往來合同管理暫行辦法總則制定目的為加強(qiáng)本公司往來合同的管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本暫行辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)與外部單位或個(gè)人簽訂的各類往來合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等。管理原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.審慎性原則：在合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確保合同的可行性和安全性。3.全過程管理原則：對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等全過程進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.歸口管理與分級(jí)負(fù)責(zé)相結(jié)合原則：公司設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一管理；各業(yè)務(wù)部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門合同的具體管理工作。合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)合同管理部門公司設(shè)立合同管理部，作為合同的歸口管理部門，其主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.審查合同的合法性、合規(guī)性和完整性，提出審查意見。3.參與重大合同的談判和起草工作。4.建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔和保管。5.監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。6.組織合同的定期清理和統(tǒng)計(jì)分析工作。7.負(fù)責(zé)與合同有關(guān)的法律事務(wù)處理，如合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟等。業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是合同的承辦部門，其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的市場(chǎng)調(diào)研、可行性分析和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。2.負(fù)責(zé)合同的起草、談判和簽訂工作。3.按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向合同管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.負(fù)責(zé)收集、整理與合同有關(guān)的各種資料，并及時(shí)提交給合同管理部門歸檔。5.配合合同管理部門做好合同的審查、監(jiān)督和糾紛處理等工作。其他部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的資金支付和結(jié)算管理，審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保資金安全。審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行和管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。法務(wù)部門負(fù)責(zé)為合同管理提供法律咨詢和法律支持，審查合同的法律風(fēng)險(xiǎn)。合同的簽訂合同簽訂的一般程序1.項(xiàng)目立項(xiàng)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出合同項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，開展相關(guān)工作。2.市場(chǎng)調(diào)研：業(yè)務(wù)部門對(duì)合同項(xiàng)目的市場(chǎng)情況、合作方的資信狀況等進(jìn)行充分的調(diào)研和了解，形成市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告。3.合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果和公司的要求，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。4.合同審查：業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交給合同管理部門進(jìn)行審查。合同管理部門應(yīng)從合法性、合規(guī)性、完整性等方面對(duì)合同進(jìn)行全面審查，并提出審查意見。必要時(shí)，合同管理部門可組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行會(huì)審。5.合同談判：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同審查意見，與合作方進(jìn)行談判，對(duì)合同條款進(jìn)行修改和完善。談判過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)談判進(jìn)展情況。6.合同簽訂：經(jīng)雙方協(xié)商一致后，合同文本由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，合同正式生效。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件提交給合同管理部門歸檔。合同簽訂的注意事項(xiàng)1.合同主體資格審查：在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審查合作方的主體資格，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等相關(guān)證件的真實(shí)性、有效性和合法性。同時(shí)，應(yīng)了解合作方的信譽(yù)狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和財(cái)務(wù)狀況等情況。2.合同條款的明確性和完整性：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的語言。合同中的權(quán)利義務(wù)應(yīng)對(duì)等，違約責(zé)任應(yīng)具有可操作性。3.合同的擔(dān)保：對(duì)于重大合同或存在較大風(fēng)險(xiǎn)的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求合作方提供適當(dāng)?shù)膿?dān)保，如保證、抵押、質(zhì)押等，以降低合同風(fēng)險(xiǎn)。4.合同的審批權(quán)限：合同的簽訂應(yīng)按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自簽訂合同。合同的履行合同履行的基本要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。在履行過程中，應(yīng)及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。2.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同的履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)了解合同的執(zhí)行進(jìn)度和存在的問題。對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同解決。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理資金支付和結(jié)算手續(xù)。在付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核合同的履行情況和相關(guān)憑證的真實(shí)性、合法性。合同變更和解除1.合同變更：在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對(duì)合同條款進(jìn)行變更的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合作方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進(jìn)行審批和歸檔。2.合同解除：如因一方違約或不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合作方協(xié)商解除合同，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。在解除合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。合同的結(jié)算和驗(yàn)收1.合同結(jié)算：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合作方進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算時(shí)，應(yīng)按照合同約定的價(jià)格和方式進(jìn)行計(jì)算，并提供相關(guān)的結(jié)算憑證。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核結(jié)算憑證的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，辦理資金結(jié)算手續(xù)。2.合同驗(yàn)收：對(duì)于需要驗(yàn)收的合同項(xiàng)目，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和方式進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)作為合同結(jié)算和付款的重要依據(jù)。合同的變更與解除變更與解除的條件1.經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以變更或解除合同。2.因不可抗力致使合同無法履行的，可以變更或解除合同。3.一方違約致使合同目的無法實(shí)現(xiàn)的，另一方可以解除合同。4.法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他情形。變更與解除的程序1.業(yè)務(wù)部門提出變更或解除合同的申請(qǐng)，說明變更或解除的原因、內(nèi)容和時(shí)間等。2.合同管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審查，提出審查意見。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商簽訂變更或解除協(xié)議。4.變更或解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料提交給合同管理部門歸檔。合同的歸檔與保管合同歸檔的要求1.合同管理部門應(yīng)建立完善的合同檔案管理制度，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔和保管。2.合同歸檔的資料應(yīng)包括合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等與合同有關(guān)的所有資料。3.合同檔案應(yīng)按照合同的簽訂時(shí)間、類別、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理，便于查閱和管理。合同保管的期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度確定。一般情況下，合同檔案的保管期限為合同履行完畢后[X]年。對(duì)于重要合同或涉及公司核心利益的合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。合同檔案的查閱和借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱或借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)遵守合同管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改或泄露合同檔案的內(nèi)容。3.借閱合同檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。合同的監(jiān)督與檢查合同監(jiān)督檢查的內(nèi)容1.合同的簽訂是否符合公司的規(guī)定和程序。2.合同的履行情況是否符合合同約定。3.合同的變更、解除是否符合規(guī)定的條件和程序。4.合同的歸檔和保管是否規(guī)范。5.合同糾紛的處理是否及時(shí)、有效。合同監(jiān)督檢查的方式1.定期檢查：合同管理部門應(yīng)定期對(duì)公司的合同管理情況進(jìn)行全面檢查，一般每年不少于[X]次。2.不定期檢查：合同管理部門可根據(jù)工作需要，對(duì)部分合同或合同管理的某個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期檢查。3.專項(xiàng)檢查：對(duì)于重大合同或存在較大風(fēng)險(xiǎn)的合同，合同管理部門可組織相關(guān)部門進(jìn)行專項(xiàng)檢查。合同監(jiān)督檢查的處理1.對(duì)于合同監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.對(duì)于違反合同管理制度的行為，公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。合同糾紛的處理合同糾紛的預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)充分了解合作方的資信狀況和市場(chǎng)情況，避免與信譽(yù)不佳或?qū)嵙^弱的合作方簽訂合同。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的語言，以減少合同糾紛的發(fā)生。3.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。合同糾紛的處理程序1.發(fā)生合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提供相關(guān)的資料和情況說明。2.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析和研究，制定處理方案。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照處理方案與合作方進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解，爭(zhēng)取通過友好協(xié)商解決糾紛。4.如協(xié)商、調(diào)解不成，