檔案庫房管理暫行辦法一、引言親愛的同事們，檔案是我們公司發展歷程的重要見證，也是公司寶貴的知識資產。檔案庫房則是這些珍貴資料的“家”。為了更好地保護和管理檔案，確保檔案的安全、完整與有效利用，結合公司實際情況，依據相關法律法規和行業標準，特制定本《檔案庫房管理暫行辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同守護好我們公司的記憶寶庫。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有檔案庫房的管理工作，涵蓋公司各部門、各分支機構形成并移交至檔案庫房的各類檔案。無論是紙質檔案、電子檔案，還是特殊載體檔案，都在本辦法的管理范疇之內。三、檔案庫房設置與設施要求（一）庫房選址與布局1.選址原則：檔案庫房應選擇在地勢較高、干燥、排水通暢的地方，遠離火源、水源、污染源以及強電磁場等可能對檔案造成損害的區域。例如，不要靠近鍋爐房、污水處理廠等場所。我們鼓勵在新辦公區域規劃時，充分考慮檔案庫房選址的科學性，從源頭上保障檔案的安全。2.布局要求：庫房內部布局要合理，應劃分出檔案存放區、整理加工區、查閱利用區等不同功能區域。各區域之間要有明顯的分隔，避免相互干擾。同時，要預留足夠的通道，方便檔案的搬運和人員的通行。希望大家在日常工作中，保持各功能區域的整潔和秩序，確保工作的高效進行。（二）庫房建筑要求1.結構堅固：檔案庫房的建筑結構應具有足夠的強度和穩定性，能夠承受一定的自然災害，如地震、洪水等。墻體、屋頂、地面等要做好防水、防潮、隔熱、保溫處理，防止外界環境對檔案造成不良影響。例如，屋頂要做好防水卷材鋪設，地面要進行防潮處理。2.門窗設計：庫房的門窗要具備良好的密封性和防盜性能。窗戶應采用雙層玻璃，減少陽光直射和熱量傳遞。門要安裝防盜鎖，并且設置門禁系統，嚴格控制人員進出。我們希望大家在日常使用中，注意門窗的關閉，發現問題及時報修，共同維護庫房的安全。（三）設施設備配備1.溫濕度調控設備：為了確保檔案庫房內適宜的溫濕度環境，應配備空調、除濕機、加濕器等設備。一般來說，溫度應控制在1424℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。要定期對溫濕度進行監測和記錄，根據實際情況及時調整設備運行參數。希望負責此項工作的同事能夠認真履行職責，確保溫濕度始終處于適宜范圍。2.消防設備：檔案庫房必須配備完善的消防設備，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統、火災自動報警系統等。消防設備要定期進行檢查和維護，確保其性能良好、隨時可用。同時，要制定消防應急預案，并定期組織演練，提高全體員工的消防安全意識和應急處置能力。我們鼓勵大家積極參與消防演練，學習消防知識，共同守護檔案庫房的消防安全。3.防蟲、防鼠設備：為防止檔案遭受蟲蛀和鼠害，庫房內應配備防蟲藥、防鼠板、鼠籠等設備。要定期進行防蟲、防鼠檢查，發現問題及時采取措施。例如，定期投放防蟲藥，清理庫房周邊的雜物，減少老鼠的藏身之處。希望大家在日常工作中，留意庫房內是否有蟲鼠跡象，如有發現及時報告。4.照明設備：庫房內應配備合適的照明設備，保證光線充足且均勻，避免光線過強對檔案造成損害。照明設備應采用無紫外線的燈具，并且要安裝遮光窗簾，防止陽光直射檔案。在離開庫房時，要及時關閉照明設備，節約能源。希望大家養成隨手關燈的好習慣，共同做好節能減排工作。5.檔案裝具：檔案裝具應選用符合國家標準的產品，如檔案架、檔案柜、檔案盒等。裝具的材質要堅固耐用、防火、防潮、防蟲、防鼠，并且要便于檔案的存放、檢索和搬運。在使用檔案裝具時，要合理規劃存儲空間，避免過度擁擠或浪費空間。我們鼓勵大家根據檔案的特點和數量，選擇合適的裝具，提高檔案管理的效率。四、檔案入庫管理（一）檔案接收1.移交手續：各部門在向檔案庫房移交檔案時，應填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、年度、數量、起止日期等信息。移交清單一式兩份，移交部門和檔案庫房各執一份。檔案庫房管理人員要對移交的檔案進行認真核對，確保檔案的數量、質量與移交清單一致。希望各部門在移交檔案時，能夠提前做好整理和清點工作，保證移交工作的順利進行。2.質量檢查：檔案庫房管理人員在接收檔案時，要對檔案的完整性、準確性、規范性進行檢查。