煙臺市會計檔案管理辦法?一、總則（一）目的與依據為了加強煙臺市各單位會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關法律法規，結合煙臺市實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于煙臺市行政區域內國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織（以下統稱單位）的會計檔案管理工作。（三）定義本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理工作應遵循統一領導、分級管理的原則。煙臺市財政部門和檔案行政管理部門共同負責全市會計檔案工作的指導、監督和檢查。各單位應建立健全會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。二、會計檔案的內容（一）會計憑證類1.原始憑證，是在經濟業務發生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業務發生或完成情況的憑證。2.記賬憑證，是會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證。3.匯總憑證，是將一定時期內反映同類經濟業務的多張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。（二）會計賬簿類1.總賬，是根據總分類科目開設賬戶，用來登記全部經濟業務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。2.明細賬，是根據明細分類科目設置的，用來對會計要素具體內容進行明細分類核算的賬簿。3.日記賬，是按照經濟業務發生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿，包括現金日記賬和銀行存款日記賬。4.固定資產卡片，是指登記固定資產各種資料的卡片，是固定資產進行明細分類核算的一種賬簿形式。5.其他輔助性賬簿，是對某些在序時賬簿和分類賬簿等主要賬簿中都不予登記或登記不夠詳細的經濟業務事項進行補充登記時使用的賬簿。（三）財務會計報告類1.月度、季度、半年度財務會計報告，是指月度、季度、半年度終了提供的財務會計報告，通常僅指會計報表，會計報表至少應當包括資產負債表和利潤表。2.年度財務會計報告，是指年度終了對外提供的財務會計報告，包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書。會計報表應當包括資產負債表、利潤表、現金流量表及相關附表。（四）其他會計資料類1.銀行存款余額調節表，是在銀行對賬單余額與企業賬面存款余額的基礎上，各自加上對方已收本單位未收賬項數額，減去對方已付本單位未付賬項數額，以調整雙方余額使其一致的一種調節方法。2.銀行對賬單，是銀行和企業核對賬務的聯系單，也是證實企業業務往來的紀錄，也可以作為企業資金流動的依據。3.納稅申報表，是納稅人履行納稅義務，按期向稅務機關申報納稅期應繳稅額時應填報的表格。4.會計檔案移交清冊，是單位之間交接會計檔案時所編制的詳細記錄。5.會計檔案保管清冊，是記錄和反映單位會計檔案保管情況的書面文件。6.會計檔案銷毀清冊，是記錄和反映單位會計檔案銷毀情況的書面文件。7.其他具有保存價值的會計資料，如經濟合同、財務數據統計分析報告等。三、會計檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.單位的會計機構或會計人員所屬機構（以下統稱單位會計管理機構）按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。2.會計憑證應按月、按編號順序每月裝訂成冊，標明月份、季度、年起止、號數、單據張數，由會計及有關人員簽名蓋章（包括制單、審核、記賬、主管），裝訂后要在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱。3.會計賬簿按年編號，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬等。年度終了后，應將各種賬簿裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、編號等，并由記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員簽名或者蓋章。4.財務會計報告應按年裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、報告所屬年度、種類等，并由單位負責人、主管會計工作的負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。（二）歸檔時間1.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。2.單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。（三）歸檔手續1.單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。2.紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。3.單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。四、會計檔案的保管（一）保管要求1.單位應當建立符合要求的會計檔案室（柜），配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保會計檔案的安全。2.會計檔案應分類存放，按年度、類別、保管期限等進行科學排列，便于查找和利用。3.對磁性介質存儲的會計檔案，應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。4.單位檔案管理機構應建立會計檔案查閱、復制登記制度，嚴格辦理查閱、復制手續。（二）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》附表執行。（三）保管責任1.單位檔案管理機構對會計檔案的保管負有主要責任，應定期對會計檔案進行檢查和維護，確保會計檔案的安全和完整。2.單位會計管理機構在臨時保管會計檔案期間，也應承擔相應的保管責任，按照規定的保管要求進行管理。五、會計檔案的利用（一）利用權限1.單位內部人員因工作需要查閱會計檔案時，應經會計機構負責人或檔案管理機構負責人批準，并辦理登記手續。2.外部單位查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經本單位負責人批準，并辦理登記手續。3.查閱會計檔案時，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。（二）復制規定1.如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供會計檔案的復制件。2.向外單位提供會計檔案復制件時，應當在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。（二）鑒定方法1.對保管期滿的會計檔案，應當按照國家有關規定進行鑒定，確定其是否可以銷毀。2.經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。（三）銷毀程序1.經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：（1）單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。（2）單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（3）單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。2.電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。（四）不得銷毀的會計檔案1.保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。2.單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。七、特殊情況的處理（一）單位分立1.單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。2.單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。3.單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。（二）單位合并1.單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。2.單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。（三）建設單位項目建設會計檔案建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。（四）單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規定處置。八、監督與檢查（一）監督主體煙臺市財政部門和檔案行政管理部門應定期對各單位的會計檔案管理工作進行監督檢查。（二）檢查內容1.會計檔案管理制度的建立和執行情況。2.會計檔案的整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