1、勤哲Excel服務器學習要點（模板屬性p1、數據項p6、表間公式p14、工作流p18、管理控制臺p18）第一、新建模板（含“屬性”）注意：在新建模板之前，先通過“管理控制臺”設計好“報表分類”。因為隨著所創建的模板逐漸增多，我們可以對模板賦予不同的關鍵字，使它們分類顯示在我的工作臺中，否則會雜亂無章。 一、如何新建模板（模板，也叫表單模板，對用戶來說，就是表單）1） 以Admin帳戶登錄，點擊菜單“模板新建模板”，調出新建模板窗口。圖 1-11 新建模板窗口2） 選擇“建立新表單模板”，按【確定】，彈出報表屬性對話框。3） 在基本信息標簽頁上，輸入報表編號和報表名稱。您所定義的每種表單，要給以

2、一個唯一的編號，此例中，報表編號輸入“001”，報表名稱輸入“客戶登記表”。如下圖所示：圖 1-12 輸入模板屬性4） 切換到“初始填報權限”標簽頁，選中填報單位：A公司、銷售部，填報角色：A公司-Administrators、銷售部-銷售員，如下圖所示。圖 1-13 選擇模板的填報權限5） 切換到“最終查閱權限”標簽頁，選中填報單位：A公司、總經辦、銷售部，填報角色：A公司Administrators，總經理，銷售部長、銷售員，如下圖所示。圖 1-14 選擇模板的查閱權限6） 按【確定】，對話框關閉，回到Excel界面，注意此時Excel當前工作簿的窗口標題為：“Microsoft Exce

3、l - 設計：客戶登記表_V1”，菜單欄右側多出來一項“工作流”。也就是說，此時處于模板“客戶登記表”的設計狀態，畫出表樣如下圖。 圖1-15 模板的設計狀態7） 關閉當前文件，彈出如下對話框，按【保存】。圖 1-16 保存模板窗口至此，您已經成功地建立了一個新模板，并且定義了該模板的表樣。二、模板的屬性具有“基本信息”、“初始填報權限”、“最終查閱權限”、“版本”、“高級設置”。 1基本信息圖 1-2-1 模板基本信息窗口2初始填報權限 圖 1-2-2 模板填報權限窗口圖 1-2-3模板高級填報權限窗口3最終查閱權限圖 1-2-4 模板最終查閱權限窗口圖 1-2-5 模板高級查閱權限窗口4版

4、本（在這里設置表單的“鎖定”）圖 1-2-6 模板版本窗口5高級設置圖 1-2-7 模板高級設置窗口第二、定義數據項（數據項也叫“字段”）1什么是數據項數據項指的是模板表樣中需要填寫內容的那些空白單元格。若干相關的數據項可以組成一個數據表。數據項的定義包括以下內容：1）區域地址和名稱：它表明所填寫的位置和信息的含義。比如在客戶登記表模板中，C3單元格就是一個數據項，它的名稱是“客戶名稱”2）數據類型：它表明空白單元格中可以只能填寫什么類型的信息，比如“客戶名稱”數據項，只能填寫不超過100個字符的文字，而不能填寫數字或日期。3）是否必填：它規定按模板格式填寫實際的表單時，此數據項可否空白不填。

5、比如在客戶登記表中，“客戶名稱”是必填項，而“收貨地點”不是必填項。4）填寫規范：指對所填數據的要求，通常有幾種情況，一是默認值，如“登記日期”的默認值是當前日期；二是下拉列表選擇或樹型選擇，如“大區”就不能隨意填寫，而是在相應的位置有一個事先定義好的下拉列表，列舉了全部大區的名稱，填表時只需要從中選擇。三是自動編號，如“客戶編號”可以自動產生。（下文還將說明）5）主鍵：主鍵的目的是保證唯一性。比如在“客戶登記表”模板中，我們把“客戶編號”定義為主鍵，就意味著不管填了多少張客戶登記表，“客戶編號”都必須彼此不同。因為通過Excel服務器填寫的表單上的內容最終都保存到數據庫中，所以這里所說的“彼

6、此不同”不是靠人為的小心謹慎來做到，而是由系統自動控制的；如果您填了兩張編號相同的客戶登記表，第二張表保存時系統自動會通知您發生了數據重復，保存無法通過。6）其他內容：包括是否隱藏、填寫下一張時是否清空，如何排序等。2定義單一數據項數據項又分“單一數據項”和“重復數據項”兩種，在客戶登記表模板上，我們先來定義單一數據項，至于兩者的區別，到下面再敘述。1）在客戶登記表模板的設計狀態下，按住Ctrl鍵，然后用鼠標左鍵依次選中空白單元格C2，E2，G2，C3:E3，C8:G8，如下圖所示：圖 2-2-1 同時選中要定義數據項的空白單元格2）選擇菜單“模板定義單一數據項”（或者單擊鼠標右鍵，從彈出菜單

