1、.千方百劑培訓手冊基礎篇一、 名詞解釋GSP：GSP是英文Good Supply Practice 的縮寫，意即良好的供應規(guī)范，是控制醫(yī)藥商品流通環(huán)節(jié)所有可能發(fā)生質(zhì)量事故的因素，從而防止質(zhì)量事故發(fā)生的一套管理程序，與藥品生產(chǎn)制造階段實施的GMP同是保證藥品質(zhì)量的兩大關鍵環(huán)節(jié)之一。二、 軟件安裝1. SQL數(shù)據(jù)庫的安裝千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)支持SQL7.0和SQL2000，在安裝過程中因操作系統(tǒng)不同數(shù)據(jù)庫版本也有所不同。下面將對操作系統(tǒng)相對應版本進行分析：操作系統(tǒng)及版本SQL Server7.0SQL Server2000備注Microsoft Windows NT Server 4.0選擇“Da

2、tabase Server-Standard Edition”企業(yè)版、標準版需要安裝IE5.0以上版本瀏覽器Microsoft Windows NT Server 4.0 企業(yè)版企業(yè)版、標準版Windows 2000 Server企業(yè)版、標準版Windows 2000 Advanced Server企業(yè)版、標準版Windows 2000 Data Center Server企業(yè)版、標準版Windows NT Workstation 4.0個人版Microsoft Windows Me選擇“Database Server-Desktop Edition”個人版Windows 98個人版必須為98

3、第二版Windows XP Professional個人版安裝SQL2000時還應注意：1) SQL Server 2000 的某些功能要求在Microsoft Windows 2000 Server以上的版本才能運行。因此大家安裝Windows Server 2000(建議為Advanced版本)；2) 安裝過程中當進入“身份驗證”界面時，選擇“混合安裝”，否則SQL的超級用戶不是sa；3) 如果想將原SQL Server7.0數(shù)據(jù)升級到SQL Server2000則在進入安裝界面選擇時選擇第二項“對現(xiàn)有SQL Server實例進行升級、刪除或添加組件”。2. 千方百劑軟件的安裝安裝千方百劑

4、醫(yī)藥管理系統(tǒng)必須保證客戶端軟件與服務器端軟件（即中間件）是同版本。3. 安裝任我行數(shù)據(jù)服務器任我行數(shù)據(jù)服務器的安裝過程非常簡單，該程序作為數(shù)據(jù)庫與客戶端的中間件有著非常重要的意義。程序安裝后會在安裝盤下自動生成一個“MEDSERVER”文件夾，該文件夾下有三個文件和兩個文件夾。1)、“backup”文件夾下存放著已經(jīng)備份或?qū)⒁獋浞莸奈募?）、“data”文件夾下存放有數(shù)據(jù)庫的日志文件和物理文件，分別是后綴名為.ldf和.mdf的兩個文件，這兩個文件非常重要，如果千方百劑的備份數(shù)據(jù)被破壞或受損無法恢復，可通過這兩個文件進行數(shù)據(jù)恢復；3）、“scktsrvr”執(zhí)行文件在軟件安裝好后會在每次開機時

5、自動啟動；4）、“Userver”執(zhí)行文件會在進入千方百劑軟件時自動打開，并在退出千方百劑時自動關閉。5）、在網(wǎng)絡版服務器安裝目錄下還會有一個“drv”文件夾，該文件夾下放著網(wǎng)絡版軟件狗的驅(qū)動程序。而單版軟件狗的驅(qū)動程序在客戶端安裝目錄下的“Driver”文件夾下。安裝完成以后必須進行服務器端的配置工作（詳細操作可參考幫助文件），否則系統(tǒng)將無法正常工作。三、 流程簡介千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)的基本信息模塊是整個系統(tǒng)所有操作的信息來源，所以協(xié)助客戶建立正確的基本信息非常重要。錄入時應注意：1. 基本信息1). 錄入庫存商品信息時最好能進行一定的分類，如果在此處不建立分類，那么在進行期初錄入時將無法使

6、用“庫存列表”功能，也就不能進行期初商品的“快速定位”。2). 在登記藥品的詳細信息時應注意，如果前臺使用掃描儀則必須輸入“藥品條碼”；“基本單位（?。笔亲钚×闶蹎挝唬彩窍到y(tǒng)默認的計算單位；“整件單位（大）”可作為采購及批發(fā)單位；但要想使用雙單位功能還必須輸入“單位換算比率”即一個大單位等于n個小單位，將n錄入即可，當進行單據(jù)錄時可對選擇任一單位。3). “有效日期”輸入的是時間長度，是用于計算有效期的。4). 在輸入往來單位信息時，必須指定片區(qū)信息，否則將無法使用片區(qū)銷售排行榜。5). 錄入內(nèi)部職員時必須指定所在部門，否則將無法使用部門銷售排行榜。6). 在建立存貨倉庫信息時應注意，千方

7、百劑軟件不支持多倉庫的出庫，因此應根據(jù)客戶的具體要求建立倉庫信息；另外，只有配送中心類型的倉庫才能對其他倉庫進行配送及調(diào)撥。數(shù)據(jù)傳輸單據(jù)過帳單據(jù)過帳存入草稿期初建帳系統(tǒng)設置啟用帳套采購入庫庫存管理銷售出庫零售開票配送管理財務管理采購入庫業(yè)務草稿經(jīng)營歷程基本信息往來分析決策支持月結(jié)存年結(jié)存遠程門店版GSP管理7). 輸入門店信息時，最好將銷售門店指定為同名倉庫，同時指定為同名零售單往來單位?；拘畔浫牒笠欢ㄒM行成本核算方法的確定，只有手工指定法才能對批號及效期進行管理。2. 系統(tǒng)設置進行系統(tǒng)設置，主要是確定成本核算方法，不同的成本核算方法有不同的功能。使用“移動加權(quán)平均法”，可使用負庫存功能

