監(jiān)獄內(nèi)部采購管理辦法一、前言在監(jiān)獄的日常運營與管理中，采購工作至關(guān)重要。它不僅關(guān)乎監(jiān)獄各項設(shè)施設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)、服刑人員的基本生活保障，還涉及到監(jiān)獄安全、教育改造等諸多工作的順利開展。為了確保監(jiān)獄采購活動規(guī)范、透明、高效，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)以及監(jiān)獄管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本監(jiān)獄實際情況，特制定本《監(jiān)獄內(nèi)部采購管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本辦法，共同做好監(jiān)獄的采購管理工作，為監(jiān)獄的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于本監(jiān)獄范圍內(nèi)各類物資、服務(wù)的采購活動，包括但不限于辦公用品、生活用品、食品、安防設(shè)備、維修服務(wù)、教育培訓(xùn)服務(wù)等。三、采購原則1.合法性原則：所有采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及監(jiān)獄管理相關(guān)規(guī)定，確保采購行為依法依規(guī)進(jìn)行。2.公開透明原則：采購信息應(yīng)盡可能公開，采購流程要透明，接受內(nèi)部和外部的監(jiān)督，保證采購活動的公正性。3.公平競爭原則：鼓勵符合條件的供應(yīng)商積極參與競爭，為監(jiān)獄提供優(yōu)質(zhì)的物資和服務(wù)，通過公平競爭實現(xiàn)資源的合理配置。4.效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，注重采購成本的控制，追求性價比最優(yōu)，提高資金使用效益。5.誠實信用原則：參與采購活動的各方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行各自的責(zé)任和義務(wù)。四、采購組織與職責(zé)1.采購領(lǐng)導(dǎo)小組組成：由監(jiān)獄長擔(dān)任組長，副監(jiān)獄長擔(dān)任副組長，成員包括各相關(guān)科室負(fù)責(zé)人。職責(zé)：負(fù)責(zé)審議監(jiān)獄年度采購計劃；對重大采購項目的采購方式、供應(yīng)商選擇等進(jìn)行決策；協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。2.采購辦公室組成：設(shè)在監(jiān)獄后勤管理部門，由后勤管理部門負(fù)責(zé)人兼任辦公室主任，配備若干專職采購人員。職責(zé)：負(fù)責(zé)編制監(jiān)獄年度采購計劃草案；組織實施日常采購活動，包括采購文件編制、發(fā)布采購信息、組織開標(biāo)評標(biāo)、簽訂采購合同等；建立和管理供應(yīng)商庫；整理和保存采購檔案。3.需求部門職責(zé)：根據(jù)工作實際需求，提出采購申請，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求；參與采購項目的驗收工作；對采購物資或服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋。4.監(jiān)督部門組成：由監(jiān)獄紀(jì)檢監(jiān)察部門擔(dān)任。職責(zé)：對采購活動全過程進(jìn)行監(jiān)督，包括采購計劃的編制、采購方式的選擇、供應(yīng)商的選取、采購合同的執(zhí)行等；受理采購活動中的投訴和舉報，查處違規(guī)違紀(jì)行為。五、采購預(yù)算與計劃管理1.采購預(yù)算編制每年末，各需求部門應(yīng)根據(jù)下一年度工作任務(wù)和實際需求，提出采購需求，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等內(nèi)容，并提交至采購辦公室。采購辦公室對各部門提交的采購需求進(jìn)行匯總、審核和分類，結(jié)合監(jiān)獄財務(wù)預(yù)算安排，編制監(jiān)獄年度采購預(yù)算草案。草案應(yīng)明確采購項目名稱、采購方式、資金來源、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。采購預(yù)算草案經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，報監(jiān)獄長辦公會審批。審批通過的采購預(yù)算納入監(jiān)獄年度財務(wù)預(yù)算。2.采購計劃制定根據(jù)批準(zhǔn)的采購預(yù)算，采購辦公室制定監(jiān)獄年度采購計劃。采購計劃應(yīng)根據(jù)采購項目的輕重緩急和實際需求，合理安排采購時間和進(jìn)度。對于因特殊情況需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由采購辦公室對采購計劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。六、采購方式1.公開招標(biāo)達(dá)到國家規(guī)定的公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的采購項目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式。公開招標(biāo)應(yīng)按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行。采購辦公室應(yīng)在省級以上人民政府指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，公告內(nèi)容應(yīng)包括招標(biāo)項目名稱、招標(biāo)內(nèi)容、投標(biāo)人資格要求、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間和地點等。開標(biāo)、評標(biāo)應(yīng)由采購辦公室組織，邀請相關(guān)專家和需求部門代表組成評標(biāo)委員會，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.邀請招標(biāo)符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；采用公開招標(biāo)方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的。采用邀請招標(biāo)方式的，采購辦公室應(yīng)向三家以上具備承擔(dān)招標(biāo)項目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。邀請書應(yīng)包含招標(biāo)項目名稱、招標(biāo)內(nèi)容、投標(biāo)人資格要求、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間和地點等內(nèi)容。開標(biāo)、評標(biāo)程序與公開招標(biāo)相同。3.競爭性談判符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。采購辦公室應(yīng)成立談判小組，談判小組由采購辦公室代表、需求部門代表和有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項。談判小組從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。談判小組與供應(yīng)商應(yīng)分別進(jìn)行談判，在保證采購項目質(zhì)量和雙方商定合理價格的基礎(chǔ)上進(jìn)行最終報價，以最終報價最低的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。4.單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式的，采購辦公室應(yīng)組織專業(yè)人員對擬采用單一來源采購方式的理由進(jìn)行論證，并形成書面論證意見。