7、中選擇“定義單一數據項”）。彈出如下窗口：圖 2-2-3 定義單一數據項“選中單元格”處顯示的是上一步選中的那些空白單元格/單元區域的地址。每一個選中單元格/單元區域都要定義成一個數據項。3）點擊按鈕 【左側單元名稱】，意思是用空白單元格左側的單元格中的內容為空白單元格命名。例如，用C3單元格左側的單元格（B3）的內容為C3單元格命名，而B3的內容是“客戶名稱”，所以C3單元格對應的數據項命名為“客戶名稱”。4）點擊【下一步】窗口顯示如下圖所示。選擇“組成新數據表”，命名為“客戶表”，按【下一步】圖 2-2-4 定義單一數據項5）窗口中顯示出數據項的列表，選擇每個數據項的數據類型，在“客戶編號

8、”、“銷售員”、“客戶名稱”和“登記日期”對應的“必填”處單擊打勾，然后按【下一步】。圖 2-2-5 定義單一數據項6）窗口顯示如下圖，不改變默認選擇，直接按【完成】圖 2-2-6 定義單一數據項7）窗口消失，回到客戶登記表模板的設計狀態。8）關閉模板。3定義重復數據項，組成明細表（1）單一數據項和重復數據項的區別：圖 2-3-1 表樣上圖是我們要建立的訂單模板的表樣。如前所述，模板上可以填寫內容的那些空白單元格稱為“數據項”。在訂單的表樣上，有表頭-24行的客戶信息、表尾-第12行的審批信息，也有明細-710行的訂貨產品信息。我們說在訂單模板上，有兩種不同性質的數據項。第一種，即表頭和表尾處

9、的空白單元格，為“單一數據項”。它們的特點是在一份表單上只出現一次。比如C3:F3處的“客戶名稱”，一份訂單上只能有一個“客戶名稱”。第二種，即明細中的空白區域，為“重復數據項”，它們的特點是在一份表單上會填多次，比如區域C7:C10處的“產品名稱”，一份訂單上會包括多種產品。該區域的每一行的單元格的內容都不一樣，但它們都是“產品名稱”。（2）定義重復數據項，組成明細表1）在訂單模板的設計狀態下，選中區域B7:H10，右擊鼠標，選擇彈出菜單“定義重復數據項”圖 2-3-2 選中要定義為重復數據項的區域2）彈出如下圖所示的“定義重復數據項”對話框，點擊帶圖標的大按鈕【按行】，上方標題行數1，選中

10、“數據區域可向下擴展”，按【下一步】。 圖 2-3-4 數據區域可向下擴展3）選擇“組成新數據表”，命名為“訂單_明細”如圖，按【下一步】圖 2-3-6 組成新表4）選擇各字段的數據類型，設置所有字段必填，點【下一步】。圖 2-3-7 定義數據類型5）在下一屏上直接點【完成】，窗口關閉，回到訂單模板的設計狀態。6）關閉并保存模板。（3）操作員填報時如何擴充明細表的行數在訂單模板的表樣上，我們只預留了4行明細的位置，但實際的訂單可能不只4條明細。因為我們在定義“訂單_明細”的重復數據項時，指定了“可向下擴展”，填報時，工作表的上方會出現“報表操作工具欄”。當輸入焦點進入“訂單_明細”表所在區域時

11、，工具欄中的【增加行】和【刪除行】按鈕可選，如下圖所示。通過這兩個按鈕，可以向明細表增加新行或刪除多余的空行。點此增加明細行數圖 2-3-8 報表操作工具欄4管理數據表，即設計之后，如何修改數據項（比如修改“填寫規范”）為了使錄入客戶信息的過程更方便、快捷、準確，我們繼續對客戶登記表模板做改進：1）登記日期自動填上當前日期，不需要再輸入；2）每次填新的客戶登記表時，讓系統自動生成客戶編號；3）“大區”能夠下拉選擇，而不需要輸入漢字；類似上述這些為了簡化和規范化數據的輸入過程所做的設置，統稱為“數據規范”。1）以Admin賬戶登錄，選擇菜單“模板打開模板”。2）在彈出的“打開模板”窗口中選中“客

12、戶登記表”，點擊右側的【打開】按鈕（或雙擊下面窗格中的“V1（在用）”圖標），進入模板的設計狀態。圖 2-4-1 打開模板3）選擇菜單“模板管理數據表”，如下圖。圖 2-4-2 在模板的設計狀態下，選擇“管理數據表”菜單4）彈出“管理數據表”窗口。點擊【字段定義】按鈕，彈出字段定義窗口。 圖 2-4-3 管理數據表窗口5）在表格中選中“登記日期”，然后點擊窗口下方“附加屬性”標簽頁上的【】按鈕，彈出數據規范選擇窗口。 1先選中這里2再單擊這里 圖 2-4-4 “字段定義”窗口6）在左側選擇“系統變量”，在窗體右側選擇“當前日期”，點擊“確定”按鈕，返回“字段定義”窗口。圖 2-4-5數據規范選

