財務自制憑證管理辦法一、總則（一）目的與適用范圍在企業日常財務工作中，自制憑證是記錄經濟業務、明確經濟責任的重要書面證明，對財務核算和管理起著關鍵支撐作用。準確、規范地管理自制憑證，不僅有助于保證財務信息的真實性和準確性，還能使財務工作流程更加順暢、高效。本管理辦法適用于公司內所有涉及財務自制憑證相關業務的部門及人員。我們鼓勵大家認真學習本辦法，確保在日常工作中嚴格遵守，共同維護公司財務工作的規范開展。（二）制定依據本辦法依據《中華人民共和國會計法》《會計基礎工作規范》以及相關會計準則等法律法規和行業標準制定，旨在使公司的自制憑證管理合法合規。希望大家在使用自制憑證時，牢記這些準則，確保我們的每一項操作都符合規定。二、自制憑證的種類及定義（一）費用報銷單1.定義：用于員工報銷各項費用，如差旅費、辦公用品費、業務招待費等。它是記錄公司日常費用支出的重要自制憑證。例如員工出差回來后，需將出差期間的各項費用整理好，填寫費用報銷單來申請報銷。2.內容構成：通常包含報銷日期、報銷人姓名、部門、費用明細（如交通費、住宿費等）、金額、用途、附件張數等。填寫時務必詳細、準確，確保每一筆費用都能清晰可查。我們希望大家在填寫費用報銷單時，仔細核對各項信息，避免因填寫錯誤而影響報銷進度。（二）借款單1.定義：當員工因工作需要向公司預先借款時使用，比如預支項目備用金、采購預付款等。這是明確員工借款事項及相關責任的重要依據。2.內容構成：主要有借款人姓名、部門、借款日期、借款用途、借款金額、預計還款日期等內容。填寫借款單時，請如實說明借款用途和預計還款時間，方便財務部門進行資金安排和后續跟蹤管理。（三）出入庫單1.定義：在公司采購貨物入庫及銷售發貨出庫過程中使用。入庫單用于記錄采購貨物驗收入庫情況，出庫單用于記錄銷售貨物發出情況，是反映公司存貨進出的關鍵憑證。2.內容構成：入庫單一般包括入庫日期、供應商名稱、貨物名稱、規格型號、數量、單價、金額等；出庫單則包含出庫日期、客戶名稱、貨物相關信息、數量等。倉庫管理人員和相關業務人員在填寫出入庫單時，要確保貨物信息準確無誤，及時記錄貨物的進出情況。（四）工資表1.定義：用于核算和發放員工工資，是記錄公司人力成本支出的重要自制憑證。它體現了員工的勞動報酬及相關扣除項目等信息。2.內容構成：一般涵蓋員工姓名、部門、基本工資、績效工資、獎金、考勤扣款、社保公積金代扣等項目。財務部門在制作工資表時，要依據公司的薪酬制度準確計算各項數據，保證工資核算的準確性和公正性。三、自制憑證的填制要求（一）基本要求1.真實性：自制憑證所反映的經濟業務必須真實發生，不得虛構或隱瞞。這是保證財務信息質量的根本前提，希望大家務必秉持誠實守信的原則，如實填寫自制憑證。任何虛假的經濟業務記錄都可能給公司帶來嚴重的財務風險和法律后果。2.完整性：憑證上的各項內容要填寫齊全，不得遺漏。無論是日期、金額、經辦人等基本信息，還是業務內容、附件等相關信息，都應完整無缺。例如，費用報銷單上的費用明細要詳細列出每一項支出，不能模糊不清。只有確保憑證的完整性，才能為后續的財務核算和審查提供充分依據。3.準確性：數字填寫要準確無誤，金額大小寫必須一致且清晰可辨。文字表述要簡潔明了，準確反映經濟業務實質。如在填寫借款單金額時，一定要仔細核對，避免因數字錯誤導致借款金額有誤，給公司和個人帶來不必要的麻煩。（二）具體要求1.費用報銷單日期：填寫實際報銷日期。報銷人：填寫本人真實姓名，便于財務核對和后續管理。費用明細：按照費用類別分別填寫，如差旅費要細分交通、住宿、餐飲等費用，并在備注欄簡要說明業務用途。例如“[出差日期區間]前往[出差地點]參加[具體會議或業務活動]”。金額：金額數字填寫規范，小寫金額前要加上人民幣符號“￥”，大寫金額要頂格填寫，無數字部分用“零”補齊。附件：注明所附發票、收據等原始憑證的張數，確保附件與報銷內容相符且真實有效。我們鼓勵大家在粘貼附件時，按照一定順序整理，如發票日期先后順序，以便財務人員審核。2.借款單日期：填寫借款申請當天的日期。借款人：務必填寫本人真實姓名，并簽字確認。借款用途：詳細說明借款用于的具體業務事項，如“[項目名稱]項目前期調研費用”。金額：填寫規范同費用報銷單，同時注明預計還款日期，這有助于財務部門合理安排資金和監督還款情況。希望借款人按照約定的還款日期及時還款，維護公司資金的正常流轉。3.出入庫單日期：填寫貨物實際出入庫日期。供應商或客戶：填寫全稱，確保信息準確。貨物信息：準確填寫貨物名稱、規格型號、數量等，對于特殊貨物，如易損耗、有保質期的，要在備注欄注明相關信息。例如“[貨物名稱]保質期至[具體日期]”。經手人：由負責貨物出入庫的相關人員簽字，對貨物的出入庫情況負責。倉庫管理人員在填寫出入庫單后，要及時將信息傳遞給財務部門，以便進行存貨核算。4.工資表員工信息：確保員工姓名、部門等基本信息準確無誤，如有人員變動及時更新。