財務自制憑證管理辦法一、總則（一）目的與適用范圍在企業(yè)日常財務工作中，自制憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任的重要書面證明，對財務核算和管理起著關鍵支撐作用。準確、規(guī)范地管理自制憑證，不僅有助于保證財務信息的真實性和準確性，還能使財務工作流程更加順暢、高效。本管理辦法適用于公司內(nèi)所有涉及財務自制憑證相關業(yè)務的部門及人員。我們鼓勵大家認真學習本辦法，確保在日常工作中嚴格遵守，共同維護公司財務工作的規(guī)范開展。（二）制定依據(jù)本辦法依據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計基礎工作規(guī)范》以及相關會計準則等法律法規(guī)和行業(yè)標準制定，旨在使公司的自制憑證管理合法合規(guī)。希望大家在使用自制憑證時，牢記這些準則，確保我們的每一項操作都符合規(guī)定。二、自制憑證的種類及定義（一）費用報銷單1.定義：用于員工報銷各項費用，如差旅費、辦公用品費、業(yè)務招待費等。它是記錄公司日常費用支出的重要自制憑證。例如員工出差回來后，需將出差期間的各項費用整理好，填寫費用報銷單來申請報銷。2.內(nèi)容構成：通常包含報銷日期、報銷人姓名、部門、費用明細（如交通費、住宿費等）、金額、用途、附件張數(shù)等。填寫時務必詳細、準確，確保每一筆費用都能清晰可查。我們希望大家在填寫費用報銷單時，仔細核對各項信息，避免因填寫錯誤而影響報銷進度。（二）借款單1.定義：當員工因工作需要向公司預先借款時使用，比如預支項目備用金、采購預付款等。這是明確員工借款事項及相關責任的重要依據(jù)。2.內(nèi)容構成：主要有借款人姓名、部門、借款日期、借款用途、借款金額、預計還款日期等內(nèi)容。填寫借款單時，請如實說明借款用途和預計還款時間，方便財務部門進行資金安排和后續(xù)跟蹤管理。（三）出入庫單1.定義：在公司采購貨物入庫及銷售發(fā)貨出庫過程中使用。入庫單用于記錄采購貨物驗收入庫情況，出庫單用于記錄銷售貨物發(fā)出情況，是反映公司存貨進出的關鍵憑證。2.內(nèi)容構成：入庫單一般包括入庫日期、供應商名稱、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等；出庫單則包含出庫日期、客戶名稱、貨物相關信息、數(shù)量等。倉庫管理人員和相關業(yè)務人員在填寫出入庫單時，要確保貨物信息準確無誤，及時記錄貨物的進出情況。（四）工資表1.定義：用于核算和發(fā)放員工工資，是記錄公司人力成本支出的重要自制憑證。它體現(xiàn)了員工的勞動報酬及相關扣除項目等信息。2.內(nèi)容構成：一般涵蓋員工姓名、部門、基本工資、績效工資、獎金、考勤扣款、社保公積金代扣等項目。財務部門在制作工資表時，要依據(jù)公司的薪酬制度準確計算各項數(shù)據(jù)，保證工資核算的準確性和公正性。三、自制憑證的填制要求（一）基本要求1.真實性：自制憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務必須真實發(fā)生，不得虛構或隱瞞。這是保證財務信息質(zhì)量的根本前提，希望大家務必秉持誠實守信的原則，如實填寫自制憑證。任何虛假的經(jīng)濟業(yè)務記錄都可能給公司帶來嚴重的財務風險和法律后果。2.完整性：憑證上的各項內(nèi)容要填寫齊全，不得遺漏。無論是日期、金額、經(jīng)辦人等基本信息，還是業(yè)務內(nèi)容、附件等相關信息，都應完整無缺。例如，費用報銷單上的費用明細要詳細列出每一項支出，不能模糊不清。只有確保憑證的完整性，才能為后續(xù)的財務核算和審查提供充分依據(jù)。3.準確性：數(shù)字填寫要準確無誤，金額大小寫必須一致且清晰可辨。