13、擇窗體7）用同樣方式（56步）設置“銷售員”字段的填寫規范為“當前用戶姓名”.8）在“字段定義”窗口中，點擊【修改字段】按鈕，點擊【返回】，回到“管理數據表”窗口。9）點擊【返回】，回到模板的設計狀態。關閉模板。5“數據項”中重點是“填寫規范” 數據項中的“填寫規范”包括以下內容： 1）系統變量：如當前時間，用戶姓名等。 以上一項是系統默認。 2）自動編號： 3）下拉列表：一是固定取值，二是來自數據表（動態取值）。 4）列表選擇：（與第3項區別：前者是選定一個數據，后者選定一個，多個數值自動填入） 以上三項是先通過“管理控制臺”設置，然后再在模板中使用。 5）樹型列表：（不常用）第三、定義表間

14、公式一、如何定義表間公式1）打開模板，進入設計狀態2）選擇菜單“模板定義表間公式”，彈出“表間公式”對話框3）按【新增】按鈕，彈出如下圖所示的對話框，選中第一個單選按鈕，按【確定】圖 3-1-1 選擇表間公式類型 二、表間公式解釋：1提數公式：從其它表中提取數據，自動填寫到本表單。如圖：圖 3-2-1 選擇表間公式類型2回寫（修改）：保存（或刪除）本表單時，要刷新其它表表單內的數據。比如，填寫出庫單時，要減少庫存表中數據。回寫公式必須成對出現。因為表單有保存也會有刪除，待辦事宜有提交也會有撤銷，所以回寫公式通常要成對出現。回寫公式定義如下圖：（不能忽視下圖中的“應用時機”的不同）圖 3-2-2

15、 選擇表間公式類型圖 3-2-3 選擇表間公式類型 3回寫（補充明細）：“補充明細”公式的作用是：保存一份表單的同時，向另外的已有表單的明細表中追加記錄，例如，我們在第13章舉過“員工信息卡”模板的例子，第14章舉過“請假單”模板的例子，現在假設我們要在“員工信息卡”上增加一個明細表“考勤記錄”，每請假一次，就在員工考勤記錄上登記一筆，則需要用到“補充明細”公式。因為這時不需要產生一張新的“員工信息卡”，只需要在已有的“員工信息卡”上補充一條明細記錄。示意如下：圖 3-2-4 補充明細回寫公式的作用 4回寫（刪除明細）：與上面“回寫（補充明細）”“成對使用。 5回寫（新建表單）：這種回寫公式的

16、作用是，保存一份表單的同時，自動新建一份其他的表單。這種類型的回寫公式應用十分廣泛，例如：輸入訂單的時候，如果訂單的客戶尚未在“客戶登記表”中登記過，則保存訂單的同時，自動填報一份“客戶登記表”保存庫存“調撥單”的同時，自動產生一張出庫單（從調出倉庫出庫）和一張入庫單（向調入倉庫入庫）保存庫存“調價單”的同時，自動產生一張出庫單（按舊價格出庫）和一張入庫單（按新價格入庫）。回寫（新建表單）的重要用途：初始化表單數據或批量增加數據。比如為庫存增加批量數據：1）事先整理好所有物料的數據，放在一個Excel文件中。格式同“庫存表”模板圖 3-2-52）新建模板。按照“庫存表”模板一摸一樣的格式，建立

17、一個用來批量增加數據的新模板，比如叫“物料批量增加表單”。注意：一是字段同“庫存表”中的字段，二是明細的行數要足夠，三是定義成重復數據項。3）在這個模板上定義一條“新建表單”公式圖 3-2-64）批量增加的操作：進入工作臺，單擊“物料批量增加表單”，再單擊工具欄按鈕“新建”。把Excel文件中的內容拷貝粘貼進去，保存。這樣，通過“新建表單”公式，“物料批量增加表單”模板上的每一條數據，被自動報存成一份“物料表”，庫存表被批量增加，如下圖示意。這種方式，相當于我們一次性地填報了2萬多張“庫存表”。圖 3-2-7第四、工作流工作流是對某種表單的規定流轉過程的描述，它包括：要流經幾個步驟；每個步驟由

18、何人處理；每個步驟要處理（填寫）表單上的哪些欄目；從一個步驟傳遞到下一個步驟必須滿足哪些條件，等等。工作流實際上是管理制度的具體體現，它明確了責任分工、規定了工作程序，使每項工作都能高效、有序地進行。Excel服務器中提供了工作流管理的功能。我們可以針對一個模板定義工作流，使得基于該模板的所有表單都能夠按規定方式進行流轉。計算機化的流程管理與純粹手工模式的流程管理相比，有兩大優點。首先，每個步驟的經辦人，都有一張自己的待辦事宜列表，待辦事項由計算機自動產生，并且可以規定完成時限，防止延誤或漏辦；其次，更重要的是，表單流轉方向可以由計算機強制控制，減少人為操作的隨意性，防止違規操作。 設計見有關材料。第五、管理控制臺主要用途 1建立部門、角色、用戶：Administrators，又稱“系統管