江西省名人檔案管理辦法?一、總則（一）目的與背景江西省歷史悠久、文化燦爛，名人輩出，他們在政治、經濟、文化、科技等各個領域為江西乃至國家的發展做出了卓越貢獻。名人檔案作為記錄名人一生經歷、成就和思想的重要載體，具有極高的歷史價值、文化價值和社會價值。為了加強對江西省名人檔案的科學管理，有效保護和利用這些珍貴的檔案資源，充分發揮名人檔案在傳承江西文化、促進社會發展中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》《江西省檔案管理條例》等相關法律法規，結合本省實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于江西省行政區域內名人檔案的收集、整理、保管、利用等管理活動。本辦法所稱名人檔案，是指在江西省出生、成長或長期在江西工作、生活，在政治、經濟、科技、文化、教育、體育、藝術等領域具有重要影響力和較高知名度的個人在其社會實踐活動中形成的，對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。（三）管理原則名人檔案管理工作應當遵循統一領導、分級管理、集中保管、科學利用的原則，確保名人檔案的完整、安全和有效利用。二、管理機構與職責（一）檔案行政管理部門江西省檔案行政管理部門負責全省名人檔案管理工作的統籌規劃、組織協調和監督指導。市、縣（市、區）檔案行政管理部門負責本行政區域內名人檔案管理工作的組織實施和監督檢查。其主要職責包括：1.制定和完善名人檔案管理的相關政策、制度和標準；2.指導和監督各有關單位和個人做好名人檔案的收集、整理、保管和利用工作；3.組織開展名人檔案的宣傳、教育和研究活動；4.協調解決名人檔案管理工作中的重大問題。（二）名人檔案保管機構江西省檔案館是全省名人檔案的集中保管機構，負責接收、整理、保管和提供利用省級名人檔案。市、縣（市、區）檔案館負責接收、整理、保管和提供利用本行政區域內的名人檔案。其主要職責包括：1.按照規定接收名人檔案，并進行科學分類、編號、編目等整理工作；2.建立健全名人檔案保管制度，采取必要的安全防護措施，確保名人檔案的安全；3.開展名人檔案的信息化建設，建立名人檔案數據庫，提高檔案利用效率；4.依法向社會提供名人檔案的查閱、復制等利用服務。（三）相關單位和個人名人所在單位、工作過的單位以及其他有關單位和個人，應當按照本辦法的規定，做好名人檔案的收集、整理和移交工作。具體職責如下：1.及時收集名人在本單位工作、活動中形成的檔案材料，并進行初步整理；2.按照規定的時間和要求，將整理好的名人檔案移交至相應的檔案保管機構；3.協助檔案保管機構做好名人檔案的收集、整理和利用工作。三、名人檔案的收集（一）收集范圍名人檔案的收集范圍主要包括以下幾個方面：1.名人的傳記、自傳、回憶錄、日記、書信等文字材料；2.名人的著作、論文、研究報告、設計圖紙等學術成果材料；3.名人的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像材料；4.名人獲得的榮譽證書、獎章、獎杯、獎狀等實物材料；5.其他與名人有關的具有保存價值的檔案材料。（二）收集方式1.檔案保管機構可以通過接收移交、征集、購買、捐贈等方式收集名人檔案。2.名人所在單位、工作過的單位以及其他有關單位和個人，應當在名人去世或者離開本單位后的一定時間內，將其形成的檔案材料移交至相應的檔案保管機構。3.檔案保管機構可以向社會發布征集名人檔案的公告，鼓勵單位和個人向其捐贈、寄存名人檔案。對于捐贈重要名人檔案的單位和個人，檔案保管機構應當給予適當的獎勵。4.對于具有重要價值的名人檔案，檔案保管機構可以通過購買的方式進行收集。（三）收集要求1.收集名人檔案應當遵循真實、完整、準確的原則，確保檔案材料的質量。2.收集的名人檔案應當按照規定的格式和要求進行整理，注明檔案的來源、形成時間、內容摘要等信息。3.檔案保管機構在收集名人檔案時，應當與捐贈人、寄存人等簽訂相關協議，明確雙方的權利和義務。四、名人檔案的整理（一）整理原則名人檔案的整理應當遵循檔案形成的規律和特點，保持檔案之間的有機聯系，便于保管和利用。（二）整理方法1.檔案保管機構應當對收集到的名人檔案進行分類整理，一般可以按照檔案的形成時間、內容性質、載體形式等進行分類。2.對紙質檔案應當進行裝訂、編頁、編號等處理；對聲像檔案應當進行數字化轉換，并建立相應的索引和目錄。3.編制名人檔案的檢索工具，如案卷目錄、卷內文件目錄、人名索引等，以便于快速查找和利用檔案。（三）整理要求1.整理名人檔案應當使用符合國家標準的檔案用品和裝具，確保檔案的長期保存。2.整理過程中應當對檔案進行認真核對和檢查，發現問題及時處理。3.整理工作完成后，應當建立名人檔案的整理檔案，記錄整理的過程和結果。五、名人檔案的保管（一）保管條件檔案保管機構應當為名人檔案提供適宜的保管條件，配備必要的保管設施和設備，如檔案庫房、密集架、溫濕度調控設備、消防設備、防盜設備等。檔案庫房應當保持整潔、干燥、通風，溫度和濕度應當控制在規定的范圍內。（二）保管措施1.建立健全名人檔案保管制度，明確保管人員的職責和工作流程。2.對名人檔案進行定期檢查和維護，及時發現和處理檔案損壞、霉變、蟲蛀等問題。3.對重要的名人檔案應當采取特殊的保管措施，如進行復制備份、異地存儲等，確保檔案的安全。4.加強對名人檔案的安全保密管理，嚴格遵守國家有關保密規定，防止檔案信息的泄露。（三）保管期限名人檔案的保管期限分為永久和定期兩種。凡是反映名人主要活動和成就、具有重要歷史價值和社會價值的檔案，應當永久保存；其他檔案可以根據其價值和保存需要，確定適當的保管期限。六、名人檔案的利用（一）利用原則名人檔案的利用應當遵循合法、公正、便民的原則，在保護檔案安全和個人隱私的前提下，充分發揮檔案的社會效益。（二）利用方式1.單位和個人可以按照規定的程序，到檔案保管機構查閱、復制名人檔案。2.檔案保管機構可以通過舉辦展覽、出版檔案資料、開展學術研究等方式，向社會廣泛宣傳和利用名人檔案。3.對于涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的名人檔案，應當按照國家有關規定進行嚴格管理，限制利用范圍。（三）利用程序1.單位和個人查閱、復制名人檔案，應當向檔案保管機構提出書面申請，并說明利用目的和范圍。2.檔案保管機構應當對申請人的身份和申請事項進行審核，符合條件的，應當及時提供檔案利用服務；不符合條件的，應當說明理由。3.利用名人檔案應當遵守檔案保管機構的有關規定，不得損毀、涂改、偽造檔案，不得泄露檔案中的機密信息。七、法律責任（一）單位和個人的責任有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責令限期改正；情節嚴重的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分：1.不按照規定移交名人檔案的；2.擅自提供、抄錄、公布、銷毀名人檔案的；3.涂改、偽造名人檔案的；4.損毀、丟失名人檔案的；5.其他違反本辦法規定的行為。（二）檔案行政管理部門和檔案保管機構工作人員的責任