工資項目：依據公司薪酬制度準確計算各項工資、獎金、扣款等金額。例如，績效工資要根據員工的績效考核結果如實填寫。簽字確認：工資表制作完成后，需經相關負責人（如部門經理、財務負責人等）審核簽字，再交給出納進行工資發放。我們希望財務人員在制作工資表時，認真核對每一項數據，保障員工的切身利益。四、自制憑證的審核（一）審核流程1.部門初審：自制憑證由業務部門首先進行初審。相關負責人要對憑證所反映的經濟業務真實性、合理性進行審核，確認業務是否符合公司規定和實際工作需要。例如，部門經理在審核費用報銷單時，要判斷該費用支出是否與部門業務相關，金額是否在合理范圍內。初審通過后，簽字確認并提交給財務部門。希望各部門負責人認真履行初審職責，為財務審核把好第一關。2.財務復審：財務部門收到自制憑證后，進行全面細致的復審。除了審核經濟業務的真實性，還要重點審核憑證填寫的規范性、完整性以及金額計算的準確性，同時檢查相關附件是否齊全、合規。如財務人員在審核借款單時，要查看借款用途是否符合公司資金使用規定，預計還款日期是否合理，所附審批文件是否完整等。對于不符合要求的憑證，財務部門應及時退回給相關部門或人員進行補充、更正。（二）審核要點1.真實性審核：通過查看相關合同、協議、文件，詢問當事人等方式，核實經濟業務是否真實發生。例如，對于大額業務招待費報銷，要查看是否有接待審批單、接待明細等相關資料，證實接待活動的真實性。2.合規性審核：檢查自制憑證是否符合國家法律法規、公司規章制度以及相關財務政策要求。比如，費用報銷是否符合公司規定的報銷標準，工資核算是否符合當地社保公積金政策等。3.完整性審核：確認憑證各項內容填寫齊全，附件完整。如出入庫單是否缺少貨物規格、簽收人等關鍵信息，工資表是否遺漏某項扣款項目等。4.準確性審核：對憑證上的數字計算、金額大小寫一致性等進行核對。例如，檢查費用報銷單上各項費用合計金額是否計算正確，借款單金額大小寫是否相符。財務人員在審核時要認真細致，不放過任何一個可能出現錯誤的地方。五、自制憑證的傳遞與保管（一）傳遞要求1.及時傳遞：自制憑證在完成填制和審核后，應及時傳遞給下一環節相關人員或部門。例如，費用報銷單審核通過后，要及時傳遞給出納進行付款；出入庫單填寫完成后，倉庫部門要及時傳遞給財務部門進行存貨賬務處理。避免因憑證傳遞不及時而影響財務核算的及時性和準確性，耽誤公司業務的正常開展。希望各部門之間加強溝通協作，確保憑證傳遞順暢。2.傳遞手續完備：在憑證傳遞過程中，要辦理必要的交接手續，明確責任。可以通過建立專門的憑證傳遞登記薄，記錄憑證名稱、傳遞日期、傳遞雙方人員等信息，確保憑證在傳遞過程中的安全和可追溯性。例如，財務人員接收業務部門傳遞的自制憑證時，雙方要在登記薄上簽字確認。（二）保管要求1.分類歸檔：財務部門應按照自制憑證的種類進行分類，如將費用報銷單、借款單、出入庫單、工資表等分別存放，并按時間順序編號排列，建立相應的檔案索引，便于日后查找和查閱。希望財務人員定期對自制憑證進行整理歸檔，保持檔案的規范性。2.存放環境適宜：自制憑證應存放在安全、干燥、防火、防潮、防蟲的場所，防止憑證受損、丟失。可以使用專門的檔案柜，并定期對存放環境進行檢查和維護。3.保管期限：根據國家相關法律法規和公司檔案管理制度，確定不同自制憑證的保管期限。一般來說，費用報銷單、借款單等與費用、往來相關的憑證保管期限為10年；出入庫單與存貨核算相關，保管期限為15年；工資表涉及員工權益和公司人力成本核算，保管期限為25年。保管期滿后，按照規定的程序進行銷毀處理，但對于涉及未了事項的自制憑證，應單獨抽出另行保管，直至未了事項完結。希望大家嚴格遵守保管期限規定，妥善保管自制憑證。六、責任與處罰（一）責任界定1.業務部門責任：業務部門對自制憑證所反映經濟業務的真實性、合理性負責。如果因業務部門提供虛假業務信息或審核把關不嚴，導致憑證內容不實，業務部門相關責任人要承擔相應責任。例如，部門經理對本部門員工提交的費用報銷單初審不嚴，致使不符合規定的費用得以報銷，部門經理應承擔管理責任。2.財務部門責任：財務部門對自制憑證的審核規范性、完整性以及財務核算的準確性負責。若因財務審核疏忽，未發現憑證存在的問題，導致財務信息錯誤或公司遭受損失，財務部門相關人員要承擔責任。比如，財務人員在審核工資表時，因計算錯誤多發放員工工資，財務人員應承擔相應責任。（二）處罰措施1.輕微違規：對于初次填寫不規范、附件不齊全等輕微違規行為，由財務部門及時通知相關人員進行補充、更正，并給予口頭提醒。希望大家能夠及時改正錯誤，避免再次出現類似問題。2.嚴重違規：如故意填寫虛假信息、偽造憑證等嚴重違規行為，公司將視情節輕重給予相關責任人警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等處罰，并依法追究法律責任。構成犯罪的，移交司法機關