檢查檔案是否有破損、缺頁、字跡模糊等問題，如有問題應及時與移交部門溝通，要求其進行整改。只有符合質量要求的檔案才能辦理入庫手續。我們希望大家在日常工作中，注重檔案的形成質量，從源頭上保證檔案的可用性。（二）檔案整理與分類1.整理原則：檔案入庫后，要按照一定的原則和方法進行整理。整理工作應遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯系，便于保管和利用。例如，按照年度、機構、問題等分類方法對檔案進行整理。希望大家在整理檔案時，認真細致，確保檔案整理的質量。2.分類方法：根據公司檔案的實際情況，我們采用年度機構問題分類法。即先按檔案形成的年度進行分類，再在每個年度內按形成檔案的機構進行分類，最后在每個機構下按問題進行分類。在分類過程中，要編制分類方案和分類目錄，便于檔案的檢索和管理。希望負責檔案整理的同事能夠熟練掌握分類方法，提高工作效率。（三）檔案編號與上架1.編號規則：為了便于檔案的管理和檢索，要對整理好的檔案進行編號。編號應具有唯一性和系統性，一般采用全宗號年度分類號案卷號的編號方式。例如，全宗號為001，2023年度形成的檔案，分類號為A01（假設A代表行政類，01代表行政類下的第一個問題），第一本案卷的編號即為0012023A01001。希望大家在編號時，嚴格按照編號規則進行操作，確保編號的準確性。2.上架排列：檔案編號后，要按照編號順序將檔案上架排列。上架排列應遵循從左到右、從上到下的原則，保持整齊有序。同時，要在檔案架或檔案柜上標明檔案的類別、年度等信息，便于查找。希望大家在檔案上架時，認真核對編號，確保檔案排列的準確性。五、檔案庫房日常管理（一）人員管理1.出入庫登記：非檔案庫房管理人員進入庫房，必須經過檔案部門負責人批準，并進行出入庫登記。登記內容包括姓名、部門、進入時間、離開時間、事由等。檔案庫房管理人員要嚴格執行出入庫登記制度，不得擅自允許無關人員進入庫房。希望大家理解并配合此項工作，共同維護庫房的安全。2.培訓與教育：檔案庫房管理人員應定期參加檔案管理業務培訓，不斷提高自身的業務水平和管理能力。同時，公司要加強對全體員工的檔案意識教育，提高員工對檔案重要性的認識，增強員工保護檔案的自覺性。我們鼓勵大家積極參加各類培訓和學習活動，提升自身素質，為檔案管理工作貢獻更多的力量。（二）庫房清潔與衛生1.日常清潔：檔案庫房要保持清潔衛生，定期進行清掃。每天上班后，要對庫房地面、檔案架、檔案柜等進行清掃，清除灰塵和雜物。希望大家養成良好的衛生習慣，保持庫房的整潔。2.定期大掃除：每月要對檔案庫房進行一次全面的大掃除，包括擦拭門窗、燈具、消防設備等，檢查庫房的衛生死角，確保庫房環境干凈整潔。在大掃除過程中，要注意保護檔案，避免因清掃工作對檔案造成損害。希望大家在大掃除時，認真負責，不放過任何一個衛生死角。（三）溫濕度管理1.監測記錄：檔案庫房管理人員要每天定時對庫房內的溫濕度進行監測，并做好記錄。記錄內容包括日期、時間、溫度、濕度等。通過對溫濕度數據的分析，及時發現溫濕度異常情況，并采取相應的措施進行調整。希望負責溫濕度監測的同事能夠認真做好記錄工作，為庫房環境的調控提供準確的數據支持。2.調控措施：當庫房內溫濕度超出規定范圍時，要及時采取調控措施。如溫度過高時，開啟空調制冷；濕度過高時，開啟除濕機除濕；濕度過低時，開啟加濕器加濕。在采取調控措施后，要密切關注溫濕度的變化情況，確保溫濕度盡快恢復到適宜范圍。希望大家熟練掌握溫濕度調控設備的操作方法，及時應對溫濕度異常情況。（四）安全管理1.防火安全：嚴禁在檔案庫房內吸煙、使用明火。檔案庫房內的電氣設備要定期進行檢查，防止因電氣故障引發火災。同時，要保持消防通道暢通，不得在消防通道內堆放雜物。希望大家時刻牢記防火安全，共同營造一個安全的檔案保管環境。2.防盜安全：檔案庫房的門窗要隨時關閉并鎖好，門禁系統要正常運行。下班前，要檢查庫房內的門窗是否關閉，照明設備、電氣設備是否關閉，確認無誤后方可離開。如發現庫房有異常情況，要及時報告并采取相應的措施。希望大家增強防盜意識，做好庫房的安全防范工作。3.防水安全：定期檢查庫房的屋頂、墻壁、地面等是否有漏水現象，排水系統是否暢通。如發現漏水問題，要及時通知相關部門進行維修。在雨季，要加強對庫房的巡查，做好防汛準備工作。希望大家關注庫房的防水情況，及時發現并解決問題，避免檔案因水浸受損。六、檔案保管期限與鑒定銷毀（一）保管期限確定1.依據標準：檔案的保管期限應根據國家有關規定和公司實際情況確定。