文字表述要簡潔明了，準確反映經(jīng)濟業(yè)務實質(zhì)。如在填寫借款單金額時，一定要仔細核對，避免因數(shù)字錯誤導致借款金額有誤，給公司和個人帶來不必要的麻煩。（二）具體要求1.費用報銷單日期：填寫實際報銷日期。報銷人：填寫本人真實姓名，便于財務核對和后續(xù)管理。費用明細：按照費用類別分別填寫，如差旅費要細分交通、住宿、餐飲等費用，并在備注欄簡要說明業(yè)務用途。例如“[出差日期區(qū)間]前往[出差地點]參加[具體會議或業(yè)務活動]”。金額：金額數(shù)字填寫規(guī)范，小寫金額前要加上人民幣符號“￥”，大寫金額要頂格填寫，無數(shù)字部分用“零”補齊。附件：注明所附發(fā)票、收據(jù)等原始憑證的張數(shù)，確保附件與報銷內(nèi)容相符且真實有效。我們鼓勵大家在粘貼附件時，按照一定順序整理，如發(fā)票日期先后順序，以便財務人員審核。2.借款單日期：填寫借款申請當天的日期。借款人：務必填寫本人真實姓名，并簽字確認。借款用途：詳細說明借款用于的具體業(yè)務事項，如“[項目名稱]項目前期調(diào)研費用”。金額：填寫規(guī)范同費用報銷單，同時注明預計還款日期，這有助于財務部門合理安排資金和監(jiān)督還款情況。希望借款人按照約定的還款日期及時還款，維護公司資金的正常流轉。3.出入庫單日期：填寫貨物實際出入庫日期。供應商或客戶：填寫全稱，確保信息準確。貨物信息：準確填寫貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等，對于特殊貨物，如易損耗、有保質(zhì)期的，要在備注欄注明相關信息。例如“[貨物名稱]保質(zhì)期至[具體日期]”。經(jīng)手人：由負責貨物出入庫的相關人員簽字，對貨物的出入庫情況負責。倉庫管理人員在填寫出入庫單后，要及時將信息傳遞給財務部門，以便進行存貨核算。4.工資表員工信息：確保員工姓名、部門等基本信息準確無誤，如有人員變動及時更新。工資項目：依據(jù)公司薪酬制度準確計算各項工資、獎金、扣款等金額。例如，績效工資要根據(jù)員工的績效考核結果如實填寫。簽字確認：工資表制作完成后，需經(jīng)相關負責人（如部門經(jīng)理、財務負責人等）審核簽字，再交給出納進行工資發(fā)放。我們希望財務人員在制作工資表時，認真核對每一項數(shù)據(jù)，保障員工的切身利益。四、自制憑證的審核（一）審核流程1.部門初審：自制憑證由業(yè)務部門首先進行初審。相關負責人要對憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務真實性、合理性進行審核，確認業(yè)務是否符合公司規(guī)定和實際工作需要。例如，部門經(jīng)理在審核費用報銷單時，要判斷該費用支出是否與部門業(yè)務相關，金額是否在合理范圍內(nèi)。初審通過后，簽字確認并提交給財務部門。希望各部門負責人認真履行初審職責，為財務審核把好第一關。2.財務復審：財務部門收到自制憑證后，進行全面細致的復審。除了審核經(jīng)濟業(yè)務的真實性，還要重點審核憑證填寫的規(guī)范性、完整性以及金額計算的準確性，同時檢查相關附件是否齊全、合規(guī)。如財務人員在審核借款單時，要查看借款用途是否符合公司資金使用規(guī)定，預計還款日期是否合理，所附審批文件是否完整等。對于不符合要求的憑證，財務部門應及時退回給相關部門或人員進行補充、更正。（二）審核要點1.真實性審核：通過查看相關合同、協(xié)議、文件，詢問當事人等方式，核實經(jīng)濟業(yè)務是否真實發(fā)生。例如，對于大額業(yè)務招待費報銷，要查看是否有接待審批單、接待明細等相關資料，證實接待活動的真實性。2.合規(guī)性審核：檢查自制憑證是否符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度以及相關財務政策要求。