8、，但無法對藥品批次和效期進行管理；使用“手工指定法”可對藥品批次和效期進行管理，但無法使用負庫存功能；使用“先進先出法”和“后進先出法”時無法進行批次和效期的管理。3. 期初建帳成本核算方法的不同將直接影響庫存商品期初值的錄入，選擇移動加權(quán)平均法時只需錄入庫存藥品的數(shù)量和成本均價；而選擇手工指定法時需錄入庫存藥品的批次號以及該批次藥品的庫存數(shù)量及成本價，同一藥品可錄入不同批次。4. 其他啟用帳套后即可進行業(yè)務單據(jù)的處理，每個月月末可對系統(tǒng)進行一次月結(jié)存，以便準確劃分每月帳本；每年年終對系統(tǒng)進行年結(jié)存，年結(jié)存后系統(tǒng)將所有帳本數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入下一年并作為期初值，所有單據(jù)信息將不復存在，系統(tǒng)將回到期初狀態(tài)，

9、新一年的業(yè)務即將開始。四、 功能模塊1. 采購管理采購管理業(yè)務流程：l 配送中心根據(jù)各門店缺貨情況、銷售情況以及配送中心倉庫的藥品庫存情況由采購部門制定采購計劃，生成藥品需求單；l 根據(jù)藥品需求單和庫存藥品的庫存下限由配送中心采購部門制定每周、每月、每季或半年的采購計劃，在上報總部領導審批同意后，由采購部門執(zhí)行采購計劃；l 根據(jù)經(jīng)營的藥品及經(jīng)營的企業(yè)填寫首營企業(yè)審批表和首營藥品審批表，或填寫質(zhì)量保證協(xié)議，并根據(jù)藥品需求生成采購合同；l 采購部門根據(jù)供應商的供貨情況，選擇供應單位；l 采購部門與供應商簽訂采購合同；l 供應商將采購藥品送到配送中心倉庫；l 配送中心倉庫倉管人員、質(zhì)檢人員核對藥品數(shù)

10、量進行質(zhì)量檢驗后，登記藥品的效期及批號，同時錄入采購入庫單；l 進行入庫質(zhì)量驗收后，填制入庫通知單、購進記錄表并進行相關審核、驗收；l 采購入庫單經(jīng)過各程序的GSP審核后，經(jīng)倉庫管理人員確認并經(jīng)財務人員審核后，過帳并進行各種帳務處理；此時業(yè)務單據(jù)進入經(jīng)營歷程，并發(fā)生相關數(shù)據(jù)的變化，如：庫存數(shù)量、應收應付款等；l 根據(jù)采購合同及藥品驗收入庫單，供貨單位持發(fā)票到財務部進行貨款的結(jié)算業(yè)務，財務部根據(jù)實際情況經(jīng)審核后選擇結(jié)算方式，使用付款單進行業(yè)務結(jié)算。主要模塊功能簡介：藥品需求 是根據(jù)門店缺貨通知單，經(jīng)過門店配送、配送審核后，對配送中心倉庫缺貨的藥品生成的缺貨分析單，通過請購確認后自動生藥品需求單，

11、也就是請購單；也可根據(jù)配送中心倉庫的庫存下限報警自動生成。采購合同 也是采購訂單，可根據(jù)藥品需求審核生成，或根據(jù)庫存下限報警自動生成，也可直接錄入。保存后的采購合同可以被采購入庫單調(diào)用。采購入庫單 根據(jù)采購入庫商品的到貨情況經(jīng)審核后錄入的單據(jù)，可根據(jù)采購合同審核產(chǎn)生，也可直接錄入。過賬后引起庫存數(shù)量、現(xiàn)金或應收應付款等會計科目變化。采購退貨單 采購退貨單是一種相當于銷售出庫的單據(jù)形式。過賬后產(chǎn)生庫存數(shù)量、現(xiàn)金及應收應付款等會計科目的變化。付款單 付款單是錢流單據(jù)，付款單和采購入庫單配合使用可達到錢流和物流分開處理的效果。而付款單根據(jù)結(jié)算方式的不同可分為按單結(jié)算和按行結(jié)算。受托代銷商品 受托代銷

12、商品的處理包括：受托代銷商品入庫、受托代銷結(jié)算和受托代銷商品退貨。采購日報表 是對選定日期當天的藥品采購實際數(shù)量進行的統(tǒng)計報表，是采購入庫減去采購退貨的實際數(shù)量和金額的統(tǒng)計。往來結(jié)算查詢 是對選定往來單位的采購入庫單的結(jié)算情況進行查詢。采購成本表 是對選定時間段內(nèi)的實際采購商品的庫存數(shù)量、庫存金額、含稅金額等進行統(tǒng)計與查詢，還可以查看該藥品的品名、規(guī)格、廠家、成本單價、含稅單價和入庫數(shù)量等。2. 銷售管理銷售管理業(yè)務流程：l 配送中心業(yè)務部登記大客戶的訂貨信息，并將訂貨的藥品信息、數(shù)量及價格等錄入銷售合同；l 業(yè)務部門根據(jù)各藥品的庫存情況，選擇可銷售的實際數(shù)量及批次，并錄入銷售單；質(zhì)量檢驗人員

13、對出庫藥品按GSP的要求進入數(shù)量、質(zhì)量檢驗，庫管人員對數(shù)量進行審核確認后，倉庫發(fā)貨；l 銷售出庫單經(jīng)質(zhì)量檢驗人員、庫管人員及財務人員等逐一審核后，過帳并進行相關帳務處理，庫存減少、現(xiàn)金及應收應付款發(fā)生變化；l 收到貨款后，錄入收款單。主要模塊功能簡介銷售合同 就是銷售訂單，保存后可被銷售出庫單調(diào)用，而且當出貨數(shù)量小于合同數(shù)量時可多次調(diào)用，直到訂單完成。銷售出庫單 可以根據(jù)銷售合同審核產(chǎn)生，也可直接錄入。過賬后庫存減少、現(xiàn)金及應收應付款等會計科目變化。銷售退貨單 主要處理銷售類藥品的退貨情況，過賬后庫存增加、現(xiàn)金及應收應付款等會計科目變化。收款單 銷售收款單直接影響錢流管理，過帳后引起現(xiàn)金、應收