論證意見應(yīng)包括采購項目名稱、采購理由、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容。采購辦公室應(yīng)將單一來源采購項目的名稱、采購理由、供應(yīng)商名稱等信息在監(jiān)獄內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于五個工作日。公示無異議后，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可與供應(yīng)商進(jìn)行談判并簽訂采購合同。5.詢價采購采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。采購辦公室應(yīng)成立詢價小組，詢價小組由采購辦公室代表、需求部門代表和有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成。詢價小組應(yīng)制定詢價文件，明確詢價程序、詢價內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項。詢價小組從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。詢價小組應(yīng)要求供應(yīng)商一次報出不得更改的價格，以報價最低的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。七、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入有意向參與監(jiān)獄采購活動的供應(yīng)商，應(yīng)向采購辦公室提交供應(yīng)商準(zhǔn)入申請資料，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本（已辦理“多證合一”的企業(yè)提供營業(yè)執(zhí)照副本即可）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、企業(yè)簡介、相關(guān)業(yè)績證明材料等。采購辦公室對供應(yīng)商提交的申請資料進(jìn)行審核，審核合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫。2.供應(yīng)商評價采購辦公室應(yīng)定期組織對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。評價方式可以采用問卷調(diào)查、實地考察、采購項目績效評估等。根據(jù)評價結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，在同等條件下優(yōu)先考慮合作；對于合格的供應(yīng)商，應(yīng)督促其改進(jìn)提升；對于不合格的供應(yīng)商，應(yīng)從供應(yīng)商庫中刪除，禁止其參與監(jiān)獄采購活動。3.供應(yīng)商激勵與懲罰我們鼓勵供應(yīng)商積極提供優(yōu)質(zhì)的物資和服務(wù)，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，監(jiān)獄可以給予一定的獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、增加合作機(jī)會等。供應(yīng)商如有以下情形之一的，采購辦公室應(yīng)視情節(jié)輕重給予警告、暫停合作、從供應(yīng)商庫中刪除等處罰：提供虛假材料謀取中標(biāo)、成交的；采取不正當(dāng)手段詆毀、排擠其他供應(yīng)商的；與采購人、其他供應(yīng)商或者采購代理機(jī)構(gòu)惡意串通的；向采購人、采購代理機(jī)構(gòu)行賄或者提供其他不正當(dāng)利益的；在采購過程中與采購人進(jìn)行協(xié)商談判的；拒絕有關(guān)部門監(jiān)督檢查或者提供虛假情況的。八、采購合同管理1.合同簽訂采購項目確定成交供應(yīng)商后，采購辦公室應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，采購辦公室應(yīng)將合同草案提交給監(jiān)獄法制部門進(jìn)行合法性審查，審查通過后，由采購辦公室負(fù)責(zé)人和供應(yīng)商法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方單位公章。2.合同履行采購辦公室和需求部門應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定按時、按質(zhì)、按量提供物資或服務(wù)。供應(yīng)商在履行合同過程中如有變更需求，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)采購辦公室和需求部門同意，并報采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，簽訂合同變更協(xié)議。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的交貨時間和地點送貨，需求部門應(yīng)及時組織驗收。驗收合格后，需求部門應(yīng)填寫《驗收報告》，并由驗收人員簽字確認(rèn)。3.合同付款采購合同履行完畢且驗收合格后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提交付款申請及相關(guān)發(fā)票等資料。采購辦公室對付款申請進(jìn)行審核，審核無誤后，提交監(jiān)獄財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間支付貨款，不得無故拖延。九、采購驗收管理1.驗收組織采購項目到貨后，需求部門應(yīng)及時通知采購辦公室組織驗收。對于一般采購項目，由需求部門和采購辦公室共同組成驗收小組進(jìn)行驗收；對于重大采購項目或技術(shù)復(fù)雜的采購項目，應(yīng)邀請相關(guān)專家參與驗收。2.驗收內(nèi)容驗收內(nèi)容應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等是否符合合同約定。驗收人員應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行驗收，并填寫《驗收報告》。對于進(jìn)口物資，還應(yīng)檢查其報關(guān)單、檢驗檢疫證明等相關(guān)文件是否齊全。3.驗收結(jié)果處理驗收合格的，驗收小組應(yīng)在《驗收報告》上簽字確認(rèn)；驗收不合格的，驗收小組應(yīng)及時通知供應(yīng)商，要求其限期整改或更換。供應(yīng)商整改或更換后，應(yīng)重新組織驗收。如供應(yīng)商拒絕整改或整改后仍不合格，采購辦公室應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，如扣除質(zhì)量保證金、解除合同等。十、采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購預(yù)算與計劃文件、采購申請、采購文件（招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件等）、供應(yīng)商資格審查資料、開標(biāo)評標(biāo)記錄、采購合同、驗收報告、付款憑證等與采購活動有關(guān)的所有資料。2.檔案整理與保管采購辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理和保管工作。采購項目完成后，應(yīng)及時將相關(guān)資料進(jìn)行整理、分類、編號，裝訂成冊，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。采購檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于十五年。十一、監(jiān)督與投訴處理1.監(jiān)督檢查監(jiān)獄紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇是否合規(guī)、采購程序是否合法、供應(yīng)商的選取是否公正、采購合同的履行情況等。采購辦公室和需求部門應(yīng)積極配合紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和情況。2.投訴處理供應(yīng)商對采購活動有異議的，可以在知道或者應(yīng)知其權(quán)益受