比如，費用報銷是否符合公司規(guī)定的報銷標準，工資核算是否符合當?shù)厣绫９e金政策等。3.完整性審核：確認憑證各項內(nèi)容填寫齊全，附件完整。如出入庫單是否缺少貨物規(guī)格、簽收人等關鍵信息，工資表是否遺漏某項扣款項目等。4.準確性審核：對憑證上的數(shù)字計算、金額大小寫一致性等進行核對。例如，檢查費用報銷單上各項費用合計金額是否計算正確，借款單金額大小寫是否相符。財務人員在審核時要認真細致，不放過任何一個可能出現(xiàn)錯誤的地方。五、自制憑證的傳遞與保管（一）傳遞要求1.及時傳遞：自制憑證在完成填制和審核后，應及時傳遞給下一環(huán)節(jié)相關人員或部門。例如，費用報銷單審核通過后，要及時傳遞給出納進行付款；出入庫單填寫完成后，倉庫部門要及時傳遞給財務部門進行存貨賬務處理。避免因憑證傳遞不及時而影響財務核算的及時性和準確性，耽誤公司業(yè)務的正常開展。希望各部門之間加強溝通協(xié)作，確保憑證傳遞順暢。2.傳遞手續(xù)完備：在憑證傳遞過程中，要辦理必要的交接手續(xù)，明確責任。可以通過建立專門的憑證傳遞登記薄，記錄憑證名稱、傳遞日期、傳遞雙方人員等信息，確保憑證在傳遞過程中的安全和可追溯性。例如，財務人員接收業(yè)務部門傳遞的自制憑證時，雙方要在登記薄上簽字確認。（二）保管要求1.分類歸檔：財務部門應按照自制憑證的種類進行分類，如將費用報銷單、借款單、出入庫單、工資表等分別存放，并按時間順序編號排列，建立相應的檔案索引，便于日后查找和查閱。希望財務人員定期對自制憑證進行整理歸檔，保持檔案的規(guī)范性。2.存放環(huán)境適宜：自制憑證應存放在安全、干燥、防火、防潮、防蟲的場所，防止憑證受損、丟失。可以使用專門的檔案柜，并定期對存放環(huán)境進行檢查和維護。3.保管期限：根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確定不同自制憑證的保管期限。一般來說，費用報銷單、借款單等與費用、往來相關的憑證保管期限為10年；出入庫單與存貨核算相關，保管期限為15年；工資表涉及員工權益和公司人力成本核算，保管期限為25年。保管期滿后，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，但對于涉及未了事項的自制憑證，應單獨抽出另行保管，直至未了事項完結。希望大家嚴格遵守保管期限規(guī)定，妥善保管自制憑證。六、責任與處罰（一）責任界定1.業(yè)務部門責任：業(yè)務部門對自制憑證所反映經(jīng)濟業(yè)務的真實性、合理性負責。如果因業(yè)務部門提供虛假業(yè)務信息或?qū)徍税殃P不嚴，導致憑證內(nèi)容不實，業(yè)務部門相關責任人要承擔相應責任。例如，部門經(jīng)理對本部門員工提交的費用報銷單初審不嚴，致使不符合規(guī)定的費用得以報銷，部門經(jīng)理應承擔管理責任。2.財務部門責任：財務部門對自制憑證的審核規(guī)范性、完整性以及財務核算的準確性負責。若因財務審核疏忽，未發(fā)現(xiàn)憑證存在的問題，導致財務信息錯誤或公司遭受損失，財務部門相關人員要承擔責任。比如，財務人員在審核工資表時，因計算錯誤多發(fā)放員工工資，財務人員應承擔相應責任。（二）處罰措施1.輕微違規(guī)：對于初次填寫不規(guī)范、附件不齊全等輕微違規(guī)行為，由財務部門及時通知相關人員進行補充、更正，并給予口頭提醒。希望大家能夠及時改正錯誤，避免再次出現(xiàn)類似問題。2.嚴重違規(guī)：如故意填寫虛假信息、偽造憑證等嚴重違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關責任人警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等處罰，并依法追究法律責任。構成犯罪的，移交司法機關