14、應付款等科目變化。收款單根據(jù)結(jié)算方式的不同可分為按單結(jié)算和按行結(jié)算。商品委托代銷 委托代銷商品的處理包括：委托代銷商品發(fā)貨、委托代銷商品退貨和委托代銷結(jié)算。銷售成本表 可對選定時間段內(nèi)的所有銷售單進行成本統(tǒng)計與核算，以統(tǒng)計銷售成本、銷售金額和銷售毛利。3. 庫存管理模塊庫存成本調(diào)價單 是對藥品的成本單價和庫存金額進行修改，過帳后庫存數(shù)量不會改變；被修改部分藥品成本單價和庫存金額發(fā)生變化。報溢單 可對盈余藥品進行處理，并以最近進價或成本均價作為該藥品的入庫成本，過帳后庫存增加，增加金額記入商品報溢收入。報損單 可對缺損藥品進行處理，過帳后庫存數(shù)量減少，減少金額記入商品報損科目。出入庫單 用于處理

15、非經(jīng)營性商品的出庫及入庫情況，出入庫商品的金額記入費用合計和其他收入的相應會計科目。庫存盤點錄入表 可對某個倉庫庫存商品的盤點情況進行錄入，并生成報損、報溢單。庫存盤點（自動盤盈盤虧） 可對選擇倉庫的所有或部分商品進行盤點，錄入較快，并能生成報損、報溢單。商品拆裝 是將多種藥品進行組合，并以新的藥品名稱進行銷售的功能，拆裝單主要用于記錄藥品拆裝、組合的出入庫情況，而生產(chǎn)模板管理則可將每次拆裝、組合的藥品名稱、數(shù)量、單位進行登記與記錄，以便隨時調(diào)用。效期管理 是對藥品的保質(zhì)期，也就是到效日期進行查詢，使用這一功能時系統(tǒng)必須使用手工指定法進行成本核算。批次追蹤查詢 是對選定藥品的某一批次或全部批次

16、的出庫及入庫情況進行跟蹤查詢。庫存商品狀況 是以樹型結(jié)構(gòu)列出所有庫存藥品的數(shù)量、成本均價、庫存總價，并能通過多種價格顯示庫存總價，以及進行大小單位的轉(zhuǎn)換。也可查詢某種藥品在各倉庫的分布情況。庫存預警管理 是對各倉庫庫存藥品的上下限進行設定，以便及時進行藥品采購補充庫存，并進行各倉庫間的調(diào)撥。使用庫存上限，可以有效地保持最優(yōu)庫存，減少庫存占壓，使用庫存下限，可以有效保證庫存余量，保障銷售；同時，根據(jù)庫存情況制定采購計劃。4、 送管理模塊配送中心版與標準版的配送管理模塊不同，配送中心版與門店版軟件結(jié)合后可以實現(xiàn)對銷售門店的配送功能，后臺管理中心根據(jù)各銷售門店上傳的數(shù)據(jù)，通過配送管理的一系列流程控制

17、后，根據(jù)每一銷售門店的缺貨情況，自動生成同價或變價配送單，還能根據(jù)各倉庫的庫存情況和銷售情況進行倉庫的庫存調(diào)整。以達到降低成本，優(yōu)化庫存的目的。配送管理流程l 各銷售門店的缺貨通知單通過數(shù)據(jù)上傳至總部后臺管理中心的配送中心版；l 總部配送中心的倉庫管理人員根據(jù)實際庫存情況通過配送流程開出同價或變價調(diào)撥單，通過配送審核后將缺貨藥品自動生成藥品需求；l 總部配送中心庫管人員根據(jù)調(diào)撥單的藥品種類及數(shù)據(jù)量審核確認并準備發(fā)貨；l 而藥品需求單傳至采購部門并據(jù)此制定采購計劃，簽訂采購合同實施商品采購；l 總部配送中心出庫檢驗員對出庫貨物進行數(shù)量及質(zhì)量檢驗，庫管點數(shù)后由送貨人員正式裝車并發(fā)貨；l 此時同價或

18、變價調(diào)撥由財務人員審核后過帳；l 通過配送中心與門店版的數(shù)據(jù)交換，銷售門店的庫存數(shù)量被更新；l 商品運抵各銷售門店后，由各門店店長清點數(shù)量，確認商品數(shù)量并安排上柜，從而保證各銷售門店的正常銷售。主要模塊功能簡介：門店缺貨通知單 是由各門店的上傳數(shù)據(jù)產(chǎn)生的，也可由配送中心輸入，通過門店缺貨通知單，可以看到每個連鎖門店的缺貨情況和通知日期。門店配送和配送審核 是配送中心版的特殊功能，是整個配送流程的重要部分，通過兩個功能的實施可完成對銷售門店缺貨部分的自動配送及缺貨分析的自動生成。缺貨分析 通過配送流程后缺貨商品自動生成缺貨分析，并生成藥品需求和采購合同。同價配送單 主要用于各倉庫間的調(diào)撥，可以是

19、配送中心庫和門店庫之間進行調(diào)撥，也可以是門店倉庫之間進行同價調(diào)撥物價管理 對所有藥品的物價進行管理，包括調(diào)整零售價及四個預設售價，以及根據(jù)需要對藥品進行統(tǒng)一提價或打折處理。門店物價管理 對不同銷售門店的零售價及預設售價進行不同設置， 可實現(xiàn)不同門店不同定價。4. 零售管理零售管理流程簡介：l 顧客選擇好購買商品后，由柜臺營業(yè)員開出銷售小票，顧客持小票到收銀臺繳款；l 前臺POS收銀員，根據(jù)銷售小票開據(jù)零售單，并向客戶收款，顧客憑POS機打印的零售小票到柜臺取貨；l 如果是局域網(wǎng)內(nèi)的銷售門店，在打印并保存零售小票的同時，單據(jù)即進行帳務處理；l 如果是遠程門店則零售單在保存并打印的同時進入零售交班

