐頁查閱 效率低 人為增加案卷磨損 不利于檔案的保護和保密 記錄不完整未記會議日期 地點 主持人 記錄人 或只記了參加人 發言人的姓而沒有記全名 或只有參加人 時間和主持人而無會議內容 或雖有會議內容卻無