往來合同管理暫行辦法總則制定目的為加強本公司往來合同的管理，規范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司的合法權益，根據《中華人民共和國民法典》等相關法律法規，結合公司實際情況，制定本暫行辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機構與外部單位或個人簽訂的各類往來合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、合作協議等。管理原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規和公司內部規章制度。2.審慎性原則：在合同簽訂前，應進行充分的市場調研和風險評估，確保合同的可行性和安全性。3.全過程管理原則：對合同的簽訂、履行、變更、解除等全過程進行跟蹤管理，及時發現和解決問題。4.歸口管理與分級負責相結合原則：公司設立專門的合同管理部門，負責合同的統一管理；各業務部門按照職責分工，負責本部門合同的具體管理工作。合同管理機構及職責合同管理部門公司設立合同管理部，作為合同的歸口管理部門，其主要職責包括：1.制定和完善公司合同管理制度，并監督執行。2.審查合同的合法性、合規性和完整性，提出審查意見。3.參與重大合同的談判和起草工作。4.建立合同臺賬，對合同進行分類、編號、歸檔和保管。5.監督合同的履行情況，協調解決合同履行過程中出現的問題。6.組織合同的定期清理和統計分析工作。7.負責與合同有關的法律事務處理，如合同糾紛的協商、調解、仲裁和訴訟等。業務部門各業務部門是合同的承辦部門，其主要職責包括：1.負責合同項目的市場調研、可行性分析和風險評估。2.負責合同的起草、談判和簽訂工作。3.按照合同約定履行義務，及時跟蹤合同的執行情況，發現問題及時向合同管理部門和相關領導報告。4.負責收集、整理與合同有關的各種資料，并及時提交給合同管理部門歸檔。5.配合合同管理部門做好合同的審查、監督和糾紛處理等工作。其他部門財務部門負責合同的資金支付和結算管理，審核合同中的財務條款，確保資金安全。審計部門負責對合同的簽訂、履行和管理情況進行審計監督，發現問題及時提出整改意見。法務部門負責為合同管理提供法律咨詢和法律支持，審查合同的法律風險。合同的簽訂合同簽訂的一般程序1.項目立項：業務部門根據公司的業務發展需要，提出合同項目立項申請，經公司領導批準后，開展相關工作。2.市場調研：業務部門對合同項目的市場情況、合作方的資信狀況等進行充分的調研和了解，形成市場調研報告。3.合同起草：業務部門根據市場調研結果和公司的要求，起草合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、合同標的、數量、質量、價格、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。4.合同審查：業務部門將起草好的合同文本提交給合同管理部門進行審查。合同管理部門應從合法性、合規性、完整性等方面對合同進行全面審查，并提出審查意見。必要時，合同管理部門可組織相關部門和專家進行會審。5.合同談判：業務部門根據合同審查意見，與合作方進行談判，對合同條款進行修改和完善。談判過程中，業務部門應及時向合同管理部門和相關領導匯報談判進展情況。6.合同簽訂：經雙方協商一致后，合同文本由雙方法定代表人或其授權代表簽字蓋章，合同正式生效。合同簽訂后，業務部門應及時將合同原件提交給合同管理部門歸檔。合同簽訂的注意事項1.合同主體資格審查：在簽訂合同前，業務部門應嚴格審查合作方的主體資格，包括營業執照、稅務登記證、資質證書等相關證件的真實性、有效性和合法性。同時，應了解合作方的信譽狀況、經營業績和財務狀況等情況。2.合同條款的明確性和完整性：合同條款應明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的語言。合同中的權利義務應對等，違約責任應具有可操作性。3.合同的擔保：對于重大合同或存在較大風險的合同，業務部門應要求合作方提供適當的擔保，如保證、抵押、質押等，以降低合同風險。4.合同的審批權限：合同的簽訂應按照公司的審批權限進行審批，未經批準不得擅自簽訂合同。合同的履行合同履行的基本要求1.業務部門應嚴格按照合同約定履行義務，確保合同的順利執行。在履行過程中，應及時跟蹤合同的執行情況，發現問題及時采取措施解決。2.合同管理部門應定期對合同的履行情況進行檢查和監督，及時了解合同的執行進度和存在的問題。對于合同履行過程中出現的重大問題，合同管理部門應及時向公司領導報告，并協調相關部門共同解決。