20、報表，當一天銷售完成后，對當天零售情況進行統(tǒng)計并零交班；l 交接班后零售商品經(jīng)過合并保存在業(yè)務草稿中，經(jīng)過門店管理或收銀人員審核后過帳；l 遠程門店的數(shù)據(jù)上傳到總部后，經(jīng)公司總部財務等人員審核后過帳，庫存數(shù)量減少，同時財務人員根據(jù)交接班數(shù)據(jù)核對收銀員交款金額。主要模塊功能簡介零售開票 是門店銷售藥品時，由銷售員或收銀員開據(jù)的零售單，并根據(jù)零售單對零售業(yè)務進行收款。支持條碼、編號、拼音模糊查找等快速錄入，并兼容各種POS設備。零售退貨 零售退貨與零售開票極為相似，兩者的不同在于，零售退貨單的總金額是需要藥店的收銀員付還給顧客的。零售單查詢 可查詢某一時間段內(nèi)的所有零售單據(jù)；零售交班報表 用于查詢

21、某一時間段內(nèi)某一銷售員或收銀員的零售情況，并且可將查詢結(jié)果通過交接后進行合法性檢查，生成業(yè)務草稿。零售日報表 用于查詢選擇日期當天的所有零售情況，包括已銷售藥品的數(shù)量、單價、金額、折扣，以及當天的銷售總數(shù)量、銷售總金額等。職員零售統(tǒng)計報表 用于查詢某一時間段內(nèi)某一個銷售員或收銀員所經(jīng)手的所有零售藥品和零售退貨藥品的數(shù)量、單價、總數(shù)量和總金額等情況。5. 決策支持決策支持功能提供對藥品在各種情況下的經(jīng)營情況的統(tǒng)計與分析，為管理者的經(jīng)營決策提供了詳細的參考依據(jù)，也為職員、部門及客商等的考核、評價提供了參考依據(jù)。主要模塊功能簡介往來單位業(yè)務分析 是對某一個或所有業(yè)務單位在一段時間內(nèi)的收入、毛利、回款

22、金額進行統(tǒng)計與分析。內(nèi)部職員業(yè)務分析 是對公司內(nèi)部某個職員或所有職員在一段時間內(nèi)的工作情況的統(tǒng)計。職員現(xiàn)金回款統(tǒng)計 是統(tǒng)計職員所收到的現(xiàn)金回款，包括零售現(xiàn)金統(tǒng)計、批發(fā)現(xiàn)金統(tǒng)計等。藥品銷售排行榜 是對所有藥品的銷售情況進行統(tǒng)計與分析，主要是銷售數(shù)量、價稅合計、利潤額以及銷售比重和利潤比重等情況。客戶銷售排行榜 用于查詢各往來客戶的銷售情況，具體內(nèi)容包括：銷售數(shù)量、價稅合計、利潤額、銷售比重、利潤比重等。銷售分布 用于對每種藥品在各倉庫的銷售數(shù)量進行統(tǒng)計與分析。單品分析 主要反映某一藥品在本期的銷售數(shù)量、銷售退貨、零售、零退貨以及銷售毛利、銷售毛利率等相關信息。單品售價查詢 可對某種藥品在某段時間

23、內(nèi)的銷售價格進行查詢，主要包括：出庫數(shù)量、出庫單價、往來單位以及出庫倉庫等信息。單品進價查詢 用于查詢某種藥品在某段時間內(nèi)的進貨情況如：入庫數(shù)量、入庫單價、往來單位以及入庫倉庫等信息。銷售趨勢報表 可對選定時段內(nèi)的每一天的銷售情況進行全面、綜合的統(tǒng)計與分析。全能進銷存變動表 可對選定倉庫在選定時間段內(nèi)的所有藥品的所有入庫數(shù)據(jù)、出庫數(shù)據(jù)以及倉庫余存情況進行全面系統(tǒng)的統(tǒng)計與分析。該報表可將所有藥品在一段時間內(nèi)的所有進、銷、存情況進行統(tǒng)計。庫存藥品分布 顯示了藥品在各倉庫中的庫存情況。庫存結(jié)構(gòu)分析 用于查詢某個倉庫在一段時間內(nèi)的庫存數(shù)量、庫存金額、占庫存比重等情況。滯銷商品查詢 用于查詢某一倉庫在某

24、一時間段內(nèi)符合限定條件的滯銷藥品。提高篇一、 運行環(huán)境服務器軟硬件環(huán)境硬件環(huán)境C P U：586（建議P或P4上）內(nèi) 存：256M（建議512M）硬 盤：需要600M硬盤空間顯 示 器：14寸彩顯其他設備：鼠標、打印機軟件環(huán)境 操作系統(tǒng)： Windows 2000 Server； 其 他： SQL Server 2000工作站軟硬件環(huán)境硬件環(huán)境 C P U：586（奔騰及以上） 內(nèi) 存：64M（建議128M以上） 硬 盤：需要50M硬盤空間 顯 示 器：14寸彩顯 其他設備：鼠標、打印機軟件環(huán)境 中文版Windows98 /Windows 2000二、 應用技巧1、基本信息錄入時的應用技巧l

25、輸入“劑型”信息時，輸入完畢以后，點擊ENTER可以對劑型信息庫進行添加，同理使用DELETE進行刪除。l 在輸入單位詳細信息時，輸入該單位的應收或應付款，那在期初建帳/應收應付期初中就可以不再進行錄入了。l 在基本信息的費用類型或其它收入中添加相應的借入、借出、獲贈、贈送帳戶，以供在錄入出庫單、入庫單時進行選擇。l 因為只有“手工指定法”才能對藥品的批號和有效期進行管理，所以建議用戶在系統(tǒng)設置/系統(tǒng)設置中選取“手工指定法”為成本核算方法。l 在錄入往來單位基本信息時，可以先進行“銷售片區(qū)”信息的錄入，這樣就可以在錄入時進行選擇，無需在錄入“銷售片區(qū)”信息后，再返回往來單位信息錄入中進行選擇；

