西南大學印章管理辦法一、引言親愛的各位同事，印章作為學校權力和信譽的象征，在學校各項事務中起著至關重要的作用。它代表著學校的意志，是各類文件、合同等具有法律效力的憑證。為了確保學校印章使用的規范性、安全性和有效性，依據國家相關法律法規以及教育行業的標準要求，結合我校實際運營情況，特制定本《西南大學印章管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守本辦法，共同維護學校的合法權益和正常運營秩序。二、適用范圍本辦法適用于西南大學各類印章，包括但不限于學校公章、學校黨委章、校長辦公章、各職能部門章、各學院（部）章、各類業務專用章（如財務專用章、合同專用章等）以及法定代表人章等。涵蓋學校所有涉及印章使用的部門、單位和個人。三、印章的種類與規格1.學校公章：學校公章是學校對外行使權力的象征，代表學校的整體意志。其形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央刊五角星，五角星外刊學校名稱，自左而右環行。2.學校黨委章：用于學校黨委相關事務，形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央刊鐮刀錘子圖案，圖案外刊學校黨委名稱，自左而右環行。3.校長辦公章：主要用于校長辦公相關事務，形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央無圖案，刊“校長辦公章”字樣，自左而右環行。4.各職能部門章：各職能部門章用于處理本部門職責范圍內的事務，形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央無圖案，刊部門名稱，自左而右環行。5.各學院（部）章：各學院（部）章用于學院（部）內部管理及對外聯系等事務，形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央無圖案，刊學院（部）名稱，自左而右環行。6.業務專用章：如財務專用章，用于財務相關業務，形狀為圓形或方形，尺寸根據實際業務需求確定；合同專用章，用于簽訂各類合同，形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央無圖案，刊“合同專用章”字樣，自左而右環行。7.法定代表人章：用于特定場合代表法定代表人行使職權，形狀為方形，尺寸[X]厘米×[X]厘米。四、印章的刻制與啟用1.刻制申請因工作需要刻制印章的部門或單位，應填寫《西南大學印章刻制申請表》，詳細說明刻制印章的名稱、用途、規格、數量等信息，并提交相關證明材料。如新增部門需提供學校批準成立該部門的文件；因業務變更需刻制業務專用章的，需提供相關業務調整的說明等。申請表需經部門負責人簽字，并加蓋部門公章后，報學校辦公室審核。2.審核批準學校辦公室收到刻制申請后，將依據學校相關規定和實際工作需求進行審核。審核內容包括申請理由是否充分、印章名稱是否規范、用途是否明確等。對于符合要求的申請，學校辦公室將報學校領導審批。學校領導將綜合考慮學校整體運營情況、部門職責等因素，做出是否批準的決定。3.刻制流程經批準后，由學校辦公室統一安排到公安機關指定的具有資質的刻章單位進行刻制。嚴禁任何部門或個人私自刻制印章。在刻制過程中，學校辦公室將與刻章單位保持密切溝通，確保印章的規格、樣式等符合本辦法的規定以及國家相關標準。4.印章啟用新印章刻制完成后，需在學校辦公室進行備案登記。登記內容包括印章名稱、規格、刻制時間、啟用時間、保管人等信息。學校辦公室將發布印章啟用通知，明確新印章的名稱、用途、啟用時間等，并同時聲明原相關印章作廢（如有）。通知將發送至學校各部門、單位，并在學校內部網站等顯著位置進行公示。五、印章的保管1.保管原則印章保管遵循“專人負責、專柜保存”的原則。各部門應指定專人負責印章的保管工作，保管人員應政治素質高、責任心強、業務熟悉。印章應存放在專門的保險柜或文件柜中，確保存放地點安全可靠，具備防火、防盜、防潮等條件。2.保管人員職責保管人員應嚴格遵守印章管理規定，妥善保管印章，不得擅自將印章轉借他人或委托他人代管。負責印章的日常使用登記，詳細記錄每次印章使用的時間、用途、申請人、批準人等信息。定期對印章進行檢查，確保印章的完好無損。如發現印章有損壞、遺失等情況，應及時向部門負責人和學校辦公室報告，并采取相應措施。3.保管人員變更當保管人員因工作調動、離職等原因需要更換時，部門應提前做好交接準備工作。原保管人員應將印章及相關使用登記記錄等一并移交給新保管人員。交接過程需有部門負責人在場監督，并填寫《西南大學印章保管人員交接登記表》，詳細記錄交接時間、交接內容、雙方簽字等信息。交接登記表應存檔備查。六、印章的使用1.使用審批一般性文件、材料使用印章，由部門負責人審批。審批人應認真審核文件內容，確保文件的真實性、合法性和必要性。重要文件、合同、協議等使用印章，需經學校相關領導審批。如涉及重大經濟事項的合同，需經財務部門、法務部門審核后，報分管校領導或校長審批。對于涉及多個部門的文件或事項，需經相關部門會簽后，再按上述審批流程辦理。2.使用登記每次使用印章前，申請人應填寫《西南大學印章使用登記表》，注明文件名稱、文號、用途、份數、申請部門、申請人、申請時間等信息。保管人員應認真核對登記表內容與審批意見是否一致，確認無誤后方可蓋章。蓋章后，保管人員應在登記表上簽字，并注明蓋章時間。3.使用規范印章應加蓋在文件的落款處，做到端正、清晰，確保印章的名稱與落款單位一致。對于多頁文件，應加蓋騎縫章，以防止文件內容被篡改。嚴禁在空白紙張、空白介紹信、空白合同等上加蓋印章。如因特殊情況確需使用，應經學校領導特別批準，并在使用后及時將相關材料收回，注明使用情況。七、印章的停用與銷毀1.停用情形因機構調整、名稱變更等原因，原印章不再使用時，應及時辦理停用手續。印章損壞無法正常使用，且經鑒定無修復價值的，應予以停用。發現印章被偽造或存在安全隱患的，應立即停用。2.停用手續部門或單位應填寫《西南大學印章停用申請表》，說明停用原因，報學校辦公室審核。學校辦公室審核通過后，發布印章停用通知，告知學校各部門、單位原印章停止使用。同時，收回停用印章。3.印章銷毀對于停用的印章，學校辦公室將定期進行清理和銷毀。銷毀工作由學校辦公室會同監察、審計等相關部門共同實施。銷毀印章時，應做好記錄，包括印章名稱、規格、銷毀時間、銷毀方式、參與人員等信息。銷毀記錄應存檔保存。八、監督與責任追究1.監督檢查學校辦公室將定期或不定期對各部門印章管理和使用情況進行監督檢查。檢查內容包括印章保管是否符合要求、使用審批是否規范、登記記錄是否完整等。各部門應積極配合學校辦公室的監督檢查工作，如實提供相關材料和信息。2.責任追究對于違反本辦法規定，擅自刻制、使用、保管印章的部門或個人，學校將視情節輕重，給予批評教育、紀律處分；造成嚴重后果的，將依法追究法律責任。因印章保