一般分為永久、定期（30年、10年等）。在確定檔案保管期限時，要綜合考慮檔案的內容、價值、利用需求等因素。希望大家在檔案形成階段，就對檔案的保管期限進行初步判斷，為后續的管理工作提供依據。2.審核確認：檔案庫房管理人員要對各部門移交檔案的保管期限進行審核，如有疑問應及時與移交部門溝通確認。對于保管期限難以確定的檔案，可組織相關部門和專家進行鑒定，確保檔案保管期限的準確合理。希望大家在審核確認保管期限時，認真負責，確保檔案得到科學合理的保管。（二）檔案鑒定1.鑒定組織：公司應成立檔案鑒定小組，負責檔案的鑒定工作。鑒定小組由檔案部門、相關業務部門和專家組成。鑒定小組要定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。希望鑒定小組成員能夠認真履行職責，客觀公正地對檔案進行鑒定。2.鑒定方法：檔案鑒定工作應采用直接鑒定法，即逐卷逐件地對檔案進行審查，根據檔案的內容、價值、利用情況等因素，確定檔案是否繼續保存或銷毀。在鑒定過程中，要做好記錄，詳細說明鑒定意見和理由。希望大家在鑒定檔案時，認真細致，確保鑒定結果的準確性。（三）檔案銷毀1.銷毀審批：經鑒定確無保存價值的檔案，要編制檔案銷毀清冊，報公司領導審批。銷毀清冊應包括檔案的名稱、年度、數量、保管期限、銷毀原因等信息。只有經過公司領導批準后，方可進行檔案銷毀工作。希望大家嚴格按照審批程序進行操作，確保檔案銷毀工作的合法性。2.銷毀實施：檔案銷毀工作應由兩人以上負責監銷，確保檔案銷毀徹底，不發生失泄密事件。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，銷毀后要對銷毀現場進行清理。同時，要將檔案銷毀清冊和銷毀記錄妥善保存，以備查考。希望負責檔案銷毀工作的同事能夠認真負責，確保銷毀工作的安全、規范。七、檔案利用管理（一）利用申請1.申請流程：公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、年度、目的、查閱方式等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案庫房管理人員。檔案庫房管理人員要對申請表進行審核，符合條件的予以批準。希望大家在查閱檔案前，認真填寫申請表，按照流程辦理申請手續。2.申請范圍：檔案查閱申請應嚴格限定在工作需要的范圍內，不得查閱與工作無關的檔案。同時，要遵守檔案保密規定，不得將查閱的檔案內容泄露給無關人員。希望大家自覺遵守檔案利用的相關規定，保護公司的檔案信息安全。（二）查閱服務1.查閱方式：檔案庫房管理人員應根據申請人的需求，提供合適的查閱方式。一般可采用現場查閱、復印、掃描等方式。在提供查閱服務時，要注意保護檔案的安全，避免檔案受損。例如，在復印或掃描檔案時，要使用符合檔案保護要求的設備。希望大家在查閱檔案時，愛護檔案，配合檔案庫房管理人員的工作。2.查閱場所：檔案查閱應在指定的查閱場所進行，不得將檔案帶出查閱場所。查閱場所要保持安靜、整潔，配備必要的桌椅、照明設備等。希望大家在查閱場所遵守秩序，共同營造良好的查閱環境。（三）利用登記1.登記內容：檔案庫房管理人員要對檔案的利用情況進行登記，登記內容包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱方式等。通過利用登記，了解檔案的利用情況，為檔案管理工作提供參考。希望負責利用登記的同事能夠認真做好記錄工作，確保登記信息的準確完整。2.統計分析：檔案庫房管理人員要定期對檔案利用登記信息進行統計分析，了解檔案的利用熱點、利用需求等情況。根據統計分析結果，合理調整檔案管理策略，提高檔案的利用效率。希望大家重視檔案利用的統計分析工作，為公司的檔案管理決策提供有力支持。八、監督與檢查1.定期檢查：公司檔案管理部門要定期對檔案庫房管理工作進行檢查，檢查內容包括庫房設施設備運行情況、檔案入庫與保管情況、檔案利用情況等。檢查周期一般為每季度一次，檢查后要形成檢查報告，對存在的問題提出整改意見。希望大家積極配合定期檢查工作，共同提升檔案庫房管理水平。2.不定期抽查：除定期檢查外，檔案管理部門還應不定期對檔案庫房進行抽查，及時發現和解決日常管理中存在的問題。抽查內容和時間不固定，具有隨機性。希望大家在日常工作中始終保持嚴謹的工作態度，做好檔案庫房的各項管理工作。3.整改落實：對于檢查和抽查中發現的問