26、同理在錄入內(nèi)部職員時，可以先進行部門的錄入以便選擇。l 在使用基本信息搬移工具時，請務必要在后臺已經(jīng)處理完門店的上傳數(shù)據(jù)以后，才能使用，與此同時，門店也必需要在接受完更新數(shù)據(jù)以后才能開單，這樣才能保證信息的一致性。l 在系統(tǒng)維護/單據(jù)格式設置中可以對選定單據(jù)的格式進行設置，包括標題是否顯示、字段列寬以及標題的名稱。2、用戶口令及權(quán)限設置的應用技巧l 在系統(tǒng)設置/超級用戶/用戶口令及權(quán)限設置中，超級用戶可以對所有的軟件操作者進行權(quán)限設置。l 對話框中右下角的第一個圖標（紅勾），表示對當前權(quán)限全部選中，對于第二個圖標就是將當前選中的全部權(quán)限都取消。l 對于權(quán)限相同的操作者，可以使用復制功能按鈕（比

27、如想把A的權(quán)限復制給B，則先單擊B，然后點擊復制按鈕，最后在彈出的對話框點擊A，這樣就執(zhí)行完了功能復制。），但授權(quán)的內(nèi)容無法復制。l 對于權(quán)限部分相同的操作者，可以使用對話框右下角的部分權(quán)限復制圖標，即第三個圖標。（操作方式如同復制功能按鈕）l 如果對某操作者不選擇“授權(quán)”按鈕，則該操作者在進行業(yè)務單據(jù)的錄入時，無法查看“往來單位”和“存貨倉庫”。3、 業(yè)務單據(jù)錄入中的應用技巧l 在進銷存業(yè)務單據(jù)的錄入中，點擊鼠標右鍵或使用Ctrl+T可彈出“數(shù)據(jù)挖掘”菜單，通過商品信息、單品分析、庫存狀況、單品進價分析、單品售價分析等查詢功能，可讓用戶在業(yè)務單據(jù)中查到所需數(shù)據(jù)。l 在錄入采購和銷售業(yè)務的單據(jù)

28、時，會看到在單據(jù)的右上角有四個圖標，點擊第二個可以選取采購訂單或銷售訂單。l 在進行購和銷兩種業(yè)務單據(jù)錄入時，點擊右上角第三個圖標（該圖標表示單據(jù)格式配置）彈出對話框，用戶可以根據(jù)自己具體的需求在單據(jù)格式和設置中分別選定或修改自己所需的項目。l 業(yè)務單據(jù)上的“錄單日期”為系統(tǒng)默認值，這個可以根據(jù)權(quán)限進行修改。l 業(yè)務單據(jù)上的錄入中，在“單位”和“單價”欄里，雙擊鼠標，可以出現(xiàn)下拉菜單進行選擇，也可以自行輸入信息。l 業(yè)務單據(jù)上的“備注”，在軟件默認的情況下是將小單位轉(zhuǎn)換為大單位，但用戶可以根據(jù)自己的需求，輸入其他的備注信息，同時也可以在單據(jù)格式配置中選擇該“備注”欄是否在單據(jù)中顯示。l 千方百

29、劑軟件支持以稅后單價反算稅前單價和稅前合計，只是此時的稅前單價是顯示在“折后單價”處，稅前合計顯示在“合計金額”處，此時用戶可以根據(jù)自己的需求在單據(jù)格式配置中修改上述字段的名稱，請注意，此功能在銷售出庫單中非常重要。l 錄入單據(jù)時，在界面左下角有“庫存余量”的顯示，用于顯示選定商品或選定批次的藥品的庫存余量。各業(yè)務單據(jù)中均有此功能。l 零售開單的過程中，如果要對產(chǎn)品列表中的商品數(shù)量，價格，折扣進行修改，可直接按Ctrl+Enter,系統(tǒng)會直接彈出對話框，默認是修改最后一條記錄。l 在開零售單時，若錄入錯誤的藥品或顧客不購買的藥品，可以在藥品列表中選擇該藥品所在行，直接按Delete鍵刪除。l

30、由門店缺貨通知生成的同價配送單中，如果是手工指定法則必需選擇要對其產(chǎn)品進行批次選擇，否則其成本和金額合計會顯示為零。l 門店版全面支持POS機、不要用鼠標就可以直接操作。（調(diào)整tab鍵順序）。l 在業(yè)務草稿中，經(jīng)過審核的單據(jù)是無法進行修改和刪除的，如果要進行修改和刪除就必須進行“反審核”。4、查詢功能的使用技巧l 千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)提供多種排行榜查詢，除門店銷售排行榜外均可通過“往來單位”、“經(jīng)手人”、“倉庫”等信息進行查詢，所有排行榜支持按時間段進行查詢的方式，所有查詢條件既可單獨使用也可組合使用。5、庫存管理的應用技巧l 在全能進銷存變動表中，用戶可以根據(jù)自己的需求，通過“配置表格”功能

31、按鈕，分別對入庫，出庫的顯示項目進行選擇。l 在全能進銷存變動表中，點擊左上角的“列表”可以顯示所有的產(chǎn)品列表或者部分的產(chǎn)品列表。l 庫存成本調(diào)價單中的“數(shù)量”輸入發(fā)生藥品成本變化的實際數(shù)量，“單價”輸入變化后的成本單價，使用手工指定法時必須選擇批次。l 如果對盤點過的商品再次進行盤點時，一定要對原來盤點的數(shù)據(jù)進行清空，如果不清空則在業(yè)務草稿中會多出商品的報損、報溢數(shù)量。6、其他的應用技巧l 在受托代銷中，由于輸入了受托代銷商品，因而在后臺中會出現(xiàn)一個受托代銷商品庫，在這個倉庫中某個受托商品銷售完成以后，要進行結(jié)算，否則在對該商品進行受托代銷退貨是會出現(xiàn)負庫存的提示。l 在進銷存的業(yè)務已經(jīng)開始

