征服采購需求管理辦法總則制定目的為了規范征服公司采購需求管理，提高采購效率和質量，確保采購活動符合公司戰略目標和業務需求，依據國家相關法律法規和行業標準，結合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于征服公司及其下屬各部門、分支機構的所有采購需求管理活動。基本原則1.合規性原則：采購需求管理活動必須嚴格遵守國家法律法規、行業規范以及公司內部的各項規章制度。2.合理性原則：采購需求應基于公司實際業務需要，具有明確的使用目的和合理的數量、質量要求。3.效益性原則：在滿足采購需求的前提下，充分考慮成本效益，實現資源的優化配置。4.透明性原則：采購需求的提出、審核、調整等過程應保持公開透明，接受公司內部監督。采購需求的提出需求提出部門公司各部門、分支機構作為采購需求的提出主體，應根據本部門的業務發展規劃、工作任務和實際需求，準確、及時地提出采購需求。需求提出流程1.需求部門指定專人負責收集、整理本部門的采購需求信息，并填寫《采購需求申請表》。《采購需求申請表》應包括但不限于以下內容：采購項目名稱、規格型號、數量、預算金額、預計使用時間、使用目的、技術要求、質量標準等。2.需求部門負責人對《采購需求申請表》進行初步審核，確保需求的合理性、必要性和可行性。審核內容包括需求是否符合部門業務計劃、是否有重復采購情況、預算是否合理等。3.經部門負責人審核通過后，《采購需求申請表》提交至公司采購管理部門。需求提出的時間要求需求部門應根據采購項目的性質和緊急程度，合理安排需求提出時間。對于常規采購項目，應提前[X]個工作日提出需求；對于緊急采購項目，應在發現需求后的[X]個工作日內提出，并說明緊急原因。采購需求的審核審核部門公司采購管理部門負責對各部門提出的采購需求進行集中審核。必要時，可組織相關技術專家、財務人員等進行聯合審核。審核內容1.合規性審核：審核采購需求是否符合國家法律法規、行業標準以及公司內部的采購政策和流程。2.合理性審核：評估采購需求是否與公司業務目標和實際工作需要相匹配，是否存在過度采購或不合理的需求。3.可行性審核：審查采購項目在技術、時間、成本等方面是否具有可行性，是否能夠在規定的時間內完成采購并滿足使用要求。4.預算審核：核實采購預算的準確性和合理性，確保采購項目的預算符合公司的財務計劃和資金安排。審核流程1.采購管理部門收到《采購需求申請表》后，在[X]個工作日內完成初步審核。對于審核過程中發現的問題，及時與需求部門溝通，要求其補充或修改相關信息。2.對于復雜的采購項目或涉及金額較大的采購需求，采購管理部門可組織專題會議進行討論和審核。會議邀請需求部門負責人、技術專家、財務人員等參加，共同對采購需求進行評估和決策。3.經審核通過的采購需求，由采購管理部門負責人簽字確認，并錄入公司采購管理系統；對于審核不通過的采購需求，采購管理部門應向需求部門說明原因，并將《采購需求申請表》退回需求部門進行修改或重新提出。采購需求的調整調整情形在采購過程中，如出現以下情形之一，需求部門可申請調整采購需求：1.公司業務計劃發生變更，導致原采購需求不再適用。2.市場情況發生變化，原采購項目的規格、型號、價格等無法滿足實際需求。3.技術條件發生更新，原采購需求的技術要求已落后或不合理。4.其他不可預見的因素導致采購需求需要調整。調整流程1.需求部門填寫《采購需求調整申請表》，詳細說明調整的原因、內容和調整后的采購需求信息。2.需求部門負責人對《采購需求調整申請表》進行審核，簽字確認后提交至采購管理部門。3.采購管理部門對《采購需求調整申請表》進行審核，評估調整的必要性和可行性。對于涉及預算調整的，還需會同財務部門進行審核。4.經審核通過的采購需求調整申請，由采購管理部門按照新的采購需求組織采購；對于審核不通過的調整申請，采購管理部門應向需求部門說明原因。調整的時間要求需求部門應在采購合同簽訂前提出采購需求調整申請。如因特殊情況需要在合同簽訂后進行調整，應及時與供應商協商，并按照公司相關規定辦理合同變更手續。采購需求的執行與監督采購執行采購管理部門根據審核通過的采購需求，按照公司采購流程組織實施采購活動。包括選擇供應商、簽訂采購合同、跟蹤采購進度、驗收貨物或服務等環節。監督機制1.公司內部審計部門定期對采購需求管理活動進行審計，檢查采購需求的提出、審核、調整和執行等環節是否符合本辦法的規定。2.采購管理部門應建立采購需求管理臺賬，對采購項目的進展情況進行實時跟蹤和監控，及時發現和解決采購過程中出現的問題。3.需求部門應積極配合采購管理部門的工作，對采購項目的質量和進度進行監督，確保采購結果滿足部門實際需求。績效評估公司定期對采購需求管理工作進行績效評估，評估指標包括采購需求的準確性、及時性、合規性以及采購成本的控制情況等。評估結果作為部門和個人績效考核的重要依據。采購需求文檔的管理文檔內容采購需求管理過程中形成的各類文檔，包括《采購需求申請表》、《采購需求調整申請表》、采購合同、驗收報告等，均屬于采購需求文檔的范疇。文檔保存采購管理部門負責對采購需求文檔進行統一整理和歸檔，按照采購項目建立專門的檔案袋或文件夾，妥善保存相關文檔。文檔保存期限按照公司檔案管理規定執行。文檔查閱公司內部人員因工作需要查閱采購需求文檔時，應填寫《文檔查閱申請表》，經采購管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中應遵守公司保密規定，不得泄露文檔中的敏感信息。附則解釋權本辦法由征服公司采購管理部門負責解釋。修訂與廢止本辦法將根據公司業務發展和實際情況進行適時修訂。