3.財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理資金支付和結算手續。在付款前，財務部門應審核合同的履行情況和相關憑證的真實性、合法性。合同變更和解除1.合同變更：在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化，需要對合同條款進行變更的，業務部門應及時與合作方協商，并簽訂書面變更協議。變更協議應按照合同簽訂的程序進行審批和歸檔。2.合同解除：如因一方違約或不可抗力等原因導致合同無法繼續履行的，業務部門應及時與合作方協商解除合同，并簽訂書面解除協議。解除協議應明確雙方的權利義務和違約責任。在解除合同前，業務部門應及時向合同管理部門和相關領導報告，并按照公司的規定辦理相關手續。合同的結算和驗收1.合同結算：合同履行完畢后，業務部門應及時與合作方進行結算。結算時，應按照合同約定的價格和方式進行計算，并提供相關的結算憑證。財務部門應審核結算憑證的真實性、合法性和準確性，辦理資金結算手續。2.合同驗收：對于需要驗收的合同項目，業務部門應按照合同約定的標準和方式進行驗收。驗收合格后，應出具驗收報告。驗收報告應作為合同結算和付款的重要依據。合同的變更與解除變更與解除的條件1.經雙方協商一致，可以變更或解除合同。2.因不可抗力致使合同無法履行的，可以變更或解除合同。3.一方違約致使合同目的無法實現的，另一方可以解除合同。4.法律、行政法規規定的其他情形。變更與解除的程序1.業務部門提出變更或解除合同的申請，說明變更或解除的原因、內容和時間等。2.合同管理部門對申請進行審查，提出審查意見。3.經公司領導批準后，業務部門與合作方協商簽訂變更或解除協議。4.變更或解除協議簽訂后，業務部門應及時將相關資料提交給合同管理部門歸檔。合同的歸檔與保管合同歸檔的要求1.合同管理部門應建立完善的合同檔案管理制度，對合同進行分類、編號、歸檔和保管。2.合同歸檔的資料應包括合同原件、補充協議、變更協議、解除協議、往來函件、會議紀要、驗收報告、結算憑證等與合同有關的所有資料。3.合同檔案應按照合同的簽訂時間、類別、項目等進行分類整理，便于查閱和管理。合同保管的期限合同檔案的保管期限應根據合同的性質和重要程度確定。一般情況下，合同檔案的保管期限為合同履行完畢后[X]年。對于重要合同或涉及公司核心利益的合同，保管期限應適當延長。合同檔案的查閱和借閱1.公司內部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱/借閱申請表》，經部門負責人批準后，到合同管理部門辦理相關手續。2.查閱或借閱合同檔案時，應遵守合同管理部門的相關規定，不得損壞、涂改或泄露合同檔案的內容。3.借閱合同檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。合同的監督與檢查合同監督檢查的內容1.合同的簽訂是否符合公司的規定和程序。2.合同的履行情況是否符合合同約定。3.合同的變更、解除是否符合規定的條件和程序。4.合同的歸檔和保管是否規范。5.合同糾紛的處理是否及時、有效。合同監督檢查的方式1.定期檢查：合同管理部門應定期對公司的合同管理情況進行全面檢查，一般每年不少于[X]次。2.不定期檢查：合同管理部門可根據工作需要，對部分合同或合同管理的某個環節進行不定期檢查。3.專項檢查：對于重大合同或存在較大風險的合同，合同管理部門可組織相關部門進行專項檢查。合同監督檢查的處理1.對于合同監督檢查中發現的問題，合同管理部門應及時向相關部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.對于違反合同管理制度的行為，公司應按照相關規定進行處理，情節嚴重的，依法追究相關人員的責任。合同糾紛的處理合同糾紛的預防1.業務部門在簽訂合同前，應充分了解合作方的資信狀況和市場情況，避免與信譽不佳或實力較弱的合作方簽訂合同。2.合同條款應明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的語言，以減少合同糾紛的發生。3.在合同履行過程中，業務部門應嚴格按照合同約定履行義務，及時跟蹤合同的執行情況，發現問題及時解決。合同糾紛的處理程序1.發生合同糾紛時，業務部門應及時向合同管理部門和相關領導報告，并提供相關的資料和情況說明。2.合同管理部門應組織相關部門和人員對合同糾紛進行分析和研究，制定處理方案。3.業務部門應按照處理方案與合作方進行協商、調解，爭取通過友好協商解決糾紛。4.如協商、調解不成，