32、以后，如果想更改某個商品的單位換算比率，只需要在庫存商品中添加一條需要修改換算比率的同名商品就可以了。l 在往來單位/往來對帳的對話框中，選定某個往來單位以后點擊右鍵會彈出“單據(jù)展開”和“單據(jù)收縮”的選擇菜單，其功能同整個對話框右列菜單中的“單據(jù)展開”和“單據(jù)收縮”一樣，只是起到一個讓用戶更方便操作的作用。7、快捷鍵使用l 推出系統(tǒng)支持快捷鍵：ALT+F4l 業(yè)務單據(jù)錄入時支持鼠標雙擊或按回車鍵進入選擇窗口，取定記錄后支持鼠標雙擊或按回車鍵確定。l 業(yè)務錄入時，所以業(yè)務單據(jù)的選擇部分均支持按拼音或編號進行模糊查詢。l 在進入各窗口或進行查詢時，支持ESC鍵或點擊鼠標右鍵退回到上一級菜單。l 進

33、行業(yè)務單據(jù)錄入是的快捷鍵使用方法：單據(jù)過帳ALT+B，存入草稿ALT+S，廢棄退出ALT+C，返回ALT+R。l 在軟件業(yè)務操作過程中對單據(jù)進行選取，可按住鼠標左鍵不放，拖動鼠標，或按住Shift鍵，同時使用上下鍵可得到相同效果。l 在進行業(yè)務單據(jù)錄入時，“單位”、“單價”和“質(zhì)量狀況”為可選欄，當輸入欄處于編輯狀態(tài)時，即會出現(xiàn)選擇箭頭。l 在軟件客戶端的安裝目錄下，可以查看軟件的幫助文檔，文件名是med30。三、 GSP流程控制四、 兼容硬件1. 目前系統(tǒng)支持的POS打印機類型:打印機型號廠商備注海信HKP110DM海信HKP110DMPOS58硬字庫打印EPSONPOS58TM-U210P

34、D硬字庫EPSONTM-U210PD2. 錢箱 錢箱型號廠商備注EPSON TM 系列/POS 58EPSONPOS58BS 300KBS300KSTAR SP2000系列STARSP2000STC. PCard-1 v1.0錢箱卡STCPCARD海信錢箱主板控制(370)海信HISON370海信錢箱主板控制(563)海信HISON563海信錢箱主板控制(560)海信HISON560海信錢箱主板控制(760)海信HISON760海信錢箱打印機控制海信HISONPRINT3. 客顯屏 客顯屏型號廠商備注DIY-POS PD_VFD8CPDVFD8CDIY-POS PD_LED8LED8DIY-P

35、OS PD_LED12LED12LK800系列LK800ZT314ZT314LC112海信VC220海信VC108海信4. 條碼打印機 型號廠商備注ARGOX上海力象214TT五、 常見問題1. 使用千方百劑軟件有哪些地方需要注意的？答：使用千方百劑軟件必須對操作系統(tǒng)進行一些設置，否則會出現(xiàn)錯誤信息。進入開始/設置/控制面板/區(qū)域設置界面，首先進入“數(shù)字”設置窗口，在“顯示前導零”處選擇“0.7”；然后進入“日期”設置窗口，在“短日期樣式”處選擇“yyyy-MM-dd”，“確定”后退出。2. 使用自動盤盈盤虧表為何無法生成報損、報溢單草稿？答：進入“自動盤盈盤虧表”窗口后，系統(tǒng)會自動生成庫存數(shù)

36、量、盤點數(shù)量及盈虧數(shù)量，此時的盤點數(shù)量默認為“0”，而盈虧數(shù)量是系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實際盤點后必須點擊“盤點數(shù)量”或雙擊選取欄對“輸入實際盤點數(shù)量”進行重新確認或修改后才能生成盤盈盤虧單據(jù)。3. 如何處理借出、借入和獲贈、贈送業(yè)務？帳務上如何處理？答：要處理上述業(yè)務首先，應在基本信息/費用類型和其他收入中建立相應的借出、贈送及獲贈、借入的帳戶，發(fā)生上述業(yè)務時只需錄入“入庫單”或“出庫單”在帳戶處進行選取即可。4. 零售開票后存入業(yè)務草稿的單據(jù)，為何銷售金額會自動減少？答：使用零售開票功能時必須對系統(tǒng)設置中的默認稅率進行設置，如果設置了稅率，則在零售單存入草稿后系統(tǒng)會自動計算稅率，單據(jù)過帳后銷售金額就會減

37、少。5. 千方百劑軟件前端可否接銀行VIP系統(tǒng)？在帳務上如何處理？答：銀行VIP系統(tǒng)是專用系統(tǒng)，此系統(tǒng)一般無法與其它系統(tǒng)連接，只能單獨使用，但在千方百劑軟件中，可對其業(yè)務進行帳務處理，在資產(chǎn)類帳戶下建立一個“刷卡”帳戶，此帳戶可建立二級帳戶，如：建行刷卡、工行刷卡、招行刷卡等。當前端發(fā)生業(yè)務時，直接將發(fā)生額轉(zhuǎn)入此帳戶即可。6. 為何數(shù)據(jù)無法備份，并提示“其他用戶在使用電腦”？答：單機版用戶一般可直接備份，出現(xiàn)此問題的多為網(wǎng)絡版用戶。在備份前應關閉所有客戶端千方百劑軟件應用程序，只保留服務器端，在服務器端直接備份。數(shù)據(jù)恢復也是一樣的，必須首先關閉所有客戶端程序，再進行數(shù)據(jù)恢復。如果還不行則必須進

38、行手工數(shù)據(jù)備份。7. 在“千方百劑”軟件中如果單據(jù)輸入錯誤且已過帳將如何處理？答：在“其他經(jīng)營歷程”中找到該單據(jù)，選取單據(jù)后點擊“紅字反沖”按鈕，系統(tǒng)即可對該單據(jù)進行紅字注銷。8. 為何無法創(chuàng)建帳套？答：當安裝好SQL7.0、試用版或正式版后，首先應運行SQL7.0，并運行任我行數(shù)據(jù)服務器，之后才能進行帳套的創(chuàng)建。使用千方百劑軟件時，創(chuàng)建的帳套數(shù)據(jù)庫名不能為中文，已經(jīng)刪除過的數(shù)據(jù)庫名稱不能再次使用，同時不能連續(xù)創(chuàng)建帳套，必須退出后重新進入。另外，在進行安裝時SQL7.0數(shù)據(jù)庫最好安裝在C盤根目錄下；安裝好千方百劑軟件后，不能將其路徑名稱修改為中文。如果還無法創(chuàng)建帳套則需手工創(chuàng)建帳套。9. 打印

39、銷售退貨單或采購退貨單時，可否打印負值？答：為了采購和銷售結(jié)款的方便，在使用千方百劑軟件打印退貨單時可通過改變打印管理器的設置，使打印出的退貨單據(jù)數(shù)值為負，10. 為何在執(zhí)行“Dog Install”命令時會出現(xiàn)“The servers data file is wrong.”的 提示？答：出現(xiàn)該提示是因為在電腦的并口沒有插入軟件狗。11. 運行在WIN2000的門店試用版，在打開“零售開票”時出現(xiàn)如下報錯信息“Privileged Instruction”和在條形碼文本框中掃入條碼也出現(xiàn)這種問題，請問是何原因？在WIN98卻沒有這種情況。答：門店版在WIN2000下還不能很好的工作，這是因為

40、我們所使用的POS（收銀機）不支持Win2000，主要是客顯屏。所以建議使用Win98。12. 在“零售開票”中用條碼掃描輸入能不能修改商品銷售數(shù)量、價格、單位？答：可以。因為考慮到條碼的快速錄入我們使默認數(shù)量為1，并直接添加到產(chǎn)品列表中。如果想修改數(shù)量、金額和折扣可直接按Ctrl+Enter，系統(tǒng)會自動彈出對話框，默認是修改最后一條記錄。13. 可否使用條碼掃描儀錄入基本信息中的條碼信息？答：可以，錄入基本信息時將該光標停留在藥品條碼處，使用掃描儀或掃描槍掃描該藥品的條碼即可。14. 在完成配送中心的期初建帳后，如何把初始化數(shù)據(jù)導入門店版中？ 答：當配送中心的期初建帳完成后，就應啟用帳套，然

41、后使用配送中心的“生成門店數(shù)據(jù)包”功能，系統(tǒng)會生成一個“grasp136.101”的文件，通過一定方式（如軟件盤、電郵或超級終端）將此數(shù)據(jù)包傳至門店版電腦上，門店端軟件安裝完成后，一定要在系統(tǒng)維護中選擇“成本核算方式”使之與配送中心版的成本核算方式保持一致，然后在門店版中，使用“接收配送中心數(shù)據(jù)”功能將“grasp136.101”文件導入門店版即可。 當門店端進行業(yè)務錄入后，首先在門店端進行單據(jù)過帳（零售單如果不使用直接過帳功能，則必須“交接”后生成業(yè)務草稿才能過帳），然后使用“生成門店數(shù)據(jù)包”功能將門店端的當天數(shù)據(jù)生成一個“grasp135.101”的文件，將此文件傳至配送中心電腦上并使用“

42、接收門店數(shù)據(jù)”功能，將門店數(shù)據(jù)導入系統(tǒng)。15. 進入配送管理模塊的“門店物價管理”中，所有藥品的售價都不顯示，只有在修改售價后才有價格顯示，為什么？答：基本信息中的售價是作為公共信息使用的，而“門店物價管理”是指定門店的售價信息，當門店物價沒有設置時，系統(tǒng)會自動調(diào)用基本信息中的售價信息，第一次進入“門店物價管理”時，因此前沒有設置過，所以看不到售價。16. 在千方百劑系統(tǒng)中為何會出現(xiàn)負的應收及應付款？答：在千方百劑系統(tǒng)中如果發(fā)生了紅字反沖單據(jù)，則有可能出現(xiàn)應收款或應付款為負數(shù)的情況，這是一種正常現(xiàn)象，負的應收款實際為正的應付款，而負的應付款實際為正的應收款，出現(xiàn)這種情況可使用會計憑證進行兩個會

43、計科目間的調(diào)整。調(diào)整后不會影響資產(chǎn)負債及損益表。17. 在進行單據(jù)錄入時，為何在商品選擇框中的庫存數(shù)量及庫存金額為零，而下一級的藥品數(shù)量及金額都有？答：在千方百劑系統(tǒng)中，當進行單據(jù)錄入時，商品選擇窗口的父級窗口顯示的庫存數(shù)量和庫存金額都為零，這樣做是為了提高商品選擇時的調(diào)用速度，是正常現(xiàn)象。18. 在前臺銷售門店中是否必須指定零售門店？答：當使用標準版或門店版時，最好能指定該版本使用的銷售門店，以便能進行零售開票業(yè)務，但是在遠程門店中，當門店版不指定銷售門店時，還是可以進行銷售等業(yè)務單據(jù)的錄入，但卻無法錄入零售單據(jù)，而且當進行門店數(shù)據(jù)接收后，數(shù)據(jù)無法進入業(yè)務草稿。19. 在一個局域網(wǎng)內(nèi)能否設置

44、不同的銷售門店？答：不行。在同一個局域網(wǎng)內(nèi)只能設置一個銷售門店，無論使用的門店版有多少。如果同一局域網(wǎng)內(nèi)必須設置多個銷售門店，則必須使用不同的帳套，并通過數(shù)據(jù)傳輸來完成數(shù)據(jù)交換。20. 在門店版能否查詢到總店的庫存情況？答：可以。21. 使用GSP管理，能否錄入使用軟件前的相關GSP報表？答：可以。但在單據(jù)錄入時，只能手工錄入而無法使用調(diào)單功能。22. 在系統(tǒng)正常運行后，如果要新增門店，該怎么建帳？答：出現(xiàn)上述情況，首先在倉庫中增加一個門店倉庫，然后在銷售門店中增加一個門店名稱，最后在配送中心通過同價或變價調(diào)撥單向新門店配送藥品，完成后，即可進行數(shù)據(jù)傳輸。23. 在銷售出庫單中當錄入一批業(yè)務后

45、過帳，系統(tǒng)會提示該藥品出現(xiàn)負庫存，而該藥品實際庫存是有數(shù)量的？答：在3.0的早期版本中有一個控件出錯，即當使用鼠標選取商品后過帳時提示負庫存，出現(xiàn)上述問題，最好將軟件升級到最新的版本。如果使用最新版本而出現(xiàn)負庫存問題則應查詢該藥品在批次選擇框中是否有同批號、同價格但數(shù)量不同的藥品，如果有則有可能會出現(xiàn)負庫存，出現(xiàn)這一情況后可進入“庫存狀況”中的“批次詳情”中將不選取的批次的藥品批號作個小的修改如，加個“#”號等，待產(chǎn)品過帳后再將批號信息改回來即可。24. 在庫存狀況中，當某一商品的庫存數(shù)量為零時，為何庫存金額還有數(shù)據(jù)？答：出現(xiàn)這一情況是因為使用負庫存功能而造成的，出現(xiàn)這種問題必須進行成本調(diào)價，

46、方法是，先錄入報溢單報溢一個該商品，然后再使用報損單報損一個該商品。25. 使用零售掛單時，掛單后的單據(jù)為何無法刪除？答：進入零售掛單后的單據(jù)，是無法刪除的，當進行了零售交班后，系統(tǒng)會自動刪除。26. 在采購入庫或銷售出庫單中選擇了合同并保存后，當再次打開該單據(jù)時，合同編號為 何為空？答：錄入單據(jù)時可調(diào)用合同，但在單據(jù)存入草稿后不會保存此調(diào)用信息，而必須重新調(diào)用合同。27. 為什么系統(tǒng)設置的小數(shù)點位數(shù)控制無法控制所有數(shù)據(jù)？答：系統(tǒng)設置中的小數(shù)點位數(shù)只能控制單據(jù)中的合計金額數(shù)。28. 如何將配置好的打印文檔樣式，拷貝到其他電腦上？答：千方百劑系統(tǒng)的打印文檔只影響客戶端的設置，所以如果有多個客戶端

47、時，可將已配置好的打印文檔樣式拷貝到其他客戶端使用，方法是：1）、進行打印文檔樣式設置時，設置好的打印文檔樣式最好保存為其他樣式，如：樣式2、3、4等；2）、當設置好的打印文檔保存為其他樣式時，會自動生成一個“單據(jù)名稱（樣式N）.Rwx”的文件，例如：重新配置銷售出庫單后，并保存為樣式二，則系統(tǒng)會自動生成一個“銷售單2.Rwx”的文件，“.Rwx”文件存放在客戶端安裝目錄下的“data”文件夾下；3）、在進行打印樣式復制時，只需將上述重新配置后的打印文件拷貝出來，并在需要配置的客戶端保存一個與之相匹配樣式，使用之生成一個相同的Rwx文件，并將其替換即可。如上例中，將“銷售單2.Rwx”文件拷貝

48、出來，再在另一客戶端銷售出庫單的自定義編輯處保存一個樣式二，再將已拷貝出來的“銷售單2.Rwx”文件拷貝到該客戶端安裝目錄的“data”文件夾下替換原文件即可；4）、在進行版本升級時，為避免打印文件被覆蓋，也應進行上述操作。29. 在商品采購中，如果錄入藥品出廠時間，能否自動生成藥品批號？答：不能。30. 在局域網(wǎng)中，當改變服務器端的單據(jù)配置后，為何客戶端的單據(jù)配置不會改變？答：在千方百劑系統(tǒng)中每一個客房端的程序均有獨立的單據(jù)顯示格式和單據(jù)打印格式，因此服務器端的單據(jù)格式配置不會影響客戶端的單據(jù)格式配置。31. 在商品零售單中的藥品輸入錯誤，如何刪除？答：在商品零售開票中，如果進入列表的商品輸

49、入錯誤，可將該商品選?。ǔ伤{色）后，點擊“Delete”鍵后，即可刪除該條信息。如果是已打印出來的單據(jù)商品有誤，則應進行銷售退貨。32. 為何每次關機時必須先退出“Userver”程序才能關機？答：千方百劑服務器端軟件（即中間件）有兩個運行程序，其中“scktsrvr”程序在啟動時自動運行，而“Userver”程序在進入千方百劑系統(tǒng)時自動啟動，退出千方百劑系統(tǒng)時自動退出。而如果單獨運行“Userver”程序則在關機時必須先退出該程序。33. 當沒有委托代銷入庫商品時，為何可以進行“委托代銷商品退貨”？答：在千方百劑中只有進行了委托代銷入庫后才能進行委托代銷商品退貨，而如果系統(tǒng)允許使用負庫存時，

50、既使沒有委托代銷商品也可進行委托代銷商品退貨，而此時庫存數(shù)量為負。34. 為何在登錄服務器時出現(xiàn)如下錯誤提示“dax error：error creating obiect please verify that the Microsoft data access components 2.1(or later)have been troteily install ed.”?答：該提示是因為SQL數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)訪問組件mdac被破壞，因此需重新安裝SQL數(shù)據(jù)庫或使用補丁文件。35. 錄入庫存期初時為何無法使用庫存列表功能？答：這是因為庫存商品的基本信息沒有進行分類造成的，只有將基本信息進行分類后才能使用庫存列表功能。庫存商品的分類非常重要，它將直接影響系統(tǒng)的整體速度，所以庫存商品最好能進行分類。36. 在配送中心版上接收門店數(shù)據(jù)后，原零售單中共有36個商品，為何只顯示4個商品， 而合計數(shù)量和合計金額卻是正確的？答：出現(xiàn)這樣的情況可能是因為后臺配送中心版在接收門店數(shù)據(jù)前進行了庫存商品基本信息的搬移操作，從而導致上傳數(shù)據(jù)中的庫存商品無